Профессиональный коммуникационный менеджмент

      Экономические, географические и временные барьеры - проблемы временных и денежных ресурсов, разного местоположения и влияния времени на получение сообщения

      Проблемы каналов и средств распространения информации - перегрузки каналов коммуникаций, проблема конфликта между способами передачи информации .[4]

       2 .Виды коммуникаций

       Для успешной деятельности организации необходимы эффективные коммуникации Руководитель, выполняя свою роль и осуществляя основные функции, с помощью качественной и своевременной информации может эффективно влиять на реализацию поставленных целей Исследованиями установлено, что почти 50% информации не доходит до подчиненных Во многих случаях сообщения воспринимаются неправильно и поэтому обмен информацией становится неэффективным.

       Задача состоит в том, чтобы, прежде всего, умело использовать разнообразные виды коммуникации, среди которых можно отметить:

   Информирование, передача информации. К этому виду коммуникаций относится :чтение лекций, выступления, беседы, проведения совещаний и собраний;

  Экспрессивная коммуникация, которая выражается в силе проявления чувств, переживаний (встречи после долгой разлуки);

  Убеждающая означает стремление повлиять на других (высказывания захвата, просьба, убеждение, что особенно важно в политических деятелей, юристов);

  Социально-ритуальная, которая предусматривает использование норм и обычаев социально-культурного поведения (процедура знакомства, обычаи, гостеприимство);

  Паралингвистический коммуникация предусматривает общение при помощи мимики, выражения глаз и рта, а также в позе движений .Возможности несловесных сообщений не следует преуменьшать, так как в ряде случаев одними словами нельзя передать все эмоции;

   Различные виды коммуникации можно разделить на:

 устную, письменную и визуальную по форме представления .Устная коммуникация является наиболее эффективной, которая может передавать все детали и исключать неправильное понимание Письменная коммуникация не допускает малейших неточностей, требует времени, ведет к в излишней бюрократизации управленческого процессу.

 инструктирующую, мотивирующую и информирующую по целевой направленностью;

 восходящую, нисходящую и горизонтальную по достижению целей

    Восходящие коммуникации осуществляются в форме отчетов, предложений и объяснительных записок, основной целью которых является информирование высших органов о делах на местах. Нисходящие коммуникации информируют подчиненных о стратегических планах деятельности организации, а горизонтальные осуществляют обмен информацией между различными структурными подразделениями для достижения координации и согласования деятельности.[6]

 

      3 .Значение, формы и методы организационных коммуникаций. Управление организационными коммуникациями.

 

       Организационная коммуникация является инструментом управленческого воздействия, так как фактически это способ формирования не только деятельности, но и корпоративной культуры, ценностей и стратегий. В процессе коммуникации на различных организационных уровнях происходит формирование коммуникативного потенциала, как отдельных сотрудников, так и организации в целом. Обладая высокой значимостью, коммуникации требуют разработки инструментария управления. Под управлением организационными коммуникациями понимается совокупность непрерывных целенаправленных управленческих воздействий на внутренние и внешние процессы информационного обмена и неинформационных взаимодействий, обеспечивающих удовлетворение коммуникационных потребностей и реализацию долгосрочных интересов развития предприятия [5].Управление организационными коммуникациями осуществляется на следующих принципах: ориентация на стратегические цели организации; преемственность управленческих методов и приемов на всех уровнях развития организации и персонала; соотнесенность развития внутренних и внешних коммуникаций; определение зон управленческого воздействия; непрерывный характер и обратная связь.

 

       При выборе вариантов коммуникаций менеджеры должны избегать «чрезмерных перегибов», т.е. предоставления людям такого количества информации, что они не смогут справиться с ее восприятием в полном объеме. Но они должны быть очень осмотрительны и не скрывать информацию ради своего статуса или власти. Следует также проявлять осторожность и не разглашать информацию, которую необходимо держать для себя или определенного уровня управления в организациях.

       К числу наиболее распространенных форм организационных коммуникаций относятся следующие формы передачи информации:

• устная;

• письменная;

• электронная.

 Устная форма передачи информации. Определив, кому и что необходимо знать, менеджер должен выбрать самые подходящие средства передачи информации. Устная форма коммуникации предлагает большой выбор. Возможности включают организационную структуру, собрания, инструктаж, общение один на один или устную презентацию в группе.[6]

 Общие принципы успешной устной коммуникации

 Среди конкретных требований, предъявляемых к устным коммуникациям, используют следующие:

1) цели устного общения.  Хорошо уясните свою цель—  «что я хочу достигнуть?» — информировать, вызвать ответную реакцию, убедить, продать, проконсультировать, решить. Цель будет влиять в большой степени на содержание и стиль презентации;

2) подготовка:

• собирание материала из многих источников, насколько это возможно, включая ваши собственные знания, знания других людей, книги, документы и т.д.;

• отсеивание материала. Нужно оставить существенные и относящиеся к

делу факты и убедиться, что все факты и цифры достоверны.

3) организация. Нужно построить презентацию посредством отбора основных вопросов с дополнительными данными и расположите их в логической последовательности;

4) наглядные пособия.  Подготовка наглядных пособий, используя их для поддержания внимания; чтобы помочь служащим усвоить сложную информацию; чтобы подтвердить свои аргументы. Наглядные средства должны быть хорошо «видимыми». Ничто не раздражает больше, чем наглядные средства, которые нельзя прочитать или которые содержат слишком много информации. Они также должны относиться к теме и развивать ее;

5) тренировка. Нужно попросить какого-нибудь друга посмотреть, как вы практикуетесь в проведении презентации, и установите с ним положительную обратную связь. Используйте видеозапись, если это возможно, отметьте любые отвлекающие внимание манерности и постарайтесь избавиться от них. Обратите внимание на то, как вы выглядите. Тот, кто осуществляет презентацию, потенциально является лучшим наглядным пособием;

6) презентация. Нужно проверить все заблаговременно. Стремитесь к ясности, краткости и простоте. Поддерживайте зрительный контакт со слушателями. Управляйте своими чувствами, поощряйте обратную связь.

       К примеру, в одной из английских компаний при назначении нового менеджера была достигнута 5%-ная экономия (80 тыс. фунтов стерлингов в год) благодаря внедрению системы общения. Персонал стал понимать суть проблемы, чего он хочет добиться, какая проблема, по мнению менеджера, должна быть решена, какова роль персонала в достижении положительных результатов. При этом он знал, насколько успешно продвигается к личным целям.[5]

  Письменные средства передачи информации. Слово в письменной форме имеет некоторые преимущества:

• его можно прочитать, когда реципиент захочет; таким  образом, оно представляет собой хорошее и доступное средство для очень занятых людей;

• оно может содержать  сложную информацию, так как оно  может быть прочитано несколько  раз, чтобы помочь восприятию;

• оно поможет более  глубокому усвоению темы, потому что  оно может передать больше частных подробностей и сложностей;

• его можно передавать тем людям, контакт с которыми в другом варианте было бы трудно осуществить;

• оно может быть гибким в отношении объема и отдельных частностей, так что количество информации может быть определено в соответствии с потребностями разных участников;

• оно позволяет использовать постоянную запись;

• оно может вызывать меньше эмоциональных реакций, чем  разговор. Это средство хорошо подходит для изложения разумных доводов или аргументов.

 Правила успешной письменной коммуникации

1. Тщательное изложение.  Особое внимание нужно уделить:

• цели - знайте точно, какие требуются результаты, и варьируйте стиль, тон, расположение материала;
• читателю, - какие у него отношения с пишущим? Как это будет влиять на изложение и стиль? Что предпочесть в отношении:

• языковых средств;

• длины и рамок  документа;

• тона изложения (сообщение, продажа, подготовка решения);

• удобств для читающих.

2. Структура и содержание. Нужно обратить особое внимание на логическую композицию, точные доводы и относящуюся к делу информацию, так как недостатки быстро становятся очевидными для внимательного читателя. Как и в разговоре, в письменной форме коммуникации должны быть начало, середина и конец. Подкрепите аргументы иллюстрациями, диаграммами, статистическими таблицами и т.д., которые относятся к делу, точны, хорошо сделаны и просты для понимания.

3. Языковые средства. Ясно выраженная мысль не может  быть непонятной. Вы никогда не сделаете ошибки, если будете использовать доступные и точные слова для выражения своих мыслей.

4. Изложение. Читающий  должен захотеть взять этот  документ и прочитать его, потому  что его содержание хорошо изложено и этот документ выглядит привлекательно.[5]

 

      4 .Коммуникационные сети

 

       Коммуникационная сеть — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков .Коммуникационная сеть включает потоки посланий (сигналов) между индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва значений между переданным и полученным сообщением.

       Создаваемая коммуникационная сеть состоит из горизонтальных, вертикальных и диагональных связей. Горизонтальные связи устанавливаются между равными по уровню индивидами — коллегами. Вертикальные связи осуществляются между руководителями и подчиненными. Диагональные связи — это связи с руководителями и подчиненными коллег. Сеть этих связей формирует реальную внутреннюю структуру организации. Задача организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Принято считать, что если численность подразделения увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. В зависимости от характера построения коммуникационной сети деятельность подразделения может отличаться большей или меньшей эффективностью.[7]

 

       5 .Методы профилактики конфликтов

 

   Создание благоприятной обстановки для общения членов коллектива между собой с целью предотвращения конфликтов, поддержка сотрудничества как универсальный способ предотвращения и профилактики конфликтов, поддержка и укрепление сотрудничества, отношения взаимовыручки является центральной проблемой всей тактики предупреждения конфликтов. Ее решение носит комплексный характер и включает методы социально-психологического, организационно-управленческого и нравственно-этического характера .

 Важнейшими из социально-психологических методов, ориентированных на корректировку мыслей, чувств и настроений людей, являются следующие:

 Метод согласия предполагает проведение мероприятий, нацеленных на привлечение потенциальных конфликтующих в общее дело, в процессе осуществления которого у возможных противников появляется поле общих интересов, они лучше узнают друг друга, привыкают сотрудничать, совместно решать имеющиеся проблемы.

 Метод доброжелательности, симпатии, развития способности к сопереживанию и сочувствию к другим людям, к пониманию их внутреннего состояния предполагает выражение необходимого соболезнования товарищу по работе, готовность оказать ему практическую поддержку. Использование этого метода особенно важно в кризисных ситуациях, когда выражение сожаления и соболезнования, широкая и оперативная информация о событиях, которые происходят, приобретают особо важное значение.

 Метод сохранения репутации партнера, уважения к его достоинству. В случае возникновения любых разногласий, которые могут спровоцировать конфликт, важнейшим методом предотвращения негативного развития событий является признание достоинства партнера, выражения должного уважения к его личности. Признавая достоинство и авторитет оппонента, мы тем самым стимулируем соответствующее отношение его к нашему достоинству и авторитету.

 Метод взаимного дополнения предполагает направленность на такие способности партнера, которыми не обладаем мы сами. Да, люди творческие нередко не склонны к монотонной, рутинной, технической работе. Однако для успеха дела нужны и те, и другие. Метод взаимодополняющий особенно важен при формировании рабочих групп, которые в этом случае оказываются очень прочными.

 Метод недопущения дискриминации людей требует избегания подчеркивания преимущества одного партнера над другим, а еще лучше и каких-либо различий между ними. С точки зрения профилактики конфликтов метод имеет преимущества, позволяя избежать появления таких негативных эмоций, как чувство обиды.