Проблемы организации работы офис-менеджера

3. Хозяйственные обязанности.  Они начинаются с организации  закупки офисной техники, комплектующих,  расходных материалов и заканчиваются  руководством по установке оборудования  и постановке его на техническое  обслуживание, обеспечением взаимодействия  с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные обязанности.  Здесь подразумевается проведение  инвентаризаций и ревизий материальных  ценностей, аттестация персонала,  организация внутренней отчетности  и осуществление иных мероприятий  по контролю.

5. Отчетные. Они включают  в себя организацию подготовки  отчетов перед вышестоящим руководством  для контроля со стороны последнего.

Как видно из перечисленных  обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного  функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные[3].

Надо сказать, что все  вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру  и характерно для достаточно крупных  компаний.

В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим  звеном среднего уровня, обладающим, с  одной стороны, урезанными, по сравнению  с перечисленными, полномочиями, а  с другой - дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как  то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или  выполнение части функций менеджера  по персоналу (например, таких, как поиск  необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований  и т.д.).

Иногда на офис-менеджера  возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии  – он сам должен работать с банковскими  документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные  ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется  общение с клиентами и координация  продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.

Синтез обязанностей, возлагаемых  на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:

1. Организует структуру  (зонирование) офиса, исходя из  поставленных вышестоящим руководством  задач и профиля предприятия.

2. Выбирает на основе  рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.

3. Разрабатывает и составляет  графики проведения профилактических  и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных  материалов, а также порядок утилизации  и списания оборудования, выработавшего  свой ресурс.

4. Обеспечивает подготовку  и организацию работы офиса  (осуществляет руководство организацией  рабочих мест персонала офиса,  организует проверку офисного  оборудования на предмет определения  готовности к эксплуатации, проверяет  санитарные условия работы в  помещениях офиса (освещение,  вентиляцию, температурный режим,  пр.).

5. Организует использование  в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим  состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает  взаимосвязь с сервисными организациями  по техническому обслуживанию  офисной техники (разрабатывает  схему действий персонала при  выявлении неисправностей офисной  оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для  проведения ремонтных работ и  иных видов технического обслуживания).

6. Организует обеспечение  необходимыми для работы офиса  товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности  в материально-техническом обеспечении  и обслуживании офиса, составляет  планы на канцтовары, расходные  материалы и др.; проверяет наличие  канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру  цен, системы скидок; обеспечивает  размещение заказа у поставщиков;  заключает договоры).

7. Определяет порядок  получения товарно-материальных  ценностей, организует платежи  за их поставку, оформляет доверенности.

8. Организует работу по  ведению бюджета расходов на  офисные нужды, по оптимизации  прямых и косвенных хозяйственных  затрат.

9. Обеспечивает хранение  товарно-материальных ценностей  (канцтоваров, расходных материалов  и т.п.), необходимых для работы  офиса, организует учет и выдачу  предметов и средств труда  работникам офиса.

10. Организует работу по  инвентаризации хозяйства офиса.

11. Координирует работы  по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению  документации в соответствии  со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.

12. Организует прием и  рассылку деловой корреспонденции  (регистрацию и обработку входящей  и исходящей корреспонденции), ведет  в пределах своих полномочий  деловую переписку.

13. Организует:

?              встречу, прием, регистрацию и  необходимое обслуживание визитеров,  гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

?              прием визитных карточек, анализ  их содержания, их хранение;

?              материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

14. Организует и проводит  деловые переговоры (планирует деловые  встречи, определяет линию деловых  переговоров, управляет переговорами  с соблюдением правил этикета  и протокола, организует документальное  оформление переговоров, анализирует  результаты деловых встреч).

15. Руководит работниками  офиса: распределяет обязанности  между ними; доводит до сведения  работников задания и принятые  в отношении их решения; определяет  степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества  работы и критерии оценки качества  работы; анализирует эффективность  работы; осуществляет контроль за  исполнением принятых решений.

16. Организует работу секретарей  на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров  (прием входящих звонков, управление  исходящими звонками, переадресация  звонков), приему и отправке телефонограмм;  контролирует культуру речи секретарей (операторов).

17. Осуществляет контроль  за трудовой дисциплиной работников  офиса (составляет распорядок  работы офиса, контролирует его  соблюдение, ведет учет нарушений,  анализирует причины нарушений  и принимает меры по недопущению  нарушений распорядка работы  офиса и трудовой дисциплины).

18. Назначает работников, несущих материальную ответственность  за переданные им для выполнения  рабочих заданий товарно-материальные  ценности; определяет схемы передачи  товарно-материальных ценностей  от одного материально-ответственного  лица другому.

19. Обеспечивает выполнение  работниками корпоративных правил  и норм поведения.

20. Разрабатывает и внедряет  системы мотивации и дисциплинарной  ответственности работников офиса,  осуществляет контроль за реализацией  системы материального и морального  стимулирования работников офиса.

21. Оказывает работникам  офиса помощь в разрешении  возникающих в ходе работы  проблем, принимает меры по  предупреждению конфликтных ситуаций.

22. Координирует работу  офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих  мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.

23. Обеспечивает взаимодействие  офиса с другими структурными  подразделениями предприятия.

24. Организует совместно  со службой безопасности проведение  работ по планированию и внедрению  мероприятий по поддержанию внутриофисного  режима и информационной безопасности.

25. Руководит подготовкой  отчетной документации для вышестоящего  контроля.

К офис-менеджеру предъявляются  следующие требования:

Знание: назначения и задач  работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ  менеджмента; сферы деятельности и  видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения  офиса; методов стратегического  планирования; целей, способов и методов  проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.

Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего  уровня в крупных компаниях, как  правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия  обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют  опыта руководящей работы.

Личные характеристики. Возраст  — как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера  должен быть эрудированным; обладать высокой  степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях. Отдельные предприятия  желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Образование. Высшее, предпочтительно - экономическое. Приветствуется повышение  квалификации на курсах, в том числе - профильных[4]. Основными правовыми  документами, регулирующими деятельность офис-менеджера, являются трудовой договор  и должностная инструкция (см. Приложение).

 

3. Организация рабочего  места и помощь в работе  руководителя

 

Организация рабочего места  офис-менеджера с учетом требований научной организации труда к  его планировке и обслуживанию, а  также с учетом требований и возможностей использования современной организационной  техники, к ее оборудованию и оснащению  является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности  и качества труда, сохранения работоспособности  в течение всего рабочего дня.

Рабочее место офис-менеджера  является важной ячейкой организации  трудового процесса в учреждении.

Поскольку офис-менеджер - "лицо учреждения", то и его рабочее  место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой  культуры труда.

Планировка рабочего места  офис-менеджера должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных  на него обязанностей, в то же время  отвечать требованиям экономии площади  помещения[5].

Рабочее место офис-менеджера  в приемной обычно располагается  рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко  можно было видеть всех входящих.

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся офис-менеджеру  и другим сотрудникам, непосредственно  в процессе работы.

Мебель для посетителей  должна находиться в зале, хорошо просматриваемым  офис-менеджером, удобна для размещения в помещении.

Большую часть рабочего времени  офис-менеджер работает сидя, а это  утомляет, поэтому он должен иметь  возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для  письма, чтения.

Насыщенность рабочего места  офис-менеджера средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности  работы.

Важным элементов организации  рабочего места офис-менеджера является внутренняя организация отделений  стола. Ящики должны легко, плавно и  бесшумно выдвигаться.

Большой ящик лучше всего  приспособить для вертикального  хранения материалов, в остальных  ящиках должны быть различные специальные  приспособления - для картотек, малой  организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в  ящиках стола.

Следует помнить, что нередко  офис-менеджер имеет большое количество разных технических средств, включая  оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинатор.

Их размещают таким  образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением офис-менеджера. Пользоваться своим компьютером, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации.

Офис-менеджер несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки  тоже с него.

Офис-менеджер должен иметь  возможность при необходимости  говорить со своим руководителем  по неотложным делам.