Організація обліку і аудиту розрахунків підприємства за претензіями

Встановлена законодавством майнова відповідальність у вигляді  штрафу за поставку продукції (товарів) неналежної якості, некомплектної або  в неналежній тарі (упаковці) є засобом  забезпечення належного виконання  зобов'язання (статті 231, 268, 269 Господарського кодексу України). Отже, ці санкції господарський суд може застосовувати тільки за порушення зобов'язань за договором поставки. Таким чином, за відсутності договору поставки у господарського суду нема правових підстав стягувати зазначені санкції, у тому числі обертати ї х у доход державного бюджету.

Відповідно до Цивільного кодексу України виконання зобов'язання, що виникло з договору, може бути покладене в цілому або в частин і на третю особу, якщо це передбачено  встановленими правилами, а так  само, якщо третя особа зв'язана  з однією і з сторін відповідним  договором. У цьому разі відповідальність за неналежне виконання зобов'язання несе сторона за договором, з якого воно виникло, якщо чинним законодавством не передбачено, що відповідальність несе безпосередній виконавець.

Законодавством передбачено, що відповідальність за поставку продукції  і товарів неналежно ї якості може бути покладена як на постачальника, так і на виготовлювача, який не є  постачальником відносно одержувача.

Відповідно до Господарського кодексу України (статті 268, 269, 270) виготовлювач (постачальник) несе відповідальність за якість продукції і товарів  у цілому, включаючи складові частини  і комплектуючі вироби, тобто і  у тих випадках, коли стандартами, іншою нормативно-технічною документацією  передбачено, що за якість складових  частин та комплектуючих виробів  несе відповідальність їх виготовлювач.

Оскільки вирішення спору  між покупцем і постачальником (виготовлювачем) продукції і товарів може вплинути на права і обов'язки виготовлювача комплектуючого виробу, то за клопотанням сторін або з ініціативи господарського суду виготовлювач такого виробу може бути залучений до участі у справі як третя особа ( стаття 27 ГПК). 

При укладанні договору сторони не мають права передбачати менш високі показники, ніж встановлені обов'язковими вимогами стандартів, нормативно-технічно ї документації щодо якості продукції (товарів). Якщо в договорі передбачені менш високі вимоги , при вирішенні спору господарському суду слід виходити з вимог стандартів, нормативно-технічної документації, а не з умови договору. 

У договорі, в разі необхідності, слід передбачати забезпечення одержувача нормативно-технічною документацією. 

У разі одержання товарів (продукції) неналежної якості одержувач  повинен провести приймання одержаних  товарів у відповідності з  умовами договору і (або) вимогами Інструкції про порядок приймання продукції  виробничо-технічного призначення  і товарів народного споживання за якістю (№ П-7). Факт одержання товарів неналежної якості має бути належним чином документально підтверджений.

Методика визначення якості одержаних товарів залежить від  виду товару і передбачається відповідною  нормативно-технічною документацією.

У випадку документально  підтвердженого факту одержання  товарів неналежної якості (або некомплектних) покупець може заявити вимогу (претензію  чи позов). Зміст такої вимоги має  полягати у зазначенні і обґрунтуванні  факту одержання товарів неналежної якості (або некомплектних) і у  вимозі повернення вартості неякісних  товарів (у разі їх попередньої оплати одержувачем), або відповідному зниженні ціни (повернення різниці у ціні) у випадку, зокрема, одержання товарів  нижчої якості (сорту), ніж це зазначено  у документах продавця. Крім того, у  випадках одержання товарів за договором  поставки, одержувач має право  вимагати сплати штрафу у розмірі, передбаченому  статтею 231 ГК України, або навіть більшому розмірі, якщо це передбачено договором  між сторонами.

Підставою претензійної чи позовної вимоги повинен бути належним чином оформлений акт експертизи (або приймання за участю компетентного  представника). До претензійної чи позовної вимоги додаються також інші документи, відповідно до вимог статей 6. 54 ГПК  України.

Розглядаючи і вирішуючи  спори, пов’язані з поставкою  або продажем товарі неналежної якості, господарський суд встановлює доведеність  факту одержання позивачем товарів  неналежної якості або некомплектних, вину відповідача (постачальника, продавця, виготовлювача), а також дійсні відносини  сторін – наявність між ними тих  чи інших договірних стосунків тощо. Зокрема, за відсутності між сторонами  договору поставки, у господарського суду немає правових підстав стягувати  зазначені у статті 231 ГК України штрафні санкції.

Відповідно до п. 36 Інструкції про порядок приймання продукції за якістю виготовлювач (відправник, постачальник) має право перевірити якість продукції, яку забраковано і повернуто одержувачем (покупцем) у порядку і у випадках, передбачених обов'язковими правилами або договором. Таким чином, мова йде не тільки про право на таку перевірку, а й про необхідність встановлення нормативним актом або договором порядку перевірки якості продукції, яка забракована одержувачем (покупцем) і повернута виготовлювачу (постачальнику). При цьому слід мати на увазі, що Інструкція визначає порядок прийомки продукції за якістю одержувачем (покупцем), а не виготовлювачем, якому повернуто забраковану продукцію.

Спори щодо умов договору з  технічних питань порядку перевірки  якості забракованої і повернутої продукції  господарському суду не підвідомчі (стаття 12 Господарського процесуального кодексу  України).

При вирішенні спорів, пов'язаних з умовою договору про право виготовлювача (постачальника) перевіряти якість забракованої і повернутої йому продукції, необхідно  виходити з того, що чинне законодавство  не надає такого права, якщо неналежну  якість продукції встановлено висновком  відповідної інспекції або бюро товарних експертиз. У цих випадках виготовлювач (постачальник), не згодний  з таким висновком, може оскаржити  їх у встановленому порядку і  вимагати проведення повторної експертизи.

Інколи в актах, складених  за результатами перевірки якості забракованої і повернутої продукції, констатується, що встановлений одержувачем (покупцем) продукції дефект «не підтвердився», і на цій підставі виготовлювач (постачальник) заперечує свою відповідальність за поставку неякісної продукції.

При вирішенні таких спорів господарські суди мають на увазі, що відповідно до законодавства (стаття 614 ЦК України) постачальник не несе відповідальності за неналежне виконання зобов'язання за умови подання доказів відсутності  своєї вини, зокрема, того, що недоліки виникли внаслідок порушення  одержувачем правил користування продукцією або зберігання її. Таким чином, якщо одержувач (покупець) подав докази поставки продукції неналежної якості (виходу виробу з ладу в період гарантійного строку) виготовлювач (постачальник) не може бути звільненим від відповідальності за мотивами не підтвердження дефекту при перевірці, поки він не доведе відсутності своєї вини або того, що дефект виник з вини одержувача, тобто порушення останнім правил користування або зберігання продукції.

Виходячи зі змісту чинного  законодавства можна виділити, що претензія підлягає розгляду адресатом (порушником) в місячний термін, який обчислюється з дня одержання  претензії (ст. 7 ГПК). До претензії повинні  бути додані всі документи, необхідні  для її розгляду.

Якщо будь-які документи, необхідні для розгляду претензії, відсутні, підприємству надається право  дослати їх, при цьому термін розгляду призупиняється на п'ять днів, з урахуванням  поштового обігу. Якщо документи  у встановлений термін не будуть отримані, претензія розглядається за наявними документами.

Підприємства, що одержали претензію, зобов'язані задовольнити обґрунтовані вимоги заявника. Про результати розгляду претензії заявнику повідомляється у письмовій формі (ст. 8 ГПК). Визнана  претензія повинна бути погашена або шляхом поставки товару, або  шляхом зарахування на рахунок підприємства грошових коштів.

Терміни позовної давності встановлено статтею 71 ЦК України, відповідно до якої загальний термін складає  три роки Скорочений термін – шість місяців – діє, зокрема, за позовами про стягнення неустойки (штрафу, пені), про недоліки проданих речей; за позовами, що випливають з поставки продукції неналежної якості.

Таким чином, одне з основних завдань правової роботи на підприємстві – забезпечення належних умов для нормальної роботи підприємства, досягнення високих економічних показників, подальшого розвитку виробництва. Шляхом висування претензій до контрагентів з приводу тих чи інших договірних зобов'язань підприємство захищає свої законні права і вимагає відновлення порушеного права, захисту майнових і моральних інтересів. Отже, основна мета претензійної роботи – усувати або попереджати негативний вплив на виробництво з боку контрагентів підприємства шляхом застосування до них правових норм.

1.2 Облік претензійно-позовної  роботи на підприємстві

Претензійно-позовна робота являється одним із важливіших напрямів правової роботи. Подання претензій та позовів організаціями, підприємствами, установами є одним із найбільш дійових способів захисту інтересів організації (підприємства, установи). Шляхом подання претензій (за домовленістю сторін) та позовів до своїх контрагентів з приводу порушення тих чи інших зобов’язань, організація захищає свої законні інтереси, вимагає поновлення порушених прав.

Слід підкреслити, що керівники  підприємств несуть персональну  відповідальність за стан претензійно-позовної роботи. Керівники та інші посадові особи підприємств зобов'язані вести боротьбу з фактами зволікань при розгляді претензій, безпідставних відмов в задоволенні обґрунтованих вимог заявників претензій, доведення до суду безопірних позовів та здійснювати заходи щодо усунення причин та умов, які породжують обґрунтовані претензії.

З урахуванням специфіки  діяльності підприємства, його функціональних особливостей та структури видається  наказ чи затверджується положення (інструкція) про порядок ведення  претензійно-позовної роботи, де чітко  розподіляються обов'язки структурних  підрозділів: служб, відділів, управлінь  по підготовці і розгляду претензій  та позовів. У кожному структурному підрозділі наказом (розпорядженням) керівника  ця робота покладається на конкретних працівників.

Здійснення контролю за додержанням  структурними підрозділами встановленого  на підприємстві порядку пред'явлення  і розгляду претензій, покладається на юридичну службу. Під час організації  ведення претензійної роботи юридичної  служби має керуватися Рекомендаціями про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації.

За кожною претензією, кожним позовом, що виникає в організації, якщо претензійна чи позовна вимога є підставною, можна побачити конкретні  недоліки в господарській діяльності; усунення цих недоліків необхідне  для забезпечення нормальної роботи підприємства.

Оформлення та облік претензійних та позовних матеріалів відбувається 

у тих випадках, коли за домовленістю сторін передбачений порядок досудового врегулювання спорів (ст. 5 Господарського процесуального кодексу України) і організація може захищати своє порушене право чи законний інтерес шляхом подання претензії до контрагента. 

Зміст організації і ведення  претензійної роботи юридичною службою  полягає у наступному:

• підготування разом із зацікавленими підрозділами проекту наказу про порядок ведення претензійної роботи;
• одержання від структурних підрозділів документів, необхідних для подання претензій;
• перевірка наявності права на подання претензії та повноти матеріалів для їх обґрунтування;
• складання проекту претензії та подання на підпис керівникові організації;
• облік і реєстрація поданих та одержаних претензій;
• розгляд одержаних претензій;
• складення проекту відповіді на претензію та подання на підпис керівникові організації;
• контроль за своєчасністю одержання (подання) відповіді на претензію;
• аналіз та узагальнення практики розгляду претензій, внесення пропозицій керівникові організації про відповідальність конкретних посадових осіб та структурних підрозділів, які допустили порушення господарських зобов’язань перед контрагентами.

Узагальнення наслідків  претензійно-позовної роботи проводиться юридичною службою організації, підприємства, установи за наслідками певного періоду (місяць, квартал, півріччя, рік) узагальнює результати проведеної претензійно-позовної роботи. 

Після проведеного аналізу  претензійно-позовної роботи юридична служба складає для керівництва  підприємства, організації, установи аналітичну довідку (доповідну записку), у якій даються пояснення, наводяться найчастіші порушення, що допускаються окремими службами (підрозділами) організації та їх посадовими особами, найбільші та найхарактерніші  претензії та позови. 

За наслідками аналізу  і узагальнення претензійно-позовної роботи юридична служба має підготувати  пропозиції (проект наказу) про необхідні  до прийняття заходи з метою усунення виявлених порушень, про притягнення  до відповідальності (або заохочення за якісну роботу) працівників за наслідками роботи у певному періоді.