Проблемы организации работы офис-менеджера

Понятие бизнeса зародилось вместе с понятием товарно-денежных отношений, т.е. на общинном этапе развития человечества. Когда основной формой "торговли" между общинами являлся натуральный обмен, появились менялы-кочевники, кочевавшие из одной общины в другую и выменивавшие различные товары с выгодой для себя. Это и можно считать одним из первых проявлений духа предпринимательства.

Ярким примером является Америка: множество контор, работающих в различных  областях. Каждая из них имеет свою управленческую структуру, где кроме  президента (хозяина) есть еще и управляющий, финансисты и аналитики, занимающиеся разработкой политики фирмы. Те из них, чьи специалисты оказались наиболее талантливыми, опытными и грамотными выжили в море дикой конкуренции. Все самые знаменитые американские бизнесмены: Генри Форд, Рокфеллер и другие начинали с малого, но быстро сориентировавшись в сложившейся на рынке ситуации, они смогли набрать команду и сделать свою работу максимально эффективной; работая быстрее и лучше других, они смогли стать лидерами в своей области.

Основная цель существования  любого бизнеса и создания любой  фирмы - привести фирму к вершине  Успеха, закрепить ее там и дать ей возможность смело смотреть в  будущее, видя там новые перспективы  ее развития. Сущность бизнеса состоит  в постоянном совершенствовании  самой фирмы, ее стратегии и тактики  в борьбе за место на рынке, в стремлении к совершенству. Приумножение капитала, получение прибыли и развитие фирмы, надежда на будущее - вот те составляющие, без которых бизнес немыслим. Так же он немыслим без  талантливых менеджеров, которые  могут повести за собой людей  и реализовать все задуманное.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ачество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением офис-менеджера со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

Актуальность темы данной работы обусловливается тем, что  в России возложение на секретаря  или администратора обязанностей офис-менеджера  объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что  в советское время аналогом данной должности был секретарь с  «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был  руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением  отечественных работодателей к  универсализации персонала и  экономии средств на человеческие ресурсы.

Но поскольку эта должность  пришла к нам из-за рубежа, то, судя по зарубежным тенденциям, такая практика уже «отмирает». На сегодняшний день офис-менеджер – это руководящая  должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса.

Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор  лишены (или почти лишены) властных полномочий. Так как все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе, предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

Изученность. Для написания  данной работы, мной была исследована  соответствующая литература, в которой  изучена проблема организации работы офис-менеджера. В работах Т.Н. Бондаревой, Ришара, Кауса, Д. Харрисона, и других ученых сформулированы общие принципы и критерии работы офис-менеджера. В данной работе мною также были использованы последние работы западных авторов и консультантов по менеджменту, а также труды известных отечественных лингвистов, логиков и специалистов в сфере управления.

Объектом исследования данной работы является совокупность должностных  полномочий офис-менеджера

Предметом исследования является организация работы офис-менеджера.

Цель исследования состоит  в комплексном изучении проблемы организации работы офис-менеджера, являющегося координирующим центром  конкретного структурного подразделения. Исходя из данной цели, решаются следующие  задачи:

- рассмотреть способ организации  и психологические аспекты работы  офис-менеджера;

- определить организацию  рабочего места офис-менеджера;

- разобрать в чем заключается  помощь офис-менеджера в работе  руководителя;

- проанализировать деловое  общение в работе офис-менеджера.

Практическая значимость работы. Аналитический материал работы и полученные результаты исследования могут быть применены при создании обобщающих трудов и учебных пособий  по изучению специфики работы офис-менеджера.

Структура исследования. Цели и задачи исследования обусловили выбор  структуры работы. данная работа состоит  из введения, четырех вопросов, заключения, списка литературы и приложения к  работе.

1. Способ организации  и психологические аспекты работы  офис-менеджера

 

Качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением офис-менеджера  со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

Офис-менеджер является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Офис-менеджер не принимает  решений по вопросам, входящим в  компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует  в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества офис-менеджера, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую  роль.

Офис-менеджер является связующим  звеном между своим руководителем  и подчиненными. Офис-менеджер представляет руководителя также и перед другими  учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так  и о ее организации[1].

Механизация и автоматизация  управленческого труда требуют  от офис-менеджера постоянного повышения  своей деловой квалификации, делопроизводства. Одним из путей обеспечения высокой  эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных  сотрудников как офис-менеджеры.

Однако в этой области  необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка офис-менеджера  сводится главным образом к освоению технических навыков – умение работать на компьютере и другой офисной  технике, и т.п. Вопросы же рациональной организации работы офис-менеджера, различные психологические аспекты  его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у офис-менеджеров в процессе длительной практической работы методом "проб и ошибок". Широкое распространение  микроэлектроники, компьютеров индивидуального  пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической  информации, высоко эффективных устройств  ее хранения и поиска, современных  средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего. Может  быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного  значения организационные и психологические  аспекты труда служащих, и техника  способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и офис-менеджера. Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной  техники решаются лишь вопросы автоматизации информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации.

Значительно труднее формализовать  процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь  предпринимаются попытки использования  достижений современной вычислительной техники. Тем не менее, в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений.

Очень большое влияние  на эффективность труда в сфере  управления оказывают и психологические  аспекты взаимоотношения людей. Предпринимаются попытки перестройки  организационной структуры ряда фирм США с использованием подхода  к управленческому труду, как  к процессу обработки информации.

С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа  служащих и повышения производительности труда в сфере управления.

Однако при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего  и среднего звена при замене личных офис-менеджеров централизованной службой  подготовки и обработки информации. В результате были вынуждены вернуться  к прежним организационным структурам.

Вероятно, ключом к решению  этой проблемы является комплексный  подход, основанный на совместном использовании  достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

Таким образом, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется  непосредственно директору. Его  основной задачей является организация  и обеспечение работы офиса. Под  офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала  и осуществляющая взаимодействие с  клиентами.

Можно выделить следующие  требования работодателей к вакансиям  офис-менеджеров и секретарей. Принципиально  их можно разделить на деловые  и личностные качества. К деловым  относятся в первую очередь относятся  профессиональные навыки (высокий уровень  базового образования, хорошее владение ПК, оргтехникой, хорошее знание русского и иностранного языка, делопроизводства). Организаторские качества подразумевают умение организовывать свою работу, работу офиса, поездки руководителя, прием гостей.

Важным является инициативность - умение самостоятельно принимать  решения в рамках своих полномочий и предлагать действия по улучшению  существующих норм, правил и т.д. Так  же работодатели обращают внимание на пунктуальность, исполнительность, преданность  фирме. Среди личностных качеств  на первом месте стоит коммуникабельность, которую определяют как умение легко  устанавливать контакты с самыми разными по характеру и статусу  людьми - и это логично. На втором - внешний вид.

Способность отделить главное  от второстепенного в работе часто  отсутствует у многих руководителей. Это приводит к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перегружены  потоком неудобоваримой информации.

Эту проблему офис-менеджеры  решают путем выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот[2].

Главное в любом деле можно  найти, только обладая критерием  важности, то есть умение определять различные  по значению цели: общие, частные. Поэтому  необходимо выработать в себе способность  как можно быстрее и точнее это сделать.рассматривая проблему рациональной организации работы офис-менеджера, определяется, что сюда относят, прежде всего. Порядок расположения документов:

1. Входящая корреспонденция:  материалы, которые поступают  в секретариат.

2. Текущая обработка: материалы,  которые уже отработаны или  должны быть скоро закончены.

3. Исходящие материалы:  то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны  быть собраны в папки или  обложки. Исходящие документы  необходимо разделить на: а) собственно  исходящую почту, идущую за  пределы предприятия; б) документы,  рассылаемые в пределах предприятия;  в) документы, предназначенные  для подшивки в дела. Текущую  работу следует разделить на:

1. Срочную - к исполнению  сегодня (материалы для телефонных  переговоров должны находится  отдельно).

2. Менее срочную. Следует  сложить все вместе то, что  относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения  работы и приема посетителей.

Материалы должны располагаться  в шкафу с делами так, чтобы  и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу  найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в  отдельную папку.

4. Документы постоянного  употребления. Это отделение не  должно быть слишком обширным. В нем может лежать только  то, чем пользуются особенно часто.  Время от времени необходимо  проверять, все ли документы  часто бывают нужны в настоящее  время. Если этого вовремя не  делается, то накапливается достаточное  количество документов, среди которых  подчас трудно найти необходимый,  тратится лишнее время на его  поиски. Проверку лучше выполнять  в свободное от основной деятельности  время, чтобы не отвлекаться  и ничего не перепутать.

 

2. Основные должностные  обязанности офис-менеджера

 

В перечень обязанностей офис-менеджера  входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.

Условно их можно разделить  на пять групп:

1. Управленческие. Эти обязанности  подразумевают:

?              построение организационной структуры  офиса;

?              планирование работы офиса;

?              руководство персоналом офиса  – администратором, секретарями,  курьерами, телефонными операторами  и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация  обучения персонала, планирование  его карьеры и т.д.);

?              разработку и внедрение в офисе  корпоративной культуры в соответствии  с принятой на предприятии  в целом;

?              разработку политики общения  с клиентами.

2. Административные. Под  административными обязанностями  понимаются организация делопроизводства  в офисе, построение взаимоотношений  между структурными подразделениями,  «зонирование» офиса и т.д.