Проблемы получения и обработки управленческой информации

 

НОУ ВПО «Санкт-Петербургский  институт

внешнеэкономических связей, экономики и права»

Филиал НОУ ВПО «Санкт-Петербургский институт

внешнеэкономических связей экономики и права» в г. Перми

Экономический факультет

Заочное отделение

Кафедра экономики и  менеджмента

Специальность 080507.65 «Менеджмент  организации»

 

 

 

Контрольная работа

По дисциплине Управленческие решения

Тема: Проблемы получения и обработки управленческой информации

 

 

 

 

Студента 4 курса                                                        ФИО

 

Преподаватель

Научная степень, звание                                            ФИО

 

 

 

 

 

Пермь 2013

 

Содержание

 

Введение

1. Управленческие решения:  классификация

2. Управленческая информация как условие принятия обоснованных решений

3. Информационное обеспечение процесса разработки управленческих решений

4. Получение и обработка управленческой информации

5. Методы управленческих решений: активизирующие методы

Заключение

Список используемых источников

 

Введение

Управление в организации  осуществляется через людей. Одним из главных инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Информация сегодня - важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Обладание информацией означает обладание реальной властью, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать - ведь нехватка информации, как впрочем, и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Существует прямая связь  между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные  сотрудники довольны своей работой  в 68 случаях из 100, а плохо информированные - только в 41.

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов. Используя и передавая эту информацию, а, также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Суждение о том, что  «информация - это власть» правомерно хотя бы потому, что владение ею позволяет уменьшить вероятность принятия неверных решений. Такое требование, как полнота информации, определяет различные обстоятельства разработки и типы принимаемых решений: в условиях определенности, риска и неопределенности. А это, в свою очередь, сопряжено с использованием различных подходов, методов разработки решений и их результатами.

 

1. Управленческие решения: классификация

Управленческое решение – «это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения конкретной цели системы менеджмента» [6, с. 14].

Процесс управления отличается динамичностью. Изменения внешней и внутренней среды порождают необходимость принятия разнообразных управленческих решений. В специальной литературе авторы выделяют самые разные признаки решений. Для повышения качества решений рекомендуется осуществлять их анализ на основе классификации по следующим признакам:

- стадия жизненного цикла товара (стратегический маркетинг, НИОКР, ОТПП и др.);

- подсистема системы менеджмента (целевая, обеспечивающая и т.д.);

- сфера действия (технические, экономические и др. решения);

- цели (коммерческие и некоммерческие решения);

- ранг управления (верхний, средний, низший);

- масштабность (комплексные и частные решения);

- организация выработки (коллективные и личные решения);

- продолжительность действия (стратегические, тактические, оперативные решения);

- объект воздействия (внешние и внутренние);

- повторяемость (разовые  и повторяющиеся);

- методы формализации (текстовые, графические, математические);

- формы отражения (план, программа, приказ, распоряжение, указание, просьба);

- сложность (стандартные и нестандартные);

- способ передачи (вербальные, письменные, электронные).

Управленческое решение  в зависимости от выбранных оснований  может быть классифицировано самыми различными способами.

 

2. Управленческая информация как условие принятия обоснованных решений

«Информация» (от лат. informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом ...» [7, с. 9].

В разных областях знаний определение данного понятия интерпретируется по разному. В менеджменте под информацией понимаются сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени.

Управленческая информация – это часть данных, которые  несут в себе новизну и полезность для принятия специалистом обоснованного  решения. Основная задача информационной среды управления заключается в доведении до конкретного работника необходимой ему информации в нужное время. Всю информацию разделяют на два класса: объективную (информация, которая осуществлена в товаре) и субъективную (информация, отраженная или организованная людьми).

Управленческая  информация – «это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации» [2, с. 203].

Управленческую информацию классифицируют по следующим признакам:

- по содержанию – кадровая, техническая, финансово-экономическая, правовая, общественно-политическая, природоохранная;

- по назначению – для руководителей и исполнителей, для одноразовых действий и повседневного руководства, для внешнего или внутреннего пользования;

- по степени конфиденциальности – для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок;

- по степени достоверности  - достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах;

- по степени готовности для пользования ею – первичная несистематизированная и необработанная, промежуточная, прошедшая предварительную обработку, и конечная, готовая для анализа и принятия решения по ней;

- по объему, источникам, срокам сбора и доставки, способам получения и распространения и другим признакам.

Источники сбора  информации могут быть самыми разнообразными: от средств массовой информации до проведения специальных исследований самостоятельно либо с обращением в соответствующие фирмы. Затраты на получение информации могут достигать значительных сумм, поэтому объем необходимой информации для решений должен оцениваться предварительно.

Методы сбора  информации могут быть неформальными и формальными. К первой группе относятся способы получения информации путем непосредственного общения с подчиненными, коллегами, клиентами, деловыми партнерами. Однако динамичность рыночных ситуаций потребовала ускорения процессов сбора, передачи, обработки информации, создания новых информационных технологий.

Высокой значимостью  информации, используемой для разработки управленческих решений, обусловлены  предъявляемые к ней требования: своевременность; достоверность (с определенной вероятностью); достаточность; надежность (с определенной степенью риска); комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.); адресность; правовая корректность информации; многократность использования; высокая скорость сбора, обработки и передачи; возможность кодирования; актуальность информации.

Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной  на соответствующие уровни управления.

 

3. Информационное обеспечение процесса разработки управленческих решений

Информационное  обеспечение – «одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация» [4, с. 35].

Коммуникация - это «обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы» [6, с. 136].

Руководитель 50-90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие: зарождение идеи; кодирование и выбор канала; передача; декодирование.

Информационный  массив – «это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий» [6, с. 137].

Цель создания массива информации – повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать:

- прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;

- наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;

- оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

- предохранение информации от искажений;

- защиту от несанкционированного доступа к информации.

Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей. Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления. Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации. По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.). Обьем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.

Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий (НИТ).

Новые информационные технологии включают: новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ; новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест; технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации; новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций и т.п.

Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.