Коммуникации могут
быть разделены на формальные и неформальные. Формальными
коммуникациями считаются коммуникации,
связывающие отдельные элементы организационной
структуры, вытекающие из целей, установленных
перед компанией. Данные коммуникации
установлены с помощью правил, которые
закреплены в должностных инструкциях
и внутренних нормативных документах,
регламентирующих взаимодействие сотрудников
или подразделений фирмы.
Неформальными коммуникациями связаны
люди, объединенные в рамках одной неформальной
группы. Неформальные коммуникации имеют
место практически в любой компании, но,
как правило, не связаны с ее иерархией,
не имеют отношения к ее прямым потребностям.
Несколько слов о канале неформальных
коммуникаций, или, как его еще часто называют
– канале распространения слухов. Как
известно, информация передается гораздо
быстрее по каналам слухов, нежели чем
по формальным каналам. Поэтому руководство
организаций часто пользуется каналами
слухов, чтобы организовать запланированную
утечку и распространение информации
определенного рода.
1.3. Коммуникационный
процесс: сущность, этапы, элементы
Внутренние деловые коммуникации
предполагают определенную последовательность
действий их участников для достижения
конкретной цели, что требует их рассмотрения
и выстраивания как процесса.
Процесс коммуникаций (коммуникационный
процесс) – обмен информацией между двумя
и более субъектами. Основа процесса коммуникации–
взаимодействие элементов управленческой
структуры: подразделений, должностных
лиц, которое осуществляется посредством
их соединяющих каналов коммуникаций
[2, с. 448].
Такое взаимодействие по содержанию
может быть: административным; информационным;
техническим.
При административном взаимодействии
происходит передача вышестоящими звеньями
управленческой структуры нижестоящим
звеньям управленческих полномочий и
ответственности, различных распоряжений,
инструкций, рекомендаций, получение от
них отчетов, осуществление процесса контроля.
Административное взаимодействие по назначению
может быть интеграционным и координационным.
При информационном взаимодействии
между субъектами управленческой деятельности
происходит обмен сведениями, которые
необходимы для принятия решения. Данные
сведения могут быть как официальные (закрепленные
юридически), так и неофициальные, не обладающие
никаким правовым статусом, но помогающие
ориентироваться в ситуации.
Реализация технического взаимодействия
между субъектами управленческой структуры
происходит в процессе их участия в практической
деятельности, такого как:
- подготовка
и проведение совещаний;
- обмен
опытом;
- ведение
делопроизводства (сбор, фиксация, хранение,
выдача различного рода документов) и
пр.
Напомним, что основная цель
коммуникационного процесса – обеспечить
понимание информации, которая представляет
собой предмет обмена (иначе говоря, сообщение).
Сам факт того, что обмен информацией состоялся,
никоим образом не гарантирует того, что
взаимодействие людей, участвующих в обмене
информацией, было эффективным. Для лучшего
понимания процесса обмена информацией,
условий его эффективности, рассмотрим
его элементы и этапы.
Как правило, выделяют четыре
базовых элемента коммуникационного процесса:
1) Отправитель – лицо, которое
генерирует идеи, или собирает информацию
и передает ее.
2) Сообщение – собственно информация,
которая закодирована с помощью символов.
3) Канал – средство передачи
информации.
4) Получатель – лицо, для которого
информация предназначена, лицо, которое
ее интерпретирует [12, с. 150].
В свою очередь, этапы коммуникационного
процесса таковы:
- зарождение
идеи;
- кодирование
информации, выбор канала;
- передача
информации;
- декодирование.
Графически коммуникационный
процесс представлен на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1
- Модель коммуникационного процесса
Примечание: Источник: [12, с. 151]
Искажение сообщений можно
объяснить рядом причин. Например, может
происходить непреднамеренное искажение
информации в силу определенных трудностей
в межличностных контактах. Однако, может
происходить и сознательное искажение
информации, например, когда какой-либо
руководитель не согласен с сообщением.
Данный руководитель может модифицировать
сообщение так, чтобы изменить его смысл
в своих интересах.
Фильтрация сообщений также
может послужить проблемой обмена информацией.
Естественно наличие в организации потребности
фильтрации сообщений для того, чтобы
один уровень организации направлял другому
уровню только касающиеся его сообщения.
Чтобы ускорить движение информации или
придать сообщению большую ясность, различные
сведения суммируются и упрощаются перед
отправкой сообщений в разные подразделения
организации.
Поскольку именно руководители
решают, какие сообщения будут отправлены,
различные проблемы в межличностных контактах
могут повлиять на их решение. Вследствие
этого, одни сообщения могут быть отсеяны,
а другие – акцентированы.
Существует тенденция снабжать
руководителей более высокого уровня
только информацией, которая положительно
воспринимается. Это может привести к
тому, что руководитель не будет информирован
о существующей или потенциальной проблеме,
подчиненный «не хотел сообщать руководителю
плохие вести». Часто, желая получить одобрение
руководителя, подчиненные говорят ему
только то, что ему хочется слышать. Среди
причин, которые мешают сотрудникам передавать
информацию наверх, можно отметить страх
перед наказанием, а также стойкое ощущение
бесполезности этого информирования.
Перегрузки коммуникационных
каналов также могут мешать эффективному
обмену информацией. Руководитель, загруженный
поступающей информацией, необходимостью
ее переработки и поддержания информационного
обмена, чаще всего не способен реагировать
на всю информацию одинаково эффективно.
Он отсеивает менее важную, с его точки
зрения, информацию, оставляя сообщения,
кажущиеся ему важными. Естественно, что
его мнение о важности информации может
существенно отличаться от мнения других
сотрудников организации.
На искажение сообщений может
оказать влияние и структура организации.
Там, где существуют многочисленные уровни
управления, высока вероятность информационных
искажений. Уже говорилось о том, что на
каждом последующем уровне управления
сообщения могут корректироваться и фильтроваться.
В наиболее эффективных организациях
структуры имеют незначительное число
уровней управления.
При обмене информацией проблемы
могут создать и конфликты между различными
подразделениями и группами организации.
Как коммуникативный стиль,
принятый в организации, влияет на взаимодействие
руководства и сотрудников показано в
таблице 1.1.
Таблица 1.1 - Коммуникативный
стиль организации и отношения между руководством
и сотрудниками
Авторитарный стиль |
Мягкий (попустительский) стиль |
Демократический стиль |
- дискуссии избегаются;
- жесткое управление;
- инструкции без объяснений;
- неприятие предложений
- обвинительный уклон
|
- неприятие предложений
- нет обучения сотрудников;
- обратная связь отсутствует;
- отсутствие вмешательства;
- отсутствие обсуждений
- отсутствие ответственности;
- отсутствие оценки;
- отсутствие помощи
|
- вовлечение в принятие решений;
- консультации с коллегами;
- обсуждение проблем;
- обучение сотрудников;
- поощрение дискуссий;
- принятие советов специалистов
|
Примечание: Источник: [12, с.
152]
Исходя из вышеизложенного,
процесс внутренних деловых коммуникаций
– это взаимодействие элементов организационной
структуры, а именно, подразделений, должностных
лиц и рядовых работников, которое осуществляется
с помощью коммуникационных каналов.
Подводя итог данной главы,
сделаем краткие выводы.
Коммуникацией является процесс
передачи информации от человека, группы
или организации другому человеку, группе
или организации.
Коммуникации отражают не только
процесс получения и передачи информации,
но также и ее восприятие, понимание и
усвоение.
Коммуникациями выполняются
три основные функции:
- информационно-коммуникативная;
- регулятивно-коммуникативная;
- эмоционально-коммуникативная.
Коммуникации имеют сложную
структуру и включают несколько видов:
– внешние коммуникации – обмен
информацией с партерами, консультативными
и правительственными организациями;
– внутренние коммуникации
– обмен информацией между членами делегации,
являющимися представителями одной организации;
– вертикальные коммуникации
– обмен информацией между руководителем
и подчиненными (они могут осуществляться
как по нисходящей – от руководителя к
подчиненным, так и по восходящей – от
подчиненных к руководителю);
– горизонтальные коммуникации
– обмен информацией между сотрудниками
одного ранга;
– неформальные коммуникации
– это слухи, передаваемые «из уст в уста»
и имеющие большую скорость передачи информации.
Процесс коммуникаций (коммуникационный
процесс) – обмен информацией между двумя
и более субъектами. Основа процесса коммуникации–
взаимодействие элементов управленческой
структуры: подразделений, должностных
лиц, которое осуществляется посредством
их соединяющих каналов коммуникаций.
2. Анализ коммуникационного процесса
в ООО «БелЕвроПласт»
2.1.
Краткая характеристика предприятия
ООО «БелЕвроПласт» находится
по адресу Республика Беларусь, п. Ждановичи,
ул. Парковая 2-2 и занимается продажей
и установкой (поставщиками материальных
ресурсов являются как отечественные,
так и зарубежные производители):
1) окон ПВХ: из профиля
КВЕ, который полностью соответствует
немецким стандартам качества. Является
экологичным и безопасным; из профиля
PROPLEX – соответствующего белорусским
требованиям по теплоизоляции, а также
всем основным международным стандартам;
2) натяжных потолков;
3) межкомнатных и входных дверей;
5) рольставни и рольворота DoorHanиз
алюминиевых профилей различного типа
(в том числе и усиленных экструдированных):
рольставни – современное решение для
оконных проёмов домов, квартир и офисных
помещений; рольворота - современное решение
для защиты окон и дверей помещений любого
назначения, а также витрин магазинов.
6) алюминиевых конструкций
DoorHan: офисные перегородки с различными
видами заполнения из системы профилей
серии AH.MCK; входные группы и могут состоять
из отдельной двери или каркасной системы
со встроенными одной или несколькими
дверьми, а также другие конструкции, в
том числе балконы и лоджии.
Важнейшей составляющей стратегического
развития любой компании является Миссия,
которая определяет основную цель фирмы.
Формулирование миссии должно отражать
следующие моменты: вид предпринимательской
деятельности данной организации, отношение
к организации внешней среды и культуру
организации. Миссия ООО «БелЕвроПласт»: Дарить
тепло и уют Вашему дому.
На основании миссии, которая
задает общие ориентиры, направления функционирования
организации, выражающие ее смысл существования,
формируются цели организации. Главная цель ООО «БелЕвроПласт»,
как и любой коммерческой фирмы - получение
максимальной прибыли. Цели компании направлены на: расширение
рынок сбыта, путем повышения качества
продукции, в течение года на 5%; сокращение
периода от принятия заказа до его исполнения.
Компания принимала участие
в строительстве и реконструкции ряда
объектов Национального Олимпийского
Комитета РБ, Министерства Обороны, МЧС,
Минздрава РБ, гостиничного комплекса
г. Минска и многих других. При участии
специалистов нашей компании выполнена
реконструкция многих государственных
университетов Республики Беларусь, а
также объектов, отнесенных к памятникам
архитектуры.
Коллектив компании состоит
из профессиональных сотрудников, многие
из которых в данной отрасли работают более
15 лет. Компания уделяет особое внимание
корпоративной культуре коллектива.
Изделия и услуги ООО
«БелЕвроПласт» сертифицированы,
согласно всем необходимым требованиям
ГОСТ, СНБ, СТБ, СНиП, ТКП.
Таким образом, ООО «БелЕвроПласт»
является одним из ведущих предприятий
Республики Беларусь в данной отрасли.
Потребителями продукции являются и население,
и различные предприятия, организации,
учреждения.
ООО «БелЕвроПласт» обладает
современной материально-технической
базой, которая постоянно модернизируется,
совершенствуется, увеличивается. Продукция
изготавливается только из высококачественных
материалов с использованием новейших
технологий.
Основным источником финансовых ресурсов
организации являются денежные доходы
и накопления (собственные средства). Рассмотрим
основные показатели деятельности компании
(табл. 2.1).
Таблица 2.1 - Основные показатели
экономической деятельности ООО «БелЕвроПласт»
за 2012-2013 гг.
Показатели |
Год |
Изменение
(+;-) |
Темп
изменения,% |
2012 |
2013 |
Выручка
от продажи товара (млн.руб.) |
4304,6 |
4311,8 |
7,2 |
100,17 |
Себестоимость
проданного товара(млн.руб.) |
3965,6 |
3937 |
-28,6 |
99,28 |
Валовая
прибыль (млн.руб.) |
339,0 |
374,8 |
35,8 |
110,56 |
Численность
работающих (чел.) |
16 |
16 |
0 |
100,00 |
Фонд
оплаты труда (млн. руб.) |
1649,76 |
2100,48 |
450,72 |
127,32 |
Среднемесячная
зарплата (млн. руб.) |
9,82 |
11,94 |
1,12 |
111,41 |
Среднегодовая
стоимость основных средств (млн. руб.) |
1411,3 |
1470,05 |
58,75 |
104,16 |
Фондоотдача
(руб.) |
3,05 |
2,93 |
-0,12 |
96,16 |