Проблемы организации работы офис-менеджера

Если работа руководителя хорошо согласована с работой  его офис-менеджера, то оба имеют  один план, из которого видно, в какое  время руководитель будет находиться в определенном месте и как  с ним можно связаться по телефону или по телексу, если это необходимо.

Существуют руководители, у которых длительность отдельных  бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, весьма различны. В этом случае можно связаться  с ним только в определенное время. Об этом времени оба должны четко  договориться.

По-моему мнению, руководитель должен всегда говорить своему офис-менеджеру, куда он идет, как с ним можно  связаться, если возникнет необходимость  и во сколько он вернется, хотя бы приблизительно. И в этом нет ничего предосудительного.

Приглашение на конференцию  нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

В приглашении обязательно  должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться  до назначенного места[6].

Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний  было обеспечено следующее:

1) помещение для заседаний  на все время их проведений;

2) обеспечить проход приглашенных  через вахту или проходную  без задержки. Для этого необходимо  заранее составить список приглашенных  и отдать на проходную;

3) служебные машины или  такси для подвоза участников  из гостиниц или с вокзала;

4) обслуживание в зале  заседаний.

Одной из сторон в оказании помощи в работе руководителя, будет  являться назначение графика, в котором  отражается:

а) Своевременное выполнение очередных задач.

б) Распознавание собственных  сильных и слабых сторон.

в) Лучшее использование  собственного времени.

г) Экономный труд.

д) Повышение производительности труда.

В работе многих руководителей  встречаются элементы импровизации, но не всегда они могут наладить необходимое планирование времени.

Поэтому офис-менеджер должен последовательно, но не слишком явно и не навязчиво воспитывать у  руководителя чувство потребности  в планировании времени, по крайней  мере, в отношении к самой себе.

Не следует принимать  распоряжений руководителя, не добившись  ответа на вопрос, к какому сроку  они должны быть выполнены. Тогда  руководители, возможно, придут к выводу, что рациональнее назначить конкретные сроки, чтобы офис-менеджер оставила их в покое.

Многочисленные совещания  оказываются бесполезными, так как  не устанавливается точно, кто отвечает за выполнение задания и к какому сроку его необходимо выполнить.

Как правило говорят: "Срочно" или "В ближайшее время". А  насколько срочно или в какое  ближайшее время - часто не уточняют, за все ошибки «платит» офис-менеджер.

Поэтому офис-менеджер должен заботиться о календаре-памятке  своего руководителя. Многие руководители иногда забывают о своих распоряжениях, и поэтому офис-менеджер обязана  думать не только за себя, но и за руководителя, быть так называемым "опекуном".

4. Деловое общение и  деловые контакты в работе  офис-менеджера

Чтобы деловое общение  было успешным, недостаточно знать  специфику деловой речи, ее лексику, грамматику и стилистику. Надо научиться  пользоваться своей речью так, чтобы  заинтересовать собеседника, повлиять на него, завоевать на свою сторону, успешно говорить с теми, кто симпатизирует  вам, и с теми, кто против вас, участвовать  в беседе в узком кругу и  выступать перед широкой публикой.

К деловому разговору офис-менеджера  предъявляются требования правильности, точности, краткости и доступности  речи. Рассмотрим каждое из них в  отдельности[7].

Первое и непременное  требование к деловому разговору - ПРАВИЛЬНОСТЬ РЕЧИ. Хотя нормы устной деловой  речи не так строги, как у ее письменной формы, говорящие обязаны стремиться к правильности своего языка. Необходимость  соблюдения этого требования продиктована тем, что большинство участников деловой беседы, которые сами допускают  речевые погрешности, не упустят  случая отметить (если не вслух, то про  себя) наиболее очевидные ошибки в  речи беседующего с ними партнера. К тому же пока вы не будете твердо знать, что ваша речь с точки зрения ее лексико-стилистических норм является правильной, вам не избавиться от ощущения неуверенности. Только полная уверенность  в этом отношении дает возможность  сосредоточиться не на словах, а  на деле.

и т.д.................