Організація обліку і аудиту розрахунків підприємства за претензіями

Таким чином, проведення досудового врегулювання спору є важливим способом захисту своїх інтересів підприємством. Тому для отримання позитивного  результату у вирішенні конфлікту  необхідно дотримуватися всіх положень даного процесу. Загалом порядок досудового врегулювання спорів визначається Господарським процесуальним кодексом України, та коли для деякі конкретні види господарських відносин встановлено чинним, наприклад транспортним, законодавством України інший порядок досудового врегулювання, то застосовується цей спеціальний порядок.

Претензія – це виражена у письмовій формі заява громадянина  про порушення, або про обмеження  його цивільних прав. Вручення претензії  представляється собою спосіб позасудового вирішення виниклого конфлікту  між сторонами. Ця процедура застосовується тільки при регулюванні цивільних  правовідносин, в інших галузях  такий порядок законом не передбачений.

Претензійний порядок (порядок  пред'явлення претензії) – форма  захисту цивільних (господарських) справ, урегулювання спірних питань між кредитором і боржником до передання спору на вирішення  судовим або іншим компетентним органам. Кредитор у випадку добровільного  невиконання боржником зобов'язання перед ним має право пред'явити  до боржника вимогу (претензію), а боржник  зобов'язаний дати на неї відповідь  в установлений термін. При повній або частковій відмові боржника задовольнити претензію, або неотримання  в термін від нього відповіді, кредитор має право пред'явити  позов.

Пред'явлення претензії  є суб'єктивним правом юридичних  осіб і підприємців – фізичних осіб, а надання відповіді на отриману претензію в установленому порядку  та в установлений термін є обов'язком  господарюючих суб'єктів-боржників. Підприємства та організації, які порушили майнові права і законні інтереси інших підприємств і організацій, зобов'язані:

• поновити їх, не чекаючи пред'явлення претензії;
• своєчасно розглядати претензії та за наявності підстав задовольняти їх або давати відповіді в установлені терміни в разі, якщо претензію відхилено повністю чи частково.
• Виділяють декілька груп претензій:
• до постачальників і підрядників за виявлені під час перевірки їхніх рахунків завищення обсягів виконаних робіт, недопоставку товарів, завищення цін і тарифів, завищення сум внаслідок арифметичних помилок, за невідповідність якості поставлених товарів стандартам або технічним умовам, за простої з вини постачальників;
• до транспортних організацій за нестачу вантажу понад норми природних втрат, що виникла у дорозі, і за зайві сплачені суми при перевезенні вантажів;
• за санкціями (штрафи, пені, неустойки) за недотримання договірних умов, визнаних платниками або присуджених судом;
• до банків за сумами, помилково списаними за рахунками в банку (за валютними операціями).

Необхідно зазначити, що серйозним  порушенням договірної дисципліни при  поставках є відхилення виробника  від вимог щодо якості продукції. Можливі варіанти правопорушень, пов’язані  з відхиленням щодо якості продукції, наведені на рисунку 1.1

 

Поставлено некомплектну продукцію

Якість продукції не відповідає стандарту, технічним умовам, іншим  нормативним документам, зразкам  або умовам договору

Поставлено продукцію, яка  відповідає нормативній документації але

виявилася нижчого ґатунку, ніж  зазначено в документі, що засвідчує якість

Порушення договірної дисципліни пов’язані з відхиленням виробника  від вимог щодо якості продукції

Виявлення в поставленій  продукції дефектів

Рисунок 1.1– Варіанти правопорушень, пов’язані з відхиленням щодо якості продукції

 

Висуваючи претензії, одне підприємство вказує іншому на його неправильні  дії або помилки, які неправомірно зачіпають його інтереси, і вимагає  їх усунення або виправлення добровільно, посилаючись при цьому на нормативний  акт і фактичні обставини справи.

У разі пред'явлення претензії  однієї сторони іншій обов'язково зазначається наступне:

• повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та підприємства, організації, яким претензія пред'являється; дата пред'явлення і номер претензії;
• обставини, на підставі яких пред'явлено претензію; докази, що підтверджують ці обставини; посилання на відповідні нормативні акти;
• вимоги заявника;
• сума претензії та її розрахунок, якщо претензія підлягає грошовій оцінці;
• платіжні реквізити заявника претензії;
• перелік документів, що додаються до претензії [4].

Документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах чи належним чином засвідчених копіях. Документи, які є у другої сторони, можуть не додаватись до претензії із зазначенням про це у претензії. До претензії про сплату грошових коштів може додаватися платіжна вимога-доручення на суму претензії.

Претензія підписується повноважною  особою підприємства, організації або  їх представником та надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

Слід підкреслити, що керівники  підприємств несуть персональну  відповідальність за стан претензійно-позовної роботи. Керівники та інші посадові особи підприємств зобов'язані вести боротьбу з фактами зволікань при розгляді претензій, безпідставних відмов в задоволенні обґрунтованих вимог заявників претензій, доведення до суду безопірних позовів та здійснювати заходи щодо усунення причин та умов, які породжують обґрунтовані претензії [6].

З урахуванням специфіки  діяльності підприємства, його функціональних особливостей та структури видається  наказ чи затверджується положення (інструкція) про порядок ведення  претензійно-позовної роботи, де чітко розподіляються обов'язки структурних підрозділів: служб, відділів, управлінь по підготовці і розгляду претензій та позовів. У кожному структурному підрозділі наказом (розпорядженням) керівника ця робота покладається на конкретних працівників.

Здійснення контролю за додержанням  структурними підрозділами встановленого  на підприємстві порядку пред'явлення і розгляду претензій, покладається на юридичну службу. Під час організації ведення претензійної роботи юридичної служби має керуватися Рекомендаціями про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації.

В об'єднаннях, великих підприємствах  і організаціях для проведення претензійної роботи створюються спеціальні договірно-претензійні  служби, основні завдання яких наведені схематично на рисунку 1.2.

 

перевірка заявлених до підприємства претензій та підготовка відповідей на них

підготовка матеріалів і організація роботи із розгляду претензій

аналіз стану претензійної роботи і вжиття заходів щодо її вдосконалення

облік претензій та їх зберігання

Завдання договірно-претензійних служб підприємства

відновлення порушених прав і захисті законних інтересів підприємства

покращення економічних показників господарської діяльності підприємства

Рисунок 1.2 – Основні завдання, що виконують договірно-претензійні  служби підприємства

 

Щодо строків розгляду претензії, то вона розглядається в  місячний строк, який обчислюється з  дня одержання претензії. В тих  випадках, коли обов'язковими для обох сторін правилами або договором  передбачено право перевірки  забракованої продукції (товарів) підприємством-виготовлювачем, претензії, пов'язані з якістю та комплектністю продукції (товарів), розглядаються протягом двох місяців [4].

В тому випадку, коли до претензії  не додано всі документи, необхідні  для її розгляду, вони можуть бути витребувані  у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше  п'яти днів, не враховуючи часу поштового  обігу.

В цій ситуації перебіг  строку розгляду претензії зупиняється  до одержання витребуваних документів чи закінчення строку їх подання. Якщо витребувані документи у встановлений строк не надійшли, претензія розглядається  за наявними документами.

Якщо претензія відповідачем відхилена повністю або частково без належних підстав, залишена без  відповіді, претензійні матеріали  з висновком та документами, що обґрунтовують  безпідставність цього відхилення, передаються відповідними структурними підрозділами в юридичну службу для  підготовки позову.

Позовна робота, включаючи  підготовку матеріалів для пред'явлення  позовів та відзивів на них, здійснюється юридичною службою підприємства або відповідним структурним  підрозділом у разі відсутності  такої служби.

Юридична служба у процесі  підготовки позовної заяви має право  вимагати від структурних підрозділів додаткові матеріали, які підтверджують вимоги підприємства-позивача [22].

Позов до арбітражного суду може бути направлений тільки за умови  дотримання встановленого порядку  доарбітражного врегулювання спорів, який полягає у зверненні кредитора  до дебітора з письмовою претензією про відшкодування заборгованості.

У претензії, що пред'являється, наводиться розрахунок розміру шкоди, завданої потерпілій стороні. При визначенні розміру шкоди рекомендується орієнтуватися  на приблизний перелік основних наслідків  порушення договірних зобов’язань  і видів шкоди, який наведено в  таблиці 1.1

 

Таблиця 1.1 – Наслідки порушень договірних зобов’язань і види шкоди

Наслідки порушень договірних зобов’язань	Зміст шкоди
Зменшення обсягу виробництва  чи реалізації продукції (робіт, послуг)	Неотриманий прибуток; збільшення умовно-постійних витрат у собівартості продукції; витрати зі сплати санкцій
Простій і форсування виробництва	Витрати із заробітної плати  з відрахуваннями на соціальне страхування; витрати зі сплати санкцій
Заміна сировини, матеріалів, комплектуючих виробів	Витрати із заробітної плати  з відрахуваннями на соціальне страхування (при збільшенні трудомісткості продукції); витрати на сировину, матеріали, комплектуючі вироби і паливно-енергетичні ресурси
Усунення недоліків в  отриманій продукції (виконаних  роботах)	Витрати із заробітної плати  з відрахуваннями на соціальне страхування; матеріальні затрати, пов'язані з  усуненням недоліків
Повернення або реалізація продукції неналежної якості чи некомплектної	Витрати з повернення продукції  постачальнику або її реалізації
Брак у результаті використання отриманих від постачальника  виробів з прихованим дефектом (браком), який не можна усунуту виявленим  у процесі виробництва продукції (робіт, послуг) або при експлуатації (використанні) цієї продукції у  споживача	Собівартість браку; витрати  на відшкодування затрат, понесених  споживачем у зв'язку з придбанням продукції (робіт, послуг), , виготовленої з використанням виробів (сировини, матеріалів, заготовок тощо) з прихованим дефектом, який не можна усунути, витрати на демонтаж цієї продукції, а також транспортні витрати, викликані заміною бракованої продукції; неотриманий прибуток; витрати зі сплати санкцій
Втрата або пошкодження  майна	Вартість втраченого майна; сума уцінки пошкодженого майна або  витрати з усунення пошкодження
Зміна асортименту виготовленої продукції (робіт, послуг)	Неотриманий прибуток; витрати  зі сплати санкцій; збільшення (зменшення) умовно постійних витрат у собівартості продукції

 

Отже, таблиця 1.1 дозволяє визначитися  зі змістом шкоди, завданої підприємству внаслідок порушення договірних зобов’язань.

Здійснення в Україні  програми стабілізації економіки, супроводжується  докорінним оновленням правової основи господарського механізму. При цьому все очевидніше проявляється необхідність чіткої організації виконання законодавства в усіх сферах та ланках господарського комплексу. Тому слід відмітити необхідність розгляду нормативного регулювання розрахунків за претензіями, щоб детальніше дослідити всі аспекти досудового врегулювання спору.

Якщо розглядати нормативне регулювання розрахунків за претензіями, то порядок досудового врегулювання спорів визначається статтями 5-11 Господарським процесуальним кодексом України, якщо інший порядок не встановлено діючим на території України законодавством, яке регулює конкретний вид господарських відносин.

Також під час організації  ведення претензійної роботи підприємство має керуватися Рекомендаціями про  порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в  установі, організації, які схвалені постановою колегії Міністерства юстиції  України від 15 січня 1996 р. № 2. Ці Рекомендації підготовлені з урахуванням досвіду роботи в умовах становлення нових економічних відносин та можливостей їх використання підприємствами, організаціями, установами. Метою Рекомендацій насамперед є надання практичної та методичної допомоги господарським керівникам, підприємцям, працівникам юридичної служби та інших структурних підрозділів в організації ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві згідно з Господарським процесуальним кодексом України.

При поданні та розгляді претензій та позовів з приводу  одержання товарів неналежної якості або некомплектних необхідно  керуватися законодавством України  та судовою практикою, зокрема, такими основними нормативними актами і документами, як:

• Господарський кодекс України (статті 216 – 219, 268 – 270);
• Цивільний кодекс України (частина 4 пункту 2 статті 258, статті 673, 678 – 686);
• Господарський процесуальний кодекс України (статті 5, 6, 54);
• Інструкція про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за якістю № П-7, затверджена Держарбітражем СРСР 25.04.66;
• Роз’яснення Вищого арбітражного суду України № 01-6/1106 від 12.10.93 «Про деякі питання практики вирішення господарських спорів, пов’язаних з прийомкою продукції і товарів за кількістю та якістю»;
• Роз’яснення президії Вищого арбітражного суду України № 01-6/1205 від 12.11.93 «Про деякі питання практики вирішення спорів, пов’язаних з поставкою продукції і товарів неналежної якості та некомплектних»;
• Постанова № 1 Пленуму Вищого арбітражного суду України від 15.10.92 «Про вирішення спорів, пов’язаних з пошкодженням (знищенням) продукції і товарів в результаті їх бою або пошкодження тари.