Особенности функциональных систем управления транспортных компаний

На действующих предприятиях структуры  и нормативы численности руководящих  инженерно-технических работников и служащих аппарата управления периодически пересматриваются и корректируются в соответствии с действующими отраслевыми  нормативами и другими рекомендациями. Для проектируемых и вводимых в работу предприятий расчеты  выполняются вновь в полном объеме.

Аппарат управления транспортных предприятий  нижнего (базового) уровня в виде обособленного  органа часто не выделяется. Это  практикуется только в крупных транспортных объединениях. На уровне отдельных  транспортных предприятий структурная  организация хозяйства выступает  как совокупность производственной структуры с подразделениями  аппарата управления предприятия.

Выполнение разнообразных управленческих действий наиболее эффективно в случае специализации, разделения управленческого  труда на однородные, однохарактерные части, называемые функциями управления. Каждая управленческая функция охватывает комплекс одного целого назначения. Состав функций и объем работ по ним являются определяющим моментом при построении организационной структуры управления, а функциональная специализация – одним из руководящих принципов.

Другим важным принципом является функциональная целостность каждого  подразделения организационной  структуры, его относительная замкнутость  и самостоятельность. В соответствии с этим принципом функциональные подразделения во всей полноте отвечают за выполнение возложенных на них  функций.

При создании организационной структуры  управления транспортной компании, тесное переплетение отдельных функций  создает предпосылки и обуславливает  сосредоточения нескольких функций  в одном подразделении (отделе) компании, входящем в службу. В состав службы входят несколько отделов. В этом проявляется принцип функциональной интеграции, столь же важный, как  принцип специализации. Разработанные  и утвержденные нормативные документы, должностные инструкции являются руководящим  началом, регламентирующем деятельность каждого звена организационной системы структуры управления. Важное значение при этом имеет типизация управленческих структур на основе прогрессивных тенденций в развитии систем управления производством.

Главными задачами, решаемыми при  проектировании организационной структуры, являются:

1) определение состава и содержания  управленческих функций. В зависимости  от состава функций, объема  работ и других показателей  выбирается тип организационной  структуры, определяются потребности  в инженерно-технических работниках  по каждой функции управления;

2) определение степени централизации  работ по каждой функции и  количества уровней линейного  управления;

3) формирование структурных подразделений  аппарата управления с выделением  в структуре управления подразделений,  возглавляемых административными руководителями исходя из норм управляемости. Одновременно устанавливается целесообразность и возможность объединения родственных функций в одном структурном подразделении или, наоборот, их обособление. Составляется штатное расписание;

4) разработка положений о структурных  подразделениях аппарата производственных  единиц, должностных инструкций  и других материалов;

Решение задачи по определению состава  и содержания управленческих функций, основывается на составлении перечня  функций, содержания и объема работ  по ним для каждого уровня управления. При этом следует отличать функции  управления от функций производственного  процесса, которые выступают как  вид производственной деятельности.

На основе определенных функций  управления формируются функции  исполнения и соответствующие им структурные подразделения или  группы ответственных исполнителей. Для каждой транспортной компании они  будут различными, учитывая масштабы производственной деятельности и уровень  технического оснащения.

Установление рациональной централизации  функций и уровней управления имеет немаловажное значение при  организации производственной системы  управления. Специализированный труд более производителен, но возможности  его применения связаны с необходимостью концентрации больших объемов работ  в одном месте. При этом с увеличением  степени концентрации объема работы, орган в котором она осуществляется, все более удаляется от самого производства. Вследствие этого снижается  возможность такого управления быстро реагировать на возникающие в  производстве изменения, влиять на конечные результаты производства. Это значит, что может наступить момент, после  которого дальнейшая концентрация работ  становится невыгодной, и необходимо либо снижать уровень концентрации работ, либо решать проблему делегирования  полномочий, т.е. передачи вышестоящими органами управления нижестоящим права  принимать решения по определенному  кругу вопросов.

При полной централизации управления право принятия решений, включая  и оперативное руководство производственным процессом, входит в компетенцию  только одного высшего для рассматриваемой  системы органа (уровня) управления. Функции промежуточных уровней  сводятся к сбору, подготовке и передаче в этот центр информации, а также  приему и исполнению решений вышестоящих  уровней.

При полной децентрализации право  принятия решения принадлежит тем  уровням системы, где возникает первичная информация и реализуются сами решения. На высший уровень передается лишь итоговая и производственная информация, которая используется не для принятия конкретных решений, а для выработки необходимых стимулов, побуждающих принимать на местах оптимальные решения.

Управление транспортной компанией  осуществляется в соответствии с  принципами единоначалия и строится на сочетании централизации и  децентрализации.

При решении вопроса о степени  централизации рассматриваемой  функции учитывается гибкость формируемого аппарата управления, т.е. его способность  своевременно перестраиваться при  изменении производственной ситуации.

Возможности аппарата управления, как  правило, повышаются с повышением уровня централизации, т.е. при сосредоточении объемов работ и полномочий в  специализированных органах. В то же время с повышением уровня централизации  оперативность, как правило, снижается. Она в большей степени присуща  централизованной системе управления.

Во всех случаях при определении  уровня централизации необходимо учитывать  специфику работу транспортной компании, важно при этом не потерять связи  функции с осуществлением производственного  процесса, возможность оперативного вмешательства в него в случаях  нарушения нормального хода перевозок.

Кроме экономического обоснования  распределения функций, производится оценка степени концентрации объемов  работ и полномочий по уровням  управления. При этом применяется  система коэффициентов.

Необходимость создания подразделения  аппарата управления любого ранга –  службы, отдела, сектора, должна быть всесторонне  обоснована .Важнейшими критериями при этом выступают характер и объем работы по управлению и необходимый для его выполнения численный и количественный состав работников.

При прочих равных условиях подразделение  должно быть тем более высокого ранга, чем больше численность его работников, выше квалификация больше объем и  выше сложность выполняемой работы, больше внешних связей.

Важное значение имеет разработка эффективных форм материального стимулирования, проведение мер по снижению фактической численности работников за счет повышения квалификации, совмещения должностей, увеличения норм управляемости, слияния малодеятельных и родственных по характеру работ подразделений, повышения степени централизации функций, ликвидации излишних звеньев и ступеней управления, а также путем совершенствования методов управления.

Построенную и работающую структуру  управления необходимо оценить с  точки зрения эффективности системы  управления. Переход «идеальных»  управленческих воздействий в материальные результаты обнаружить и измерить непросто.

В экономической литературе принято  считать, что главным показателем  эффективности управления является соотношение затрат на управление и  получаемых при этом результатов, а  производительность управленческого  труда (имеется ввиду живой труд) выступает в качестве одного из дополнительных показателей, по существу своему не вполне совпадающего с показателем эффективности.

Труд работника аппарата управления имеет количественную и качественную стороны и характеризуется:

• количеством и качеством используемой информации;
• скоростью ее получения и обработки;
• глубиной анализа информации;
• обособленностью принимаемых решений;
• полнотой и скоростью реализации управленческих решений.

Экономическая сторона эффективности  системы управления на транспорте выражается показателями производственно-финансовой деятельности, такими как

• объем работы по перевозке грузов;
• рост производительности труда;
• себестоимость перевозок;
• прибыль;
• рентабельность;
• использование трудовых ресурсов;
• рост отдачи производственных фондов;
• экономия материальных затрат и др.

Таким образом, исторический подход к  рассмотрению вопросов развития систем управления на транспорте позволяет  достаточно четко разграничить возможности  и сферы математического и  содержательного анализа при  построении организационных структур и оптимизации транспортных процессов. В связи с этим, заслуживает  значительного внимания рассмотрение методологических принципов организации  управления на транспорте на основе системного подхода. В зарубежной науке и  некоторых отечественных публикациях  такой подход нередко рассматривается  как открытие последних лет. Однако возникновение системного подхода, если правильно понимать его природу, относится, конечно, же, к более раннему периоду. Образцом системного подхода к сложным задачам и руководящим принципам управления экономикой можно считать многие управленческие решения, принятые в советский период.

В условиях рыночной экономики управлять  транспортной компанией становится все труднее. Руководству необходимо решать вопросы в непохожих друг от друга областях, разбираться и  осваивать весь спектр навыков, необходимых  для успеха на транспортном рынке.

Для сохранения устойчивости транспортной компании в стратегической перспективе, его организационная структура  должна быть такой, чтобы вся работа была сфокусирована на конкретной транспортной продукции и на конкретном потребителе.

Успех транспортной компании на рынке  транспортных услуг во многом зависит  от профессионализма руководителей, знающих  потребителя, особенности конкуренции  и возможности компании по организации  перевозок отдельных видов и  групп грузов. Одной из составляющей положительного результата функционирования транспортной компании является грамотно выстроенная структура управления предприятием. Во главе компании должен стоять специалист, имеющий серьезный  опыт работы на транспорте, в том числе на руководящих должностях. Предпочтительность должна быть отдана специальностям служб перевозок, грузовой и коммерческой работы. Структура управления транспортной компаний должна в принципиальном своем построении быть отражением той структуры управления транспортной отрасли, в области которой функционирует транспортная компания.

2. Организационное управление ОАО «РЖД»

2.1. Общая  характеристика деятельности ОАО  «РЖД»

Полное наименование Компании: Открытое акционерное общество «Российские железные дороги». Сокращенное наименование Компании:  ОАО «РЖД». Наименование на английском языке: Joint Stock Company «Russian Railways» (JSCo «RZD») [2].

Адрес ОАО «РЖД»: Россия, 107174 Москва, Новая Басманная ул., 2.

Адрес ОАО «РЖД» в Интернете: www.rzd.ru.

ОАО «РЖД» учреждено постановлением правительства Российской Федерации  от 18 сентября 2003 г. №585 «О создании открытого акционерного общества «Российские железные дороги». Хозяйственная деятельность Компании началась 1 октября 2003 г. В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 4 августа 2004 г. №1009 «Об утверждении перечня стратегических предприятий и стратегических акционерных обществ» ОАО «РЖД» включено в перечень открытых акционерных обществ, акции которых находятся в федеральной собственности и участие Российской Федерации в управлении которыми обеспечивает стратегические интересы, обороноспособность и безопасность государства, защиту нравственности, здоровья, прав и законных интересов граждан Российской Федерации.