Построение организационных структур и организация взаимодействия

В единой системе  должны рассматриваться и различные  методы формирования организационных  структур управления. Эти методы имеют  различную природу, каждый из них  в отдельности не позволяет решить все практически важные проблемы и должен применяться в органическом сочетании с другими.

Эффективность построения организационной структуры  не может быть оценена каким-либо одним показателем. С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько  структура обеспечивает достижения организацией результатов, соответствующих  поставленным перед ней производственно-хозяйственным  целям, с другой - насколько её внутреннее построение и процессы функционирования адекватны объективным требованиям  к их содержанию, организации и  свойствам (рис.15).

 

 
 
Рис. 15. Переход от целей организации к её структуре

Конечным  критерием эффективности при  сравнении различных вариантов  организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей. Однако довести этот критерий до практически применимых простых  показателей, как правило, невозможно. Поэтому целесообразно использовать набор нормативных характеристик  аппарата управления: его производительность при переработке информации; оперативность  принятия управленческих решений; надёжность аппарата управления; адаптивность и  гибкость. При возникновении проблем  необходимо формулировать численность  персонала как критерий экономической эффективности, в соответствии с которым должна быть обеспечена максимизация результатов по отношению к затратам на управление. Численность аппарата управление, должна быть объективно обоснованной для того, чтобы во всей полноте обеспечить решение задач, вытекающих из целей организационной системы.[18]

Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место  подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и  регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной  системе управления. 
Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

- Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет приципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углублённое проектирование как организационной структуры, так и др. важнейших аспектов системы (способность переработки информации).

- Разработка состава основных подразделений и связей между ними - заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно - целевым блокам, но и вплоть до самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, рвспределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются самостоятельные структурые единицы (отделы,бюро, управления, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно- целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.

- Регламентация организационной структуры - предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделений; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях; расчёты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры.

Когда требуется  взаимодействие многих звеньев и  уровней управления, разрабатываются  специфические документы называется - органиграммами. Органиграммама представляет собой графическую интерпретацию  процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в них работ, описывающую распределение организационных  процедур разработки и принятия решения  между подразделениями, их внутренними  структурными органами и отдельными работниками. Построение органиграммамы, позволяет увязать процесс рационализации технологических маршрутов и  информационных потоков с упорядочением  взаимосвязей между структурными элементами систем управления, возникающими при  организации согласованного выполнения её задач и функций. Они фиксируют  лишь организацию управленческого  процесса в виде распределения полномочий и ответственности за обеспечение, разработку и принятие управленческих решений.

 Методы проектирования  структур

Проектирование  структуры сочетается в себе как технологические, экономические, информационные, административно-организационные взаимодействия, которые поддаются непосредственному анализу и рациональному проектированию, так и социально-психологические характеристики и связи.

Специфика проблемы проектирования организационной структуры  управления состоит в том, что  она не может быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной  структуры по чётко сформулированному, однозначному, математически выраженному  критерию оптимальности. Это - количественно-качественная, многокритериальная проблема, решаемая на основе сочетания научных, в том  числе формализованных, методов  анализа, оценки, моделирования организационных  систем с субъективной деятельностью  ответственных руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных  решений.

Процесс организационного проектирования состоит в последовательности приближения к модели рациональной структуры управления, в котором  методы проектирования играют вспомогательную  роль при рассмотрении, оценки и  принятия к практической реализации наиболее эффективных вариантов  организационных решений.[8, 591-600]

Существуют  взаимодополняющие методы:

- Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.

Использование метода аналогий основано на двух взаимодополняющих  подходах. Первый из них заключается  в выявлении для каждого типа производственно - хозяйственных организаций и для различных отраслей значений и тенденций изменения главных организационных характеристик и соответствующих им организационных форм и механизмов управления. Второй подход представляет типизацию наиболее общих принципиальных решений о характере и взаимоотношений звеньев аппарата управления и отдельных должностей в чётко определённых условиях работы организаций данного типа в конкретных отраслях, а также разработку отдельных нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей.

- Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением её руководителей и других работников для того, чтобы выявить специфические особенности, проблемы, в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок эффективности оргструктуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщение и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления. Сюда относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами.

К экспертным методам следует отнести также  разработку и применения научных  принципов формирования организационных  структур управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих  принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации).

Особое место  среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных  описаний организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации. Этому предшествует разработка вариантов  организационных решений, направленных на устранение выявленных организационных  проблем, отвечающих научным принципам  и передовому опыту организации  управления, а также требуемому уровню количественно-качественных критериев  оценки эффективности организационных  структур.

- Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:

a) Разработка  системы (дерева) целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов;

b) Экспертный  анализ предлагаемых вариантов  организационной структуры с  точки зрения организационной  обеспеченности достижения каждой  из целей, соблюдения принципа  однородности целей, устанавливаемых  каждому подразделению, определения  отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя  из взаимосвязей их целей и  т.п.;

c) Составление  карт прав и ответственности  за достижение целей для отдельных  подразделений, так и по комплексным  межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности  (продукция, ресурсы, рабочая сила, информация, производственные и  управленческие ресурсы); конкретные  результаты, за достижения которые  устанавливается ответственность;  права, которыми наделяется для  достижения результатов (согласовать,  подтверждать, контролировать).

- Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:

- математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств;

- графоаналитические  модели организационных систем, представляющие собой сетевые,  матричные и другие табличные  и графические отображения распределения  функций, полномочий, ответственности,  организационных связей. Они дают  возможность анализировать их  направленность, характер, причины  возникновения, оценивать различные  варианты группировки взаимосвязанных  видов деятельности в однородные  подразделения, "проигрывать" варианты распределение прав и ответственности между разными уровнями руководства и т.п.

- натурные  модели организационных структур  и процессов, заключающиеся в  оценке их функционирования в  реальных организационных условиях. К ним относиться организационные  эксперименты - заранее спланированные и контролируемые перестройки структур и процессов в реальных организациях; лабораторные эксперименты - искусственно созданные ситуации принятия решений и организационного поведения; управленческие игры - действия практических работников;

- математико-статистические  модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур. Они построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях.

Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов. Выбор метода решения  той или иной организационной  проблемы зависит то её характера, а  также возможностей для проведения соответствующего исследования.

 Оценка эффективности  организационных решений

Оценка эффективности  является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим  определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

Комплексный набор критериев эффективности  системы управления формируется  с учётом двух направлений оценки её функционирования:

- по степени  соответствия достигаемых результатов  установленным целям производственно-хозяйственной организации;

- по степени  соответствия процесса функционирования  системы объективным требованиям  к его содержанию организации  и результатам.

Критерием эффективности  при сравнении различных вариантов  организационной структуры служит возможность наиболее полного и  устойчивого достижения конечных целей  системы управления при относительно меньших затратах на её функционирование.[8, 583-590]

Показатели, используемые при оценках эффективности  аппарата управления и его организационной  структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы.

1. Группа показателей,  характеризующих эффективность  системы управления, выражающихся  через конечные результаты деятельности  организации, и затраты на управления. При оценках эффективности на  основе показателей, характеризующих  конечные результаты деятельности  организации, в качестве эффекта,  обусловленного функционированием  или развитием системы управления, могут рассматриваться объём,  прибыль, себестоимость, объём  капитальных вложений, качество  продукции, сроки внедрения новой  техники и т.п.