Понятие и виды коммуникаций

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

Введение

Актуальность выбранной темы обуславливается тем, что коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы.

Значимость данной темы состоит в том, что в настоящее время Беларусь претерпевает ряд преобразований, касающихся, прежде всего сферы управления. Изменениям подвергаются не только личность управляющего, но и стиль, и методы управления, происходит переоценка менеджерами своего места и роли в системе управления, предъявляются новые требования к современным управленцам. В эпоху острой конкуренции и глобальных перемен очевидно, что не только настоящее, но и будущее состояние организации во многом зависит от качеств, знаний и способностей менеджера, его умений организовать эффективную работу сотрудников и в целом всего, стремления достичь лучших результатов.

Целью курсовой работы является исследование роли  коммуникаций в управлении предприятиями Республики Беларусь, выявление эффективных решений в использовании различных видов и инструментов коммуникаций.

Исходя из поставленной цели, необходимо изучить и рассмотреть следующие задачи:

• раскрыть понятие и виды коммуникаций; рассмотреть организацию коммуникационного процесса в организации.
• провести анализ организации коммуникативных процессов в управлении белорусским предприятием ООО «БелЕвроПласт».
• предложить пути совершенствования коммуникативных процессов на ООО «БелЕвроПласт».

         В современных белорусских условиях отношение к деловым коммуникациям кардинально изменилось. В обществе жесткой иерархии, где главенствовала монологическая коммуникация, не было нужды в разнообразии их методов и форм, поскольку главным инструментом был приказ. Появление нового коммуникативного пространства, связанного с демократизацией экономики, обусловило возрастание значимости деловой коммуникации, которая из дополнительного инструмента по отношению к сфере производства товаров, работ и услуг превратилась в важную функцию, осуществляемую субъектом предпринимательства для достижения делового успеха.

Проблемой деловых коммуникаций в менеджменте стала их фрагментарность, нескоординированность действий и сообщений, посылаемых различными подразделениями, частое дублирование отдельных действий и неоптимальное расходование средств, выделяемых на коммуникации, а также такое парадоксальное явление, когда различные коммуникационные совокупности конкурируют друг с другом за привлечение внимания одних и тех же получателей информации, и в результате - невозможность целостного восприятия репутации (имиджа) бизнеса потребителями, акционерами, партнерами, поставщиками и даже собственными работниками.

Эффективность использования коммуникаций в управлении белорусскими предприятиями является чрезвычайно важна во всех областях предпринимательской деятельности, и в первую очередь для отраслей промышленности, которые характеризуются высоким уровнем конкуренции и большими объемами затрат на коммуникационную политику.

Актуальность изложенных проблем обуславливает необходимость системного исследования сущности деловых коммуникаций, техники и технологии их организации и управления, специфики информационного воздействия различных видов коммуникации, комплексное их использование в управлении предприятий.

Объектом исследования является белорусское предприятие ООО «БелЕвроПласт».

Предметом исследования выступают методологические, теоретические и прикладные аспекты осуществления деловых коммуникаций.

Методология исследования базируется на современных достижениях теории и практики систем экономического управления в Республике Беларусь и развитых странах, результатах научных исследований и практических разработок белорусских и зарубежных ученых и специалистов в области деловых коммуникаций.

Для достижения целей курсового исследования и решения поставленных в нем задач автором использовались системный и сравнительный анализ,  широко применяемые при исследовании коммуникативных процессов.

Работа состоит из трех глав, введения, заключения, списка использованных источников и приложений.

В первой главе рассмотрены теоретические вопросы, касающиеся роли коммуникаций в системе управления организацией, а так же кратко раскрыта  организация самого коммуникационного процесса.

Вторая глава курсовой работы посвящена анализу системы коммуникаций в управлении предприятия.

В третьей главе предложены направления совершенствования системы коммуникаций и коммуникационных процессов на исследуемом предприятии.

Теоретической базой исследования послужили труды зарубежных и отечественных специалистов в области коммуникаций, включая публикации в специализированных периодических изданиях и открытые информационные источники глобальной сети Интернет. В частности таких авторов как:  Е.А. Борисова , В.Р. Веснин, А.П. Егоршин, О.А. Зайцева,  Н.И. Кабушкин, М. Мескон, Г.Г. Почепцов, С.В. Шекшеня, Р.А. Фатхутдинов и др.

 

 

 

 

1. Понятие и виды коммуникаций

1.1. Роль коммуникации в системе менеджмента

Для определения роли коммуникаций в деятельности организаций рассмотрим, прежде всего, какие определения дают коммуникациям авторы ряда работ в области управления.

Коммуникация - способность выразить идеи в ясной и убедительной форме, умение выслушать, найти объяснение другой точки зрения [5, с. 236].

Коммуникация - способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи [6, с. 690].

Коммуникация - специфическая форма взаимодействия людей по передаче информации от человека к человеку при помощи языка и других знаковых систем [1, с. 5].

Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Прочность и качество отношений между людьми - будь это друзья, члены семьи или коллеги – в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения ее эффективного функционирования [8, с. 52].

Коммуникация - это процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации [17, с.245].

По мнению автора, наиболее подходящим для данного дипломного проекта является определение, данное С.В. Шекшней, согласно которому коммуникацией является процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации.

Коммуникации, таким образом, отражают не только процесс получения и передачи информации, но также и ее восприятие, понимание и усвоение.

Основные функции коммуникаций. Наиболее очевидная функция коммуникаций – это передача каких-либо сведений, какого-либо содержания и смысла. Это – смысловая сторона. В конце концов, эта передача влияет на действия и поступки человека, его поведение, на состояние и организованность его внутреннего мира. Коммуникациями выполняются три основные функции:

• информационно-коммуникативная;
• регулятивно-коммуникативная;
• эмоционально-коммуникативная.

Информационно – коммуникативная функция раскрывается в процессах передачи и приема информации партнерами по общению. Не просто передается – принимается, но и формируется, что является важным моментом для творческого продуктивного общения. Может быть представлена как возможность:

• выразить свое согласие или несогласие;
• выровнять различия в исходной информированности партнеров;
• понять взгляды и установки партнеров, сопоставить их;
• прийти к определенным согласованным или новым результатам.

Регулятивно – управляющая функция проявляется в воздействии на поведение партнеров в процессе их общения. Данную функцию можно представить как возможность:

• взаимной «подстройки» действий;
• оказывать управляющее воздействие на человека, глубина которого зависит от индивидуальных свойств партнеров общения.
• регулировать не только собственное поведение, но и поведение других людей;

Эмоционально – коммуникативная функция оказывает большое воздействие на эмоциональное состояние человека. Необходимость изменения своего эмоционального состояния часто влечет за собой возникновение потребности в общении. В процессе общения людей может измениться интенсивность эмоциональных состояний партнеров: происходит либо сближение этих состояний, либо их поляризация, взаимное усиление или ослабление. Человек в общении может эмоционально разрядиться или, наоборот, усилить эмоциональную напряженность.

Таким образом, коммуникации лежат в основе функционирования любого предприятия и пронизывают все его системы. Хотя коммуникации широко применяются во всех областях управления, особенно важными они являются при осуществлении функции лидерства и руководства. Современный руководитель тратит 48 минут каждого часа своего рабочего времени на общение с подчиненными, коллегами, начальством. Таким образом, 80% его рабочего времени уходит на коммуникации и от того, насколько они эффективны, во многом зависит эффективность работы всей организации. Качество внутренних деловых коммуникаций оказывает непосредственное влияние на производственное поведение сотрудников, а также на функционирование других процессов системы управления организации.

Осуществление неэффективных коммуникаций является одной из причин возникновения проблем руководителя. Эффективные менеджеры эффективны в коммуникациях. Эти руководители четко представляют суть коммуникационного процесса, хорошо общаются как в устной, так и в письменной форме, осознают влияние среды на обмен информацией.

1.2. Виды коммуникаций

Коммуникации могут быть классифицированы по множеству показателей.

Коммуникации применительно к организации следует разделить на две группы: внешние и внутренние.

Внешние коммуникации – информационное взаимодействие со средой, являющейся внешней для организации (например, органы государственного регулирования, средства массовой информации и т.п.)

Внутренние коммуникации – информационное взаимодействие внутри организации. Внутренние деловые коммуникации представляют собой информационное взаимодействие внутри организации, лежащее в области деловых отношений и направленное на решение конкретной проблемы или достижение необходимого результата [2, с. 55].

Систему внутренних коммуникаций (далее – СВК) можно охарактеризовать, как совокупность информационных каналов, которые позволяют передавать между сотрудниками внутри организации сведения различного содержания (деловое, интеллектуальное, эмоциональное). Соответственно, система внутренних деловых коммуникаций – совокупность информационных каналов, которые позволяют сотрудникам организации обмениваться деловыми сведениями.

Информационный канал – коммуникационный канал, который используется для информационного обмена между сотрудниками внутри организации.

Субъектами коммуникации являются топ-менеджеры, линейные менеджеры, сотрудники специализированных подразделений, которые осуществляют работу с СВК [8, с. 122].

Внутренние коммуникации в свою очередь делятся на межличностные и организационные. Межличностными коммуникациями связаны двое (или более) человек.

Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого руководство реализует и развивает систему предоставления информации и передачи сведений сотрудникам внутри организации, а также людям и организациям за ее пределами. Коммуникации служат необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяют получать необходимую информацию и обеспечивают формирование (поддержание) деловых отношений хозяйствующего субъекта. Другими словами, к организационным коммуникациям можно отнести такие коммуникации, где хотя бы один из участников представлен группой.

Внутренние коммуникации, так же можно разделить на вертикальные и горизонтальные.

Горизонтальные коммуникации – информационное взаимодействие между подразделениями, относящимися к одному уровню управления (группы, отделы, службы). Как правило, между этими подразделениями устанавливаются равноправные отношения, происходит взаимная координация действий.

Вертикальные коммуникации (информационное взаимодействие происходит между уровнями управления), в свою очередь, делятся на:

• коммуникации по нисходящей линии (передача необходимой информации по линии руководитель → исполнитель);
• коммуникации по восходящей линии (передача информации по линии исполнитель → руководитель).

По нисходящей линии осуществляется передача информации о решениях, которые были приняты на высших уровнях (конкретные задания, рекомендации, текущие задачи). Эта информация может «спускаться» с одного уровня управленческой лестницы на другой вплоть до конкретного исполнителя. По восходящей линии осуществляется передача информация о выполнении поставленных задач, проводимых в подразделениях мероприятиях, различные сведения и т.п. Периодически может возникать ситуация, когда для решения вопроса на низовом уровне управления необходимо будет вмешаться руководителям высшего звена управления (преступления, происшествия и др.). В таком случае осуществляется передача информации снизу по иерархии управления на самый высокий уровень.

По характеру восприятия информации коммуникации делятся на:

• прямые, или целевые (сообщаемая информация заложена в тексте);
• косвенные (сообщение заложено, скорее, «между строк»);
• смешанные.