Самоменеджмент

Рациональное проведение совещаний

Совещания отбирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат совещания с учётом издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени.

Повестку дня рационально составлять с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечать время в соответствии с его значимостью.

После совещания необходимо контролировать, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Переговоры по телефону

Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Чтобы не тратить слишком много времени на телефонные переговоры, перед тем, как звонить, нужно наметить ход беседы. Если же звонят не по делу, нужно как можно скорее окончить разговор. Телефон также можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.

С помощью телефонной линии менеджер имеет возможность соединиться с глобальной информационной сетью, которая даёт возможность отличного обмена информацией.

Рациональное ведение корреспонденции.

Для этого нужно:

• подготовить стандартные ответы;
• стараться писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;
• своевременно уничтожать архивы;
• доверять секретарю разбор почты.

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

• была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)
• были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)
• было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)
• был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

 Определив  критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

Сильные стороны:

• сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма);
• не самые важные дела (ответ на письма) – в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени;
• каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими;
• вся работа, проделанная в этот день, была необходима;
• помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени.

Слабые стороны:

• временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени);
• непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день.

3.4. Контроль над результатами  труда

Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

• осмысление физического состояния;
• сравнение запланированного с достигнутым;
• корректировка по установленным отклонениям.

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задачи. В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

«Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля».

 

 

 

 

 

4. ЛИЧНЫЕ УСТАНОВКИ РУКОВОДИТЕЛЯ

1. Мотивация

Мотивация – побуждение к чему-либо. Нас может кто-то побуждать к определенной деятельности или мы побуждаем к ней сами себя, и тогда речь идет о самомотивации. Самомотивацию в настоящее время рассматривают как часть социального интеллекта человека. Его определяет то, насколько быстро человек адаптируется в быстро меняющейся ситуации, может ли предъявить себя в обществе, насколько он эмоционально чувствителен к изменениям в поведении собеседника и так далее. Сегодня социальный интеллект в некоторых случаях котируется выше, чем интеллект общий.

Мотивация – модная тема. Ещё три года назад руководители были серьезно обеспокоены тем, как найти подход к подчиненным (замотивировать), но сегодня ситуация изменилась. Руководитель предоставляет работу – сотрудник должен ее выполнять, и уже мало кто озабочен заинтересованностью последнего: «Надо, а почему – пусть сам придумывает». Поэтому люди, обладающие высоким социальным интеллектом, стремительнее продвигаются по служебной лестнице. Так происходило и раньше, но в стабильном государстве это было менее заметно. Сейчас, когда от людей требуется предприимчивость, быстрота мысли, гибкость, именно самомотивация становится инструментом успеха.

Двум разным людям показали стакан,  в который воду налили только наполовину. «Стакан наполовину пуст», — сказал один. «Стакан наполовину попон», — возразил другой.

Может быть два вида мотивации: мотивация избегания неудачи и мотивация достижения успеха, и это многое определяет в поведении человека. Если он избегает неудач, то его главный жизненный принцип: «Как бы чего не вышло». Во всех происходящих событиях он видит для себя опасность и на всякий случай ничего не предпринимает. Человек, настроенный на достижение успеха, видит в каждой новой ситуации новые возможности. Он более смел и понимает: для того чтобы чего-либо добиться, надо действовать и получать опыт, пусть даже негативный. Он не воспринимает его как неудачу, мотивируя тем, что отрицательный результат — тоже результат. И идет дальше. Его «стакан» всегда «наполовину  полон».

2. Самомотивация

Мотивы же можно перечислять до бесконечности, их очень много:

• мне это интересно;
• в этом состоит мое самовыражение;
• для меня это ступенька роста; 
• так я приобретаю новый опыт и т. д.

  Наши мотивации постоянно меняются, потому что мотивы очень тесно связаны с потребностями (потребность – это нужда человека в чем-либо), и основные из них составляют так называемую «Пирамиду Маслоу»:

• биологические потребности;
• потребность в безопасности;
• потребность в любви, дружбе, принадлежности к группе;
• потребность в достижении, признании;
• потребность в самовыражении (самоактуализации).

Потребность порождает мотив, а мотив — цель. Достижение цели — не что иное, как удовлетворение потребности. Можно сказать и так: потребность порождает цель, а между ними стоит мотивация, то есть модель поведения, которую мы выбираем, чтобы достичь цели. Подчас достижение цепи невозможно из-за того, что у человека недостаточно ресурсов, и это накладывает отпечаток на мотивацию. Скажем, хочет человек ездить на «Мерседесе», а денег не хватает даже на «Запорожец». Один сникнет: «А чего тогда работать!» Другой найдет компромисс: «Слава богу, хоть на такси себе зарабатываю».

Приведу пример, женщина, которая получила предложение принять участие в сетевом маркетинге, несмотря на то, что она нуждалась в деньгах и ей предлагали хорошую зарплату, отказалась, ответив: «Я — преподаватель высшей школы, это противоречит моим убеждениям». Достижение цели может противоречить нашим жизненным принципам, установкам — и это, разумеется, влияет на мотивацию. Но если человек может изменить свои установки, меняется и мотив поведения.

Взаимосвязаны ли мотивация, пол и возраст? Несомненно. Для женщин основной мотивацией является атмосфера в семье, мешает или способствует работа тому, чтобы в доме и в душе царил порядок, благополучие. В последнее время женщины все чаще наводят себе работу с гибким графиком. Не потому ли такое широкое распространение у нас получили компании, занимающиеся сетевым маркетингом, когда можно работать в  удобное время и получать доход? Для женщин в работе очень важен иррациональный компонент: многое строится на эмоциях, привязанности, симпатиях.

Для мужчин определяющим мотивом в работе становится карьерный рост, заработная плата, то есть преобладает рациональный компонент.

А вот в похвале, в признании собственной значимости одинаковую потребность испытывают все люди, независимо от половой принадлежности. Хотя справедливости ради надо заметить, мужчины все же предпочитают, чтобы доброе слово сопровождалось премией или повышением по службе.

Известна старая китайская пословица: «У нас есть двадцать лет для того, чтобы учиться, двадцать лет для того, чтобы бороться, и двадцать лет для того, чтобы мудреть».

Многие студенты еще в вузе начинают работать. И для них главным мотивом становится получение опыта. На втором месте по актуальности для молодого человека — обретение нужных связей. Социальная сеть – это наш социальный капитал, которым потом мы пользуемся всю жизнь. Мотивируя выбор того или иного предприятия, молодежь учитывает момент престижа: предпочитают «фирмы с брэндом» – с именем. Кстати, репутация компании – мотив актуальный для людей разного возраста: важно, чтобы компания, хорошо котировалась и занимала высокое место в рейтинге.

Мотивация возможности карьерного роста знаменует переход к более зрелому возрасту. На первый план выходят самореализация и опыт.

Может быть, кому-то покажется удивительным, что после сорока лет многие люди начинают думать о пенсии. Но это так, и это становится если не основной, то одной из определяющих мотиваций. Работники «после сорока» более ценят стабильность предприятия. В этом случае социальные гарантии ставятся во главу угла при выборе места работы.

Особую группу составляют люди, которые работают и в пенсионном возрасте. На первом месте очень часто для них оказывается не мотивация заработка, как это можно было бы предположить, а мотивация продолжения социальной жизни и самореализации, передачи опыта.

Принято считать, что в бизнесе нет отношений, есть дела. Многое в бизнесе делается именно на отношениях, доверии, привязанности. И почти все здесь зависит от того, кто задает тон, – от руководителя. Руководитель может декларировать самые прогрессивные принципы, но психологический климат в коллективе будет зависеть от тех, кто их транслирует. Короля играет свита... Возможно, потому сейчас востребованы психологические тренинги, потому что они создают пространство, в котором люди-руководители и руководимые — могут договориться между собой, увидеть и понять друг друга...

Руководитель может видеть, кто из работников и в чем испытывает потребность, и таким образом управлять мотивацией. Если наиболее актуальна потребность в безопасности – скажем, человеку негде жить, — руководитель что-то делает для разрешения этого вопроса (например, дает место в общежитии, денежную ссуду), он тем самым мотивирует работника.

Мотивация определяется типом предприятия, родом деятельности, обстановкой во внешней среде, личными целями человека и многим другим. Мотивация – величина переменная. Управление мотивацией других людей, например, сотрудников, направлено как раз на то, чтобы организация, фирма, предприятие развивались, а работники были преданными и более результативными.

Управление мотивацией людей позволяет не только быть успешными в бизнесе, но и создает благоприятный психологический климат коллектива. Управлять мотивацией других нелегко. Работать и любить свою работу – вовсе не одно и то же. В некоторых организациях проводятся конкурсы профессионального мастерства или премируют тех работников, кто за год ни разу не взял больничный.

Kaк yправлять собственной мотивацией?

Сознательный выбор. В тех случаях, когда требуется принять решение или преодолеть противоречие, нужно проанализировать ситуацию (например, расчертив лист на две графы: «плюсы» и «минусы», подсчитать те и другие) и сознательно сделать выбор наиболее приемлемого варианта.