Применение системы автоматизации управления предприятиями ГиР

Рассматривая потоки информации (а именно ее получение, хранение, обработка, анализ и отображение лежит в  основе АСУ), выделим следующие звенья в цепочке:

Подача запроса с информацией  о бронировании

- Имя и координаты гостя, сроки и параметры брони, ее идентификатор.

-  Поиск номера, удовлетворяющего запросу, его резервирование.

- Приезд клиента, идентификация, регистрация в качестве гостя.

- Запрашивается ряд данных от имени клиента до его места жительства и работы – последнее просто необходимо для поиска должников и поддержания контактов с постоянными клиентами.

 -  Контроль регулярного обслуживания (уборка, доставка прессы, завтраков и прочее

-   Информация об оплате проживания,

услуг, внесенных депозитов  и так далее – баланс счета  гостя.

-Предупреждение об истечении срока проживания и процедура выселения и расчета, либо продление срока представления услуг размещения.

 

 

Экран номерного фонда.

 

 

2.3 Существующие  варианты учета номерного фонда.

Лайтик Отель - программа для гостиничного бизнеса . Предназначена для учета в гостиницах, отелях, базах отдыха Подходит для посуточной сдачи квартир, апартаментов, коттеджей Наглядное отображение состояния номеров Учет использования номеров с фиксацией: Даты заезда Продолжительности ФИО клиента Паспортных данных Количества используемых мест Цены за номер в сутки Общей суммы за весь период Оплаченной суммы Дополнительной информации Справочник номеров 5 категорий цен на каждый номер Справочник состояний номеров Неограниченное количество номеров (до регистрации - не более 5 номеров) Основной режим работы Данный режим предназначен для:  Наглядного отображения всей информации о номерном фонде в любом интервале дат. Выполнения всех операций с номерами (бронирование, заселение и т.п.). Ведения справочников номеров и состояний номеров. Информация о состоянии  номерного фонда: Выделяется различными цветами (на рисунке: "свободен" - серым, "бронь" - розовым, "заселен" - голубым и т.д.). Может иметь пометку (на рисунке - "Иван", "X") для более удобного восприятия информации . Содержит полную информацию о клиенте (нижняя часть окна - ФИО и т.п.). Операции с номерным фондом: Осуществляются двойным нажатием мышки на соответствующей клетке расписания. Позволяют учитывать основную информацию о клиенте: периоде заселения, ФИО, паспортные данные, стоимость номера и т.д. (см. след. раздел инструкции). Позволяют менять состояние номерного фонда (например, с "брони" на "заселен"). Важно! Операции с номером осуществляются не на каждый день, а сразу на весь необходимый период. Во второй строке на рисунке четыре подряд идущих клетки (с пометкой "Иван") соответствуют брони на 4 суток. Для операции с этим интервалом можно дважды нажать мышкой на любую из этих четырех клеток. Основной режим позволяет: Менять дату начала отображаемого интервала (поля "Дата начала", "<-День", "День->", "<-Месяц", "Месяц->"). Быстро переходить на текущую дату (кнопка "Сегодня"). Получать справку о выбранном номере на выбранную дату (одиночное нажатие мышкой на соответствующей клетке; информация отображается в последней строке экрана). Менять состояние номеров (двойное нажатие мышкой на соответствующей клетке). Работать со справочниками номеров и состояний номеров Печатать бланк анкеты заселяемого лица (форма № 1-Г) Осуществлять операции с базой данных: Архивировать данные Разархивировать данные Импортировать данные из предыдущих версий Операции с номерным фондом Режим предназначен для определения  даты заезда, интервала заезда, ФИО  и паспортных данных клиента и  другой информации. Важно! Операции с  номером осуществляются не на каждый день, а сразу на весь необходимый  период. Обратите внимание на заполнение следующих полей: С - дата начала заезда; На - временной интервал использования номера; Мест - количество занимаемых мест. По умолчанию предлагается стандартное для выбранного номера количество (оно определяется в режиме Справочник номеров); Состояние - состояние номера ("бронь", "заселен", "ремонт" и т.д.). Выбирается одно из значений, определенных в Справочнике состояний номеров; Пометка - используется для отображения произвольной информации в основном режиме. Это могут быть инициалы, начало фамилии, знак вопроса и т.д. По умолчанию предлагается стандартная для выбранного состояния пометка (определяется в режиме Справочник состояний); ФИО - ФИО клиента; Паспорт - паспортные данные клиента; За сутки - стоимость номера за сутки. По умолчанию предлагается первая из пяти цен этого номера (цены определяются в режиме Справочник номеров). Сумма - общая стоимость номера (стоимость номера за сутки, умноженная на количество суток); Оплачено - сумма, оплаченная клиентом. Справочник номеров В данном режиме можно создавать, изменять и удалять информацию о  номерах. Кроме того, можно задавать порядок следования номеров при  отображении их в основном режиме (кнопка "Порядок"). Каждый номер имеет 5 категорий (колонок) цен. При определении каждого  номера, кроме его названия, можно  указать до 5 цен и количество мест. Названия цен можно менять непосредственно в этом режиме. Помните, что названия цен являются общими для всех номеров сразу. В дальнейшем, при работе с номерами в основном режиме, по умолчанию будет предложены указанное количество мест и первая цена, предложенные значения можно будет изменить). Справочник состояний  номеров В данном режиме можно создавать, изменять и удалять информацию о  состояниях номеров.   При определении состояния, кроме его названия, можно определить его цвет и пометку, используемую по умолчанию. При операциях с  номерным фондом, в каждом конкретном случае, пометку можно изменить.

 

 

2.4 АСУ в деятельности гостиницы "Ладога".

Расположение: Гостиница  расположена в экологически чистом районе недалеко от исторического центра города. Приветливый англо-говорящий персонал и высокое качество обслуживания оставят приятное впечатление об отдыхе в Северной Венеции.

Ближайшее метро: ст. метро «Новочеркасская», 10 минут пешком.

Размещение: В отеле 111 номеров разной категории: стандартные с одно - и двухместным размещением и полулюксы.

• Стандартный номер - площадью 17 кв.м. В номере ремонт, двуспальная кровать или две стандартные кровати, телевизор, телефон, сейф, центральная система отопления. Номера оснащены противопожарными датчиками. В ванной комнате - импортная сантехника, ванна, душ, туалет, раковина.
• Полулюксы (4 номера) - двухкомнатный номер площадью 37 кв.м. В номере: ремонт, двуспальная кровать или две стандартные кровати, диван, рабочий стол, телевизор, телефон, сейф, центральная система отопления. Номера оснащены противопожарными датчиками. Две ванных комнаты (ванна, душ, раковина, биде, туалет, фен и душевая кабина, туалет, раковина). Возможно размещение на дополнительной кровати. Максимальное число проживающих в номере - 6 человек.

Сервис: ресторан на 100 посадочных мест, два банкетных зала, обслуживание номеров, конференц-зал, бизнес-центр, парикмахерская, прачечная, химчистка, доступ в Интернет, магазин сувениров, сауна с бассейном, пункт обмена валюты, банкомат, камера хранения, круглосуточная охрана, платная охраняемая автостоянка.

Ладога-отель эксплуатирует  комплекс задач «Русский Отель» в составе КИС «Intellect Style», пользуются задачами, связанными с подготовкой номерного фонда, хоть и не в полном объеме. Это один из первых гостиничных объектов Петербурга, где применили систему автоматизации: первые компьютеры были поставлены сюда еще в 1986-м году. Сейчас в отеле современная комплексная информационная система, которая учитывает все стороны гостиничной жизни.

Отдел приема принимает заявки, заводит их по категориям номеров  в компьютер, где хранится вся  информация о гостях: когда въехали, на какой срок и т. д.  Единой системой автоматизированы и гостиничные  службы и ресторан, поэтому гость  может не расплачиваться наличными. Из программы видно, какими услугами воспользовался человек: пообедал в  ресторане, позвонил по телефону, сдал вещи в прачечную или химчистку.

Чтобы почистить или постирать  вещи, гость не должен искать самостоятельно соответствующие службы. В номере есть пакеты, на которых написано: «Прачечная», «Химчистка». Он должен просто положить вещь в определенный пакет и заполнить квитанцию, обозначив, какие именно вещи (носки, рубашки, костюм) и в каком количестве хочет постирать или почистить. Горничная заберет этот пакет и вернет вещи уже чистыми, а данные квитанции будут заложены в программу.

Автоматизация бельевого  склада в рамках КИС «Intellect Style» осуществляется на уровне контроля за движением грязного, чистого белья: его внешний приход, списание, перемещение между складами и этажами и остальное. Если в зависимости от типа уборок и класса убираемых номеров в гостинице определены нормы расхода моющих средств, то путем умножения нормы расхода на количество уборок можно получить общий расход моющих средств. Однако если подготовку номерного фонда рассматривать более широко, чем только уборка и ремонт номеров, то к этому вопросу можно отнести, например, и наполнение мини-баров. Эта задача также успешно решается в программном комплексе «Intellect Style».

 

Заключение

Вопрос об установке автоматизированной системы управления гостиничным  фондом в конечном итоге решать все  же владельцу (управляющему) гостиничного предприятия. Вполне вероятно, что в  условиях средства размещения малого типа с незначительными по объему информационными потоками компьютеризация  процесса управления отелем лишь неоправданно усложнит работу персонала, однако с  каждым годом становится все более  очевидным необходимость внедрения  таких систем на предприятиях, осуществляющих многоплановое и высокоуровневое  обслуживание большого объема клиентов. Точность и быстрота работы профессионально разработанной и отлаженной АСУ позволяет значительно снизить время обслуживания и количество ошибок, улучшить качество обслуживания, что влечет за собой минимизацию накладных расходов на лишний персонал, облегчает аудит и способствует росту положительного имиджа средства размещения среди потенциальной клиентуры и партнеров, что, несомненно, наилучшим образом скажется на конкурентоспособности предприятия. В современном информационном обществе адаптация потоков данных к компьютерным моделям становится не только хорошим тоном, но и условием выживания на сверхдинамичном рынке. Доступ к информационным технологиям все более упрощается и удешевляется, а окупаемость их редко можно поставить под сомнение.

Так или иначе, АСУ гостиниц – это уже не просто мода, но назревшая обусловленная требованиями времени необходимость, и степень соответствия этому веянию может означать процветание предприятия либо его упадок.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1.  Ляпина И.Ю. Организация и технология гостиничного обслуживания: Учебник для проф. образования/ Ирина Юрьевна Ляпина; Под ред. канд. пед. наук А.Ю. Ляпина. - 2 - е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2002.

2. Байлик С.И. Гостиничное хозяйство: организация, управление, обслуживание. - Киев: Альтерпресс, 2002.

3.  Уокер Д. Введение в гостеприимство. – М.: ЮНИТИ, 1998 год.

4.  Туризм и гостиничное хозяйство/ Под ред. А.Д.Чудновского. –

М.:ЭКМОС, 2000 год.

5. http://www.city-of-hotels.ru

6 .  http://www.ufontana.com

7.   http://turgostinica.ru

8.   http://www.gostinizy.ru

9.   http://www.petersburg-hotels.su