Предложения по совершенствованию организационной структуры ООО «Вымпел»

б) степенью рациональности структуры отношений  между элементами, которая обеспечивается соблюдением принципа совместимости  как условия их взаимосвязи и  взаимодействия.

2. Степень  использования рыночных возможностей, характеризующаяся способностью  хозяйственной системы через  свои организационные структуры  вырабатывать комплекс целей  и задач функционирования и  развития организации.

3. Степень  использования внутренних возможностей, характеризующаяся способностью  организационных структур управления  достичь поставленных целей при  минимальных и необходимых затратах, что и обеспечивает механизм  управления.

Эффективность организационной структуры зависит  от соответствия ее системе целей  предприятия, принятым стратегиям и  механизму распределения минимальных, но необходимых ресурсов. В этом смысле анализ оргструктуры управления носит перспективный характер и  является важнейшим информационно-образующим аспектом системы в целом.

Этап 1. Анализ организационно-регламентирующего  обеспечения системы менеджмента

Целью анализа  оргструктуры на данном этапе является оценка уровня организационно-регламентирующего  обеспечения (классификации наличных нормативно-методических документов), степени его соответствия теории и практике менеджмента, степени  влияния на постановку регулярного  менеджмента.

В таблице  1 приведена классификация наличных нормативно-методических документов на предприятии.

Из основных структурообразующих документов, являющихся основой для постановки регулярного  менеджмента на предприятии и  перечисленных в таблице 1, являются: штатное расписание, должностные инструкции и положения о подразделениях. Положение об организационной структуре в ООО «Вымпел» отсутствует. Это не позволяет построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления на предприятии и создает большие трудности при выявлении дефектов организационной структуры управления.

Таблица 1 – Классификация нормативно-методических документов ООО «Вымпел»

Тип документов	Виды документов
Нормативно-справочные	Гражданский кодекс; Трудовой кодекс; Закон РФ «О рекламе»; Закон РФ «О защите прав потребителей»
Организационно-распорядительные	Правила внутреннего распорядка; Коллективный договор; Штатное расписание
Организационно-регламентирующие	Положение о подразделении; Должностная инструкция; Тарифно-квалификационная характеристика
Организационно-методические	Рекомендации по организации подбора  и отбора персонала; Положение о системе оплаты труда; Инструкция по соблюдения правил техники безопасности
Экономические	Положение о премировании работников

 

Для каждого  подразделения разработано положение  о подразделении. Положение о  подразделении представляет собой  документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения: его задачи, права, функции, ответственность, а  также порядок взаимодействия с  другими подразделениями.

В ООО  «Вымпел» разработаны должностные  инструкции для всех работников аппарата управления, а для ключевых специалистов – тарифно-квалификационные характеристики.

Так, если креатор – создает рекламу, основную ее идею и композицию, художник, фотограф и рекламный дизайнер – развивают, обрабатывают эту идею и композицию, то менеджер по рекламе выполняет  всю сопроводительную работу (осуществляет отбор патентной информации, изучает  требования рекламодателя к рекламе, разрабатывает необходимую редакционно-техническую  документацию на проектируемую рекламу, занимается правовой защитой товарных знаков, подготавливает материалы для  проведения работ по стандартизации, осуществляет редакторский контроль, участвует в оформлении заявок на промышленные образцы и т.д.⁹).

Таким образом, ООО «Вымпел» имеет определенную систему организационно-регламентирующих документов, которая закладывает  основу системы менеджмента на предприятии. Основными структурообразующими документами являются штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции. Однако эта система не может обеспечить эффективного функционирования организации без разработки соответствующих нормативных и регламентирующих документов, определяющих цели, задачи каждого структурного блока, связи, формирующие рациональные информационные потоки, соответствие между ответственностью и полномочиями руководителей в пределах выделенных ресурсов. Таковым комплексным документом может быть Положение об организационной структуре.

Этап 2. Анализ целостности объекта управления

Целью анализа  является оценка степени взаимосвязи  и взаимообусловленности подразделений  организации, которые обеспечивают их взаимодействие в достижении цели системы.

Взаимодействовать могут только совместимые элементы, поэтому необходим матричный  анализ целесообразной совместимости  различных направлений деятельности в выполнении главной функции  системы, которая и определяет миссию организации, ее долгосрочные и краткосрочные  цели, а также пути их достижения¹⁰.

Долгосрочной  целью или стратегическим видением ООО «Вымпел» является лидерство  на рынке рекламных и полиграфических  услуг.

Краткосрочной целью ООО «Вымпел» является повышение  доходности предприятия.

Миссия  предприятия – предоставление качественных услуг в сфере рекламного бизнеса, полиграфии и разработки фирменного стиля.

 Основными  направлениями деятельности ООО  «Вымпел» являются:

• полиграфический дизайн;
• реклама;
• представительские материалы;
• фирменный стиль и имидж-реклама.

С помощью  метода проекций, т.е. построения матрицы  соответствия, проведем анализ взаимосвязи  и взаимообусловленности структурных  подразделений предприятия.

Из таблицы 2 видим, что основные направления  деятельности ООО «Вымпел» не только соответствуют друг другу, некоторые  направления взаимообусловлены, т.е. неразрывны друг с другом. Так, например, неразрывно связаны направления  «представительские материалы» и «фирменный стиль и имидж-реклама». Действительно, разработка графического товарного знака и логотипа, составляющих основу представительских материалов, входит в создание фирменного стиля.

Таблица 2 – Матрица соответствия основных направлений деятельности

	Полиграфичес-кий дизайн	Реклама	Представитель- ские материалы	Фирменный стиль и имидж-реклама
Полиграфический дизайн	×	Соответствуют	Неразрывны	Неразрывны
Реклама	Соответствуют	×	Соответствуют	Неразрывны
Представительские материалы	Неразрывны	Соответствуют	×	Неразрывны
Фирменный стиль и имидж-реклама	Неразрывны	Неразрывны	Неразрывны	×

 

В таблице  3 приведена матрица взаимосвязи и взаимообусловленности структурных подразделений ООО «Вымпел» в разрезе основных видов деятельности. Взаимосвязанными являются функциональные и линейные подразделения. Линейные подразделения взаимообусловлены, т.к. результат деятельности одного подразделения необходим для работы другого линейного подразделения.

Таблица 3 – Матрица взаимосвязи и взаимообусловленности структурных подразделений

 

Структурное подразделение	Полиграфичес- кий дизайн	Реклама	Представитель-ские материалы	Фирменный стиль и имидж-реклама
Линейные:
Отдел полиграфии	+	+	+	+
Дизайн-бюро	+	-	+	+
Отдел сувенирной продукции	-	+	-	-
Отдел размещения	-	+	-	-
Отдел по рекламной деятельности	+	+	+	+
Функциональные:
Коммерческий отдел	+	+	+	+
Бухгалтерия	+	+	+	+
Отдел по управлению персоналом	+	+	+	+

 

Таким образом, ООО «Вымпел» является целостным  объектом управления. Направления деятельности данного предприятия не только не являются взаимоисключающими, а являются соответствующими и даже неразрывными друг с другом. Каждое направление  реализует не одно, а несколько  линейных подразделений организации, поэтому связь между ними взаимообусловленная. Они также взаимосвязаны с функциональными подразделениями организации.

Этап 3. Анализ эффективности системы целеполагания

Цель  анализа – оценка прогнозных возможностей системы управления, характеризующаяся  ее способностью через свои организационные  структуры вырабатывать комплекс реальных целей и задач, обеспеченных потенциалом  организации.

Прежде  всего, необходимо отметить, что практика построения дерева целей с адекватной системой показателей в ООО «Вымпел» отсутствует. Определена только главная  цель предприятия как системы (в  долгосрочном плане – лидерство  на рынке полиграфических и рекламных  услуг, в краткосрочном плане  – повышение доходности предприятия).

 Системно  не упорядоченные плановые показатели  не согласуются со структурой  организации, не соответствуют  направлениям использования ресурсов  и получению результатов, поэтому  оценить вклад каждого блока  в целевую эффективность системы  сложно. Проведем оценку механизма  целеполагания в ООО «Вымпел»  на основе формулы: , где Р – результат функционирования хозяйственной организации за рассматриваемый период; Ц – цель хозяйственной организации за рассматриваемый период; – количество подсистем, вносящих свой вклад в целевую эффективности системы; – оценка частных показателей эффективности целеполагания i-ой подсистемы (на основе анализа отношения ( ) соответствующей подсистемы), при этом ; – коэффициенты весомости i-ой подсистемы, при этом также должно соблюдаться условие .

Так как  в краткосрочном плане целью  предприятия является повышение  доходности, возьмем в качестве результативного  показателя – фактическую сумму  чистой прибыли предприятия за 2011 год, в качестве цели организации – плановую величину чистой прибыли на 2011 год.

В соответствии с планом организации на 2011 год величина чистой прибыли предприятия составляла 2500 тыс. руб. Фактическая величина чистой прибыли в 2011 году составила 2166,1 тыс. руб. Соответственно, целевая эффективность ООО «Вымпел» в 2011 году составила:

Данный  показатель необходимо скорректировать  на сумму вклада подсистем в достижение цели организации. Для этого необходимо провести оценку показателей эффективности  целеполагания каждой подсистемы. Для  каждой подсистемы можно выделить собственные показатели эффективности. В таблице 2.7 для каждого структурного подразделения выделен один показатель эффективности работы подразделения, который наиболее характерен ему. В результате сбора информации по данным показателям по структурным подразделениям были получены данные по соотношению результатов и целей подразделений (таблица 4).

Таблица 4 – Оценка эффективности целеполагания структурных подразделений ООО «Вымпел»

 

Структурное подразделение	Показатель эффективности	Результативный показатель (результат  – Рi)	Целевой показатель (цель – Цi)	Аi = Рi / Цi	Коэффи-циент весомости (qi)	Ai* qi
Отдел полиграфии	Общий тираж (тыс. экз.) на одного работника  отдела	1,84	1,6	1,15	0,1	0,115
Дизайн-бюро	Количество внедренных проектов на одного работника	7	8	0,88	0,2	0,175
Отдел сувениров		58	50	1,16	0,1	0,116
Отдел размещения		35	40	0,88	0,1	0,0875
Отдел по рекламной деятельности	Количество внедренных рекламных  предложений на одного работника	34	40	0,85	0,2	0,17
Отдел по работе с клиентами	Рентабельность продаж	4,5	6	0,75	0,1	0,075
Бухгалтерия	Эффективность учетной политики (экспертная оценка от 1 до 10 баллов)	9	10	0,90	0,1	0,09
Отдел по управлению персоналом	Уровень текучести кадров, %	8	8	1,00	0,1	0,1
						0,929