Основы типологии решений в процессе управления

Важнейшие требования к решению:

1) научная обоснованность, компетентность. Для смягчения негативных последствий принимаемых решений необходимо, чтобы они принимались на основе достоверной, хорошо изученной информации об управляемом объекте и окружающей его среде. Соблюдение отмеченных требований повышает научную обоснованность решений, снижает вероятность их ошибочности. Тщательность обоснования решения – это залог его оптимальности;

2) полномочность. Управленческое решение должно быть полномочным. Это означает, что оно должно приниматься органом или лицом, имеющим право принимать именно это решение, а не другое. Полномочность выполнения функции принятия решения является необходимым условием обеспечения директивности принятого решения и определяется правами для его принятия и ответственностью за его последствия;

3) директивность. Директивность решения означает обязательность его исполнения. Она обеспечивается полномочностью руководителя;

4) непротиворечивость. Непротиворечивость означает его согласованность с ранее принятыми решениями. Принимая решение, важно учитывать, что оно будет осуществляться не изолированно, и должно развивать и дополнять ранее принятые решения. Непоследовательность в принятии решений, их взаимоисключаемость резко снижают эффективность управления.

5) своевременность (оперативность). Означает, что с момента возникновения проблемной ситуации до принятия решения в объекте управления не должно произойти необратимых явлений, делающих это решение ненужным. Несвоевременно принятое решение часто бывает не только недостаточно эффективным, но и вредным.

6) точность, ясность, лаконичность формулировки решения. Управленческое решение должно быть точным и ясным, что исключает разночтения. Простота и лаконичность, строгость формы помогают лучше усвоить требования управленческого решения исполнителями, что является залогом его успешной реализации.

7) экономичность, эффективность и оптимальность. Требование эффективности состоит в том, чтобы обеспечить достижение намеченных в решении целей. Однако важно, чтобы цели были достигнуты при оптимальных затратах ресурсов (трудовых, материальных и финансовых). В этом суть экономичности решения. Если правильно соблюдена прямая зависимость между целями, средствами и ресурсами, то принятое решение будет оптимальным.

8) комплексность. Означает необходимость учета всех благоприятных и неблагоприятных факторов, относящихся к решаемой проблеме, а также рационального использования логического мышления и интуиции принимающего решение лица, математических методов и вычислительной техники при формировании и выборе решения. На практике указанные требования могут быть обеспечены, если выполняются принципы обоснования решений.

В достижении эффективности  решений особую роль играют методы доведения принятых решений до исполнителей. Доведение решений до исполнителей начинается обычно с расчленения альтернативы на групповые и индивидуальные задания и подбора исполнителей. В результате каждый сотрудник получает конкретное собственное задание, которое находится в прямой зависимости от его служебных обязанностей и целого ряда других объективных и субъективных факторов. Считается, что умение передать задачи исполнителям является главным источником эффективности принятого решения. В связи с этим выделяют четыре основные причины невыполнения решений:

- если решение было недостаточно четко сформулировано менеджером;

- если решение было ясно и четко сформулировано, однако - исполнитель его плохо уяснил;

- решение четко сформулировано, и исполнитель его хорошо уяснил, но у него не было необходимых условий и средств для его выполнения;

- решение было грамотно сформулировано, исполнитель его усвоил и имел все необходимые средства для его выполнения, но у него не было внутреннего согласия с вариантом решения, предложенным менеджером. Исполнитель в данном случае может иметь свой, более эффективный, по его мнению, вариант решения данной проблемы.

Изложенное свидетельствует  о том, что эффективность решения  зависит не только от его оптимальности, но и от формы доведения до исполнителей (оформления решений и личных качеств  руководителей и исполнителей). Организация исполнения принятых руководством организации решений как специфическая деятельность менеджера предполагает, что он держит в поле зрения решения, находит способ влияния на них, управляет ими. Команда "приступить к исполнению решения" не может быть дана раньше, чем у руководителя не будет уверенности, что все звенья, участвующие в исполнении, правильно поняли свои задачи и имеют все средства для их выполнения.

К основным условиям обеспечения  высокого качества и эффективности  управленческого решения относятся:

-  применение к разработке управленческого решения научных подходов менеджмента;

- изучение влияния экономических законов на эффективность управленческого решения;

- обеспечение лица, принимающего решение, качественной информацией, характеризующей параметры "выхода", "входа", "внешней среды" и "процесса" системы разработки решения;

- применение методов функционально-стоимостного анализа, прогнозирования, моделирования и экономического обоснования каждого решения;

- структуризация проблемы и построение дерева целей;

- обеспечение сопоставимости (сравнимости) вариантов решений;

- обеспечение многовариантности решений;

-  правовая обоснованность принимаемого решения;

- автоматизация процесса сбора и обработки информации, процесса разработки и реализации решений;

- разработка и функционирование системы ответственности и мотивации качественного и эффективного решения;

- наличие механизма реализации решения.

Таким образом, многообразие решений представляет собой некоторый  комплекс, понимание которого облегчается на основе системного подхода, позволяющего раскрыть строгую систему решений. В такой системе решений должны проявляться как общие признаки, так и специфические особенности, присущие отдельным видам решений.

 

 

2.2 Сущность управленческих решений

 

 Организационная - состоит в том, что к их разработке и реализации привлекается персонал организации. Значит, необходимо сформировать работоспособный коллектив, разработать инструкции, наделить работников полномочиями, определить их права и обязанности, ответственность и формы контроля, выделить ресурсы и скоординировать весь процесс. Это самая существенная часть получения управленческого решения.

 Технологическая - проявляется в возможности обеспечения процесса разработки решений техническими, информационными средствами. Устаревшая, неполная информация, отсутствие вычислительных средств не дают возможности принять качественные решения.

 Правовая - состоит в необходимости точного соблюдения законодательных актов, обязательств, уставов и т.д.

 Для процедуры разработки  управленческого решения руководителю  и аппарату управления необходимо осуществить следующие действия:

 - оформить документацию о начале выполнения работ с указанием конкретного задания, состава персонала и системы его подчинения, времени исполнения решений, промежуточных этапов контроля и размера выделяемых ресурсов;

- разработчикам решения разъяснить права, ответственность и полномочия; содержание организационных документов о начале выполнения работ по разработке решения;

- обсудить с разработчиками неучтенные детали для успешного выполнения работ. Акцентировать внимание на важности задания и значении его качественного исполнения;

- установить соответствие решения действующему законодательству и уставным документам организации.

 После вышеперечисленных  этапов управленческое решение  принимается. Следующим этапом  является его реализация, которая  представляет собой совокупность мероприятий, направленных на достижение установленных целей и сроков.

 Процедуры организации  выполнения управленческого решения  включают в себя оформление  необходимой документации, разъяснение  исполнителям их полномочий и  сущности задачи, организацию контроля за реализацией, мотивационной и при необходимости – поощрительной деятельности.

 

 2.3 Основные формы реализации управленческих решений

 

 Предписание - официальное  извещение какому-либо должностному  лицу об обязательном выполнении  приведенного решения в установленный срок.

 Деловая беседа - специально  организованная встреча с подчиненным,  группой подчиненных для обмена мнениями по заранее оговоренной теме, актуальной для организации.

 Убеждение - деловая  беседа, проводимая руководителем  с целью добиться у подчиненных  требуемых прочных взглядов по  содержанию управленческого решения для его выполнения.

 Разъяснение - деловая  беседа, проводимая руководителем  с целью объяснить, сделать более понятным суть и содержание управленческого решения.

 Принуждение - деловая  беседа, проводимая руководителем  с целью осознанно заставить работника выполнить решение путем угроз или повышенного вознаграждения.

 Наставление - деловая  беседа, проводимая руководителем  с целью научить, передать опыт  для успешного выполнения решения.

 Сообщение - деловая  беседа, проводимая руководителем  с целью передачи дополнительной  информации, необходимой для выполнения  решения.

 Обучение - деловая беседа, проводимая руководителем с целью  дать новые знания или информацию для выполнения решений.

 Совет - деловая беседа, проводимая руководителем с целью  поделиться собственными взглядами  на выполнение решений.

 Тренинг - специально  организованная деятельность по  разработке и реализации решений, в ходе которой закрепляются навыки разработки решений.

 Совещание - коллективная  деловая беседа, проводимая руководителем  с целью оперативного доведения  до подчиненных конкретных задач;  это форма использования коллективного  разума, обмена информацией и  опытом.

 Заседание - узкопрофессиональное  совещание для решения организационных задач.

 Отчет - сообщение специалиста  о результатах проделанной работы  по выполнению решения.

 Деловое слово - твердое  решение руководителя, данное подчиненным в устной форме.

 Информационное обеспечение  - важнейший элемент успешного  функционирования аппарата управления и процесса принятия решений. Содержание информационных сообщений определяется потребностями управленческих звеньев и сущностью вырабатываемых решений. Информация для принятия решений должна отвечать таким требованиям, как краткость и четкость формулировок, своевременность поступления, точность и достоверность и т.д.

 Язык и стиль управленческих  решений (служебных документов) заключается в том, что все документы составляются официальным, литературным языком. Рекомендации:

 Недопустимость употребления неологизмов, ненормативной лексики, местных диалектов, метафор, преувеличений (гипербол), сравнений.

 Когда приходится составлять  документы с множеством технических  терминов, используются специальные термины, но их надо расшифровывать, а название терминов написать вплоть до печатных букв.

 Принятие управленческих  решений – достаточно сложный  и ответственный процесс, включающий  несколько этапов, занимающий, порой,  много времени и требующий  создания специальных служб. Так, например, выборочные исследования показывают, что 70 - 80% времени работников аппарата управления расходуется на подготовку, принятие и выполнение собственных, а также поступивших сверху решений. Важным является и организация информационной оснащенности процесса принятия управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Принятие решений является неотъемлемой частью деятельности человека в любой сфере: политической, экономической, культурной, личной жизни и т.д. Существенным отличительным признаком управленческого  решения является то, что оно принимается  при наличии назревшей проблемы. А поскольку такие проблемы возникают  при управлении любым объектом (промышленным предприятием, банком или государственным учреждением) постоянно, то функция принятия решений заключается в постоянном решении в процессе управления той или иной задачи.

Управление – это процесс  целенаправленного воздействия  на управляемую систему или объект управления с целью обеспечения  его эффективного функционирования и развития.

Руководителям приходится перебирать многочисленные комбинации потенциальных действий для того, чтобы найти правильное действие для данной организации в данное время и в данном месте. По сути, чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Следовательно, управленческое решение – это выбор альтернативы.