Отчет по практике на УДППЗ “Укрпошта”

 

 

 

 

 

 

 

Аналіз діяльності та прогноз основних показників УДППЗ “Укрпошта” (використана поквартальна динаміка відповідного показника за період з 1 кв. 2002 р. по 3 кв. 2004 р. включно), виконаний відповідно до Методичних рекомендації Міністерства економіки України щодо відстеження динаміки основних економічних показників роботи стратегічно важливих підприємств і підприємств монополістів (згідно з Наказом Президента України “Про невідкладні заходи щодо прискорення приватизації в Україні” від 29.12.99 № 1626/99 та Програми проведення моніторингу фінансово-господарського стану підприємств) виявив, що:

– мала місце стійка тенденція до зростання витрат на виробництво у майбутньому;

– частка витрат на оплату праці у собівартості продукції та послуг поступово збільшувалася;

– коефіцієнт фінансової незалежності дорівнював 0,36 (нормативне значення 0,5), що характеризує недостатню інвестиційну привабливість оператора;

– динаміка коефіцієнту загальної обіговості капіталу, вказує на стабільне зростання ділової активності;

– динаміка нерозподіленого прибутку свідчить про те, що у подальшому буде все менше можливостей для поповнення обігових коштів.

 

Прогноз основних економічних показників діяльності

 УДППЗ „Укрпошта”

Для того щоб виконати ґрунтовний аналіз економічного стану УДППЗ “Укрпошта” необхідно розробити відповідну математичну модель. За допомогою такої моделі можна: по-перше, спрогнозувати зміни економічного стану на майбутнє (від 3 до 10 років); по-друге, встановити суттєві чинники, які негативно впливають на ефективність економічної діяльності оператора і по-третє, спрогнозувати за допомогою моделі, як будить впливати на економічні показники заходи спрямовані на удосконалення економічної діяльності УДППЗ “Укрпошта”. Слід підкреслити, що розробка такої математичної моделі досить складна задача, тому на цьому етапі можливо лише встановити тенденції та скласти прогноз основних показників діяльності оператора на основі даних за період з 2001 по 2006 рр.

Зазначимо, що прогнозування основних показників діяльності ринку послуг ПЗ має важливе значення для розробки стратегії функціонування на ринку послуг ПЗ. Проблема прогнозування є складовою частиною більш загальної проблеми аналізу об'єкта дослідження в загальному комплексі ринкових перетворень України.

Загалом, виділяють 5 етапів прогнозування:

1. Постановка  задачі.

2. Отримання  інформації.

3. Вибір  методів прогнозування.

4. Оцінка  методів прогнозування.

 5. Надання результатів прогнозування.

 

 

 

 

 

 

 

Прогноз динаміки основних економічних показників наведено на рис. 5.7, згідно якого до 2008 р. спостерігатиметься тенденція до збільшення доходу від надання послуг ПЗ, але, слід зазначити, що зростання доходу відбуватиметься не за всіма статтями. З іншого боку, спостерігатиметься тенденція до зростання витрат, основними причинами якої, буде постійне підвищення рівня мінімальної заробітної плати, вартості перевезень пошти, у зв’язку зі зростанням цін на паливно-мастильні матеріали, збільшенням сум оплати банківським установам за касове обслуговування тощо. Більш того, у 2010 р. витрати перевищать доходи, що може призвести до того, що УДППЗ “Укрпошта” стане збитковою.

 

Дослідження існуючої організаційної структури управління

УДППЗ “Укрпошта”

Організаційна структура управління УДППЗ “Укрпошти” (рис. 8.1) побудована за функціонально-територіальним принципом, що передбачає вертикальну ієрархічну структуру управління, яка базується на суворому підпорядкуванні нижчої ланки управління вищій.

За такої структури управління всю повноту влади у кожному виробничому підрозділі бере на себе лінійний керівник. Йому при розробці конкретних питань і підготовці відповідних рішень, програм, планів допомагає спеціальний апарат, який складається із функціональних підрозділів (відділів, служб тощо).

Функціональні структури підрозділу знаходяться у підпорядкуванні у головного лінійного керівника. Свої рішення вони провадять у життя або через головного керівника, або (в рамках своїх повноважень) безпосередньо через відповідних керівників служб-виконавців.

 

 

 

 

 

 

Проведений аналіз дозволяє виділити наступні основні переваги існуючої організаційної структури УДППЗ “Укрпошта”:

– простота процесу прийняття рішень – він персоніфікований, обґрунтування рішень не займає багато часу, відповідальність за наслідки чітка і конкретна;

– визволення лінійних керівників від детального аналізу поточної діяльності, що сприяє зосередженню їх діяльності на рішенні проблем стратегічного розвитку підприємства, забезпеченні його найбільш раціональної взаємодії з зовнішнім середовищем;

– сприяння рівномірному наданню послуг ПЗ у всіх регіонах країни;

– можливість залучення консультантів і експертів.

 

Але у даної структури існує цілий ряд недоліків:

– недостатня гнучкість і пристосовність до нових задач;

– невідповідність даної структури управління в умовах диверсифікації надання послуг.

– відсутність тісних взаємозв’язків взаємодій на горизонтальному рівні між виробничими підрозділами;

 

   – проблеми між функціональної координації, що спричиняє певну конфліктність між службами;

– вузька спеціалізація працівників, яка звужує горизонт їх професійного бачення, принижує загально організаційні цілі і задачі до функціональних;

– обмеження можливостей професійного розвитку функціональних і особливо лінійних керівників.

Проведені дослідження свідчать, що для подолання вище перерахованих недоліків необхідно запровадити перехід від функціонально-територіального принципу побудови організаційної структури до дивізіонального. Головною ідеєю якого є виділення відносно відокремлених структурних підрозділів і наділення їх широкими правами адміністративно-господарської діяльності, що призводить до нового сполучення принципів централізації і децентралізації, при якому всі основні проблеми підрозділи вирішують самостійно, а незначний (відносно) центральний апарат забезпечує стратегію розвитку компанії в цілому.

Дрібнення організаційно-управліньської структури УДППЗ “Укрпошта” повинно проходитиме шляхом вилучення дирекцій та формування на їх базі дочірніх підприємств за напрямами діяльності. Загальна структура холдингу може мати наступний вигляд.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Дрібнення без спеціалізації відбувається при дрібненні структурного блоку, що складається із співробітників однакової кваліфікації і, відповідно, які займаються виконанням схожих функцій. Дрібнення відбувається у виді поділу структурного блоку на декілька (у кожного знов створеного структурного блоку, виходячи з визначення, з'являється свій керівник).

 

 

 

 

 

 

 

 

Дрібнення за функціями здійснюється з метою формування служб і структурних підрозділів, що спеціалізуються на виконанні будь-яких певних функцій.

Наприклад, виділення дирекції з питань стратегії і розвитку, дирекції з питань роботи й експлуатації мереж, дирекції з маркетингу (рис. 7.5) відбувається на рівні структурного блоку заступників директора підприємства і призводить до формування відповідних структурних підрозділів і служб. На прикладі ВТ це можна показати наступним чином.

 

 

 

 

 

Дрібнення за видами послуг, територіальному місцю розташування і групами клієнтів застосовується у випадку неможливості, з будь-якої причини, об'єднати структурні підрозділи, що займаються однотипними функціями, в одне. Наприклад, через певні обставини, підприємство займається наданням послуг мобільного зв’язку і послуг фіксованої телефонії. Природно, що один виробничий підрозділ не зможе здійснювати надання всієї номенклатури послуг. Значить необхідно розбити його на два виробництва, як це показано на рис. 7.6.

 

 

 

 

 

 

 

Для реалізації робіт пропонується впровадження Проекту Положення та регламент управління проектами національного оператора УДППЗ “Укрпошта”.

Наприклад, оскільки основна діяльність УДППЗ “Укрпошта” зосереджена на наданні послуг поштового зв’язку, пропонується :

- на базі існуючої виробничої структури оператора створити дочірнє підприємство з організаційною структурою управління, що базуватиметься на трирівневій мережі об’єктів;

- існуючі обласні дирекції оператора реорганізувати в 6 окружних філій з розташуванням у стратегічних регіонах України;

- за необхідності виробничі площі регіональних представництв можуть надаватися у часткове користування дочірнім підприємствам для задоволення споживачів їхніми послугами.

 

 

Створення єдиного інформаційного порталу УДППЗ „Укрпошта”

 

Інформаційний портал. Чітке та однозначне визначення порталу ще досі не устоялося. Найбільш розповсюджене його визначення таке: портал – це система, що має забезпечувати єдину інтегровану середу для щоденної роботи співробітників та клієнтів з корпоративними ресурсами та інформаційними ресурсами мережі Інтернет. Таке поняття, загальної задачі порталу, не визначає будь-яких обмежень на бізнес-функції, що в ньому реалізуються. Існують два типи побудови порталів: вертикальний та горизонтальний. Вертикальний портал, це як правило сайт визначеної тематики, в якому розвинуті лише необхідні розділи. Прикладів таких порталів багато (itc, ukrbiz, liga тощо), але вигода від використання цього типу порталів є невеликою і може розглядатися тільки як інформаційне забезпечення того чи іншого набору послуг. Горизонтальний портал навпаки містить у собі велику кількість сервісів загального користування (bigmir, topping, uaportal, gala тощо). Загальносвітова практика показує, що портали вертикального типу використовуються лише у корпоративному масштабі і призначені для інформаційної підтримки основних видів діяльності корпорації. З іншого боку, горизонтальні портали самі по собі служать джерелом доходу для компанії. Прикладів таких порталів небагато (Yahoo!, AltaVista тощо) тому-що вони представляють з себе не тільки важкий з боку реалізації проект, а потребують ще й постійного обслуговування. Однак не зважаючи на важкість реалізації і підтримки такого порталу слід знати, що щорічні доходи одного з найпопулярніших порталів горизонтального типу Yahoo! складають близько 200 млн. доларів США. Така велика кількість прибутку може бути досягнута насамперед лише за допомогою надання великої кількості різноманітних послуг(в тому числі послуг рекламного характеру).

На цей час УДДПЗ „Укрпошта” має декілька регіональних порталів вертикального типу, що не взаємодіють між собою. Це не зручно як для користувачів, так і для подальшого розвитку послуг УДППЗ „Укрпошта” на базі ІКТ.

Для досягнення поставлених задач та реалізації державних завдань з інформатизації УДППЗ “Укрпошта” має розробити єдиний інформаційний портал, як багатомовний ресурс, інтегрований з базами даних урядових порталів, що включає в себе широкий спектр різноманітних послуг. Єдиний інформаційний портал УДППЗ “Укрпошта” має стати одним з базових складових компонентів в загальній схемі розвитку нових видів послуг та інформаційно-комунікаційних технологій.

Ствердження про користь та ефективність такого порталу ґрунтується на даних про активне використання та постійний розвиток подібних порталів світовими лідерами поштового зв’язку, такими як Німеччина чи Франція.

Інформаційні портали поштових операторів цих країн дуже розвинені, на них розташована детальна інформація про структури, послуги та діяльність цих операторів, а також надається багато online послуг. Так наприклад, французька пошта залучила до себе багато користувачів наданням безстрокової електронної адреси (віртуальна електрона адреса, що має необмежений термін дії), у німецького поштового оператора дуже розвинені електронні банківські послуги, та система пошуку поштової адреси фізичної чи юридичної особи, англійська пошта зі свого порталу надає, навіть, послуги з отримання різноманітних ліцензій.

Портал УДППЗ “Укрпошта” має бути розроблений як єдина програмна та інформаційна база, що включає в себе можливості швидкої інтеграції будь яких інфокомунікаційних послуг, масштабування не тільки змісту послуг, а і їх кількості.

Зважаючи на внутрішню структуру УДППЗ “Укрпошта”, архітектура єдиного інформаційного порталу має бути побудована як розподілений корпоративний ресурс, що включатиме в себе підрозділи окружних інформаційних ресурсів УДППЗ “Укрпошта”. Це дозволить збільшити ефективність керування інформаційними ресурсами та послугами, що мають надаватися за його допомогою. Також розподіленність інформаційного порталу має забезпечити зменшення навантаження на корпоративний ресурс в цілому. Загальна структурна схема єдиного інформаційного порталу представлена на рис. 9.1.

Одним з першочергових завдань щодо впровадження нових видів послуг та інформаційно-комунікаційних технологій в УДППЗ “Укрпошта” має стати розробка базового програмного забезпечення, що дозволятиме інтегрувати в його середовище вже існуючи послуги та розроблювати нові. До складу цього завдання входить також формування загальної структури майбутнього порталу, його дизайну, базових програмних елементів та загальних шаблонів послуг. Також до першочергових завдань входить створення елементів адміністрування, наповнення та керування інформаційним порталом. Крім того, передбачено створення закритого сектору порталу (тільки для працівників УДППЗ “Укрпошта”) для більш ефективної підтримки мережі документообігу, зберігання внутрішніх нормативних документів, корпоративних форумів, спеціалізованих послуг тощо.