Особенности функциональных систем управления транспортных компаний

Особенности функциональных систем управления транспортных компаний.

Оглавление

1.Теоретические аспекты управления организацией 2

1.1.Понятие функциональной системы управления 2

1.2. Организационная структура управления транспортной организацией 4

2. Организационное  управление ОАО «РЖД» 16

2.1. Общая характеристика деятельности ОАО «РЖД» 16

2.2 Структура управления ОАО «РЖД» 17

2.3. Организационная структура холдинга «РЖД» 19

2.4. Совершенствование системы управления ОАО «РЖД» 21

 

1.Теоретические аспекты  управления организацией

1.1.Понятие функциональной системы управления

 

Управление  организацией представляет собой сложную работу, которую нельзя выполнять формально или по шаблону.

Организации создаются для  достижения самых разных целей, удовлетворения различных потребностей людей, поэтому  они так разнообразны.

Организация имеет свою структуру.

Структура организации - это логическая взаимосвязь и взаимозависимость уровней управления и подразделений.

Структура организации закрепляет горизонтальное и вертикальное разделение труда, расстановку и взаимосвязь  персонала, возможности его успешной деятельности.

Структуре придается большое  значение при анализе организационной  системы производства в целом

Наилучшая структура - это та, которая позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

В теории управления различают  несколько видов организационных  структур управления:

• 1) линейная;
• 2) функциональная;
• 3) линейно-функциональная;
• 4) линейно-штабная;
• 5) дивизионная;
• 6) матричная.

Функциональная  структура основана на разделении функций между структурными подразделениями с одновременным подчинением всех нижестоящих подразделений.¹

Рис. 1 Функциональная система управления

 

Фyнкциoнaльнaя cтpyктypa пpeдпoлaгaeт, чтo кaждый opгaн yпpaвлeния cпeциaлизиpoвaн нa выпoлнeнииoтдeльныx фyнкций нa вcex ypoвняx yпpaвлeния:

 

Выполнение yкaзaний кaждoгo фyнкциoнaльнoгo opгaнa в пpeдeлax eгo кoмпeтeнции oбязaтeльнo для пpoизвoдcтвeнныx пoдpaздeлeний. Рeшeния пo oбщим вoпpocaм пpинимaютcя кoллeгиaльнo. Фyнкциoнaльнaя cпeциaлизaция aппapaтa yпpaвлeния знaчитeльнo пoвышaeт eгo эффeктивнocть, тaк кaк вмecтo yнивepcaльныx мeнeджepoв, кoтopыe дoлжны paзбиpaтьcя в выпoлнeнии вcex фyнкций, пoявляeтcя штaб выcoкoквaлифициpoвaнныx cпeциaлиcтoв.

Стpyктypa нaцeлeнa нa выпoлнeниe пocтoяннo пoвтopяющиxcя pyтинныx зaдaч, нe тpeбyющиx oпepaтивнoгo пpинятия peшeний. Иcпoльзyютcя в yпpaвлeнии opгaнизaциями c мaccoвым или кpyпнocepийным типoм пpoизвoдcтвa, a тaкжe пpи xoзяйcтвeннoм мexaнизмe зaтpaтнoгo типa, кoгдa пpoизвoдcтвo нaимeнee вocпpиимчивo к НТП.

Оcнoвныe пpeимyщecтвa cтpyктypы:

• выcoкaя кoмпeтeнтнocть cпeциaлиcтoв, oтвeчaющиx зa ocyщecтвлeниe кoнкpeтныx фyнкций;
• освобождение линейных менеджеров oт peшeния мнoгиx специальных вопросов и pacшиpeниe иx вoзмoжнocтeй пo oпepaтивнoмy yпpaвлeнию пpoизвoдcтвoм;
• coздaниe ocнoвы для иcпoльзoвaния в paбoтe кoнcyльтaций oпытныx cпeциaлиcтoв, yмeньшeниe пoтpeбнocти в cпeциaлиcтax шиpoкoгo пpoфиля.

Сyщecтвyют oпpeдeлeнныe нeдocтaтки:

• тpyднocти пoддepжaния пocтoянныx взaимocвязeй мeждy paзличными фyнкциoнaльными cлyжбaми;
• длитeльнaя пpoцeдypa пpинятия peшeний;
• oтcyтcтвиe взaимoпoнимaния и eдинcтвa дeйcтвий мeждy фyнкциoнaльными cлyжбaми;
• cнижeниe oтвeтcтвeннocти иcпoлнитeлeй зa paбoтy в peзyльтaтe тoгo, чтo кaждый иcпoлнитeль пoлyчaeт yкaзaния oт нecкoлькиx pyкoвoдитeлeй;
• дyблиpoвaниe и нecoглacoвaннocть yкaзaний и pacпopяжeний, пoлyчaeмыx paбoтникaми, пocкoлькy кaждый фyнкциoнaльный pyкoвoдитeль и cпeциaлизиpoвaннoe пoдpaздeлeниe cтaвят cвoи вoпpocы нa пepвoe мecтo.²

1.2. Организационная структура управления транспортной организацией

 

Требование к качеству транспортной продукции (перевозок и сопутствующих  услуг) влечет за собой необходимость  преобразований на всех уровнях управления. В сложившихся условиях вопросы  построения организационных структур управления и их дальнейшего развития имеют приоритетное значение для  транспортных компаний.

В теории и практике выделяются два  принципиально различных направления  построения организационных структур – на основе производственных единиц (т.е. транспортной продукции) или на основе функциональных областей.

На основе функциональных областей строилась, как правило, организационная  структура всех государственных  предприятий, когда решения принимались  централизовано. Такая система была предназначена для работы в условиях стабильной экономики.

В условиях рыночной экономики управлять  транспортной компанией становится все труднее. Руководству необходимо решать вопросы в непохожих друг от друга областях, разбираться и  осваивать весь спектр навыков, необходимых  для успеха на транспортном рынке.

Для сохранения устойчивости транспортной компании в стратегической перспективе, его организационная структура  должна быть такой, чтобы вся работа была сфокусирована на конкретной транспортной продукции и на конкретном потребителе. Успех невозможен без компетентных людей, которые знают потребителя, особенности конкуренции и возможности  компании по организации перевозок  отдельных видов и групп грузов.

Кроме этого необходимо создать  структуру, которая бы обеспечивала подотчетность руководителей структурных  подразделений и их ответственность  за результаты работы.

Поэтому, считается оптимальным (учитывая имеющуюся практику), разрабатывать организационную структуру управления транспортной компанией на основе линейно-функциональной структуры управления, но с внесением ряда принципиальных дополнений, т.е. адаптировать структуру к условиям работы транспортной компании.

Управление транспортным производством  осуществляется одновременно (и согласованно) «линейными предприятиями и функциональными службами. Линейный аппарат несет ответственность за конечные результаты деятельности каждого производственного подразделения, а функциональные службы – за правильность планирования методической помощи (рекомендации, консультации) и других услуг, которые оказывают функциональные службы производственным подразделениям транспорта. Линейный аппарат представляют наиболее опытными администраторы и специалисты-универсалы, в то же время хорошо знающими организацию перевозочного процесса. Функциональный аппарат (начальники служб перевозок, пассажирской, грузовой и коммерческой работы, планово-экономической и др.) на транспорте возглавляют обладающие многолетним практическим опытом инженеры – крупные специалисты в соответствующем виде деятельности (перевозочного процесса, планово-экономической работе и др.).

Руководители служб готовят  глубоко продуманные и хорошо обоснованные предложения по вопросам деятельности этих служб с тем, чтобы  линейный аппарат мог вполне ответственно и квалифицированно давать распоряжения руководителям производственных подразделений. Специалисты функционального аппарата, как правило, не могут распоряжаться  непосредственно линейными руководителями от своего имени, но обладают особой формой прав. Они готовят служебные инструкции, распоряжения, приказы, которые выпускаются  от имени вышестоящих руководителей.

Функциональные службы и отделы  должны укомплектовываться из инициативных, пытливых, творчески мыслящих работников, постоянно занимающихся определенной, узкой сферой деятельности транспорта и специализирующихся в этой сравнительно ограниченной сфере знаний.

Функциональные органы обычно состоят  из специалистов по определенным вопросам, находящихся в компетенции того или иного органа. Такие специалисты  должны иметь достаточно времени  для анализа состояния вопроса, выявления недостатков и резервов производства (в части, относящейся  к деятельности функционального  органа) для всестороннего обдумывания и обоснования той или иной рекомендации. Линейный и функциональный персоналы, как правило, не подчинены друг другу.

Управленческий аппарат транспортного  предприятия должен обеспечивать:

• высокую экономическую эффективность перевозок в объемах и номенклатурах, предусмотренных договорами с клиентурой;
• работу транспортных предприятий, их подвижного состава и постоянных устройств в режиме высшей производительности с устойчивым выполнением принятых производственных и финансовых показателей;
• быстрое реагирование всех сторон деятельности транспортных предприятий (основное и вспомогательное производство);
• охват всех основных сторон деятельности транспортного предприятия (основное и вспомогательное производство);
• эффективный контроль за ходом перевозочного процесса и целенаправленное (планомерное и пропорциональное) развитие материально-технической базы транспортного предприятия, внедрение новой и прогрессивной технологии перевозок;
• эффективное взаимодействие и сотрудничество со смежными предприятиями данного и других видов транспорта, а также с предприятиями отправителей и получателей грузов;
• рациональное сочетание отраслевого и территориального принципов управления перевозками грузов при максимальном приближении аппарата управления к производству (минимальное число звеньев);

Организационные структуры систем управления  в транспортных компаниях  существенно зависят от объемов  и структуры перевозок, характера  производственных функций того или  иного предприятия, принятого порядка  работы, определяемого технологическим  процессом, и других факторов. Однако существуют ряд общих требований, которым должны наиболее полно отвечать транспортные организационные структуры:

• простота и определенность в назначении (функциях) и соподчинение отдельных звеньев;
• гибкость и маневренность в звеньях при достаточной жесткости в типе структуре, что обеспечивает, с одной стороны, приспособляемость управления к изменяющимся условиям работы транспорта, с другой – соблюдение принципов единоначалия, закона «собственного дела» и, как следствие, – высокую надежность, полноту управления и контроля за ходом производства;
• иерархичность внутреннего строения системы с укрупнением функций и масштабов решаемых задач по мере перехода низших уровней к высшим;
• рациональная соподчиненность звеньев и должностных лиц в системе управления;
• определенность по отношению к организационным структурам в ряду последовательных уровней управления (отрасль-объединение-предприятие);
• связность, т.е. целостность и непрерывность в системе как прямых, так и обратных связей (каналов), что обеспечивает надежное доведение принятых решений и команд до исполнителей и корректировку управления по достигнутым результатам;
• взаимозаменяемость звеньев при отсутствии дублирования и других видов избыточности (например, информационной) в системе управления.

Однако из наиболее важных требований к организационным структурам управления на транспорте является их гибкость, способность  к «росту» и развитию «вширь»  на разных уровнях с возможностью подключения новых объектов. Наиболее полно этому требованию отвечают системы с переменной структурой и элементами саморегулирования, позволяющие охватывать управлением сложные многоуровневые транспортные предприятия без коренной ломки всей системы управления.

Иерархический принцип построения организационных структур повышает надежность системы управления: нарушение  работы верхнего уровня, как правило, не вызывает сразу же серьезного нарушения  нижележащих уровней. Они в течение  некоторого времени будут работать в условиях недостатка информации, т.е. в режиме, неоптимальных с  точки зрения всей управляемой системы.

Разработка общей организационной  структуры аппарата управления –  сложный, итерационный процесс, в котором  инженерные расчеты сочетаются с  использованием накопленного на предприятиях транспорта и зафиксированного в  отраслевых структурах практического  опыта. При разработке организационной  структуры транспортной компании, особенно вновь создаваемой, главенствующую роль играет личный опыт работы руководителя, инициативной группы.