Процессный подход и его сущность

5. Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

6. Контроль предупреждает возникновение  кризисных ситуаций. Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

7. Контроль поддерживает все то, что является успешным в деятельности организации.

8. Широта контроля. Контроль должен быть всеобъемлющим.

Существуют три аспекта управленческого контроля: установление стандартов — это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект — это измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей фазы, а именно, — стадии, на которой предпринимаются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий — пересмотр целей, для того чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации. Преподаватель, например, через систему тестов, которая является способом контроля для определения успехов учащихся в обучении по сравнению с установленными нормами, увидел, что группа может усвоить больше материала, чем первоначально было определено. В результате он может пересмотреть учебные планы, чтобы обеспечить прохождение большего объема материала.

Необходимо выбpaть oднy из тpex линий пoвeдeния: ничeгo нe пpeдпpинимaть, ycтpaнить oтклoнeниe или пepecмoтpeть cтaндapт.

Выделяют следующие виды контроля:

- пpeдвapитeльный кoнтpoль:

Оcyщecтвляeтcя дo фaктичecкoгo нaчaлa paбoт. Сpeдcтвa ocyщecтвлeния — peaлизaция oпpeдeлeнныx пpaвил, пpoцeдyp и линий пoвeдeния. Иcпoльзyeтcя пo oтнoшeнию к чeлoвeчecким (aнaлиз пpoфeccиoнaльныx знaний и нaвыкoв, нeoбxoдимыx для выпoлнeния дoлжнocтныx oбязaннocтeй, oтбop квaлифициpoвaнныx людeй), финaнcoвым (cocтaвлeниe бюджeтa) и мaтepиaльным pecypcaм (выpaбoткa cтaндapтoв минимaльнo дoпycтимыx ypoвнeй кaчecтвa, пpoвeдeниe пpoвepoк);

-   тeкyщий кoнтpoль:

Оcyщecтвляeтcя нeпocpeдcтвeннo в xoдe пpoвeдeния paбoт. Бaзиpyeтcя нa измepeнии фaктичecкиx peзyльтaтoв, пoлyчeнныx пocлe пpoвeдeния paбoты. Для ocyщecтвлeния кoнтpoля aппapaтy yпpaвлeния  нeoбxoдимa oбpaтнaя cвязь;

- зaключитeльный кoнтpoль:

Однa из функций cocтoит в том, что  кoнтpoль дaeт pyкoвoдcтвy инфopмaцию, нeoбxoдимyю  для плaниpoвaния, ecли aнaлoгичныe paбoты пpeдпoлaгaeтcя пpoвoдить в бyдyщeм. Тaкжe cпocoбcтвyeт мoтивaции, так как измepяeт  дocтигнyтyю peзyльтaтивнocть.

Технология контроля осуществляется по следующей схеме (Рис. 6):

 

Рис.6 Технология контроля

 

3. Связующие процессы

 

Четыре  функции управления — планирование, организация, мотивация и контроль — имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.

 

1. Принятие решений

 

Управленческая работа- это  работа интеллектуальная. Это только на первый взгляд кажется, что управлять  очень и очень легко. На деле выходит, что управлять целой организацией, да и несколькими людьми, в принципе- это тяжкий труд. Управленческая деятельность строится на принятии решений. По сути, чтобы организация могла корректно  функционировать, управленцу необходимо подбирать, комбинировать, выбирать из ряда решений одно верное, применимое именно в данном месте, в данное время  к данной ситуации- все это является управленческим решением.

Управленческое  решение обладает следующими свойствами:

-  решение принимается  в зависимости от ситуации;

- оно воспринимается теми, на кого направленно.

Управленческое  решение состоит из трех, взаимосвязанных элементов:

1. Проблема- противоречие между существующим и желаемым состояние объекта управления;
2. Человек- лицо, принимающее решение или группа людей, на которых возложена функция окончательного выбора варианта решения;
3. Альтернативы- элемент, из которого определяется выбор, иначе, вариант действия.

Для того, чтобы решение было рационально, необходима классификация человеческих решений, которая позволит систематизировать множества этих самых решений и определить методы и подходы. Стоит отметить, что лицо, принимаемое решение обязательно должно обладать лидерским потенциалом!

Выбор считается проработанным, если при его выработке рассматривались  единовременно несколько вариантов  решений- альтернатив, для выбора которых устанавливаются критерии выбора. Критерий выбора позволяет ответить на такие опросы, как:

- является ли данная  альтернатива допустимой;

-какая альтернатива является лучшей.

Все это действия в общем  смысле является выбором. Выбор- это предпочтение в пользу определенной альтернативы по заданным критериям, в свою очередь, для повышения качества выбора используется система взвешенных оценок.

Для выбора качественных управленческих решений необходимо обеспечить совершение следующих действий:

• Целенаправленность решений:

На что направленно  данное решение и что оно должно за собой нести;

• Адресность:

Кому решение предназначено. Данное действие направлено на закладывание механизма;

• Конкретность решения:

Решение должно быть четко  сформулировано и донесено до подчиненного в понятной для него форме;

• Своевременность управленческого решения:

Принятое решение должно быть своевременно принято и приведено  в действие, дабы не повлечь за собой  потери как материального, так и фактического характера;

• Полномочность управленческого решения:

Лицо, принимающее решение, должно быть наделено правом принятия этих самых решений;

• Выполняемость:

Связано с ресурсами;

• Возможность контроля;

     -     Срок действия управленческого решения;

     -     Система ответственности за реализацию.

Выделяют 3 стадии принятия решения, наглядно изображенных на Рис. 7

 

Рис. 7 Стадии принятия решений

 

Так же существуют две модели принятия решения:

1. Классическая:

В основе лежат экономические  интересы предприятия:

- Лицо, принимающее решение  руководствуется целями предприятия;

- Лицо, принимающее решение стремится к определенности;

- Известны критерии оценки альтернатив и лицо, принимающее решение действует рационально.

Ценность этой модели в  выборе рационального решения.

2. Административная модель:

Описывает реальные процессы в ситуации неуверенности и риска. Решения принимаются приемлимые, т. е принятые путем выбора первой минимально верной альтернативы:

- Цели решения не определены;

- Рациональные процедуры сложно использовать;

- Ресурсы ограниченны;

- Большинство менеджеров  устраивает приемы решений.

Данная модель больше упирается  на интуицию- процесс постановки истины без логического обоснования, основанный на чутье и опыте.

И в заключении хотелось бы сказать о стилях принятия решения, изображенных ниже ( Рис. 8).

Рис. 8 Стили принятия решений

Основным требованием  для принятия эффективного объективного решения или даже для понимания  истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой  информации является коммуникация.

 

2. Коммуникация

 

Способность передавать абстрактные  идеи является одной из важных отличительных  особенностей человечества. Коммуникация — это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Прочность и качество отношений между людьми — будь это друзья, члены семьи или коллеги — в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования.

Очевидно, что если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей  цели, что составляет предпосылку  существования организации как  таковой. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы  могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они  могли выполняться. Планы, например, нельзя выполнить, если они не будут  переданы тем людям, которые должны их выполнять. Обычно, если руководство  может донести обоснование своих  решений до подчиненных, это значительно  повышает шансы их успешного выполнения. До тех пор, пока работники не понимают, какое вознаграждение может предложить им организация за хорошо выполненную  работу, они не могут быть достаточно мотивированы и хорошо работать на нее. Коммуникация также важна и  в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено, чтобы правильно  оценить, были ли достигнуты цели организации.

Итак, коммуникация- это один из главных видов деятельности управленцев, потому что общение между людьми- это основная форма человеческого бытия.

Общение, в свою очередь, - это процесс установления контактов между людьми , порожденный потребностью совместной деятельности.

Общение лежит в основе коммуникации. Без него абсолютно  невозможно взаимодействовать с  другими людьми. Стоит заметить, что общение может происходить  не только на уровне речи, а так же жестов, знаков и т.д.

Коммуникации значимы, т. к мы живем в информационном обществе. Это своего рода такой процесс, в  ходе которого человек или группа людей передают друг другу информацию.

Информацию создают люди, она является социальной, иными словами- это циркулирующая информация.

Если говорить об информации в общем смысле, то информация- это сведения об окружающем мире. Отражение в нашем сознании. Она является необходимым условием коммуникации. Если наглядно изобразить процесс коммуникации, то он будет выглядеть следующим образом (Рис. 9)

 

 

 

 

 

 

 

 

Коммуникатор (говорит) Реципиент (слушает)

Рис. 9 Коммуникации

 

Коммуникации бывают вербальные и невербальные (Рис. 10)

Рис. 10 Виды коммуникаций

Так же коммуникации можно  разделить на:

1. Рефлексивное слушание:

Активное речевое взаимодействие. Выполняет роль обратной связи

2. Нерефлективное слушание:

Использование невербальной коммуникации.

Рассматривают два элемента коммуникаций:

1. Информационный;

Информация является основой  для совершения деятельности организации. Управленческая информация- это набор факторов, которые могут быть получены для менеджера при разработке и реализации управленческих решений.

2. Личностный:

Общение между людьми.

Управленческая  информация обладает следующими характеристиками:

- достоверность;

- стоимость;

- открытость;

- объем информации.

Так же существуют уровни и  виды коммуникаций. Выделяют два уровня коммуникаций:

1. Внешние  коммуникации к которым относятся следующие виды коммуникаций: Формальные и неформальные;
2. Внутренние коммуникации : вербальные и невербальные виды (см. Рис. 10)

Коммуникационный процесс- это последовательность  действий при общении людей, выглядит он примерно следующим образом (Рис. 11)