Организация работы менеджера

Содержание:                              

     Введение.......................... стр. 3

1. Основы трудовой деятельности  менеджеров........ стр. 4

1. 1. Трудовая деятельность  менеджера, ее особенность.... стр. 4

1. 2. Содержание работы  менеджера ............. стр. 6

2. Проектирование рациональной  организации работы менеджера. стр. 11

2. 1. Организация рабочего  места............... стр. 11

2. 2. Работа с документами  и корреспонденцией.......... стр. 17

2. 3. Ведение телефонных  разговоров.............. стр. 18

2. 4. Проведение совещаний,  конференция........... стр. 20

2. 5. Составление графика  работы................ стр. 22

2. 6. Подготовка и проведение  выступлений........... стр. 23

2. 7. Прием по личным  вопросам............... стр. 26

2. 8. Посещение рабочих  мест ................. стр. 28

Заключение........................ стр. 29

Список использованных источников............... стр. 30

 

 

                               

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

На протяжении всей жизни  человеческого общества были те, кто  руководит и те,кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали значения самомупонятию управление. Руководители (приказчики, распорядители и другие)управляли, опираясь на интуицию. В то время не задумывались над этимсерьезно. С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельнуюнауку под названием менеджмент и продолжает развиваться в настоящее время. Напротяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как менеджер, (т.е. руководитель) должен руководить, чтобы организация работалаэффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, как организоватьработу самого менеджера.Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства.  В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого менеджера не организовать должным образом,  то менеджер  не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу всей организации. Если менеджер не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, в конечном счете, скажется на качестве управления.В настоящее время в мире информационный поток возрастает в геометрической  прогрессии.Целью данной работы, является рассмотрение организации работы менеджеров. То есть: как организовать работу менеджера, чтобы его труд был наиболее эффективным. Но следует помнить, что труд менеджера настолько специфичен, что правильно организовать его довольно проблематично. Умение эффективно руководить, что это, наука или искусство? Однозначного ответа на этот вопрос, наверное, не даст никто. Можно лишь предположить, что это некий синтез науки и искусства управления. И поэтому в данной работе будут по возможности рассмотрены все нюансы и пути повышения эффективности работы менеджера.

1. Основы трудовой  деятельности менеджеров

1.1.         Трудовая деятельность менеджера, ее особенность

Менеджер, как особый вид  работников, является важной составной  частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда менеджер не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.В целом трудовую деятельность менеджера можно разделить на 4 функции. Это:планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следует полагать, чтотолько менеджер выполняет эти функции. Ему активно помогают остальные работники. Цель работы менеджера - выработать направление развития и правильно организовать работу.Менеджер как было отмечено выше - особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Можно выделить следующие особенности:1.Менеджер непосредственно не связан с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;2. Работа менеджера в основном умственная;3. Нелимитированность работы менеджера;4. Повышенные нервно-психические усилия менеджера связанные с управлением людьми и  принятием ответственных решений;5.  Труд менеджеров не подается количественному учету;6. Необходимость принятия большого количества решений за короткий период;7. Если рабочий в течение своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то менеджер в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций;8. Работа менеджера в основном не имеет четкого завершения.Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать при организации работы менеджера и рассматривать их все вместе и взаимосвязано друг с другом.

    

1.2.          Содержание работы менеджера

Мы рассмотрели особенности  работы менеджера, но для эффективной  организации работы необходимо выяснить, чем занимается менеджер в течение рабочего дня.Как уже было отмечено выше, рабочий день менеджера не лимитирован и разнообразен.  Если представить в общем виде, то можно сказать, что менеджер в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников):1. Запланированные заседания, встречи   » 60 - 65% ;2. Разговоры по телефону  » 3 - 6% ;3. Работа с документами » 17 - 22% ;4. Поездки, осмотры » 3 - 7% ;5. Незапланированные встречи » 7% ;6. Отдых » 2% ;7. Потери времени » 2%.Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности работы. Менеджер или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

2.1   Организация  рабочего места

Прежде чем перейти  к рассмотрению организации рабочего места, необходимо

выяснить, что представляет собой рабочее место менеджера. Если рассматривать

рабочее место менеджера, то можно сказать, что это его  рабочий кабинет, в

котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет,

зависит и то как будет работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше

приспособлено рабочее место  для выполнения функций менеджера, тем

производительнее и эффективнее  будет работа менеджера.

При рассмотрении вопроса  организация рабочего места необходимо учитывать

следующие моменты:1. Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости  от ранга менеджера приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум

3,5 м. Форма кабинета  также имеет большое значение, так как рабочий кабинет

менеджера не просто место  где он непосредственно работает, но и как правило

место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее

рациональной является прямоугольная  форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

2. Мебель. Здесь необходимо  учитывать следующие моменты:

2.1.  Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина

рук и др.);

2.2. Обеспечение удобного  положения тела человека, что  создает условия для

меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы  движения и

другого;

2.3. Рациональная планировка  и компоновка мебели;

2.4. Мебель должна выглядеть  эстетично.

3. Оборудование. Для нормальной  работы менеджера необходимо  иметь:

3.1. Канцелярские принадлежности.

3.2. Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду

телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы

организации.  Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по

возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала

секретарь, а если необходимо переключать звонок на менеджера. Это  позволит

меньше отвлекать менеджера.

3.3. Компьютер. В настоящее  время без компьютера нельзя  представить

нормальной работы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать  работу

практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро

получать информацию о  положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в

курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что

полностью воспользоваться  возможностью компьютера можно только при наличии:

хорошего программного обеспечения,   выхода на компьютерные сети и что  самое

главное наличие компьютерной сети внутри организации.

3.4. Ежедневник. Необходимая  вещь, позволяющая менеджеру не  забывать

назначенные встречи или  другую полезную  информацию.

4. Цветовое оформление  кабинета. Цветовые тона должны  быть не резкими,

мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый,

бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и

увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности  были матовыми,

т.к. блестящие поверхности  вредны для здоровья.

5. Санитарно-гигиенические  условия работы.

Следует отметить, что для  снижения шума можно использовать ковровые покрытия

на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и др. Для поддержания

нормального микроклимата применяются  кондиционеры, лучистые источники тепла.

Для снижения солнечного света  можно повесить на окна жалюзи.Отметим некоторые особенности. Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место менеджера. Вторая зона – зон проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона – зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельныхкресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность  стола

должна быть твердой и  гладкой, преимущественно из дерева. Не следует

покрывать стол  стеклом, так как его блестящая поверхность  вредно действует

на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие

предметы, которые могут  занимать много место на рабочем  столе. Приставка

спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3 посетителей.

Стол для совещаний  должен быть рассчитан на определенное количество человек

(как правило, количество  участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2

свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком

комфортабельными или  неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким

сиденьем.

Зона отдыха предназначена  для неофициальных приемов и  отдыха менеджера.

Рабочий кабинет можно  также дополнить стендом, где  будут располагаться

образцы производимой продукции. Также необходимы большие настенные  часы,

которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы,

продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и  уют, а значит,

помогает в работе.

     2.2                Работа с документами и корреспонденцией

Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится  на: входящие

и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации.

Вследствие этого все  документы и вся корреспонденция  должна быть составлена и

написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в

ведении секретаря. Задача менеджера составить документ (менеджер должен

составлять только те документы,  которые не могут быть составлены кем-либо

другим). В процессе составления  документа, делового письма и другого  большую

помощь может оказать  компьютер. Для этого достаточно вложить в память

компьютера образцы деловых  писем, документов и только вносить  небольшие

исправления.

Сложнее дело обстоит с  входящими документами. В зависимости  от размера

предприятия растет количество корреспонденции, и самому менеджеру  просто

немыслимо просматривать  всю корреспонденцию. На помощь должен прийти

секретарь или специальное  подразделение, в обязанности которых входит:

1. Регистрация поступающей  корреспонденции.

2. Сортировка в зависимости  от предназначения.

3. Отбор документов, которые  адресованы менеджеру или находятся  в его прямой

компетенции.

4. Сортировка корреспонденции  по степени важности. Наиболее  рациональным и

приемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу  оценить степень

важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию  в

специальные цветные папки. На столе у менеджера должен стоять специальный

лоток для бумаг с несколькими  отделениями, в которые он сможет  класть

корреспонденцию в зависимости  от важности, исполнителей и другого.

Менеджер, просматривая корреспонденцию  в порядке важности, должен поставить

резолюцию.

Хранить документы в кабинете менеджера нет никакой необходимости  и поэтому в

обязанности секретаря или  специального отдела вменяется ведение  архива.

Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по

которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров  задачу

хранения документов можно  переложить на них. Это сэкономит  время на их поиск

и место.2.3.  Ведение телефонных разговоров

 

Телефон — важное средство эффективности управленческого работы, оперативного

делового общения. Но при  неправильном пользовании им именно телефон

становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры

тратится от 4% до 27% рабочего времени.

Искусство в пользовании  телефоном состоит в максимальной экономии времени на

телефонные беседы при  максимальной реализации предоставленных телефоном

возможностей.

Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает менеджеру  правильно

организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать