Принципы статического и динамического состояния организации

Динамическая группа включает этапы внедрения, роста, зрелости, насыщения, спада и краха. Эти этапы характеризуются решением внешних и внутренних проблем компании во взаимосвязи.

Можно составить перечень законов, которые могут быть эффективными для статического и динамического состояний компаний Выйти в статическое состояние можно из любого этапа ЖКЦ двумя путями:

• постепенным накоплением продукции на складе для компенсации временного свертывания производства, для сокращения, наращивания или реструктуризации производства. При этом не будет потери рынка продаж ;
• свернуть производство старой продукции и провести сокращение, наращивание или реструктуризацию производства с целью выпуска продукции, более полно удовлетворяющей потребности и интересы покупателей (стратегия "late mover") или инновационной (пионерной) продукции (стратегия "first mover").

Принципы динамического состояния организации

К ним относятся: принцип приоритета персонала, принцип приоритета структур над функциями и принцип приоритета объекта управления над субъектом.

      Принцип приоритета персонала. "В системе: цель-задача-функция-структура-персонал наивысший приоритет должен иметь персонал, затем структура, функция, задача и цели". Любая компания создается людьми и для людей. Вспомним глобальную цель управления социальными процессами: "Максимальное удовлетворение потребностей и интересов личности и общества". При функционировании компании главное внимание должно уделяться вопросам, связанным с управлением персоналом, стимулированием их деятельности. Человек является основным производителем прибавочного продукта. Поэтому следует формировать структуру, функции, задачи и цели, приемлемые именно для него. В случае возникновения проблем с персоналом, необходимо корректировать цели компании, набор конкретных задач, набор функций с возможным изменением организационной структуры (см. Приложение №3).

      Принцип приоритета структур над функциями. "Для действующих компаний в системе "функция-структура" наивысший приоритет должна иметь структура".

В действующих компаниях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются. Таким образом, на каждый момент времени в любой компании имеются либо ненужные, либо недостающие в какой-то мере подразделения, которые через какое-то время будут или упразднены, или созданы без столкновений и антагонизмов. Для каждой компании создается уникальная организационная структура, благотворно влияющая на деятельность компании. Для сохранения этого благополучия имеется очень небольшой диапазон изменения этой структуры в виде ликвидации, расширения или создания отдельных звеньев. Эти изменения вызываются желанием ввести новые или сократить старые функции производства и управления. Широкое изменение функций производства и управления многими руководителями трактуется как большая гибкость системы управления. Однако при превышении этого диапазона компания может не справиться с новыми функциями.

Например, президент компании, имеющий функциональную структуру управления, решил все филиалы переподчинить непосредственно себе, так как поступали сигналы о финансовых нарушениях некоторых руководителей подведомственных филиалов. В этой связи структура управления существенно изменилась. Количество непосредственно подчиненных у президента компании существенно выросло и стало выше нормы управляемости. Таким образом, он не смог уделять достаточного внимания своему аппарату управления и филиалам. В результате существенно ухудшились экономические, социальные и технологические показатели деятельности компании.

Принцип приоритета объекта управления над субъектом. "В действующей компании при замене руководителя или реорганизации подразделений приоритет должен отдаваться коллективу подразделения относительно будущего руководителя".

Будущие руководители и специалисты подразделений компаний должны подбираться под конкретные действующие структурные подразделения с учетом их совместимости с коллективом подчиненных. Руководство компании в первую очередь должно учитывать, что коллектив представляет собой интеллектуальную ценность (нематериальный актив), на формирование которой были затрачены деньги компании. Обычно суммарный технический потенциал сформировавшегося коллектива существенно выше потенциала руководителя. Поэтому новый руководитель не должен уменьшать потенциал коллектива. Кроме того, подчиненные вправе рассчитывать на то, что новый руководитель будет не хуже прежнего. Таким образом, экономические, технологические и социальные мотивы достаточно существенны для реализации данного принципа.

В практической деятельности некоторых директоров компаний приоритет отдается новому руководителю или специалисту. При этом, сразу после назначения нового руководителя производятся серьезные перестановки или он приводит свою команду подчиненных, а прежний коллектив либо увольняется, либо перераспределяется в другие коллективы. Обычно это плохо кончается, так как теряются связи, каналы неформальной информации, навыки и т.п.

1.2 Основные принципы, классификация статического и динамического состояния организации.

Принципов соответствия три: соответствия целей и ресурсов, соответствия распорядительства и подчинения, соответствия эффективности производства и экономичности.

Принцип соответствия целей и ресурсов. "Ключевые цели, принятые в компании, должны своевременно обеспечиваться ресурсами".

Данному принципу соответствует программно-целевая технология процесса производства и разработки решений.

Она состоит в выдаче для исполнения заданий (целей, задач) с указанием средств, методов и времени их выполнения, с организацией внешнего или внутреннего контроля промежуточных состояний этого выполнения. Профессионализм выполнения задания определяется квалификацией руководителя, выдавшего задание, а квалификация исполнителя играет вторичную роль. Программно-целевая технология обычно гарантирует достижение поставленных целей. Использование данной технологии обычно приводит к достижению цели в заданный срок или приемлемых отклонениях в обеспечении ресурсами. Программно-целевая технология формирует управление по упреждению, а не по результатам.

Основные условия эффективного использования данной технологии:

• штат работников, реализующих конкретное задание цели, должен находиться в диапазоне 100-2000 человек;
• время выполнения задания не должно превышать 1 года с момента его выдачи;
• определенность и доступность управленческих и производственных ресурсов должна обеспечиваться в заданные сроки;
• разделение управленческого и производственного труда должно быть явно выраженным;

выпуск серийной и массовой продукции должен осуществляться в течение длительного времени.

Принцип соответствия распорядительства и подчинения. "У каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных при выполнении конкретной порученной работы".

Линейный руководитель может выполнять административные, технологические и патронажные функции. Функция считается административной, если среди процедур, ее составляющих, приоритетной является процедура "Принятие решения" или "Утверждение решения". Для технологической функции - это наличие среди процедур, ее составляющих, приоритетных процедур: "Подготовка решения", "Согласование" или "Организация выполнения решения". Если в наборе нет приоритетных процедур, то это патронажная функция. Наличие административной общей или конкретной функции управления также придает ей этот же статус.

Рассмотрим конкретную функцию "Управление капитальным строительством". В рамках этой функции производится планирование, организация, координация, стимулирование, контроль, информирование. Для этого необходимо разработать серию приказов, распоряжений, технологий, инструкций, советов и т.д. Так, приказы и распоряжения свидетельствуют об административном характере функции, а технологии, инструкции и советы – о технологическом характере функции. Административные функции в рамках "Управление капитальным строительством" выполняет главный инженер или другой специалист, наделенный соответствующими полномочиями. Технологические функции выполняет главный специалист или другой специалист. Патронажные функции могут выполнять привлеченные специалисты инжиниринговых компаний.

Так, в компании у каждого подчиненного должен быть один линейный руководитель. У каждого члена семьи также должен быть один линейный руководитель по определенному виду деятельности или по всем сразу. В армии генерал не может отдать приказ непосредственно рядовому, минуя его командира. У Президента страны также есть линейный руководитель, который представлен в виде коллективного органа: конгресса, парламента и т.д. Иногда встречаются ситуации, когда подчиненный по другим каналам является линейным руководителем своего руководителя.

Принцип соответствия эффективности производства и экономичности. "Для каждой компании должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Приоритет должен принадлежать эффективности".

В основе понятия эффективность лежит слово "эффект", означающее впечатление, производимое кем-либо на кого-либо. Эффект может быть организационным, экономическим, психологическим, правовым, этическим, техническим и социальным. Обычно эффект (результат) сравнивают с результатами в сопоставимых понятиях.

Разность между текущими и предыдущими затратами характеризует экономичность. Если затраты уменьшились – это положительная экономичность, а если увеличились, то это отрицательная экономичность.

Эффективность имеет следующее соотношение:

ЭФ = (Результат / Затраты)

100%.

Результат также зависит от затрат:

Результат = К

Затраты,

 

где К – коэффициент влияния затрат на результат.

При увеличении затрат может возрасти и результат в виде более высокого качества, удовлетворения большего объема потребностей и интересов покупателя и т.д. В результате учета приведенных формул эффективность может быть представлена следующим образом:

ЭФ = (К Затраты / Затраты) 100% = К 100%.

Таким образом, эффективность определяется лишь степенью влияния разности затрат на разность результата. Данный закон может быть представлен в виде следующего условия: эффективность важнее, чем приращение результата, деленное на экономичность.

Известна поговорка, что под лежачий камень вода не течет. Компания должна предусматривать определенные затраты на повышение эффективности ее деятельности. Полученная эффективность реализуется в виде прибавочного продукта, дополнительной прибыли.

           Общие принципы организации (принципы оптимальности).

Принципов оптимальности четыре: принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления, принцип прямоточности, принцип ритмичности, принцип синхронизации (принцип ритмичности).

Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления. "В каждой компании должно быть найдено наилучшее сочетание объемов административных, технологических и патронажных функций производства и управления".

Потребность человека во власти, самовыражении и самопроявлении побуждает многих руководителей усиливать централизацию производства и управления. Это свидетельствует о наличии "синдрома большого бизнеса", при котором существенно нарастают трудности, как в производстве, так и в управлении. Данный принцип требует вовремя производить объединение или разъединение компаний или подразделений. Внешними сигналами для проведения этой работы являются снижение спроса на товары, рост затрат на управленческий аппарат, рост незапланированных увольнений персонала.

Принцип прямоточности. "Производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути во избежание дополнительных затрат и искажений".

Внедренный в компаниях Форда технологический конвейер резко повысил производительность труда и позволил унифицировать большинство операций сборки и отладки. Это нововведение отменяло промежуточные склады, длительные межцеховые перевозки, во время которых часть деталей обычно повреждалась, терялась или расхищалась. Если в качестве примера взять информацию, то ее достоверность и ценность также напрямую зависят от выбранного пути доставки. Так, изначально абсолютно достоверная и ценная информация, проделав долгий путь и поступив к пользователю слишком поздно может к этому моменту оказаться недостоверной и дезориентирующей. Например, по электронной почте посылается срочное приглашение на важную встречу в г. Кушка. В силу каких-то причин провайдер задержал отправление приглашения и оно пришло с опозданием на 2 дня. Вся информация, пришедшая адресату, несомненно, правильная, но уже не имеет никакой ценности и вопреки своему назначению она создала много проблем для адресата.

Принцип ритмичности. "Производственные и информационные процессы должны идти с заданным уровнем равномерности в течение заданных временных интервалов".

Ритмичность обеспечивает согласованность производительности труда на различных участках единого технологического процесса.

Представим себе, что прежде чем получить готовое изделие, заготовка должна пройти четыре вида технологических операций: раскрой материала, сварку каркаса, сборку и окраску. Одна бригада может выполнить первую операцию в течение смены на 60 заготовках, вторую – на 30, третью – на 20, а четвертую – на 90. По плану необходимо выпускать 360 готовых изделий за смену. Принцип ритмичности требует полной занятости работников. Эту занятость можно обеспечить при следующих вариантах расстановки бригад.