Отчет по практие в государственном и муниципальном управлении ЖКХ г. Карачаевске

Проблемы реформирования ЖКХ на этом не заканчиваются. Их, конечно, больше. Сегодня идет процесс анализа ошибок и недоработок, сделанных за годы реформирования в жилищной сфере. Мы только стоим на пути освоения нового для России рынка услуг. Главное – не бросать народ наедине с проблемами ЖКХ, и чтобы государство не самоустранилось от поддержки населения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Информационное обеспечение деятельности организации.

 

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера ЖКХ. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления, повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых деятельностью в жилищно-коммунальной сфере.

Жилищно-коммунальное хозяйство является одной из основных отраслей экономики, оказывающей существенное влияние на все стороны жизнедеятельности общества. Стоимость и качество услуг жилищно-коммунального комплекса - важнейшие характеристики обеспечения стабильности и устойчивого развития национальной экономики, непосредственно влияющие на уровень и качество жизни всех ее граждан.

Однако, эта сфера жизнедеятельности  общества находится в кризисном  состоянии, исторически обусловленном  рядом обстоятельств: неэффективной  системой управления, высокими затратами, связанными с оказанием жилищных и коммунальных услуг, неразвитостью конкурентной среды, хроническими неплатежами. Управление жилищно-коммунальным хозяйством (ЖКХ) имеет крайне низкую эффективность, а отсутствие адекватной информации не позволяет реализовывать на практике основные принципы программно-целевого подхода к управлению. Отсутствует эффективно функционирующая система информационного обеспечения управления, которая могла бы способствовать процессу реформирования ЖКХ и переходу его в качественно новое состояние. Среди множества проблем, требующих решения в ходе выполнения жилищно-коммунальной реформы, особое место занимает достоверность и доступность информации, которая создается, используется и распространяется в жилищно-коммунальном хозяйстве. В первую очередь, это сведения о жилищном фонде и жителях, о потреблении энергоресурсов, оперативная информация о текущем состоянии объектов ЖКХ, инженерных коммуникаций.

Успешно решать эту проблему можно  только на базе передовых информационных технологий. Информатизация ЖКХ - необходимое звено реформы ЖКХ.

Внедрение информационных технологий позволит создать качественно новую  систему управления ЖКХ, а также  систему регламентированного взаимодействия с исполнительными органами государственной власти. В основе должна быть информационная система, которая позволит преодолеть разрыв между уже относительно развитой нормативной базой и правоприменительной практикой, а также повысить качество принимаемых решений, социальную защищенность населения и усилить контроль за жилищно-коммунальной сферой деятельности.

В этой связи объективно возрастает потребность в проведении структурных  преобразований в управлении ЖКХ, опирающихся  на научно-обоснованный массив информации. Это необходимо для принятия эффективных управленческих решений и, что особенно значимо, для обеспечения принципа оптимальности контроля над деятельностью субъектов ЖКХ, который в соответствии с новым Жилищным кодексом (ЖК РФ) становится ключевым элементом управления и требует полной информации, получаемой из различных источников.

По моему мнению, чтобы повысить эффективность действующей организационной структуры управления ЖКХ г. Карачаевска необходимо:

1) создать информационную поддержку  реформы ЖКХ: обеспечение необходимыми  методическими материалами собственников,  их обучение;

2) создать систему независимого  и объективного контроля соблюдения  прав собственников. ⁹

 

Для принятия своевременных, эффективных  и отвечающих интересам собственников  управленческих решений необходима комплексная информация об экономическом, технико-технологическом и функциональном состоянии отрасли.

Поэтому для решения данной проблемы необходимо выделить в составе мониторинга  состояния ЖКХ два направления:

1. финансовый мониторинг  - исходя  из потребности получения информации о финансовом состоянии предприятий отрасли, уровне конкуренции и, соответственно, уровне тарифов на услуги;

2. технологический  мониторинг - направленный на анализ  качества и гарантированности  бесперебойного обеспечения населения  услугами.

Для успешной реализации задач мониторинга  ЖКХ в структуре администрации  муниципального образования г. Карачаевска, считаю целесообразным выделение самостоятельного подразделения, осуществляющего мониторинг, т.е. занимающегося сбором, обработкой, анализом и распределением информации, и имеющего налаженное взаимодействие с собственниками  жилых помещений, управляющими компаниями и компаниями-монополистами. Такую структуру по ее содержанию и функциям можно назвать информационно-аналитической.

Функции такого подразделения должны объединять стратегическое планирование, мониторинг состояния ЖКХ, работу с населением, общую координацию деятельности предприятий ЖКХ. Иначе говоря, в структуру информационно-аналитической службы целесообразно включить:

1. Отдел по работе с собственниками;

- отдел мониторинга;

- отдел целевых программ;

    2. Отдел координации.

Учитывая большую значимость собственников  жилых помещений как источника  информации и их главную роль в  управлении ЖКХ, целесообразно, в первую очередь, включение в рекомендуемую структуру отдела по работе с собственниками. Данный отдел должен заниматься работой с собственниками жилья, сбором информации о текущем положении дел в ТСЖ и управляющих компаниях, приемом претензий и предложений по работе жилищно-коммунальных структур.

Отдел мониторинга должен осуществлять сбор, обработку, анализ и распределение информации о состоянии отрасли ЖКХ, о положении предприятий ЖКХ, состоянии жилого фонда и т.п.

Отдел целевых программ будет осуществлять стратегическое планирование отрасли ЖКХ г. Карачаевска в форме составления целевых программ развития отрасли и бизнес - планирования.

Отдел координации будет заниматься координацией работы служб коммунального хозяйства г. Карачаевска в вопросах выполнения целевых программ и качественного исполнения своих обязанностей.

Создание описанной выше информационно-аналитической  структуры позволит повысить эффективность  действующей организационной структуры  управления ЖКХ г. Карачаевска и  организовать работу с собственниками жилья, чего до сих пор в рамках муниципалитета не производилось.

Тем не менее, нельзя не указать на то, что Управление активно взаимодействует  со СМИ: печатные СМИ (газета «День Республики»), телевидение, радио, интернет (официальный сайт г. Карачаевска- karachaevsk.info.ru).

Организуются:

- Обучающие семинары в префектуре Административного Округа с руководителями и профильными журналистами окружных и муниципальных СМИ;

- Обучающие семинары с представителями  жилищных объединений граждан  (ТСЖ).

 

 

 

Проводится:

- Разработка методических и справочных материалов для стендового  размещения;

- Подготовка листовок, справочников, буклетов, сборников материалов  по различным направлениям реформы  ЖКХ;

- Участие в организации социологических  опросов ;

- Разработка методических рекомендаций по информационному обеспечению городских программ и мероприятий при реформировании ЖКХ и др.

Одной из важнейших задач реформы жилищно-коммунального  хозяйства в стране является информирование граждан о сути преобразований, разъяснение гражданам их прав и обязанностей. Для решения этих задач, начиная с 2008 года, Фондом содействия реформирования ЖКХ изготавливаются брошюры, создаются анимационные ролики, в доступной форме рассказывающие об энергосбережении, о возможностях сокращения расходов на оплату ЖКУ и других аспектах реформы ЖКХ. ¹⁰

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Ведение, учет и хранение документации.

 

5.1 Регистрация документов

 

Регистрация документа – это  запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующей  факт его создания, отправления или получения. ¹¹

Регистрация – подтверждение факта  создания или получения документа  в определенное время (день) путем  внесения его в регистрационную  форму с присвоением номера и  записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных обо всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден. ¹²

В процедуре регистрации можно  выделить три цели:

-учет документов;

-контроль за их исполнением; 

-справочная работа по документам.

 

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

-рекламные письма;

-поздравительные письма и телеграммы;

-приглашения;

-программы семинаров, совещаний  и конференций;

-печатные издания (книги, брошюры,  журналы);

-пакеты с пометкой "лично";

-копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

-информационные материалы.

В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к  инструкции по делопроизводству и обновляется  по мере необходимости.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может  быть дополнен. При этом порядок  расположения реквизитов на регистрационных  формах определяется самой организацией.

Существует три формы регистрации  документов: ¹³

-журнальная,

-карточная,

-автоматизированная.

 

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает  конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации  заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие  самостоятельные картотеки:

-справочные, контрольно-справочные;

-картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

-тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.