Ресурсы информационных систем

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

Работа с внутренней документацией в ОАО «Ошмянский сыродельный завод» состоит из следующих этапов:

1. Получение указания  на разработку

2. Подготовка проекта  документа

3. Согласование (визирование)

4. Передача адресату

5. Отметка о доставке

6. Выдача (оформление) резолюций

7. Постановка на контроль

8. Отчет об исполнении

9. Помещение документа  в дело, текущее и архивное  хранение

Последующее управление первичной обработки входящей деловой корреспонденции включает:

- проверку целостности  упаковки и вложений принятой  корреспонденции;

- проверку правильности  се адресования;

- вскрытие конвертов (упаковки  посылок, бандеролей) ;

- распределение корреспонденции  на регистрируемую и нерегистрируемую;

- простановку штампов  с отметкой «Входящий № __»  на документах, подлежащих регистрации (учет документов);

- заполнение регистрационных  карточек (журналов, книг и т.п.) (регистрация  документов).

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся  в опись в соответствии с  принятой схемой систематизации  на основе номенклатуры дел;

-каждое дело вносится  в опись под самостоятельным  порядковым номером (если дело  состоит из нескольких томов  или частей, то каждый том или  часть вносятся в опись под  самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел  в описи – валовый за несколько  лет;

-порядок присвоения номеров  описям структурных подразделений  устанавливается по согласованию  с архивом организации;

- графы описи заполняются  в точном соответствии с теми  сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись  подряд дел с одинаковыми заголовками  пишется полностью заголовок  первого дела, а все остальные  однородные дела обозначаются  словами "То же", при этом  другие сведения о делах вносятся  в опись полностью (на каждом  новом листе описи заголовок  воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечания" используется для отметок о  приеме дел, особенностях их физического  состояния, о передаче дел другим  структурным подразделениям со  ссылкой на необходимый акт, о  наличии копий и т.п.

Исследование движения внутренней документации в ОАО «Ошмянский сыродельный завод» показало, что важный этап «Регистрация на предприятии» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ОАО «Ошмянский сыродельный завод» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

Информационно-аналитическое обеспечение управления ОАО «Ошмянский сыродельный завод» является распределенной информационно-управленческой системой, обеспечивающей сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений.

ОАО «Ошмянский сыродельный завод» широко использует в своей работе компьютеры. С помощью компьютеров бухгалтер и оператор может обмениваться информацией между собой, использовать местную базу данных и сеть для поиска информации. Менеджер узнает информацию о конкурентах, дает рекламу, общается на предмет улучшения качества и ассортимента продаваемых товаров.

В ОАО «Ошмянский сыродельный завод» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM–совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett–Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett–Packard ScanJet.

Документооборот представлен в таблице 6.

 

Таблица 6 - Документооборот ОАО «Ошмянский сыродельный завод» по данным 2013 года

Документы	Количество документов		Всего
	Подлинники	Тираж
Поступающие	272	272	544
Отправляемые	196	432	628
Внутренние	434	302	736
Итого	902	1006	1908

 

 

Таким образом, объем документооборота в ОАО «Ошмянский сыродельный завод» по данным 2013 года составляет 1608 документов, из них 34,6% приходится на подлинники и 65,4% на копии документов.

Структура подлинных документов представлена на рис. 4.

 

Рисунок 1 - Структура документооборота ОАО «Ошмянский сыродельный завод»

 

Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), только 21,73% документов – исходящих.

Объем документооборота в 2013 году по сравнению с 2012 вырос на 8,9%, а в 20012году по сравнению с 2011 годом – всего 5,0%.

Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в ОАО «Ошмянский сыродельный завод» используются следующие документы:

1. Приказы по личному  составу (внутренние).

2. Документы к приказам  по личному составу – трудовые  книжки, заявления (входящие).

3. Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние  и исходящие).

4. Справки о работе  и заработной плате сотрудников (исходящие)

5. Справки вызовы из  учебных заведений (входящие)

6. Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие)

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих - медицинские заключения (санитарные книжки), среди исходящих – на справки о работе и заработной плате.

В структуре исходящих документов 85,1% приходится на справки о работе и заработной плате; а в структуре входящих документов наибольшая доля документов (87,8%) приходится на медицинские заключения (санитарные книжки). Данное распределение входящих документов понятно, основные работники ОАО «Ошмянский сыродельный завод» ежеквартально должны проходить медицинские осмотры, так как занимаются производством пищевых продуктов.

Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной системе с использованием компьютеризированного метода учета - бухгалтерская программа-1С Бухгалтерия. ОАО «Ошмянский сыродельный завод» использует унифицированные типовые формы первичных учетных документов с использованием программы 1С Бухгалтерия.

Программа 1:С предназначена для работы на IBM-совместимых персональных компьютерах.

Операционная система Microsoft Windows может быть либо западноевропейской версией, либо русской версией.

Программа предназначена для ведения бухгалтерии и делопроизводства на предприятии любой формы собственности. С ее помощью автоматизируется ведение синтетического и аналитического бухгалтерского учета, а также составление, заполнение, хранение и печать первичных бухгалтерских документов, форм квартальной и годовой отчетности предприятия, других документов бухгалтерского и экономического характера.

1:С позволяет получать  оперативную информацию о финансовом  состоянии предприятия, расчетах  с учредителями, поставщиками, покупателями, подотчетными лицами. Программа  позволяет начислять зарплату, вести  учет основных средств, себестоимости  продукции, материальных запасов, товаров. Учет может быть организован  в разрезе договоров, подразделений  и филиалов, видов деятельности  и т.п.

1:С может быть использован  как аудиторская программа, помогающая  восстанавливать бухгалтерский  учет, вести учет на нескольких  предприятиях, проверять соответствие  учета и отчетности действующему  законодательству.

 

 

 

2.3 Анализ информационных  ресурсов ОАО «Ошмянский сыродельный  завод»

 

На ОАО Ошмянский сыродельный завод» информационные ресурс используются следующие:

1) Программные средства. В качестве основного программного средства в ОАО «Ошмянский сыродельный завод» используется Платформа 1С: Предприятие 8.1. В структуру данной платформы входят:

● технологическая платформа;

● прикладные решения различного масштаба и различной направленности;

● методология создания прикладных решений 1С : Предприятие;

● информационно-технологическая поддержка пользователей и разработчиков.

2) Источники информации. В качестве основных источников информации в ОАО «Ошмянский сыродельный завод» выступают законодательные акты и законы; внутренние организационно-распорядительные документы; интернет-ресурсы, в том числе сайт предприятия http://syr-ray.by. На котором можно ознакомиться с продукцией организации, сделать предварительный заказ и прочее.

3) Базы данных. В ОАО «Ошмянский сыродельный завод» используется ручная система документооборота. Секретарь осуществляет основные операции, такие как регистрация входящих, внутренних и исходящих документов, выдача поручений, контроль исполнения документов и поручений, формирование разнообразной отчетности по документообороту и исполнительской деятельности. На каждый документ создается контрольно-регистрационная карточка (КРК), которой присваивается соответствующий регистрационный номер. Исполнение поручений контролируется, и результаты заносятся в Журнал учета входящих документов.

 

 

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИТОННЫХ РЕСУРСОВ ОАО «ОШМЯНСКИЙ СЫРОДЕЛЬНЫЙ ЗАВОД»

 

Разработка стратегического плана автоматизации организации.

Производственная деятельность ОАО «Ошмянский сыродельный завод» ориентирована на переработку молока и молочного сырья, производства молочных продуктов.

Одним из основных направлений развития ОАО «Ошмянский сыродельный завод» является проведение мероприятий по техническому перевооружению и реконструкции. Для замены морально и физически устаревшего оборудования был разработан план модернизации на 2014-2017 гг., в соответствии с которым с целью дальнейшего развития и обеспечения выпуска конкурентоспособной продукции для максимального удовлетворения потребности населения республики предусматривается техническое перевооружение действующего производства.

Реализация указанной программы позволит:

- ужесточить контроль  производимой продукции, улучшить  ее качество;

- увеличить объемы продаж 

Как следствие, предприятие сможет в большей степени удовлетворять потребности рынка в конкурентоспособной молочной продукции.

На сегодняшний день ОАО «Ошмянский сыродельный завод» сделал большие шаги по модернизации производства. За последние пять лет было реализовано несколько  крупных инвестиционных проектов:

- Модернизация цеха по  выработке твердых сыров (2006-2013 гг.);

- Модернизация цеха подсгущения  сыворотки (2012 г.);

- Приобретение модульной  котельной (2012 г.);

В результате проведения вышеназванных мероприятий предприятие уже вышло на новый уровень развития.

До 2017 года планируется реализовать следующие проекты по модернизации:

• модернизация и расширение производства творожных изделий;

• модернизация маслоцеха;

• модернизация цеха сухого обезжиренного молока;

• модернизация аммиачной компрессорной;

• модернизация пульта управления.

В 2014-2017 гг планируется модернизация автоматизированной системы управления приемки, отгрузки молока и молочного сырья, предварительной переработки молока и производства масла. Реализация данного проекта позволит снизить потери молочного сырья, снизить объемы потребления топливно-энергетических ресурсов, снизить расходы на эксплуатацию оборудования, оптимизировать использование трудовых ресурсов

Модернизация автоматизированной системы управления подразумевает закупку следующего оборудования:

- датчик позиционного  уровня (59 шт.);

- датчик текущего уровня (22 шт.);

- датчик давления (12 шт.);

- датчик температуры (41 шт.);

- датчик наличия объекта (48 шт.);

- датчик положения клапана (840 шт.):

- кабельнпя продукция (1 к-т);

- концентратометр (4 шт.);

- пневмоклапан (110 шт.);

- входной комплект пневмомагистрали (6 к-тов);

- комплект управления  пневмоклапанами (21 к-тов);

- автоматизированная система  управления в составе: сервера, сетевого  маршрутизатора, патч-панели, серверного  ИБП и т.д.

- комплект запасных частей  на гарантийный период эксплуатации (1 к-т).

Разработка оперативного плана автоматизации организации

1. Финансовый план проекта (таблица 7)