Отчет по производственной практике на МБУ «Контакт-центр при Главе города Ульяновска»

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1.      Организационная  структура управления предприятия  (подразделения)

2.      Использование методов управления.

3.      Распорядок дня директора МБУ «Контакт-центр».

4.      Организация работы в подразделении с документами.

5.      Коммуникационные процессы в муниципальном учреждении.

6.      Процесс принятия управленческого решения.

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Менеджмент – это умение добиваться поставленных целей, используя  труд, интеллект, мотивы поведения других людей.

Управление – это непрерывный  процесс воздействия на коллектив, людей для организации и координации  их деятельности в процессе производства для достижения наилучших результатов  при наименьших затратах.

Цель практики – изучение общих вопросов теории управления непосредственно  на предприятии.

Основные задачи:

1. Знакомство со структурой аппарата управления предприятия и подразделениями, с опытом организации, планирования и управления, с методами управления трудовыми коллективами;

2. Изучение деятельности организации;

3. Изучить особенности  реализации основных функций  управления в «Контакт-центр при  Главе города Ульяновска».

При прохождении мною практики на МБУ «Контакт-центр при Главе города Ульяновска» теоретический материал, полученный во время учебы, был закреплен на примере реально действующего предприятия.

 

 

 

 

1. Организационная структура управления предприятия (подразделения)

 

Рассматриваемое промышленное предприятие – «Контакт-центр» является муниципальным бюджетным учреждением.

Бюджетное учреждение —  по российскому законодательству это  государственное (муниципальное) учреждение, финансовое обеспечение выполнения функций которого, в том числе  по оказанию государственных (муниципальных) услуг физическим и юридическим  лицам в соответствии с государственным (муниципальным) заданием, осуществляется за счет средств соответствующего бюджета  на основе бюджетной сметы.

Бюджетное учреждение (англ. budget institution) - по бюджетному законодательству РФ организация, созданная органами государственной власти РФ, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических или иных функций некоммерческого характера, деятельность которой финансируется из соответствующего бюджета или бюджета государственного внебюджетного фонда на основе сметы доходов и расходов (ст. 161 БК РФ*). Бюджетное учреждение является некоммерческой организацией.

Так как я проходила  практику в отделе ТОС (территориальное общественное самоуправление), то я приведу структуру органов ТОС.

 

 

 

 

Председатель Совета-лицо, имеющее право без доверенности действоввать от имени ТОС

Совет- коллегиальный исполнительный орган ТОС

Собрание граждан или конференция  граждан(собрание делегатов)-высший орган управления ТОС

 

Ревизионная комиссия-орган, контролирующий финансово-хозяйственную деятельность ТОС

Старший по дому, старший по улице(для частного сектора)- член Совета, структурная единица органа ТОС

 

 

Рис. 1 Рекомендуемая структура органов ТОС

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Использование методов управления.

 

Методы управления – это  совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения целей организации.

Распорядительные методы квалифицируются по формуле воздействия (приказ, распоряжение, рекомендация, указание, инструктаж), по форме передаче (документальная, устная), по сроку использования (смета, месяц и т.д.)

Распорядительная деятельность рассматриваемой организации осуществляется в основном, посредством издании  приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности и является нормативным документом, отражающим управленческие решения  по вопросам производственно-хозяйственной  деятельности, планировании, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и  организации работы промышленного  предприятия и т.д.

Проект приказов подготавливается специалистами организации, согласовываются  с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и  подписываются руководителем организации. Подписанный руководителем приказ регистрируется работником, ответственным  за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его  подписания, если в его тексте не указано другого срока.

По текущим оперативным  вопросам повседневной производственно-хозяйственной  и административной деятельности руководители п\п могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам.

Экономические способы мотивации основываются на том, что люди в результате их применения получают определенные выгоды, повышающие их благосостояния. Такие выгоды могут быть прямыми, например, в виде некоторой суммы

денег, или косвенными, облегчающими получение прямых (дополнительное свободное время, позволяющее подрабатывать в другом месте).

Основной формой прямой экономической  мотивации является заработная плата  за выполнение основной работы. Обычно она зависит от занимаемой должности, квалификации, стажа работы, количества и качества затрачиваемого труда. Заработная плата бывает сдельной, когда в основу определения ее размера кладется объем выпущенной продукции, и повременная, зависящей от количества отработанного времени.

Использование тех или  иных форм и систем сдельной и повременной  заработной плат в основном зависит  от сфер деятельности работников, характера  трудовых и технологических процессов, задач стимулирования и т.п.

Повременная форма заработной платы применяется в отношении  руководителей, специалистов, служащих, а также технических рабочих, результаты деятельности которых, либо не поддаются точному учету и  измерению, либо не требуют его вовсе  – например, наладчиков оборудования. В зависимости от способов начисления она бывает: почасовая, поденная, помесячная.

Мотивирующими элементами при  повременной оплате труда является ее величина и наличие в необходимых  случаях премий. Ее эффективное применение требует соблюдение ряда условий, в  частности: точного учета фактически отработанного времени; наличие обоснованных норм и нормативов, регламентирующих объем выработки, численность персонала, производственные задания и т.п.; правильного распределения работы между исполнителями, принимающего во внимание их квалификацию, опыт, профессию.

Сдельная форма заработной платы применяется в основном в отношении рабочих, конкретные результаты, деятельности которых легко  измеримы и их рост необходимо стимулировать, а выработка продукции является решающим результатом работы. Как и в предыдущем случае, применение сдельной оплаты труда требует наличие научно-обоснованных норм (выработки, затрат и т.п.) и надежного учета результатов.

Сдельная форма заработной платы подразделяется на системы  по таким критериям, как способы  определения сдельной расценки, расчеты  с работниками.

В отличие от повременной  зарплаты, имеющий только две системы (прямую и премиальную), у сдельной их значительно больше.

При прямой (индивидуальной и коллективной)сдельной заработной плате ее величина определяется в зависимости от выполненного объема работ по единой расценке за единицу продукции.

В целом система денежных выплат должна обеспечивать большинству  работников желаемый уровень дохода при условии добросовестного  отношения к работе выполнению своих  обязанностей. Удовлетворенность материальным вознаграждением, его справедливым уровнем стимулирует инициативность людей, формирует приверженность организации, привлекает новых работников.

К моральным способам мотивации  относится признание, которое может  быть личным и публичным. Суть личного  признания, которое в нашей стране распространения не получило, состоит в том, что особо отличившиеся работники упоминаются в специальных докладах высшему руководству или лично представляются ему, получают право подписи ответственных документов, в разработке которых они принимали участие, персонально поздравляются дирекцией по случаю праздников или семейных дат.

Публичное признание предполагает информацию о достижениях работников в многотиражках, на специальных  стендах, награждение особо отличившихся людей почетными грамотами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Распорядок дня директора МБУ «Контакт-центр».

 

Рассмотрим распорядок дня  директора МБУ «Контакт-центр»

 58 % - запланированные встречи;

23 % - работа с бумагами;

10 % - незапланированные встречи;

6 % - разговоры по телефону;

3 % - осмотры, поездки.

Граф.1 Распорядок дня директора МБУ «Контакт-центр»

Начальник отдела по взаимодействию с ТОС большую часть времени тратит на коммуникации (обмен информацией). Характер этих связей зависит от координируемых процессов. Наиболее часто используются собрания, документы, отчеты, служебные записки, компьютерная и телефонная связь. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подразделениями организации, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (организация, мотивация, планирование и контроль), а также действие руководителей.

Именно потому, что обмен  информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим звеном. Это означает, что для успеха менеджеров и организаций, для координации  их деятельности необходимы эффективные  коммуникации. Неэффективные коммуникации по времени и качеству не позволяют  осуществлять эффективную координацию  как деятельности людей, групп и  организаций в целом, так и  выполнение функций управления.

Управление производством  через функцию координации призвано рационально организовать многочисленные связи на основе их изучения и совершенствования. По мере роста масштабов производства и его управления, развития в нем процессов специализации и кооперирования неуклонно увеличивается количество связей. Рост числа связей сопровождается увеличением объема информации, необходимой для управления. Это усложняет процесс управления. Наоборот, сокращение числа связей ведет к упрощению процесса производства и управления им. Отсюда важность изучения факторов, влияющих на сокращение количества связей. К их числу относятся: НТП, концентрация производства, совершенствование организации труда, производства и управления.

В условиях роста самостоятельности  и ответственности всех уровней  происходит рост так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых  на одном уровне управленческой структуры.

В любом процессе управления имеет место как прямая, так  и обратная связь. Координация деятельности немыслима без обратной связи. Отсюда, следует, что обратная связь как  коммуникация очень важна, поскольку  дает возможность обеспечить непрерывность  процесса управления.

 

 

 

 

 

 

 

4. Организация работы в подразделении с документами

 

Документ – это носитель управленческой информации, научно-технического, экономического, оперативно-производственого и административного характера.

Рассмотрим, как осуществляется документооборот в подразделениях МБУ «Контакт-центр»

Документооборот – это  движение документов с момента их получения или создания до завершения использования, отправки или сдачи  в дело. Различают три основных потока документации:

-         документы, поступающие из других  организаций (входящие);

-         документы, отправленные в другие  организации (исходящие);

-         документы, создаваемые в организации  и используемые работниками организации  в управленческом процессе (внутренние).

Документы поступающие в организацию, проходят:

-         первичную обработку;

-         предварительное рассмотрение;

-         регистрацию;

-         рассмотрение руководством;

-         передачу на исполнение.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена в организации  как самостоятельным структурным  подразделением (общий отдел, канцелярия, секретариат), так и отдельным  сотрудником. Секретарь – референт должен принимать к обработке  только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличие приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются, причины возврата.

Конверт от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда  только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично»  и в адрес общественных организаций.