Основы организации

ВОПРОС 1)Закон композиции и пропорциональности (гармонии)

В окружающем нас мире все приспособлено  для совместного существования. В процессе эволюции все лишнее постепенно исчезает, а то, чего не хватает, постепенно развивается. Причем система всегда стремится к некоторому равновесию – гармонии. Гармония предполагает наличие какого-либо количества элементов, ресурсов и их пропорциональность. На всех планетах Солнечной системы  есть все необходимые элементы для  жизни живых существ: тепло, кислород, водород, азот и т.д. Однако только на Земле эти элементы находятся  в таком соотношении, что именно здесь развилась жизнь не только растений, но и животных, человека. Если же элементы этого соотношения существенно  изменятся, например, повысится или  понизится температура, то это отразится  на благосостоянии всей системы –  изменится флора и фауна планеты, растают ледники или, наоборот, все  замерзнет.

Закон композиции и пропорциональности как раз и говорит о том, что каждая материальная система  стремится сохранить в своей  структуре все необходимые элементы (т.е. композицию), находящиеся в заданной относительности, или заданном подчинении (т.е. пропорции).

Суть закона композиции в том, что  функционирование всех без исключения организационных элементов в  той или иной степени подчиняется  общей цели, а индивидуальные цели каждого из них представляют собой  ее конкретизацию, являются ее подцелями.

Закон пропорциональности (гармонии) требует сохранения пропорциональности между организацией и ее элементами при любых возможных изменениях, что позволяет в максимальной степени реализовать потенциал, которым они обладают.

Так, под структурой управления организации  подразумевают упорядоченную совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и  развитие организации как единого  целого. Между всеми элементами структуры  существуют сложные отношения взаимозависимости, изменения в каждом из них вызывает необходимость пересмотра всех остальных. Развитие организации влечет за собой  введение в организационную структуру  управления новых органов, например, отдела маркетинга, отдела безопасности и т.п. Как правило, руководство  таким отделом на первых порах  будет поручено работнику смежного подразделения, знающего эту работу поверхностно, т.е. объем и качество его работы не будут оптимальными. Однако методом проб и ошибок постепенно организация придет к необходимому набору элементов и оптимальной  взаимосвязи (т.е. пропорциональности).

При раздутых штатах работники слоняются  без дела и мешают друг другу; в  то же время при нехватке персонала  организация оказывается не в  состоянии выполнить даже необходимую  работу. В обеих ситуациях неминуемо  возникают экономические потери.

Г. Эмерсон, разработчик принципов производительности, подчеркивал важность пропорциональности и композиции для достижения успеха в управленческой деятельности: «Если бы могли объединить все цели и идеалы, вдохновляющие организацию сверху донизу, собрать их таким образом, чтобы все действовали в одном и том же направлении, то результаты получились бы колоссальные, но поскольку на деле все они тянут в разные стороны, равнодействующая часто оказывается очень слабой, а иногда и просто отрицательной». Из этих суждений можно сделать вывод о необходимости в социальных системах осуществлять оптимальное сочетание и композицию общих, частных и индивидуальных целей.

Требования этого закона реализуются  за счет использования таких принципов, как планирование, координация, полнота.

каждая организация должна иметь  обоснованный план деятельности и развития (принцип планирования). Различают  стратегическое, тактическое и оперативное  планирование. Стратегическое охватывает диапазон в 5```10 и более лет, тактическое – 2```4 года, оперативное – в течение одного года. Планирование связано с выработкой целей организации, согласованных с целями развития внутренней и внешней среды;

каждая цель представляется в виде набора конкретных задач с механизмом выполнения;

каждая организация должна следить  за стратегическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие  коррективы в механизм выполнения (принцип  координации);

каждая организация должна выполнять  весь набор функций производства и управления на своем участке  деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций (принцип полноты).

Согласно принципу планирования руководитель должен составить бизнес-план, план развития организации; сформулировать задачи (рубежи), на которые необходимо выйти на этапе внедрения, роста, зрелости, насыщения, спада, краха и, возможно, и на этапе ликвидации и утилизации.

Исходя из принципа координации, руководителю необходимо наладить хорошую информационную и оперативную службу для получения  необходимой информации в нужное время для принятия своевременных  координирующих решений.

Принцип полноты требует от руководителя, чтобы под каждый этап жизненного цикла была создана определенная инфраструктура с соответствующим обеспечением. Так, на этапе зрелости и насыщения необходимо активизировать работу маркетинговой службы, ослабив при этом некоторые конструкторские или технологические подразделения.

Закон единства анализа и синтеза

Один из видных ученых в области  управления, Гамильтон Черч, считал, что какими бы целями  мы не задались – будем ли мы руководить военными действиями армии или производством  того или иного продукта – работа наша все равно сведется… к  двум процессам, а именно к анализу  и синтезу.

Анализ (декомпозиция) – мысленное  или реальное расчленение объекта  на элементы, разделение целого на части, представление сложного в виде простых  составляющих.

Синтез (агрегирование) – соединение простых составляющих объекта в  единое целое.

Процесс анализа и синтеза в  природе идет постоянно и циклично:

 

Анализ Корректировка

 

Корректировка  Синтез

 

С методом анализа и синтеза  связано следующее. Однажды один ученый заметил, что если расположить  различные элементы в порядке  возрастания атомных весов, то их химические свойства периодически повторяются. Таков был результат анализа. Дальше начался синтез. Была получена цельная картина зависимости  свойств элементов от атомного веса. Так появилась знаменитая периодическая  система. Все известные элементы были размещены в клетках единой таблицы. Каждому из элементов нашлось  в ней место в соответствии с его качествами.

Сегодня периодическую систему  химических элементов изучают школьники  всего мира. Ее называют именем создателя  – великого русского ученого Д.И. Менделеева. С помощью периодической  системы Д.И. Менделеев сделал удивительное предсказание: в четырех пустых клетках  таблицы должны обязательно появиться  отсутствующие пока элементы. Их нет  просто потому, что они еще не открыты. Мало того, Менделеев указал свойства трех из четверки неизвестных, дал им имена: экабор, экасилиций, экааллюминий. После предсказания Менделеева прошло всего шесть лет и французский химик Ги де Буабодран открыл элемент, названный им галлием, с теми самыми свойствами, которые предназначались экааллюминию. Еще через четыре года открыли элемент скандий, он же экабор, и, наконец, еще через семь лет – германий (экасилиций). Это было одно из самых блестящих предсказаний в истории науки.

В рамках организации параллельно  осуществляются такие противоположно направленные процессы, как разделение, дифференциация, специализация функций, реализуемых ее элементами с одной  стороны и их объединения –  универсализация, интеграция с другой. В итоге увеличиваются потенциальные  возможности и элементов как  таковых и результата их взаимодействия в виде потенциала организации в  целом. Таким образом, закон единства анализа и синтеза можно назвать  законом дополнения внутриорганизационных  процессов и функций противоположно направленными.

Формулировка закона единства анализа  и синтеза: каждая материальная система  стремится настроиться на наиболее экономичный режим функционирования в результате  постоянного изменения  своей структуры или функций, причем изменения идут в определенном цикле:

 

разделение  преобразование

 

преобразование объединение

 

Скорость и результат преобразования зависят от диапазона изменения  внешней или внутренней среды.

Преобразования могут быть позитивными  или негативными, в зависимости  от изменения внешней или внутренней среды и времени преобразования. Преобразования могут идти спонтанно  или по заранее спланированному  специалистом пути.

В качестве примера можно привести преобразования организационной структуры  компании на разных этапах ее жизненного цикла. На этапе рождения, когда компания ищет неудовлетворенные требования потребителей, очень важна роль отдела маркетинга. Затем, когда ниша на рынке  найдена, на первый план выходит производственный отдел, а потребность в отделе маркетинга уменьшается и, соответственно, численность его персонала может  быть уменьшена за счет расширения производственного отдела. На этапе  расцвета сил возникает необходимость  в завоевании рынка, и поэтому  ведущая роль будет принадлежать уже отделу сбыта. В соответствии с потребностями организации  на различных этапах ее жизненного цикла будет меняться и ее организационная  структура.

Закон информированности – упорядоченности

В управлении выделяются следующие  характеристики  информации:

–     объем;

–     достоверность;

–     ценность;

–     насыщенность;

–     открытость.

Объем информации должен рассматриваться  с двух сторон:

1) как объем символьной информации (количество букв, знаков, символов), выражаемый в символах или  байтах;

2) как объем воспринимаемой информации, который характеризует полноту  информации о каком-либо объекте  управления для принятия обоснованного  решения.

Объем воспринимаемой информации имеет  три уровня:

информационная избыточность, которая  повышает качество решения, но увеличивает  время на принятие решения и повышает стоимость информации;

недостаток информации (информационный голод), который затрудняет  выработку  правильного решения и увеличивает  степень риска;

сублимированный уровень, который  представляет из себя минимально полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение.

Достоверность информации (отношение  объема реальных сведений к общему объему информации) имеет три уровня:

1) абсолютный (100 %);

2) доверительный (больше 80 %);

3) негативный (меньше 80 %).

Чем меньше людей принимает участие  в сборе, передаче и обработке  информации, тем выше ее достоверность. Важен также фактор времени. Ведь даже абсолютно достоверная информация, пришедшая слишком поздно, может  стать ложной.

Ценность информации характеризуется  снижением уровня затрат ресурсов на принятие правильного решения и  имеет четыре уровня:

нулевой;

средний, при котором снижается  уровень затрат или повышается прибыль  более чем на 10 %);

высокий, при котором сокращается  уровень затрат более чем в 2 раза;

сверхвысокий, подразумевающий сокращение уровня затрат более чем в 10 раз.

Нулевую ценность имеет информация, которая повторяет известные  сведения или представляет ненужные для принятия решения характеристики. Сверхвысокую ценность представляет информация, которая связана с инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями. Сверхценная информация часто имеет принципиальный оттенок.

Насыщенность информации (отношение  объемов полезной и фоновой информации) может быть:

–    высокой (80…100 %);

–    нормативной (50…80 %);

–    низкой (меньше 50 %).

Фоновая информация служит для лучшего  восприятия полезной информации за счет улучшения настроения и предварительной  настройки внимания на заданную тему. Если фоновой информации нет или  ее мало, то полезная информация воспринимается плохо, а при ее обилии можно пропустить полезную информацию или воспринять необходимый объем полезной информации частично.

Открытость информации (возможность  представления ее различным категориям людей) бывает трех видов:

секретная (государственная тайна);

конфиденциальная (для служебного пользования);

публичная (открытая).

      Обобщающим показателем  конечной информации как ресурса  является эффективность ее использования.

 

 

Информационная среда ввиду  ее важности является таким же объектом управления, как и персонал, производство, финансы.