Проектирование организационных систем

4. Отраслевая принадлежность. Это приоритетная деятельность  среди других видов деятельности  предприятия.

5. Историческая справка  (история деятельности), в которой  описываются основные этапы функционирования  и развития организации.

6. Структура организации.  Здесь должны описываться состав  ее основных систем (технических,  технологических, финансовых, социальных  и т.д.).

7. Структура управления. В ней фиксируются данные управляющей  и управляемой подсистем.

8. Показатели управляющего  воздействия (руководство), т.е. способы  разделения власти, подготовки и  реализации управленческого решения.

9. Содержание и сущность  организационной культуры, т.е. группы  ценностей разделяемых членами  организации и являющиеся регуляторами  их поведения.

Миссия организации, понимается как предназначение организации  или как сформулированная общая  цель. Имидж организации это то, как организация выглядит в глазах потребителей. Все характеристики организационной  культуры миссий и организаций взаимосвязаны.

10. Факторы внешней среды,  т.е. выделяются ключевые факторы  прямого и косвенного воздействия  на деятельность организации.

11. Параметры ресурсов, где  под ресурсами понимается совокупность  из того, с чем связан менеджер, т.е. с тем, чем он располагает.

Применительно к организационным  системам все группы перечисленных  параметров и показателей находят  свое отражение в таком документе  как бизнес-план.

10. Сущность системного  подхода к изучению организаций.

Применение теории систем в управлении в конце 30-х годов  явилось важнейшим вкладом школы  науки управления. Системный подход — это не есть набор каких- то руководств или принципов для  управляющих - это способ мышления по отношению к организации и  управлению. Система — это некоторая  целостность, состоящая из взаимозависимых  частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Системный подход является не набором каких-либо правил к руководству, а это скорее способ анализа организационных  систем управления. Системный подход основывается на следующих принципах:

1. Единства, т.е. совместного,  комплексного рассмотрения системы  как целого и как особого  составления его частей.

2. Развития. Это принцип  необходимости изменения системы  по отношению к внешней и  внутренней среде. Т.е. система  - это постоянно адаптирующийся  целостный механизм.

3. Единства общей цели, где предполагается выбор глобальной  цели для всех подсистем организации.  Оптимум подсистем не является  оптимумом для всей системы.

4. Функциональность, т.е.  совместное рассмотрение структуры  системы и функций. Приоритет  всегда отдается функции над  структурой, где функция — цель, назначение, а структура - состав, элементы. При анализе организационных  систем необходимо выделять пересечения  функциональных и структурных  взаимосвязей.

5. Децентрализация. Сочетание  централизации и децентрализации  в структуре и функциях организационной  системы может эффективно действовать(адаптироваться  к внешним и внутренним условиям) только при оптимальном соотношении распределения решений в управленческих воздействиях.

6. Принцип иерархии. Анализ  и учет соподчинения и соотношения  составляющих частей системы,  их ранжирование.

7. Принцип неопределенности, множественности. Детерминированный  характер связей предполагает  жесткую взаимосвязь между причинами  и следствиями. При вероятностном  подходе нет явной связи между  причиной и следствием, где: одна  причина может приводить к  разным следствиям и наоборот - различные причины (факторы)  могут приводить к одинаковым  следствиям.

8. Принцип организованности, упорядоченности, т.е. выявление  процессов последовательности и  степени выполнения управленческих  решений.

 

 

 

                 3.Методы планирования организационных систем

Важную роль в планировании организационнх систем играют следующие  подход и методы: Системный подход, нормативный метод,  метод параметрического (организационного) моделирования, метод  функционального моделирования, программно-целевой  метод. 
Рассмотрим их все:

1) Cистемный подход.

 Он основан на представлении о системе как о чём-то целостном, обладающем новыми свойствами (качествами) по сравнению со свойствами составляющих её элементов. Новые свойства при этом понимаются очень широко. Они могут выражаться, в частности, в способности решать новые проблемы или достигать новых целей.

Для этого требуется определить границы системы, выделив её из окружающего  мира, и затем соответствующим  образом изменить (преобразовать), или, говоря математическим языком, перевести  систему в желаемое состояние.

В. М. Глушков выделил в  системном подходе следующие этапы:

1. Постановка задачи (проблемы): определение объекта исследования, постановка целей, задание критериев  для изучения объекта и управления  им.

2. Очерчивание границ  изучаемой системы и её структуризация. На этом этапе вся совокупность  объектов и процессов, имеющих  отношение к поставленной цели, разбивается на 2 класса - собственно  изучаемая система и внешняя  среда.

3. Составление математической модели изучаемой системы: параметризация системы, задание области определения параметров, установление зависимостей между введёнными параметрами.

4. Исследование построенной  модели : прогноз развития изучаемой  системы на основе её модели, анализ результатов моделирования  .

5. Выбор оптимального  управления.

Выбор оптимального управления как раз и позволяет перевести  систему в желаемое ( целевое ) состояние  и тем самым решить поставленную проблему.

Несмотря на чёткую математическую трактовку системного подхода, он не получил, однако, однозначной практической интерпретации. В связи с этим развиваются несколько направлений  его практической реализации.

Наибольшее распространение  получили системотехнические направления, суть которых заключается в совершенствовании  существующих систем управления. Для  этого проводится их обследование (диагностический  анализ), выявляются недостатки и пути устранения последних , формируются  мероприятия по совершенствованию  систем , разрабатываются проекты  АСУ, внедрение которых рассматривается  как способ преобразования существующих систем управления . АСУПовское направление  официально признано и закреплено в соответствующих руководящих методических материалах.

Системотехническое направление  является более наукоёмким и находится  в настоящее время в стадии развития.

Планирование сложной  системы разбивается на два этапа : внешнее (или макро- ) и внутреннее ( или микро- ) планирование .

Внешнее планирование отвечает за вопрос: с какой целью создаётся  система? Внутреннее - на вопрос: какими средствами реализуется система? Другими  словами: " При внешнем планировании формируется цель и критерий эффективности  будущей системы, а затем корректируется её модель. Локализуется сама система, определяются её границы, фиксируются  факторы внешней среды, влияющие на систему или находящиеся под  её влиянием ; определяются входы, на которые  система должна реагировать, и виды реакций, критерии эффективности её функционирования. Внутреннее планирование определяет содержание самой системы ."

Этап внешнего планирования складывается из подэтапов анализа  и синтеза. На первом подэтапе формируется  цель разрабатываемой системы, проводится изучение существующей системы, составляется генеральная схема будущей системы. На втором - последовательно выполняется  эскизное, техническое, рабочее планирование системы.

Данный подход активно  разрабатывается, однако не решён пока принципиальный вопрос: как на основе анализа существующей системы перейти  к модели будущей системы?

2) Нормативный метод.

Второе название этого  метода - экспортно-аналитический. Он основан  на выявлении статистических зависимостей между параметрами характеристик  структуры ОС и факторами, влияющими  на эти характеристики. Статистические зависимости устанавливаются в  результате исследования однородной группы лучших (в определённом смысле) ОС: собираются данные о численных значениях  структурных параметров и факторов; с помощью корреляционного анализа определяется степень влияния каждого фактора на структурные параметры и отбираются наиболее существенные факторы; выводятся нормативные формулы для расчёта параметров структуры. Разработанные нормативы определяют состав и содержание функций, перечень решаемых основных задач, тип организационной структуры и т. д. Полученные нормативы используют при планировании определённого класса ОС. Например, планирование организационной структуры управления машиностроительными предприятиями осуществляется на основе типовой схемы структуры управления, утверждённой для определённой группы предприятий, и схемы должностных окладов инженерно-технических работников, служащих и младшего обслуживающего персонала.

3) Метод параметрического (организационного) моделирования.

 Этот метод заключается в установлении функциональных зависимостей между характеристиками ОУ (объекта управления) и СУ (субъекта управления) для выявления степени их соответствия. Для этого применяется аппарат математической статистики и логического анализа. В частности, с помощью корреляционного анализа изучаются зависимости между количеством работников аппарата управления и объёмом производства, на основе чего рассчитываются нормативы численности управленческого звена.

" Логика и механизм  зависимости системы управления  от объекта управления состоят  в следующем. Во-первых, эта зависимость  является объективной и реальной. Во-вторых, характер этой зависимости  и теснота связи между элементами  управляющей системы, с одной  стороны, и объекта управления, с другой - неоднородные. Так, если  система функций, а система  информации преимущественно зависят  непосредственно от особенностей  объекта управления, то аппарат  и техника управления зависят  от объекта управления не непосредственно,  а через функции управления и систему информации ".

Метод помогает производить  синтез ОС на основе изучения сложившихся  соотношений (пропорций) между характеристиками ОУ и СУ.

4) Метод функционального моделирования.

Он заключается в том, что в основу формирования аппарата управления кладётся стандартный набор  функций, осуществление которых  необходимо на каждом объекте для  его нормальной работ. К ним относятся  такие функции , как оперативное  управление производством , материально-техническое  снабжение , расчёт труда и заработной платы , технико-экономическое планирование и др. Основной характеристикой организационной  структуры управления считается  численность административно-управленческого  персонала, которая рассчитывается по функциям управления с учётом масштабов  производства , отраслевой принадлежности предприятия и других факторов .

Исходя из численности  для каждого уровня управления принимается  определённое организационное решение: формирование отдела, управления или  бюро для выполнения работ по каждой функции, установление определённых должностей и т. п.

5) Программно-целевой метод.

Этот метод основан  на формировании " древа целей ", в соответствии с которым определяется система мероприятий по реализации целей, называемая целевой комплексной  программой (ЦКП). Для выполнения ЦКП  строится специальная система управления ( СУ ЦКП ), которая доводит задания  ЦКП до конкретных исполнителей и  контролирует выполнение программы.

Организационная структура  СУ ЦКП определяется, таким образом, " древом целей ", составом исполнителей и содержанием ЦКП.

Множество исполнителей программы  и СУ ЦКП образуют в совокупности программно-целевую ОС, действующую  в течение всего периода решения  проблемы.

Такие системы предлагается планировать в три стадии:

1. Формирование общей  структурной схемы системы и  её главных характеристик (стадия  композиции).

2. Разработка состава  подразделений и основных связей  между ними ( стадия структуризации ).

3. Разработка количественных  характеристик аппарата управления, установление порядка его деятельности (стадия регламентации).

При этом первая стадия имеет  принципиальное значение, поскольку  она определяет структуру организации. На ней определяются система целей  и задач организации, её тип и  правовой статус, степень самостоятельности, границы деятельности, состав функций.

К недостаткам программно-целевого подхода следует отнести методическую незавершённость. Достаточно сказать, что в настоящее время " нет  чётких, устоявшихся определений  по широкому кругу концептуальных положений  разработки и реализации комплексных  программ, отсутствует единая точка  зрения исследователей на основополагающие понятия программно-целевого планирования и управления, соотношение плана (в его традиционной форме) и целевой  комплексной программы ".