Организация службы маркетинга на ООО «Источник»

Глава 2 Организация службы маркетинга на ООО «Источник» 

Общая характеристика предприятия

Полное фирменное название - Общество с Ограниченной Ответственностью «Источник» в дальнейшем именуемое как предприятие, оказывающее услуги в сфере строительства  и внутренней отделки бань и саун, а также поставками различного оборудования, аксессуаров для бань, изготовлением  и продажей оптом и в розницу  мебели и сопутствующих строительных материалов.

ООО «Источник» осуществляет свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства РФ. Правовое положение  общества регламентируется Уставом  предприятия, утвержденного Решением общего собрания участников протоколом № 1 от 16 мая 2002 года. [4, стр.1].

Имущество общества формируется за счет вкладов учредителей, полученных доходов и других законных источников. Данное имущество принадлежит учредителям  общества на правах долевой собственности.

Основной целью предприятия  оптовой торговли является получение  прибыли. [4, стр.1].

Учредительными документами общества оговорено, что оно имеет право  заниматься предпринимательской, коммерческой, посреднической и торговой деятельностью. Учредителями данного общества являются физические лица - Лазарев Владислав  Геннадьевич (50% от уставного капитала), Плотников Юрий Александрович (25% от уставного капитала) и Низовцева  Наталья Юрьевна (25% от уставного  капитала). [4, стр.1].

ООО «Источник» - это предприятие  с семилетним стажем успешной работы на рынке, занимающее одно из лидирующих мест в данной области предпринимательства  в Челябинске.

Данная организация занимается строительством и внутренней отделкой бань и саун, а также поставками различного оборудования, аксессуаров  для бань, изготовлением и оптово-розничной  продажей мебели и сопутствующих  строительных материалов. [4, стр.2].

ООО «Источник» осуществляет следующие  виды деятельности:

· Производственная;

· Торгово-закупочная, коммерческая;

· Посредническая деятельность;

· Строительные, монтажные, пусконаладочные  и отделочные работы;

· Осуществление лицензионных видов  деятельности не запрещенных законодательством  РФ.

Миссия ООО «Источник»: Возрождение  старинных банных традиций и донесение  их до современной жизни на самом  высоком уровне качества!

Философия: корпоративная сплоченность, сочетание интересов работников, участников, поставщиков и покупателей.

Концепция реализуемого бизнеса: совершенствование производства выпускаемой продукции и услуг, работа только по самым современным технологиям, обеспечивающим потребности широкого круга покупателей различных социальных слоев, продвижение продукции на новые рынки, поддержка репутации надежного и честного партнера. [4, стр.3].

Конкурентное преимущество предприятия обеспечивается применением передовых технологий производства, освоением новой продукции и технологий строительства.

Преимущество в концепции управления ООО «Источник»: перед руководством предприятия стоит задача, заключающаяся  в применении прогрессивных технологий управления, быстрой реакции на изменении  конъюнктуры рынка, понимающего  и человеческого отношения к  своим подчиненным. [4, стр.3].

ООО «Источник» имеет в собственности  два салона-магазина, где представляются образцы готовых квартирных саун, различное оборудование и аксессуары для бань и саун, также оно имеет  свое складское помещение, которое  и является местом складирования, хранения товарного запаса и одновременно мастерской по изготовлению мебели данного  характера.

На предприятии ООО «Источник» работает 26 человека: генеральный директор, финансовый директор, коммерческий директор, заместитель директора по производству, главбух, бухгалтер, старший менеджер, офис менеджер салона (2 человека), продавец (4 человека), водитель (2 человек), кладовщик; грузчик (2 человек), бригадир (3 человек), строитель-отделочник (6 человека). [4, стр.4].

В офисную часть включаются: генеральный  директор; финансовый директор; коммерческий директор; заместитель директора  по производству; главбух; бухгалтер; старший  менеджер; офис менеджеры салонов; продавцы.

Сотрудники складских помещений: кладовщик; грузчики; бригадиры.

Режим работы офисной части:

Понедельник, вторник, среда, четверг, пятница - время работы с 9.00 до 18.00 часов.

Суббота с 10.00 до 17.00 часов.

Воскресенье - выходной.

Режим работы склада:

Понедельник - пятница - время работы с 9.00 до 18.00 часов.

Суббота с 10.00 до 17.00 часов.

Воскресенье - выходной.

Статус каждого служащего данной организации определен и закрепляет за собой соответствующие права  и обязанности, график работы, что  позволяет четко и результативно  организовать слаженную работу всего  предприятия в целом и каждого  служащего в отдельности. [4, стр.5].

Предприятие осуществляет свою деятельность под руководством генерального директора  Плотникова Юрия Александровича, который  несет ответственность за сохранность  материальных ценностей, следит за состоянием товарных запасов, рациональным использованием складских помещений и другое. Немаловажная работа осуществляется в  отношении трудовых ресурсов - разработка различных систем поощрения, поздравлений, организация досуговых мероприятий, помощи, как моральной, так и материальной в случае различных семейных обстоятельств у каждого работника вне зависимости от занимаемой должности. А также внедрение системы обучения кадров, направление на различные курсы по повышению квалификации, посещение различных тренингов и семинаров. [4, стр.6].

Целью данных мероприятий является повышение профессионализма и улучшение  качества работы всего предприятия, так как роль персонала в достижении поставленных предприятием целей очень значима, потому что повышает общий уровень качества выполняемых услуг.

Условие выполнения вышеперечисленного помогает организации занимать одно из лидирующих мест в данной области  предпринимательства в Челябинске и иметь положительный имидж  среди своих клиентов и конкурирующих  фирм. [4, стр.7].

Организация службы маркетинга на ООО «Источник»

Так как на сегодняшний день все  функции службы маркетинга на ООО  «Источник» разбросаны различным образом  практически между всеми работниками, начиная от генерального директора  и заканчивая офис- менеджерами и продавцами, складывается ряд проблем в налаженной работе организации. Помимо выполнения своих прямых обязанностей, прописанных в должностных инструкциях приходиться отвлекаться еще и на дополнительные дела. При этом автоматически возникают различные отклонения от сроков и поставленных прямых задач каждого работника. Тем самым можно сделать вывод о необходимости формирования данной службы с привлечение дополнительных сотрудников, а также с расширением некоторых функций уже работающего персонала. [4, стр.12].

Организационная структура службы маркетинга обусловлена, прежде всего, спецификой выпускаемой продукции  на предприятии и будит иметь  следующий вид (рис. 5).

8

Рис. 5 Организационная структура  службы маркетинга [4, стр.15].

Отдел продаж.

Отдел продаж является самостоятельным  структурным подразделением ООО  «Источник». Его основными задачами являются: [4, стр.17].

-Заключение договоров на поставку  строительных материалов и оборудования  и полное обеспечение заказами  на продукцию.

-Разработка договоров на предоплату, ведение переписки и переговоров  по поставкам и урегулированию  всех спорных вопросов, отслеживание  соблюдения сроков оплаты отгруженной  продукции, принятие заказов на  выпускаемую продукцию, своевременное  оформление документов.

-Изучение и внедрение передового  опыта работы других предприятий  по заключению и ведению договоров  и заказов.

-Ведение маркетинговых исследований  по изучению спроса и расширению  рынка сбыта производимой продукции  и услуг.

В состав отдела продаж входят:

· начальник отдела;

· группа продаж (ведущий менеджер-1 чел., менеджеры -2 чел.,)

· группа помощников (оператор- 1 чел).

В связи с изменения в организационной  структуре необходимо произвести следующие  изменения в штате сотрудников  ООО «Источник». На должность начальника отдела продаж необходимо принять дополнительно  человека, ведущим менеджером оставить старшего менеджера Затуловскую Ирину, а функции менеджеров отдела продаж, официально дополнить к функциям офис-менеджеров, вместе с этим внести изменения в их заработную плату. Также необходимо принять оператора ПК, который взял бы на себя исполнения функций по оформлению различной документации, с которой будет работать весь отдел продаж. Для данного отдела необходим кабинет, оснащенный двумя дополнительными ПК - для начальника отдела и оператора. [4, стр. 20].

Ниже приведена Таблица 3, в которой  представлено новое распределение  функциональных обязанностей, которое  совмещает в себе уже существующие и вновь утвержденные функции  сотрудников отдела продаж. (см. прил.)

Бюро  маркетинга.

Основными функциями данного подразделения  службы маркетинга являются: [4, стр.24].

· Изучение рынка, прогнозирование  спроса и реализации продукции.

· Анализ эффективности принятия маркетинговых  решений.

· Изучение объемов поставки, качества конкурирующей продукции, ее преимуществ  и недостатков по сравнению с  продукцией данного предприятия;

· Создание информационно- статистического  банка данных, включая данные по портфелю заказов на поставку продукции, ее производству, наличию запасов (программа  Turbo, 1С Бухгалтерия) использование этих данных для ускорения сбыта продукции;

· Планирование посещения потребителей работниками бюро маркетинга;

· Осуществление непосредственных контактов с потребителями продукции;

· Разработка стратегии рекламы  по каждому товару и плана проведения рекламных мероприятий и участие  в них рекламных агентств;

· Обеспечение представителей предприятия, направляющихся на выставки, ярмарки  рекламными проспектами и другими  документами;

· Изучение и использование передового опыта рекламы, и стимулирование сбыта в стране;

· Разработка предложений по изучению технических условий, фирменного стиля  оформления продукции ООО «Источник» (товарный знак, символика, фирменные цвета, логотипы и т.п.);

· Проведение сравнительного анализа  издержек обращения, выявление и  ликвидация экономически необоснованных расходов;

Для функционирования данного бюро необходимо принятие одного человека на должность маркетолога, дополнительно организовать рабочее место, оснащенное ПК.

Отдел сбыта.

Основными задачами отдела сбыта являются: [4, стр.28].

· Организация сбыта продукции  и услуг ООО «Источник» в соответствии с заключенными договорами, отгрузку и сдачу заказчикам объектов в  установленные сроки и объеме, установленном планом реализации. А  также организация поставки индивидуальных заказов у поставщиков из других городов.

· Контроль над выполнением подразделениями ООО «Источник» заказов, договорных обязательств в установленные сроки по объему реализуемой продукции и услуг, номенклатуре, комплектности и качеству, за состоянием запасов готовой продукции на складах.

· Разработка и внедрение мероприятий  по совершенствованию работы по сбыту, сокращению транспортных затрат и ускорению  сбытовых операций по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную  продукцию и срокам строительства  объектов.

В состав отдела сбыта входят: [4, стр.32].

· Начальник отдела;

· Зам. Директора по строительству  и производству;

· Менеджер отдела сбыта.

Необходимо дополнительно принять  двух человек на должность начальника отдела сбыта и менеджера данного  отдела, а также включить в состав отдела Иванова Н.А. - заместителя  директора по производству. Дополнительно  необходимо организовать 2 рабочих  места. На которых закрепить начальника отдела сбыта и менеджера по сбыту  продукции и услуг ООО «Источник».

Ниже таблица 4, которая заключает  в себе распределение функций  нового отдела и их исполнителей. (см. прил.)

Взаимоотношения службы маркетинга с другими подразделениями ООО «Источник»

Отдел продаж получает из отдела сбыла следующее: [4, стр.36].

· оперативную информацию, связанную  с отгрузкой продукции;

· оформленные заказы на поставку готовой или перекупленной продукции ООО «Источник»;

· документы на отгруженную продукцию.

Отдел продаж представляет в отдел  сбыта следующее:

· заказы на поставку продукции;

· оперативную информацию по изменению  грузополучателей, реквизитов, по приостановке поставки и другую информацию;

· результаты маркетинговых исследований по изучению спроса и рынкам сбыта;

· информацию о предъявленных потребителями  претензиях по заключенным договоров.

Отдел продаж совместно с финансовым директором составляет план продаж и  факт продаж по отгруженной продукции ООО «Источник».

Отдел продаж совместно с генеральным  директором разрабатывают тексты и  формы договоров, работают по претензиям, связанным с несогласованием  вопросов поставки, отгрузки некачественной продукции или недогрузом по количеству. [4, стр.39].

Отдел продаж получает от генерального директора руководящие материалы  по вопросам организации труда и  заработной платы, согласованное штатное  расписание, положения о формах организации  и оплаты труда.

От производственного отдела отдел  продаж получает: [4, стр.41].

· информацию об изменениях в производимой продукции;

· информацию о производстве новых  видов продукции;

· информацию об использовании новых  пород дерева.

А так же представляет туда заявки от клиентов на изготовление необходимой  продукции, заказов (индивидуальных по договорам, стандартных).

От коммерческого директора  отдел продаж получает подписанные  договора на отгруженную продукцию, справку об отгрузке с отклонением  по качеству, а так же представляет помощь для решения конфликтных  ситуаций с потребителями при  поставке некачественной продукции. Предоставляет  сертификаты качества на отгруженную  продукцию. [4, стр.43].