Разработанная программа самоменеджмента

3.2 Практическое применение основных этапов самоменеджмента

Примерное составление плана дня для менеджера по туризму (метод «Альпы»).

1.Составление заданий.

Употребление сокращений, соответствующие виду деятельности.

В—визиты, совещания; 
К — контроль; 
П — в процессе, в деле; 
ПК — поездки, командировки; 
ПР — письменная работа, деловые письма; 
С — секретарша; 
Т — телефонные разговоры; 
Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.).

2.Оценка длительности  акций.

3.Резервирование  времени про запас.

Запланированное время  составляет 5 часов, исходя из 8 часового рабочего дня.

4.Принятие  решений по приоритетам, сокращениям  и перепоручению.

Таким образом, благодаря  поручению важных, но не требующих  личного присутствия дел время  на выполнение запланированных задач  сократилось до 180 минут- 3 часов.

5.Контроль  и перенос несделанного.

 Как показывает  опыт, не все задачи удается  выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день. Также необходим контроль порученных дел (Приложение № 6).

Практическое  применение принципа Эйзенхауэра (Приложение 7)

Практическое  применение управления рабочим пространством

Рабочее место  «Всё под рукой» - яркий пример оптимизации  всех рабочих процессов.

Достаточно  лишь повернуться в кресле, чтобы  нужный документ или предмет оказался под рукой. Благодаря U - образной настройке  всех необходимых инструментов вокруг сотрудника, рабочее место обеспечивает фантастическую скорость работы. (Приложение № 8)

 

Заключение.

Умение ладить с людьми - это менеджмент, умение ладить  со  временем  это самоменеджмент.  Причем   качество   последнего   определяет   эффективность первого. 

Научиться управлять  временем – задача  не  для  слабого человека.  Власть  над  временем  дается  только  в  непрерывной  борьбе   с «расточителями времени».

      Современный менеджер обязан хорошо разбираться в том, какие приемы отношений с подчиненными являются этичными и неэтичными. Помимо знания законодательных основ, регламентирующих поведение менеджера, руководитель обязан соблюдать этические нормы, которые в законах не прописаны, но обязательны в целях установления нормальных человеческих взаимоотношений в рабочем коллективе. Человеческий фактор является наиважнейшим условием повышения качества принимаемых решений, эффективности и процветания организации, несмотря на ускоренные темпы развития научно-технического прогресса. Общественное и социокультурное развитие, а также экономическое развитие предъявляет к менеджеру все новые моральные, нравственные требования. В принципе, моральные требования, предъявляемые к менеджеру, обязан соблюдать любой культурный, гуманный и образованный человек. Кроме того, руководитель вправе приобщать своих подчиненных к этическому поведению. Для этого необходимо умение менеджера воспитывать коллектив, всецело его контролировать и являть собой живой пример для подражания.

О рациональном использовании  рабочего времени. Рекомендовано составлять перечень дел в порядке их выполнения, браться сперва за наиболее важные и срочные дела, не отвлекаться на посторонние моменты в процессе выполнения срочного дела, не «перескакивать» с вопроса на вопрос, делегировать полномочия между подчиненными, оптимизировать систему контроля, не загромождать стол бумагами и документами, освоить технику скоростного чтения, экономить время на совещаниях.

При подготовке совещания  необходимо определить его цель, разработать  четкую последовательность вопросов, как можно раньше уведомить участников о предстоящем совещании и проводить его в комфортной обстановке.

Деловая беседа строится на привлечении внимания собеседника, на пробуждении в нем заинтересованности, концентрировании на сути проблемы и  стремлении к взаимовыгодным решениям. И, конечно, не последнюю роль играет атмосфера взаимного понимания и доверия.

В практической части  работы осуществлен анализ практических приемов самоменеджмента. В данной работе рассказано о методе рефрейминга, который включает установку работника на позитивное видение проблемы и тем самым облегчает ее решение. Метод «решения проблем» («Problem solver») мотивирует человека на активный поиск решения проблем самостоятельно и с возложением на себя ответственности за решение. Руководитель в этом случае обязан учитывать мотивационные установки человека, делегировать полномочия и, если возникает необходимость, направлять мысли подчиненного в нужное русло решения проблемы. Даны также правила и приемы, помогающие справиться с негативной ситуацией. Во-первых, это извлечение хотя бы минимальных положительных последствий ситуации; во-вторых, необходимо нейтрализовать свои недостатки и развивать достоинства; в-третьих, определить, чье именно мнение наиболее важное и ориентироваться на круг этих людей; в-четвертых, очень важен положительный настрой; и наконец, создание модели успешного будущего.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Дж. Моргенстерн  Тайм менеджмент. Искусство планирования  и

управления  своим временем и своей жизнью. М., 2001.

2.http://www.finansy.ru

3.Кинан, К.  Самоменеджмент / К. Кинан : пер.  с англ. Л.В. Квасницкой; под ред.  Н.В. Шульпиной.-М.:Эксмо,2006.

4. Зайверт Л.  Ваше время – в Ваших руках.  М.:ИНФРА-М,  Интерэксперт,

2005.

5. Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011.

6.Друкер П. Эффективный  руководитель. – М.: Манн, Иванов  и Фербер, 2012.

7.Зайцева Н.А. Менеджмент  в сервисе и туризме. – М.: Форум, 2009.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1.

Пирамида самоменеджмента

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2.

Планирование  и организация пространства и  времени.

 

Беспорядок на рабочем  столе .	Беспорядок в графике  работы.
1. Ограниченный объем  свободного места .	1. Ограниченное рабочее  время .
2. На столе лежат  горы предметов,  для размещения которых  не хватает  места .	2. График перегружен  задачами, на  выполнение которых  постоянно не хватает времени .
3. Предметы неразборчиво  и беспо- рядочно втискиваются в любое свободное место.	3. Дела неразборчиво  и беспорядоч- но выполняются в  любой свободный  промежуток времени .
4. Беспорядочное расположение  предметов мешает увидеть  и оце- нить содержимое стола .	4. Беспорядочное расположение за- дач мешает увидеть и  оценить, то, что нужно сделать .
5. Неэффективное использования  стола как средства организации  не- обходимых предметов  для рабочего процесса.	5. Неэффективное использование  графика как средства для организа- ции рабочего времени.

 

 

 

 

 

Приложение 3.

Функциональное  планирование офиса

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 4.

Пример хранения документации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 5.

Схема самоорганизации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 6.

Примерное составление плана дня для  менеджера по туризму (метод «Альпы»)

 

В – утреннее совещание.
ПР – целевая программа 2015.
П – сортировка писем.
Ч – специальный журнал по туризму.
Т – подтверждение  брони (г-ца Ривьера)	Непродолжительные работы
ПР – сайт( объявление)
В– спонсор фотофестиваля ( Canon)
Т – заказ меню ( кофе-брейк  фестиваль)	Телефонный блок
Т – И.А.Гаврилов (рекламное  агенство)

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Оценка длительности  акций.

В – утреннее совещание.	15мин.
ПР – целевая программа 2015.	2 часа.
П – сортировка писем.	25мин.
Ч – специальный журнал по туризму.	30мин.
Т – подтверждение  брони (г-ца Ривьера)	5 мин.
ПР – сайт( объявление)	10мин.
В– спонсор фотофестиваля ( Canon)	1 час.
Т – заказ меню ( кофе-брейк  фестиваль)	20мин.
Т – И.А.Гаврилов (рекламное  агенство)	15мин.

4.Принятие решений  по приоритетам, сокращениям и  перепоручению.

	Приоритеты	Часы	Перепоручения
В – утреннее совещание.	А	15 мин.
ПР – целевая программа 2015.	А	2 часа.
П – сортировка писем.	Б		Секретарь
Ч – специальный журнал по туризму.	В	30 мин.
Т – подтверждение  брони (г-ца Ривьера)	Б		Секретарь
ПР – сайт( объявление)	В		Секретарь
В–спонсор фотофестиваля(Canon)	А	1 час.
Т – заказ меню( кофе-брейк  фестиваль)	Б		Секретарь
Т – И.А.Гаврилов (рекламное агенство)	В	15 мин.

 

5.Контроль.

 

 

 

 

Приложение  № 7.

Проекты у которых  проходят сроки сдачи. Разрешение кризисов (срочно и важно).	Проекты у которых  проходят сроки сдачи. Разрешение кризисов (срочно и важно).
Рутинная работа. Некоторые письма (не срочно и не  важно).	Некоторые совещания, телефонные звонки. Общественная деятельность (срочно, но не важно).

Практическое  применение принципа Эйзенхауэра

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 8.

Рабочее место «все под рукой»