Приемка и закрытие проекта. Эксплуатационные испытания. Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов

- Подписать акт сдачи-приемки  между исполнителем и заказчиком;

- Изучить результаты исполнения  задач ИСР;

- Пересмотреть соответствующие  документы, такие как содержание  работы и сам контракт;

- Опросить клиентов с  целью выяснения факта удовлетворения  или неудовлетворения их требований.

 

Решение административных вопросов.

Необходимо решить все административные вопросы, которые могут оказаться важнее, чем формальные пункты проекта, особенно в том случае, если проект был реализован без заключения контракта. В административные задачи руководителя проекта на этапе его закрытия должны быть включено следующее.

- Осуществить все оставшиеся  по проекту выплаты поставщикам, контрагентам и другим заинтересованным сторонам.

- Закрыть все кредиты после погашения всех платежей.

- Получить платежи по проекту, если он выполняется для клиента, финансирующего выполнение работ.

- Пересмотреть и обновить  всю документацию;

- Обновить картотеку данных по персоналу или предоставить функциональным менеджерам команды информацию для того, чтобы они могли составить отчет по проделанной работе участников проекта в следующем проекте.

- Составить полную документацию данных по проекту и удалить ненужную информацию;

- Составить список использованных активов баланса проекта, которые можно применить в других сферах организации;

- Подтвердить выход из проекта определенных заинтересованных сторон с тем, чтобы завершить проект.

- Оценить степень удовлетворения заинтересованных сторон результатами проекта, а также работой его руководителя.

- Собрать все полученные знания и опыт в одном месте для их дальнейшего использования.

- Распустить команду проекта, дав им возможность приступить к работе над другими задачами организации.

- Освободить рабочее пространство (офис) проекта.

- Уведомить всех заинтересованных  сторон об окончании проекта и доступности ресурсов для осуществления других видов работ;

- Отметить достижения  команды проекта и выразить признание отдельным лицам за их вклад в развитие проекта или задачи, выполненные сверх нормы.

- Убедиться, что весь спектр заданий выполнен;

- Удостовериться у заинтересованных  сторон в применимости и высоком качестве результатов проекта и получить от них письменное подтверждение.

Кроме того, в некоторых  проектах есть возможность перераспределения вне оборотных активов и их повторного использования в качестве компонента фазы закрытия проекта. Сюда относится программное обеспечение, комплектующие, капитальное оборудование, площадки для проведения испытаний и т.д. менеджер проекта в данном случае ответственен за обеспечение перераспределения основных средств, обновления их статуса в базе данных и возможности их дальнейшего использования в процессе производства.

Одним из форс-мажорных обстоятельств во время закрытия проекта может стать необходимость выполнить задачи, которые не были включены в ИСР. Результатом такой непредусмотрительности может стать превышение бюджета и графика проекта, что может нанести урон репутации компании в дальнейшем. Чтобы предотвратить возникновение подобных ситуаций, необходимо составить список задач, которые нужно выполнить для того, чтобы закрыть проект.

Передача  накопленных знаний. 

Этап завершения проекта  подразумевает создание и систематизацию архива данных – единого файла документов, в котором хранится вся информация по проекту, доступная всем ее участникам. Как правило, в крупных компаниях юридический отдел составляет программу хранения данных, в которой задаются параметры и сроки службы тех или иных документов. Это особенно важно для финансовой документации проекта, которая должна учитывать все нюансы законодательной и налоговой систем страны.

При систематизации архива данных необходимо очистить его от ненужной информации. Это является важным по двум причинам. Во-первых, лишняя информация затрудняет поиск необходимых  документов. Во-вторых, посторонние  файлы могут нанести ущерб  организации в случае, если потребуется провести юридические процедуры (судопроизводство, проверки и т.д.) в отношении проекта.

Таким образом, создание архива данных является необходимым по ряду причин:

- Соблюдение требований  законодательства;

- Проведение аудиторской  проверки в случае необходимости  повторного рассмотрения проекта;

- Проект как ориентир  для реализации других программ  и видов деятельности.

Последний пункт является, по сути, самым важным элементом  управления проектами, ключевая мысль  которого – использовать достижения предшествующих проектов в совершенствовании  планирования и реализации текущего проекта.

Как известно, персонал организации считается самым важным активом, а именно совокупностью знаний, которыми владеют сотрудники. Данная совокупность знаний охватывает все, что необходимо знать организации, для того, чтобы эффективно заниматься бизнесом или предоставлять услуги. Итак, мы знаем, каким образом проводить сбор информации у работников торгового отдела, кем являются наши заказчики и каковы их цели. Мы владеем структурами наших баз данных, и знаем, каким образом взаимодействуют наши системы. Нам знакомы организации – поставщики, а также мы в курсе нормативно-правовой базы, регулирующей область индустрии, в которой мы работаем. В некоммерческих и государственных секторах мы ориентируемся в политических процессах, посредством которых происходит финансирование, а также оказывается влияние на сообщество, в котором мы трудимся.

Передовые организации делают все возможное для обогащения совокупности знаний, даже, если происходит смена сотрудников. Большой вклад в совокупность знаний организации вносят хорошо задокументированные завершенные проекты. Формирование базы данных по проектам позволяет последующим менеджерам проектов использовать накопленную информацию для развития своей деятельности с большей эффективностью, лучшим качеством и наименьшим риском.

Менеджер проекта обязан активно вносить вклад в совокупность знаний организации посредством передачи знаний и опыта, полученных в результате реализации проекта. Очень важно хранить проектную информацию таким образом, чтобы сотрудники организации имели к ней доступ, и легко могли бы ею воспользоваться. Однако, вовсе необязательно для этого хранить всю информацию в архиве проекта. Проведение встреч с менеджерами других проектов, общих информационных собраний, а также собраний сотрудников проекта эффективно способствует быстрому распространению приобретенных знаний. Несомненно, для развития совокупности знаний организации необходимо фиксировать все полученные данные письменно, желательно в электронной форме.

Каким конкретно образом  накопленные знания хранятся, зависит  от проектов и организаций. Как правило, для этого организуется специальное собрание, на котором стейкхолдеры обсуждают, что в ходе проекта было сделано правильно, а что могло бы быть исполнено лучше. На подобные собрания часто приглашаются третьи стороны. В ходе дискуссии легче выявить полезный опыт и, таким образом, обогатить совокупность знаний организации. Несомненно, результаты таких встреч должны быть документально зафиксированы.

 

 

Роспуск команды

Данная задача подразумевает  следующие шаги:

- выразить благодарность  за вклад, внесенный сотрудниками  в достижение результатов проекта;

- оказать содействие сотрудникам  в нахождении дальнейшей работы.

Итоговый  анализ этапа закрытия проекта

Организация, которая стремится  к успешному процессу закрытию работ, должна придерживаться следующих правил:

- Следует составить список завершающих мероприятий. Важно не упустить ничего из того, что может помешать успешному завершению проекта;

- Трудовой вклад каждого члена команды оценен и зафиксирован документально;

- Все документы должны быть обновлены, и отражать заключительный статус проекта и его результатов;

- Документы проекта должны  находиться в компьютерной системе, куда, при необходимости, могут обратиться другие менеджеры проектов компании;

- Должно быть письменное  подтверждение того, что цели проекта достигнуты, конечные пользователи также должны подтвердить этот факт;

- Команда проекта должна  торжественно отметить закрытие  проекта. Сотрудникам проекта  следует вынести благодарность за вклад, внесенный в достижение результатов проекта;

- Накопленные знания должны быть обработаны и доступны всей организации. Это позволяет использовать накопленный на проекте опыт в дальнейшем, при возникновении необходимости создавать и планировать аналогичные проекты и инициативы.

- Следует провести оценку удовлетворенности заинтересованных сторон, в особенности заказчика. Как правило, такая оценка проводится третьей стороной. 

 

1.2 Эксплуатационные  испытания

      Завершению  работ  по проекту подрядчиком должна предшествовать объективная оценка  достигнутого результата при осуществлении проекта, оценка качества выполненных работ и их приемка. Для оценки результата и качества выполненных работ предусматривается обязательная процедура  приемочных (эксплуатационных) испытаний проекта. Приемку законченных работ по проекту может производить заказчик или другое, уполномоченное им лицо. При приемке выполненных подрядчиком работ должны быть решены следующие задачи:

Получение объективных данных о достигнутых результатах по проекту.

Проведение оценки реальных эксплуатационных характеристик проекта.

   Сопоставление измеренных (оцененных) характеристик с планируемыми показателями проекта и оценка достигнутого результата.

Анализ результатов и  определение причин обнаруженных расхождений, места и времени их возникновения.

   Разработка, согласование и утверждение заказчиком мероприятий по исправлению обнаруженных ошибок и расхождений.

   Организация и контроль выполнения работ по исправлению подрядчиком недостатков, выявленных при испытаниях.

Приемка законченных работ  по результатам эксплуатационных испытаний  и проверки устранения выявленных недостатков.

   Для реализации этих задач заказчик назначает приемочную комиссию. При приемке проектов, работы по которым велись за счет государственного бюджета или льготного кредитования, назначается государственная приемочная комиссия, приемочные комиссии соответствующих министерств, ведомств или других органов исполнительной власти в установленном законодательными актами порядке.

   Объем и методики проведения конкретных проверок (оценок) достигнутых результатов проекта в процессе приемочных (эксплуатационных) испытаний определяются согласованной программой их проведения. Содержание программы эксплуатационных испытаний должно учитывать действующие стандарты, нормативные акты (международные, национальные, ведомственные) и другие регламентирующие документы. Правовые требования к проведению испытаний детализируются в документе, называемом обычно гарантийным соглашением. Соглашение устанавливает взаимоотношения и ответственность поставщика и заказчика в отношении эксплуатационных гарантий выполнения заданных требований. Такое соглашение гарантирует защиту прав обеих сторон путем включения в него ряда обязательных пунктов, в том числе:

проверку соответствия характеристик  проекта заданным  требованиям;

контроль ввода в эксплуатацию, начала работ и проведения испытаний;

определение соответствия используемого  сырья требованиям проекта;

определение допустимого  времени работы и условий проведения испытаний;

проведение испытаний  для демонстрации соответствия паспортной производительности оборудования и  качества продукции;

проверку устранения выявленных ошибок проекта и ликвидации повреждений;

ограничение ответственности  исполнителя и условий окончания  действия соглашения.

   В случае, когда проведение полномасштабных эксплуатационных испытаний оказывается невозможным по техническим или экономическим проблемам (возможностям), они могут быть заменены демонстрационными испытаниями. Демонстрационные испытания не регламентированы правовыми (нормативными) положениями. Условия проведения таких испытаний определяются согласованным решением заказчика и исполнителя и могут быть достаточно гибкими в практически любых условиях реализации конкретных проектов.

   Организацию работы приемочной комиссии по проведению испытаний и подготовке отчета осуществляет председатель комиссии, назначенный заказчиком (ведомством заказчика). Менеджер проекта и исполнитель обеспечивают техническую реализацию проводимых работ комиссии.

   Отчеты о проведении конкретных эксплуатационных испытаний оформляются как протоколы измеренных эксплуатационных результатов, которые должны включать также оценку полученных результатов комиссией. Совокупность конкретных результатов (протоколов) и оценка этих результатов комиссией представляют суть отчета о проведении эксплуатационных испытаний. Результат работы приемочной комиссии оформляется Актом, подписанным председателем комиссии  Он служит основой для оценки работы предприятия, осуществляющего проект, и может действовать на весь срок его деятельности. Это положение распространяется и на демонстрационные испытания с учетом конкретной программы и согласованного объема таких испытаний. Отчет и рекомендации комиссии после их согласования заинтересованными сторонами утверждаются заказчиком.

   Приемка завершенного проекта оформляется актом установленной формы с приложением обязательного перечня документов, особенно если это связано с завершением строительства промышленных объектов.

 

 

 

2. Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов.

Создание резерва средств  на покрытие непредвиденных расходов представляет собой способ борьбы с  риском, предусматривающий установление соотношения между потенциальными рисками, влияющими на стоимость  проекта, и размером расходов, необходимых  для преодоления сбоев в выполнении проекта. Основной проблемой при  создании резерва на покрытие непредвиденных расходов является оценка потенциальных  последствий рисков.