Рекомендации по подготовки и проведению деловых переговоров

МИНОБРНАУКИ  РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

 

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(РГГУ)

 

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И  ПРАВА

 

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Егорова Марина Сергеевна

РЕКОМЕНДАЦИИ  ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ ДЕЛОВЫХ  ПЕРЕГОВОРОВ.

 

Реферат по  персональному менеджменту студента

1-го курса очной формы обучения 

 

 

 

 

 

Руководитель Кирилова Инна Владимировна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва  2013

Содержание

Введение…………………………………………………………………………………3

1.Деловые переговоры - распространенная форма делового  общения……………...4

2.Подготовка к переговорам…………………………………………………………...8

3. Процесс проведения  переговоров…………………………………………………..11

4.Анализ результатов деловых переговоров…………………………………………14

5.Психологические аспекты  переговоров…………………….…………………...….16

6.Стиль делового общения  - одна из составляющих деловых  переговоров………..19

Заключение…………………………………………………………….………………..20

Список литературы……………………………………………………………………..21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Умение общаться с  деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним  из определяющих факторов в процессе ведения переговоров. Это умение главенствует не только на деловых переговорах. Если человек умеет побуждать к деятельности других людей, то он состоится в качестве руководителя. 
В основе человеческого поведения лежат сокровенные желания. Прежде всего, надо понять эти желания, затем надо заставить вашего собеседника страстно чего-то пожелать. Тот, кто сможет это сделать, завоюет весь мир, а кто не сможет – останется в одиночестве. Человек, который пытается бескорыстно служить другим людям, приобретает огромное преимущество. Человеку, способному поставить себя на место других людей и понять ход их мыслей, нет необходимости беспокоиться о своем будущем.  
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии переговорных процессов занимаются не только отдельные исследователи, но и специальные центры, а методика ведения переговоров включается в программы подготовки специалистов различных профилей.

Деловые беседы и переговоры осуществляется в вербальной форме (англ. verbal - словесный, устный). Это требует от участников общения не только грамотности, но и следования этике речевого общения. Кроме того, важную роль играет, какими жестами, мимикой мы сопровождаем речь (невербальное общение). Особую важность знание невербальных аспектов общения приобретает при ведении переговорных процессов с иностранными партнерами, представляющими иные культуры и религии. Самое существенное, заключено в умении слушать собеседника, постоянно проявлять к нему внимание и поощрять его наградами, т.е. отмечать положительные качества, помогать самоутверждению партнера по переговорам. 

 

 

 

 

 

1.Деловые переговоры - распространенная форма делового общения.

Одной из распространенных форм делового общения являются переговоры. Они подчиняются своим законам. Если их знать и научиться использовать, то можно рассчитывать на успех.

Переговорный  процесс включает в себя несколько  этапов:

1) подготовка к переговорам;

2) ведение переговоров;

3) анализ результатов.

Значительная часть  времени уходит на подготовку переговоров. Подготовка заключается не только в решении организационных вопросов (определение места, времени), но и проработке таких вопросов как:

- анализ проблемы, диагноз ситуации;

- формирование общего подхода к переговорам, определение целей, задач и собственной позиции;

- определение возможных вариантов решения;

- подготовка предложений и их аргументация;

- составление необходимых документов и материалов.

Правила успешных переговоров:

1) Делайте различия между участниками дискуссии и обсуждаемыми проблемами, ведь участник переговоров - прежде всего человек:

- каждый преследует двойной интерес: относительно существа дела и взаимоотношений партнеров;

- отношения обычно увязываются с проблемой;

- при позиционном торге возникают противоречия между существом проблем и отношениями участников переговоров;

- отделяйте отношения от существа дела;

- поставь себя на место партнера;

- не делайте выводов о намерениях людей исходя из собственных опасений;

- ваша проблема - не вина других;

- обсуждайте восприятие друг друга;

- ищите возможность для действий, неожиданных с точки зрения другой стороны;

- предоставляйте возможность дугой стороне сделать ставку на результат;

- позаботьтесь о сохранении лица партнера;

- осознавайте чувства партнера и свои;

- позвольте другой стороне выпустить пар;

- не реагируйте на эмоциональные проявления;

- используйте символические жесты;

- внимательно слушайте и показывайте, что слышали то, что вам было сказано;

- говорите так, чтобы вас поняли;

- говорите о себе, а не о них;

- говорите ради достижения цели;

- предварительные действия облегчат работу;

- будьте готовы разбираться с проблемой, а не с людьми;

2) Сосредоточьтесь на интересах, а не на позициях:

- примеряйте интересы, а не позиции;

- интересы определяют проблему;

- за противоположными позициями, наряду с противоречиями, находятся разделяемые и приемлемые интересы;

- у каждой стороны множество интересов;

- помните об основных человеческих нуждах: безопасность, благосостояние, чувство принадлежности, признание, свобода;

- составь иерархию своих интересов и интересов другой стороны;

- объясните свои интересы, покажите их значимость;

- признайте интересы другой стороны частью проблемы;

- сформулируйте проблему, а затем предложите свое решение;

- будьте конкретны, но гибки;

- будьте тверды, говоря о проблеме, но мягки с людьми;

3) Изобретайте взаимовыгодные варианты:

- отделяйте изобретения от решения;

- используйте мозговую атаку;

- расширяйте свои подходы;

- ищите взаимную выгоду: определите общие интересы, согласуйте различные интересы, выясните предпочтения другой стороны;

- сделайте решение легким для другой стороны;

4) Настаивайте на использовании объективных критериев:

- общих подходов, ценностей, моральных принципов;

- обычаев, традиций, уважаемых обеими сторонами;

- законов, правил, профессиональных норм;

- экспертных оценок.

Психологи дают полезные советы, которые помогут  защититься от некорректных собеседников (таких людей надо уметь вежливо и, не задевая их самолюбия, ставить на место):

1) Техника дилетантов. Собеседник играет роль недоверчивого человека. Как легко всех нас сбивает с толку, если оппонент несколько раз подряд заявляет: Я этого не понимаю, не могли бы вы еще раз объяснить? Совет: заговорите об этом еще раз позже. Сошлитесь на последующие высказывания.

2) Научная  техника. Собеседник оперирует мнениями великих ученых и цитирует их. Еще опаснее, когда он намеренно цитирует неправильно и спрашивает вас, заметили ли вы, что что-то не так. Совет: также цитировать.

3) Техника  прерывания. Ваш противник изводит вас постоянными репликами типа: Вы повторяетесь. Совет: сделайте продолжительную паузу и спросите, можно ли вам продолжить свою мысль дальше.

4) Техника  перехода на личность. Один из известнейших способов некорректного ведения беседы - нападать на личность собеседника. Причем противник приводит не серьезные аргументы, а задевает достоинства собеседника: Цвет вашего пиджака (серый) соответствует вашему умственному уровню. Совет: спросите его, имеет ли он что-либо сказать по существу вопроса.

5) Техника причисления. Противник причисляет вас к определенной группе и грубо обобщает: «У всех руководителей только одна цель… или все предприниматели одинаковы…». Совет: задайте ему вопрос, а уместны ли эти обобщения?

6) Техника  иностранных слов. Противник использует термины, которые вам не знакомы, чтобы показать уровень своих профессиональных знаний, или обрушивает на вас шквал иностранных слов. Совет: попросите его вежливо, но твердо перевести названные иностранные слова.

7) Техника  отсрочек. Собеседник обещает высказать свое мнение по какому-либо вопросу спустя некоторое время или выигрывает время с помощью встречного вопроса. Совет: чтобы сохранить за собой инициативу в разговоре, попытайтесь добиться немедленного ответа или высказывания точки зрения.

8) Техника умолчания. Собеседник внимательно слушает и уклоняется от любых высказываний или вдруг впадает в другую крайность: громко возражает, а затем внезапно замолкает. Совет: выразите удивление по поводу слишком темпераментного высказывания или, наоборот, молчания собеседника.

Анализ переговоров  должен касаться следующего:

1) достижение цели;

2) причины достижения данных  результатов, выводы на будущее;

3) анализ подготовки переговоров:

- по содержанию;

- по составу;

- по методике;

- по организации;

4) настрой партнера;

5) свобода действий в рамках  переговоров;

6) оценка предоставляемых полномочий;

7) эффективность аргументации;

8) новые аспекты;

9) необходимость компромисса;

10) анализ плана ведения переговоров;

11) участие команды;

12) атмосфера переговоров;

13) обеспечение успеха;

14) недостатки;

15) предложения.

Важно помнить, что переговорочный процесс - это явление сложное, состоящее из ряда этапов. Каждый из этапов требует тщательной подготовки и аналитической работы. Здесь экспромты недопустимы.

 

 

 2.Подготовка к переговорам.

Алгоритм профессиональных переговоров представляет собой  процесс, состоящий из нескольких последовательных этапов. Первый этап - подготовка к переговорам. Условно он подразделяется на четыре этапа:

1. Психологическая  подготовка. Любые переговоры, связаны со значительным психологическим напряжением и требуют от участников максимальной выдержки, умения чувствовать и сочувствовать, щадить собственное «Я» от внешних посягательств, грубости, неделикатности, несправедливости. На переговоры не следует идти слишком хмурым, обиженным или напуганным. Чрезмерное возбуждение (обида, гнев, радость, печаль), эмоционально снижают способность четко высказывать свои мысли, что негативно сказывается на результатах переговорного процесса. Участники переговоров, которые умеют руководить своими эмоциями («разряжать» чрезмерное психологическое напряжение, преодолевать состояние апатии, растерянность), имеют значительно больше шансов на успех. Психологическая подготовка является очень важной составной частью подготовительного процесса. Она дает возможность осознать свои чувства и эмоции.

2. Организационная  подготовка. Этот аспект подготовительной работы связан с формированием делегации, определением места, времени переговоров, времени встречи, сценария заседания, согласования многих других вопросов относительно ведения переговоров. Важно умение максимально, точно и лаконично изложить суть вопроса, главные идеи, предложения, условия и т.д.

3. Содержательная  подготовка. Работа относительно подготовки содержания переговоров, как правило, происходит по таким направлениям:

1) Анализ  проблемы, диагноз ситуации, которая  обусловила предстоящие переговоры. Собственные интересы участники переговоров в большинстве случаев формируют по таким направлениям:

- личные интересы, цели и потребности;

- групповые потребности и интересы;

- цели развития организации.

Позицию партнера на переговорах  моделируют с учетом таких вопросов:

- исходные установки;

- тактики, которым партнер отдает предпочтение;

- средства усиления своей позиции в переговорах;

- потребности, обусловливающие интересы;

- интересы партнера, которые совпадают с собственными интересами;

- интересы партнера, которые не совпадают с собственными интересами.

2) Формирование  общего подхода к переговорам,  их целей, задач и позиций. Эта работа предусматривает: согласование цели переговоров, функций, которые могут быть благодаря им реализованы, уточнение цели переговоров, переговорных целей противоположной стороны.

3) Прогнозирование  изменение ситуации и возможных  вариантов разрешения проблемы. Этому предшествуют поиски наиболее оптимальных ответов на вопросы, которые составляют суть переговоров, согласование вероятных корректив для достижения наиболее оптимального для обеих сторон варианта решения, а также прогнозирование негативных последствий, возможных последствий реализации обратного варианта.

4) Проектирование  наиболее благоприятных условий. Вариант решения проблем может измениться из-за новых физических, морально-психологических, социально-экономических, социально-психологических и других условий проведения переговоров.

5) Подготовка, анализ предложений, составление  необходимых документов. На этом этапе происходит оценивание, ранжирование вариантов в зависимости от степени их возможного принятия. Важно продумать возможные предложения, соответствующие определенному варианту решения проблемы, а также их аргументацию. Подготовка завершается написанием документов и материалов, что требует от участников подготовки переговоров тщательной их формулировки.

4. Тактическая  подготовка. Цель тактической подготовки подготовительного периода состоит в выборе методов и способов ведения переговоров, распределении ролей между участниками команды, налаживании конструктивных равноправных отношений с партнером. Бытует мнение, что деловые отношения с партнерами по переговорам должны, прежде всего, быть дружескими, в партнере прежде всего необходимо видеть друга, который способен бескорыстно помочь и выручить. Такое мнение беспомощно перед аргументом, что переговоры это не только сплоченность, общность, а и разногласия и конфликт интересов, они строятся на взаимовыгодной, а не на альтруистической основе. Распространенной является и точка зрения, согласно которой к партнеру на переговорах необходимо относится жестко, конфронтационно, а любые проявления дружелюбия - неуместны.