Проблемы получения и обработки управленческой информации

Существует и негативный аспект внедрения современных электронных технологий в управленческую практику, который должен быть известен менеджеру. Широкое применение ЭВМ остро ставит вопрос защиты информации от разрушения, искажения, от несанкционированного использования вопреки воле владельца. Компьютерная преступность (или нарушение норм пользования информацией, заложенной в ЭВМ) в западных промышленно развитых странах достигла внушительных размеров.

 

4. Получение и обработка  управленческой информации

Получаемая информация о ситуации принятия решения должна быть достоверной и достаточно полной. Недостоверная,  либо недостаточно полная информация может приводить к принятию ошибочных и неэффективных решений. Однако не меньшие трудности возникают и при наличии избыточной информации, поскольку возникает проблема отбора информации, действительно представляющей интерес и важной для своевременного принятия эффективного управленческого решения.

Целесообразной при  получении и обработке информации о ситуации принятия решения является подготовка аналитического материала, отражающего основные особенности и тенденции развития ситуации. Естественно, что такой аналитический материал должен готовиться специалистами, обладающими достаточными знаниями и опытом в области, к которой принадлежит ситуация принятия управленческого решения.

По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т.п.

Постоянная (условно-постоянная) информация - это неизменная и многократно  используемая в течение длительного  периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой.

По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).

Плановая информация - информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы. Примером плановой информации является разработка бизнес - плана предприятия на перспективный период.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.

Учетная информация - это  информация, которая характеризует  деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании  этой информации могут быть проведены  следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.

Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в  оперативном управлении и характеризующая  производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной  информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.

Внешними источниками  информации служат данные международных  организаций, правительства, официальной статистики, периодической печати, а также данные, полученные в результате проведения маркетинговых исследований как самой фирмой, так и собранные другими организациями. Сюда же относится информация, полученная на выставках, ярмарках, конференциях и совещаниях; от клиентов.

Внутренние источники  информации находятся в самой  фирме. Это - различные документы  и отчеты, сообщения торгового  персонала, обзоры рекламаций потребителей и т.д.

При передаче информации из одного отдела в другой, из одной организации в другую образуются информационные потоки.

Информация, извлекаемая  извне, есть, по сути, внешняя информация. Сюда относят сведения о проектах конкурентов, рыночных исследованиях, каталогах поставщиков и потребителей, профессиональных салонах-выставках. Данная информация нуждается в особой обработке, так как, отражая внешнюю сторону дела, она может сильно отличаться от реального положения, скрываемого конкурентом.

Информация, которая исходит от самого предприятия. В принципе, предприятие обычно закрыто для внешнего наблюдения, оно старается контролировать свой имидж. Информация, которая может быть получена на рынке - из специальной прессы, исследований конъюнктуры, банков данных и др. - обычно очень важна, но так как она в той или иной мере формализована и стандартизирована, то не совсем доступна. Намного интереснее в стратегическом плане информация, доступная в силу официальных или неофициальных связей.

Синтаксический уровень  информации связан с внешней формой и структурой информационных сообщений. Это касается формата бланков документов, форматов значений реквизитов, структуры хранения данных на машинном носителе, протоколов обмена данными и т.п. Семантический уровень информации определяет смысловое содержание информации. Этот уровень связан с построением технико-экономических показателей, проектированием реквизитного состава документов, разработкой логической структуры базы данных, созданием системы классификации и кодирования. Прагматический уровень отражает ценность информации для системы управления, ее полезность для выработки управленческих решений. Информация как продукт ИС обладает набором потребительских свойств, которые превращают ее в средство труда и товар.

Полнота информации определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время, в указанном месте, в соответствующем виде.

Точность информации - это заданная степень приближения информации к истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных функций управления, отдельных технико-экономических показателей. Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий.

Актуальность информации - это степень соответствия отражения  реального состояния системы  и объекта управления. Своевременность  информации характеризует временной интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности. Оперативность информации выражает «скорость» получения информации. Актуальность связана с периодичностью получения информации, своевременность информации определяет выбор средств обработки информации, а оперативность - выбор средств сбора и передачи информации.

Исследователи в области  теории информации обращают внимание на то, что для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое множество информационных продуктов называется информационным потенциалом.

Информационный потенциал  менеджера должен обеспечить восприятие всех видов информационных потоков, чтобы его управленческие решения не привели к отрицательным последствиям для предприятия. Жизнеспособность предприятия напрямую зависит от его информационного потенциала.

 

5. Методы управленческих решений: активизирующие методы

Методы разработки и выбора Управленческих решений (УР) включают либо формирование набора мероприятий организационного, технологического, экономического, правового и социального характера, направленных на достижение цели, либо выбор из уже ранее разработанных наборов. Методы реализации УР - продолжение методов разработки. Они включают практическое выполнение набора мероприятий до получения требуемого результата. Методы принятия управленческих решений - это конкретные способы, с помощью которых может быть решена проблема.

В теории разработки управленческих решений выделяют методы аналитические, статистические, математического программирования, эвристические, активизирующие, экспертные, методы сценариев и метод дерева решений. Каждый метод (как процесс) основан на использовании специально разработанных моделей (явлений). Так, аналитические методы разработки УР основаны на моделях, представляющих требуемый набор аналитических зависимостей, эвристические — используют модель Саймона и Ныюэла.

Каждая модель должна периодически проверяться на достоверность, точность и эффективность.

Активизирующие  методы

Методы имеют несколько  вариантов реализации. К ним относятся  методы психологической активизации и методы подключения новых интеллектуальных источников. К психологическим относятся: конференции идей, методы мозговой атаки, вопросов и ответов. Методы подключения основаны на приобщении человека к коллективному мышлению под надзором высококвалифицированного специалиста или искусственного интеллекта. Это теоретико-игровой, метод наставничества, работа с консультантами.

Теоретико-игровой  метод

Теоретико-игровой метод  применяют при большом объеме информации, трудностях ее обработки  или недостатке времени. Не всегда руководители знают современные методы экономических  или организационных расчетов. А в памяти компьютера эти методы постоянно хранятся и вводятся новые. Теоретико-игровой метод основан на создании человеко-машинной системы разработки решений. Эта система очень плодотворна, т.к. использует большой интеллектуальный потенциал в виде программного и информационного обеспечения поддержки решений. Метод позволяет корректировать модель системы управления после каждого сеанса проведения игры.

Предшественником теоретико-игрового метода были традиционные совещания  на различных уровнях управления. Обычно на таких совещаниях принимаются важные технологические, экономические и социальные решения.

Как видно по таблице 1, профессиональные интересы участников совещаний существенно расходятся. Этим объясняются многочисленные случаи негативных последствий таких совещаний, проявляющиеся в необоснованных нервных напряжениях, давлении на участников. Решения, принимаемые на таких совещаниях, не всегда были эффективными.

Качественным развитием  методики проведения деловых совещаний  стало внедрение в процесс разработки УР интеллектуальной вставки в виде компьютерной модели организации.

Эта модель представляет собой набор:

- справочных данных (например, полные данные о потенциальных поставщиках и их продукции);

- имитационной модели компании;

- методик экономического расчета и прогнозирования;

- информации о решениях в аналогичных ситуациях в других организациях и реальных полученных при этом результатах;

- законодательных актов и др.

В результате совещание  резко меняет эмоциональную окраску, становясь во многих отношениях позитивным и более результативным. Совещание проходит за несколько сеансов игры - обычно 10-12. Участники игрового сеанса вводят компьютер свои максимальные требования в соответствии с решаемой задачей. После обработки этих данных компьютер выдает вариант решения каждому участнику совещания. Если по отношению к исходной модели данный вариант является невыполнимым, то участники получают рекомендации о желательных изменениях первоначальных требований. После обсуждения и внесения корректив процесс продолжается либо до достижения консенсуса, либо до принятия общего отрицательного решения по данной проблеме.

Поскольку любая формальная модель организации обедняет ее содержательный аспект и не в полной мере учитывает  особенности развития, опыт профессионального руководителя служит дополнительным источником корректировки модели.

 

Таблица 1 Профессиональные интересы участников

Наименование  участника	Предмет заинтересованности
Президент	Повышение имиджа предприятия  Увеличение конкурентоспособности  Увеличение чистой прибыли, остающейся в распоряжении компании
Главный инженер	Использование прогрессивной  технологии и  современных материалов Привлечение высококвалифицированного персонала Достижение высокого качества изделий
Главный экономист	Увеличение прибыли и сокращение затрат Уменьшение налогооблагаемой базы Привлечение солидных инвесторов
Начальник отдела материального обеспечения  и сбыта	Сокращение количества комплектующих изделий Сохранение налаженных связей с поставщиками и  потребителями Возможность использования новой продукции как средство бартерного обмена
Председатель профкома	Увеличение отчислений от прибыли в фонд социального развития коллектива Увеличение затрат на техническую безопасность труда

 

 

Заключение

Трудно переоценить роль информации в управлении. Она является предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений, без которых процесс воздействия управляющей подсистемы на управляемую и их взаимодействия невозможен. В этом смысле информация выступает основополагающей базой процесса управления.

Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, т.е. представление пользователям информации, необходимой для решения управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий для эффективного распространения информации.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования: краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; удовлетворение потребностей конкретных управляющих; точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.