Отчет по практие в государственном и муниципальном управлении ЖКХ г. Карачаевске

Для более полного раскрытия  содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

-составляется отдельная карточка  на каждый вопрос, предмет, содержащиеся  в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

-систематизируется информация  в соответствии с рубриками  внутрисистемного классификатора  вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной  карточки и расположение в ней  реквизитов могут быть определены в  самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):

 

Рис. 2.

Форма регистрационно-контрольной  карточки сроковой картотеки

 

лицевая сторона

 

оборотная сторона

 

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации  имеет ряд существенных преимуществ  по сравнению с журнальной и карточной  формами регистрации, а именно:

-быстрый поиск документов по  любому реквизиту или реквизитам  регистрационно-контрольной карточки;

-автоматическое формирование отчетов,  сводок, ведение справочно-аналитической  работы по документам;

-автоматический контроль за  исполнением документа; 

-возможность одновременно регистрировать  документы на нескольких рабочих местах;

-возможность организации децентрализованной  регистрации документов в структурных  подразделениях с объединением сведений обо всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации  документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

 

5.2 Сдача документов в архив

 

Отдельным большим участком работы являются вопросы подготовки дел  к передаче в архив организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Подготовка исполненных документов перед сдачей документов в архив  включает:

- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

- оформление дел;

- описание документов постоянного  и долговременного хранения;

- обеспечение их сохранности;

- сдачу документов в архив учреждения.

Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до сдачи их на государственное хранение. Дела для сдачи документов в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в нормативных документах. В архив организации сдаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовке к сдаче документов в архив.

Оформление дела - это комплекс работ по его учету, нумерации  листов, составлению заверительной  надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения  дела в делопроизводстве и завершается  в процессе подготовки к передаче документов в архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится предварительная систематизация и сдача документов в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению перед сдачей документов в архив, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче документов в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914-72 «Обложки дел длительного пользования» ¹⁴. Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. п., наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.

Сдача документов в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику. Дела сдаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата архива).

 

5.3 Сведения о подготовке, оформлении номенклатуры дел

 

Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения  сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря.

Номенклатура дел организации  делится на:

- сводную номенклатуру дел и

- номенклатуру дел структурного  подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной  номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

 

5.4 Требования к оформлению номенклатуры дел организации

 

Номенклатура дел оформляется  на общем бланке организации. Вид  документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ  – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел –  дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (г Карачаевск или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2011год (в нашем случае номенклатура уже составлена)).

Утвержденная номенклатура дел  действует в течение 5 лет и  подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит  из двух частей:

- основной части и 

- итоговой записи о категориях  и количестве заведенных дел.

     Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»; в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен  в Таблице 3. ¹⁵

Таблица 3

Управление экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа		Утверждаю: Начальник Управления экономического развития, строительства и жилищно-коммунального  хозяйства Администрации Карачаевского  городского округа
Номенклатура дел
на 2011 год		__________ Р.А.Эльканов
17.12.2010г. № ____
г. Карачаевск		«_____»___________ 2010г.

 

 

Продолжение таблицы 3

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)			Срок хранения дела (тома, части), номера статей по перечню	Примечание
1	2	3			4	5
01-Управление
	Постановление и распоряжение администрации КГО
01-01	Положение об Управлении экономического развития, строительства и жилищно-коммунального  хозяйства Администрации Карачаевского  городского округа.
01-02	Свидетельство о государственной  регистрации Управления
01-03	Правила внутреннего трудового  распорядка Управления
01-04
01-05
01-06
Документы (справки, докладные и  объяснительные записки) о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка
Штатное расписание Управления и изменения  к нему.
Список (штатно-списочный состав) сотрудников  Управления
Списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных  государственных и иных звании
………………………………..

 

Заключение

 

Местом прохождения моей преддипломной  практики был отдел Управления экономического развития, строительства и жилищно-коммунального  хозяйства Администрации Карачаевского  городского округа.

Практика проходила в рамках учебно-методических указаний по прохождению преддипломной практики, в связи с чем, основной целью было получение практических знаний, умений, навыков и закрепление теоретических знаний, а так же сбор, обобщение и систематизация материалов для выполнения выпускной квалификационной работы.

Я убедилась в том, что ЖКХ  является одной из основных отраслей народного хозяйства, охватывающей производственно-технический комплекс, потребность в продукции которого практически не ограничена.

Структура ЖКХ, по своей сути, является незаменимым звеном в экономике городского хозяйства Карачаевска. Безусловно, для местных властей задачи обеспечения населения теплом, водой, электричеством первостепенны перед другими вопросами. Поэтому эта структура постоянно должна иметь стратегию усовершенствования и реформирования.

Стратегия повышения эффективности  управления ЖКХ должна быть согласованной  с общей стратегией развития города и базироваться на принципе партнерства. Эффективно решить проблемы ЖКХ можно  только реализуя политику, объединяющую различные уровни власти, предполагающую региональное и межмуниципальное партнерство, учитывающую интересы частного бизнеса и населения.¹⁶

Основным мероприятием по совершенствованию  организационной структуры управления ЖКХ городского округа, на мой взгляд, должно стать выделение в действующей организационной структуре информационно-аналитической службы, которая бы занималась мониторингом состояния ЖКХ, работой с населением, общей координацией деятельности предприятий ЖКХ.

Основными резервами повышения  качества услуг ЖКХ в г. Карачаевске являются: мотивация персонала на повышение качества услуг ЖКХ; внедрение регулярного мониторинга состояния отрасли ЖКХ; повышение эффективности работы с потребителями услуг ЖКХ; внедрение передовых технологий в деятельности предприятий отрасли.

Обобщая итоги можно сделать  вывод - ключевой вопрос государственной экономической и социальной политики сегодня - реформа жилищно-коммунального хозяйства. Данная работа раскрывает необходимость проведения таких реформ. Результатом работы можно считать:

1. определение условий, в которых находится современное жилищно-коммунальное хозяйство России;
2. уточнение реальных и потенциальных мер государственных органов, по реализации программы реформирования жилищно-коммунального хозяйства;
3. описание принципов успешного реформирования жилищно-коммунального хозяйства.