Планирование в проектном менеджменте

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 

На тему: «Планирование  в проектном менеджменте»

 

 

 

 

 

 

 

Челябинск 2012

 

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ 3

Глава 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ  4

1.   Планирование 4
2.   Планирование и планы 8

Глава 2. СТРАТЕГИЧЕСКИЙ ИЛИ «ПОРТФЕЛЬНЫЙ» АНАЛИЗ       11

2.1. Стратегическое планирование    12

2.2. Миссия и цели организации                                                                           13

2.3. Портфельный анализ                                                                                       14

2.4. Стратегия 16

2.5. Потребность в информации стратегического

управления и планирования 19

Заключение 26

БИБЛИОГРАФический список 28

 

ВВЕДЕНИЕ

Наши знания о событиях, которые  возможно возникнут, а возможно не возникнут, неполны и несовершенны, наша жизнь  состоит из неопределенностей, которые  влияют на принятие решений и результаты этих решений.

Менеджер по управлению проектами должен уметь вовремя увидеть слабые места проекта, предвидеть ход дальнейших действий, уметь планировать благоприятный исход. Квалифицированный менеджер проекта знает, что основой эффективного ведения проектов является сбалансированное планирование работы.

С точки зрения планирования на перспективу, решения об открытии новых (и уже  начатых) проектов принимаются с  учетом факторов, непохожих на "классическое" представления о проектной деятельности.

Существует ряд комплексных  требований, которые предъявляются  к организационно-техническим решениям. Такие требования зачастую составлены заказчиком и подразделениями, ответственными за обеспечение безопасности в организации  и информационно-технологическое  сопровождение.

Существуют стандарты по управлению проектами, в них отражены основные аспекты стратегического управления проектами как деятельности. Исходя из стандартов, проект всегда должен иметь каркас (бюджет, границы, структуру, сроки, этапы). Значимым этапом проектной деятельности является планирование, то есть разбиение проекта на этапы, планирование промежуточных задач на каждом этапе. Это значительно облегчает задачу выполнения работ и отслеживания сбоев, ошибок, недостатков.

 

Глава 1.ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ В ПРОЕКТНОМ МЕНЕДЖМЕНТА

Планирование - это определение  системы целей функционирования и развития организации, а также  путей и средств их достижения. Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения  относительно:

• распределения ресурсов;
• координации деятельности между отдельными подразделениями;
• координации с внешней средой (рынком);
• создания эффективной внутренней структуры;
• контроля деятельности;
• развития организации в будущем. Планирование обеспечивает своевременность решений, позволяет избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный способ ее реализации, а также даст возможность контролировать ситуацию.

В общем, в процессе планирования можно выделить:

• процесс целеполагания (определение системы целей);

• процесс сочетания (координации) целей и средств их достижения;
• процесс развития или единство существующей системы работы организации с ее будущим развитием.

Процесс планирования — процесс, который определяет цели и критерии успеха проекта. На этапе планирования разрабатываются рабочие схемы достижения целей проекта. Управление проектом соединяет в себе составление плана, а затем отслеживание хода работ по плану. От качества плана проекта зависит удачное выполнение работ по нему.

Целеполагание - это процесс  разработки системы целей, начиная  от общих целей организации и  заканчивая целями отдельных ее подразделений. В результате получается дерево целей, которое лежит в основе всего процесса планирования.

Само по себе наличие цели еще не означает, что она будет  достигнута, необходимо наличие соответствующих  материальных, финансовых и людских  ресурсов. При этом часто от количества этих ресурсов зависит уровень достижения цели. Так, например, для создания предприятия  в определенной отрасли необходимы первоначальные вложения не менее миллиона рублей. Этот финансовый ресурс обязательно должен быть в наличии, и тогда будет обеспечено сочетание цели и средства ее достижения. Как результат координации появляются планы, в которых сочетаются мероприятия по достижению целей, сроки, средства и исполнители.

 

1.1  Планирование

Для реализации процесса планирования также необходимо иметь налаженную организационную систему. Работа организации  направлена на достижение планового  показателя, и от того, как построена  и скоординирована эта работа, зависит результат. Даже самые идеальные  планы не будут реализованы без  соответствующей организации. Должна существовать исполнительская структура. Кроме того, у организации должна существовать возможность будущего развития, так как без этого  организация будет разрушаться (если мы не развиваемся, значит, мы умираем). Будущее организации зависит  от условий среды, в которой она  работает, от навыков и знаний персонала, от того места, которое организация  занимает в отрасли (регионе, стране).

Весь процесс планирования в организации разделяется на два уровня: стратегический и оперативный. Стратегическое планирование - это  определение целей и процедур организации в долгосрочной перспективе, оперативное планирование - это система  управления организацией на текущий  период времени. Эти два вида планирования соединяют организацию в целом  с каждым конкретным подразделением и являются залогом успешной координации  действий. Если брать организацию  в целом, то планирование осуществляется в следующем порядке:

1. Разрабатывается миссия организации.

2. Исходя из миссии, разрабатываются стратегические ориентиры или направления деятельности (эти ориентиры часто называют качественными целями).
3. Производится оценка и анализ внешней и внутренней среды организации.

4. Определяются стратегические альтернативы.

5. Выбор конкретной стратегии или пути достижения цели. Ответ на вопрос "что делать?".
6. После установления цели и выбора альтернативных путей ее достижения (стратегии) основными компонентами формального планирования являются:

• тактика, или как добиться того или иного результата (ответ на вопрос "как делать?"). Тактические планы разрабатываются на основе выбранной стратегии, они рассчитаны на более короткий период времени (текущий момент), разрабатываются менеджерами среднего звена, результат такого планирования появляется быстро, и его легко соотнести с конкретными действиями работников;
• политика, или обще руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей;
• процедуры, или описание действий, которые следует предпринимать в конкретной ситуации;
• правила, или что должно быть сделано в каждой конкретной ситуации.

 

1.2  Планирование и планы

Следует различать планирование и планы. План - это детализированная совокупность решений, которые подлежат реализации, перечень конкретных мероприятий  и их исполнителей. План является результатом  процесса планирования. Планы и планирование имеют различные вариации, и их можно рассматривать с разных точек зрения.

По широте охвата:

• корпоративное планирование (для всей компании в целом);
• планирование по видам деятельности (планирование производства ковров);
• планирование на уровне конкретного подразделения (планирование работы цеха).

По функции:

• производственное;
• финансовое;
• кадровое;
• маркетинговое.

По подфункции (например, для маркетинга):

• планирование ассортимента;
• планирование рекламы;
• планирование продаж.

По временному периоду:

• долгосрочное планирование - 5 лет и более;
• среднесрочное планирование - от 2 до 5 лет;
• краткосрочное планирование - до года.

По степени детализации  планов:

• стратегическое планирование;
• оперативное или тактическое планирование.

По обязательности выполнения:

• директивные планы для непосредственного обязательного исполнения;
• индикативные планы, которые являются ориентирными и зависят от индикаторов экономической, политической и т. п. деятельности.

План как итог планирования для исполнителей является директивным  документом и должен включать как  обязательные, так и рекомендательные показатели, причем с увеличением  сроков планирования число индикативных (рекомендательных) показателей растет. Это связано с тем, что при  долгосрочном планировании результат  не может быть определен абсолютно  точно, так как он зависит от изменения  условий хозяйствования и имеет  вероятностный характер. Планироваться  могут конкретные мероприятия, товары, услуги и работы, а также структуры, технологии и процедуры. Например, планирование расширения организации, планирование более совершенного техпроцесса  или планирование вывода товара на рынок.

Различают три основные формы  организации планирования:

• "сверху вниз";
• "снизу вверх";
• "цели вниз - планы вверх".

Планирование "сверху вниз" основывается на том, что руководство  создает планы, которые надлежит выполнять их подчиненным. Такая  форма планирования может дать положительный результат только при наличии жесткой, авторитарной системы принуждения.

Планирование "снизу вверх" основано на том, что планы создаются  подчиненными и утверждаются руководством. Это более прогрессивная форма  планирования, но в условиях углубляющейся  специализации и разделения труда  сложно создать единую систему взаимосвязанных  целей.

Планирование "цели вниз - планы вверх" соединяет достоинства  и устраняет недостатки двух предыдущих вариантов. Руководящие органы разрабатывают  и формулируют цели для своих  подчиненных и стимулируют разработку планов в подразделениях. Такая форма  дает возможность создать единую систему взаимосвязанных планов, так как общие целевые установки  являются обязательными для всей организации.

Планирование базируется на данных прошлых периодов деятельности, но целью планирования является деятельность предприятия в перспективе и контроль этого процессом. Поэтому надежность планирования зависит от точности и правильности информации, которую получают менеджеры. Качество планирования в большей степени зависит от интеллектуального уровня компетенции менеджеров и точности прогнозов относительно дальнейшего развития ситуации.

 

 

Глава 2. СТРАТЕГИЧЕСКИЙ ИЛИ «ПОРТФЕЛЬНЫЙ» АНАЛИЗ

 

Вопросам стратегического  планирования в современных условиях ведения бизнеса необходимо уделять  все большее внимание. В случае, если топ-менеджмент компании упускает из вида вопросы стратегического управления и занят решением только тактических задач, то рано или поздно компания столкнется с ситуацией, при которой удержание прежних рыночных позиций и тем более развитие будут невозможны.

Разработка и внедрение  элементов стратегического планирования и управления обеспечит вашей  компании:

• эффективность реализации стратегии компании с использованием инструментария стратегического управления, разработанного с учетом уникальных особенностей компании;
• единое понимание руководителями и сотрудниками стратегии развития компании и ее долгосрочных стратегических целей;
• возможность мотивирования персонала компании на достижение стратегически-значимых результатов;
• наличие базы для принятия стратегических решений и оценки возможных стратегических инициатив.