Проблеми взаємодії людини та організаційного оточення

 Для того, щоб стикувати очікування людини й організації по відношенню один до одного і тим самим усунути або мінімізувати проблеми та колізії,які виникають між людиною і організаційним оточенням, важливо чітко представляти те, на яке місце в організації претендує людина, які ролі він може і готовий виконувати і яку роль йому припускає дати організація. Дуже часто саме невідповідність ролі, яку пропонує організація людини, її претензіям займати певне місце в організації, є основою конфлікту між людиною і організаційним оточенням [3].

3. ФОРМАЛЬНІ І НЕФОРМАЛЬНІ ГРУПИ: ОСНОВНІ ВІДМІННОСТІ І ОСОБЛИВОСТІ УПРАВЛІННЯ НИМИ

Формальні групи – це об'єднання людей в межах організації, створені за рішенням вищого керівництва для виконання певних виробничих чи управлінських функцій. До їх числа відносять керівні групи (топ-менеджери та їхні команди, котрі розробляють стратегічні рішення і вирішують ключові питання), робочі групи (постійні групи, об’єднані виконанням спільного завдання – це колективи виробничих цехів, функціональних відділів) та комітети або цільові групи, що мають право на групове прийняття рішень і створюються для реалізації певних завдань чи проектів. Вони можуть бути як тимчасовими, так і постійними (ради, комісії, проектні команди тощо). Виникнення останніх пов'язано з появою в організації певної проблеми, яка не може бути ефективно вирішена у рамках існуючої організаційної структури. Цільові групи усувають формальні відомчі перешкоди, що існують між різними підрозділами організації та перешкоджають координуванню їхньої діяльності. До їх складу вводять осіб, що мають великий досвід роботи у відповідній галузі. Це сприяє концентрації інтелектуальних зусиль і швидшому та кращому вирішенню проблеми. На період роботи в групі цих осіб, як правило, звільняють від основної роботи, а після вирішення проблеми вони повертаються до своїх постійних обов’язків. Діяльність таких груп, зазвичай, є досить ефективною Однак, за відсутності чітко визначених прав та обов'язків її членів, особливо за умов постійного функціонування (наприклад, якогось комітету), робота групи може виявитися мало результативною [4].

 Формальні групи взаємозалежать  між собою і утворюють організацію  як систему. Тому ефективне управління  ними має для організації вирішальне  значення. Однак досить часто  реальна поведінка членів формальних  груп відрізняється від тієї, що моделювалась її керівниками. Найбільш суттєвими причинами цього є:

- недостатня повнота  моделі поведінки працівників  у спланованій ситуації. Як правило, визначаючи виробничі завдання, керівник групи вказує лише  основне – результати, яких потрібно  досягти, та ресурси, які можна  використати. Поза його увагою  зазвичай залишаються методи  виконання роботи і взаємодія  людей при цьому, які у процесі  роботи групи формуються спонтанно, з огляду на досвід, знання, звички  членів групи. З часом вони  набувають усталеності та стійкості  і виходять за межі формальних  відносин.

- конфлікти між формальною  та неформальною структурою. Досвід  та знання окремих членів групи  дозволяють їм виділитися із  загалу і почати конкурувати  із формальними лідерами за  вплив на групу. Це трапляється  тоді, коли планові завдання занадто  деталізуються і доводяться до  абсурду, або ж коли запропоновані  керівником методи роботи йдуть  врозріз із звичними чи порушують  певні традиції, що склалися у  групі. Якщо дії такої людини  підтримуються іншими, формується  соціальне середовище, яке починає  діяти не за приписами керівництва, а навпаки, протистояти йому і  значно послаблювати його вплив.

Отже, неформальна група – це спонтанно утворене об'єднання людей, які вступають у взаємодію для досягнення певних цілей. Між формальними та неформальними групами є істотні відмінності, починаючи від мети, з якою вони створюються і закінчуючи формами впливу її лідерів на інших членів групи.

Мета (цілі) формальних груп стосуються передусім виконання виробничих завдань та функцій в межах встановлених нормативів, що і визначає зміст взаємодії між її членами. Метою ж неформальних груп є задоволення певних потреб, що знаходяться поза межами інтересів формальної організації і можуть бути як індиферентними (такими, що не впливають) її цілям та задачам (хобі, дозвілля, дружба тощо), так і суперечити їм, бути антагоністичними (відстоювання вищої зарплати, превентивного розподілу ресурсів та ін.)

 Паралельне існування  формальних і неформальних груп  в організації ускладнює систему  владних відносин. Якщо призначений  вищим керівництвом лідер не  відповідатиме певним вимогам  керованої ним групи, не відстоюватиме  її інтереси, то група може  висунути неформального лідера  і стати менш керованою. Тому  менеджери мають уважно ставитися  до обґрунтованих вимог членів  колективу для того щоб не  викликати у ньому протидії. Слід  зважити також і на те, що  комунікаціям, які відбуватимуться  поза формальними каналами (оскільки  неформальні групи не обмежуються  рамками формальних, а пронизують  усю організацію, взаємодіючи між  собою) співробітники фірми схильні  більше довіряти, ніж формальним  і якщо керівник приховуватиме  деяку важливу інформацію, це  може викликати до нього недовіру, що знизить здатність його  впливати на поведінку членів  групи.

Отже, менеджери мусять докладати зусилля, щоб напрямки діяльності неформальних груп не суперечили цілям та завданням фірми, а носили підтримуючий характер [5].

4. ЧИННИКИ, ЩО ВПЛИВАЮТЬ НА ЕФЕКТИВНІСТЬ РОБОТИ ГРУПИ

Групова діяльність здійснюється за тією ж схемою, що і індивідуальна. Вона включає процеси планування, організації, мотивації, контролю, координації. У загальному її ефективність обумовлюється вмінням менеджера чітко окреслити задачі, забезпечити їх виконання необхідними ресурсами, заохотити і проконтролювати діяльність людей і, якщо це необхідно, скоригувати їх дії. Але групова робота має і свої особливості. Перш за все вона ефективна там, де потрібно швидко знайти правильне рішення щодо проблеми, яка виникла в організації. Тому велике значення має спроможність групи виявити можливі альтернативи, вибрати кращу, дійти згоди щодо способу її реалізації тощо. Для цього слід створити відповідні умови, врахувавши, що процес виявлення альтернатив відбувається шляхом обговорення ситуації, аргументування позицій, обміну думок між членами групи. Отже, визначаючи чинники, що впливають на ефективність роботи групи, в даному розділі слід звернути на ті з них, які супроводжують процес прийняття рішень. До таких чинників відносять:

- розмір групи;

- склад групи;

- групові норми;

- згуртованість членів  групи;

- конфліктність всередині  групи;

- статус членів групи;

- групові ролі .

Розмір групи. Теоретики управління приділили багато уваги визначенню ідеальної кількості членів групи. Ними встановлено, що оптимальною для управління і міжособистісного спілкування в процесі діяльності є група, котра налічує сім плюс – мінус дві особи. Такий колектив є найменш конфліктним і найбільш оперативним.

У групі менше п’яти осіб творчий потенціал падає, і не лише з причини зменшення кількості висунутих ідей, а і внаслідок того, що відповідальність за прийняті рішення стає більш персоніфікованою і це примушує відмовлятись від деяких рішень, що здаються занадто ризикованими. Більший колектив здатен вирішувати складніші і різноманітніші завдання, оскільки його члени мають більший сукупний досвід і знання, але групу більше 9 – 10 осіб стає складно координувати, її члени можуть відчувати труднощі у проголошенні та обґрунтуванні своїх думок перед іншими, що грає особливо негативну роль при вивченні проблем, що не мають однозначного вирішення. Крім того, збільшення розміру групи посилює тенденцію до ухиляння від роботи, з’являються неформальні угрупування, дії і наміри яких часто є суперечливими [6].

Склад групи. У даному контексті склад групи враховує ступінь подібності її членів за точками зору, підходами, які вони проявляють при вирішенні проблем. Досвід показує, що група має складатися з несхожих людей з різними позиціями, ідеями, способами мислення тощо. Така група зможе працювати ефективніше, висунути і розглянути більше альтернатив, а значить, приймати обґрунтовані рішення.

Групові норми. Прийняті групою норми суттєво впливають на поведінку окремої особи і на те, в якому напрямку буде працювати група: на досягнення цілей організації або на протилежне. Норми підказують членам групи, яка поведінка і яка робота очікується від них. Тільки дотримання норм дозволяє окремій особі розраховувати на причетність до групи, її визнання і підтримку. Але, якщо розглядати норми з позицій організації, то вони можуть мати не лише позитивний, але і негативний характер, тобто заважати досягненню її цілей. До останніх можна віднести крадіжки, прогули, деструктивну критику діяльності фірми. Тому керівнику слід формувати такі групові норми, які створювали б сприятливе для цілей і задач фірми мотиваційне середовище (відданість фірмі, захист її інтересів, турбота про якість продукції та обслуговування споживачів, колективна робота тощо). Варто при цьому відзначити, що добре приживаються і культивуються ті норми, які відповідають менталітету працівників, і погано – ті, що їм суперечать. Так, наприклад, відданість фірмі і орієнтація на колективну роботу надзвичайно розвинута у японському менеджменті (що відповідає переважно общинному характерові стосунків серед японців) і слабо проявляється у американському. Там більше заохочуються індивідуальна робота, оскільки вона забезпечує вищі результати, що є основою розвитку будь-якої фірми. Тому американський працівник змінює місце роботи, якщо бачить, що на старому він не може себе реалізувати достатньою мірою.

 Групові норми і  правила можуть відіграти вирішальну  роль при прийнятті людиною  рішення про її входження у  групу. У разі, якщо вони визнаються  усіма членами групи беззастережно, говорять про високу згуртованість  групи.

Згуртованість групи. Це міра тяжіння членів групи один до одного і до колективу. Високий рівень згуртованості групи підвищує ефективність діяльності всієї організації, якщо цілі обох узгоджуються між собою. У згуртованих групах менше проблем у спілкуванні, менше непорозумінь, напруженості, недовіри, вища продуктивність. Керівнику слід робити все, щоб згуртувати групу і узгодити її цілі з цілями організації. Водночас слід стежити за тим, щоб згуртованість не набула характеру групової одностайності, коли тиск групи на окремих її членів стає надмірним. Груповий тиск – чи не найсильніший спосіб вплинути на поведінку людини в межах колективу, яка, навіть маючи рацію, вимушена йому уступити, для того щоб не допустити відкритого конфлікту.

 У залежності від  свого характеру та інших особистих  рис люди по-різному ставляться  до групових норм і групового  тиску. Одні повністю їх приймають  і намагаються їм відповідати. Інші, в душі не погоджуючись  із ними, вимушені на практиці  дотримуватись, щоб не втратити  прихильності колективу, але лише  доти, доки їм це вигідно. Треті їх не приймають і не намагаються це приховати, що спричиняє їх високу конфліктність. Такі люди або не вживаються у колективі і йдуть із нього, або ж колектив вимушений під них пристосовуватись, якщо вони мають для нього велику цінність.

 Конфліктність групи. Наявність несхожих у групі  людей, хоч і є позитивним фактором, що сприяє підвищенню ефективності  її роботи, водночас може обумовлювати  появу конфліктних ситуацій. Для  того, щоб не допустити негативного  впливу конфліктів на діяльність  групи, необхідно скеровувати їх  хід у функціональне русло

 Статус членів групи. Він визначається місцем у  службовій ієрархії, посадою, досвідом, інформованістю тощо. Ці фактори  можуть сприяти підвищенню або  зниженню статусу члена групи  в залежності від її цінностей  і норм. Як правило, на думки  і поведінку групи більше впливає  той із її членів, котрий має  вищий статус. Але у багатьох  випадках його позиція не є  найкращою. Часто саме новачки  мають цікаві, нестандартні ідеї, які можуть бути корисними  організації. Тому для забезпечення  високої ефективності роботи  у групі необхідно створити  такий внутрішній клімат, щоб  думки членів, які мають вищий  статус, не домінували над думками  інших.

 Ролі членів групи. Критичним фактором, який визначає  ефективність роботи групи, є  поведінка кожного з її членів. Вона має сприяти соціальній  взаємодії і досягненню цілей  групи. Не кожна людина здатна  до групової роботи. Є цілковиті  індивідуалісти, котрі в команді, в кращому випадку, працюватимуть  нижче середнього, а в гіршому  – стануть причиною її руйнування. Причина цього – вони не  придатні до виконання групових  ролей. На ці ролі не призначають, вони є природними, виходячи із  психологічних особливостей характеру  працівника. З роллю завжди пов'язуються  певні права, обов'язки чи очікування. Розрізняють три види групових  ролей. Дві із них – цільові  та підтримуючі – створюють  нормальні умови для роботи  групи, а одна (негативні ролі) –  заважає [7].

ВИСНОВОК

Людина складає основу організації, її сутність і її основне багатство. Однак, якщо подивитись на це з позицій управління, то не можна говорити про людину взагалі, тому що всі люди різні. Люди ведуть себе по-різному, у них різні здібності, різне ставлення до своєї справи, до організації, до своїх обов'язків; люди мають різні потреби, їхні мотиви до діяльності можуть істотно відрізнятися. Взагалі, люди по-різному сприймають дійсність навколишніх людей і самих себе в цьому оточенні. Все це говорить про те, що управління людиною в організації винятково складна, але в той же час винятково відповідальна і важлива для долі організації справа. Менеджер повинен дуже багато знати про людей, з якими він працює, для того щоб намагатися успішно управляти ними.