Организация рабочего места

•  
  размещение работающего человека с учетом рабочих движений и перемещений согласно технологического, процесса;

•  
  расположение средств управления в пределах границ моторного пространства (по ширине, глубине и высоте);

•  
  оптимальный обзор источника визуальной информации;

•  
  смену рабочей позы и положения;

•  
  рациональное размещение основных и вспомогательных средств труда.

 
Обязательным условием является то, что на рабочем месте должны находиться только те технические средства, которые необходимы для выполнения рабочего задания, и располагаться они должны в пределах границ досягаемости, с целью исключения частых наклонов и поворотов корпуса работающего. Предметы труда, используемые в последующих рабочих операциях, должны располагаться в той же последовательности. В целях экономии (в эргонометрическом аспекте) производственных площадей возможна вертикальная планировка рабочего места, особенно для размещения редко используемых средств и предметов труда. 
 
Немаловажное значение имеет также выбор оптимальной ширины проходов, которые должны рассчитываться в зависимости от частоты их использования и с учетом ширины транспортных средств и пространства, занимаемого телом стоящего чело века в спецодежде.

 

 

 

Глава 3: Современные организации

3.1 Деловая жизнь  современного офиса.

Деловая жизнь офиса любой любого предприятия или фирмы складывается из множества мелочей, каждая из которых требует внимания: ведь организованное, грамотное, а также точное выполнение каждого из этих дел помогает существенно повысить эффективность работы компании. Организовать работу в офисе - значит учесть все нужды современного ведения бизнеса - хозяйственные, технические, информационные, имиджевые8.

• Снабжение. У сотрудников компании не должно возникать проблем или лишних забот из-за недостатка оргтехники или расходных материалов в офисе.

• Документооборот, ведение делопроизводства. Каждый документ, вышедший из вашего офиса, может работать на имидж компании. Культура делового общения, направленность на взаимодействие с клиентом, которая видна в каждой строчке письма - все это достигается искусством письменной деловой коммуникации.

• Связи с поставщиками деловых услуг. Ведение бизнеса требует всевозможных транспортных, консалтинговых, юридических услуг, бухгалтерских услуг, обращения в кадровые агентства или в бюро переводов. Наиболее эффективными являются долговременные деловые отношения между компаниями.

• Этикет деловых отношений, имиджевые аспекты работы с партнерами и клиентами. Соблюдение бизнес-этикета, гостеприимство - от чашки чая за ведением переговоров до корпоративного такси в аэропорт для встречи важных гостей - также способствует упрочению авторитета компании.

Но жизнь офиса любой компании не ограничивается одной лишь деловой сферой, ведением бизнеса или решением материально-финансовых проблем. Офис-менеджер умеет организовать и празднование торжественных событий, корпоративный отдых, и другие мероприятия. Так что знания и умения, присущие хорошему офис-менеджеру, востребованы всегда и во многих сферах жизни. Работа офиса, а также деловая жизнь офиса - это множество мелочей, из которых складывается облик успешной фирмы.

Корпоративная культура компании подразумевает готовность делать значительные вклады в обучение и повышение уровня подготовки персонала, возникновение добрых деловых традиций, в том числе традиции празднования всевозможных событий.

Работа по развитию корпоративной культуры включает в себя создание особого микроклимата. Сотрудник будет приходить на работу и с удовольствием выполнять свои обязанности до тех пор, пока:

• для него значима атмосфера, существующая в коллективе;

• он успешно реализует свои потребности личного и профессионального роста.

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Зоны современного  офиса.

Из каких зон состоит современный офис?

Прежде всего, это такие традиционные помещения, как:

• рабочие пространства,

• входная зона,

• комнаты переговоров

• служебные помещения.

Пристального внимания дизайнеров всегда удостаиваются так называемые представительские зоны — приемная, комнаты переговоров, кабинеты руководителей разных уровней.

Рабочая зона

По статистике, до 40% персонала многих компаний единовременно находятся вне офиса.9 Особенно это характерно для компаний, работающих в сфере услуг.

Стремление к повышению эффективности использования площадей и выработка новых методов работы привели к появлению новых рабочих зон в офисе.

Планирование офиса на основании учета общего количества сотрудников может привести к неэффeктивнoму использованию пространства. В подобной ситуации одно рабочее место могут использовать поочередно несколько сотрудников. Как вариант — можно выделить специальную зону, оснащенную всеми необходимыми техническими средствами. Любое свободное в настоящий момент место предоставляется сотруднику компании по требованию. При этом возможности современного телефонного оборудования позволяют сохранять за каждым человеком его личный телефонный номер, а вся необходимая документация будет храниться в мобильных шкафчиках, расположенных в специально отведенном месте.

Пространственное решение рабочих зон зависит также от корпоративной культуры компании, от ее организационной структуры и возможностей конкретного здания. При планировке не стоит придерживаться какой-либо раз и навсегда выбранной схемы, а творчески подходить к решению вопросов, поставленных конкретной ситуацией.

Входная зона

При проектировании входной зоны компании необходимо определить:

1. Есть ли у компании ярко выраженная индивидуальность?

2. Насколько сильно эта индивидуальность и корпоративная культура должны быть выражены в пространственных формах?

3. Обращена ли компания наружу или, скорее, вовнутрь, сколько в ней бывает посетителей?

При решении этих репрезентационных задач не следует забывать об удобстве людей, работающих или посещающих эту зону. Обычно здесь же располагается зона ожидания, гардероб для сотрудников и для клиентов. Полезным дополнением может служить информационная стойка, предоставляющая клиентам возможность ознакомиться со структурой и спецификой деятельности компании.

Комнаты для переговоров

Согласно данным исследований, в современном бизнесе роль переговоров и принятие совместных решений постоянно возрастает. Поэтому компании заинтересованы в увеличении количества помещений для переговоров. На современном этапе развития организации площадь переговорных зон должна будет составлять приблизительно 30% от всей площади офиса. Переговорные могут также использоваться для проведения семинаров, тренингов и обучения персонала, что также играет немалую роль в формировании корпоративной культуры. Поэтому они могут быть оснащены оборудованием для презентаций.

Также можно разместить в офисе зоны так называемого "кофиса", располагающие к неформальному общению с клиентом. Это нечто среднее между кафе и офисом, где за чашкой чая можно обсудить совместные планы. В отличие от столовой, где обедают сотрудники компании, "кофис" располагается в непосредственной близости от рабочих зон и оборудуется автоматом для приготовления кофе и других напитков.

Кабинет руководителя

Стоит отметить, что статус кабинета руководителя постепенно меняется. Если раньше кабинет был призван подчеркивать высокое место руководителя в иерархии компании со всеми вытекающими отсюда последствиями, например затрудненным доступом к нему, то сейчас ситуация постепенно меняется. Современные тенденции управления организацией рассматривают руководителя как лидера команды профессионалов, объединенных одной целью, и требуют более гибкого руководства, а нередко и более близкого и непосредственного сотрудничества руководителя и его команды. Это приводит к "демократизации" кабинетов начальников. Такой подход находит свое отражение и в офисной планировке, и в отделке помещений.

 

 

 

 

Глава 4: Офис без границ и без защиты

Современный ИТ-рынок толкает компании к тому, чтобы сделать рабочее место сотрудника мобильным, включить в рабочую сеть персональные устройства, использовать удаленный доступ, облачные системы хранения данных. Но оборотная сторона мобильности – прогрессирующий риск потери или похищения информации.

Растет количество устройств ввода информации, рабочая сеть уходит в Интернет –  и это новые угрозы. Теоретически безопасность данных компании должна становится головной болью не только ее ИТ-специалистов, но и провайдеров виртуальной инфраструктуры, и операторов связи. Как они решают этот вопрос, эксперты ИТ-рынка обсудили на круглом столе «Облачная безопасность: миф или реальность» журнала «Эксперт Северо-Запад».

Пора всем участникам рынка задуматься о безопасности рабочих сетей, использующих удаленное хранение данных, удаленный доступ к рабочему месту, признают эксперты. Использование удаленного доступа, а также облачных сервисов хранения информации становится все более массовым. «В последние полгода мы фиксируем заметный рост запросов от компаний среднего бизнеса – они хотят размещать в дата-центрах частные облачные решения», – рассказывает заместитель директора по развитию петербургского филиала компании «ВестКолл» Вероника Балашова.10 Как отмечает Вероника, на рынке произошло важное изменение в восприятии ИТ-специалистами компаний облачных сервисов. «Если раньше, год-два назад многие системные администраторы считали, что обращение к провайдерам облачных услуг делает их самих ненужными (задачи, которые они выполняют, оказываются отданы другим), сегодня сисадмины этого не боятся. Все больше людей видят в использовании облачных решений удобство и выгоду: компания освобождает себя от проблем и затрат, связанных с покупкой, ремонтом и заменой оборудования, ИТ-специалисты могут сосредоточиться на главном – работе программных решений», – рассказывает Балашова.

Безопасность корпоративных систем, использующих удаленное хранение данных и удаленный доступ к рабочему месту с персональных устройств, распадается на три в определенном смысле разных рынка, три уровня защиты: безопасность самих систем удаленного хранения, то есть облаков, безопасность персональных устройств ввода информации и безопасность корпоративных сетей связи, обеспечивающих доступ к рабочему месту.

Первый вопрос

Пространство систем хранения данных, на базе которого создаются виртуальные серверы и иные облачные сервисы, очевидно, максимально готово к воздействию извне. «Это первый вопрос клиента – как организована безопасность виртуальных серверов, как они защищены от несанкционированного использования, – рассказывает генеральный директор облачного провайдера «ИТ-ГРАД» Дмитрий Гачко. – Поэтому безопасность хранения данных и доступа к ним подразумевается по умолчанию, она определяет стоимость базовой услуги так же, как и стоимость оборудования, то есть физических серверов, где разворачиваются облака». Некоторые компании, замечает Гачко, требуют не просто гарантий, но таких решений, чтобы и мы, администраторы виртуальной инфраструктуры и виртуальных систем хранения данных, не имели доступа к информации в облаке компании – облачные провайдеры могут дать и такой уровень анонимности, хотя это сложно и как следствие дорого.

Две тысячи вирусов в день

Персональные устройства – более проблемный уровень защиты корпоративных сетей, отчасти потому, что они сегодня в центре внимания злоумышленников (точнее, персональные данные, пароли, сохраняющиеся на мобильных устройствах).

«За 2010 год мы зафиксировали порядка пяти тысяч случаев использования вредоносного программного обеспечения (ПО) для мобильных платформ, сегодня мы фиксируем более 5 тыс. инцидентов в день», – рассказывает региональный представитель «Лаборатории Касперского» в СЗФО Ирина Белоцерковец. Дополнительные сложности рождает то, рынок мобильных устройств сегодня поделен между разными платформами, такими как Android, iOS, Windows и другими (в отличие от рынка персональных компьютеров, где господствует Windows), нет единого кросс-платформенного решения, которое компания могла бы приобрести и в принудительном порядке устанавливать на оборудование сотрудников.

Однако в плане защиты доступа к корпоративным сетям специальное программное решение легко может стать менее удобным, но более действенным алгоритмом подтверждения паролей. «Сегодня у всех банков уже есть интернет-банкинг, многие им пользуются. Соответственно, многим знаком самый проверенный вариант защиты доступа с абонентского устройства – двухфазная аутентификация. Абонент обращается – вводит свой пароль, чтобы подтвердить сделку, второй пароль получает SMS-сообщением на указанный номер. Возможно, вскоре, благодаря использованию технологии NFC, можно будет упростить ситуацию – абоненту надо будет указать личный пароль и приложить к своему мобильному устройству карту с NFC-чипом», – рассуждает начальник отдела по продуктам Северо-Западного региона компании «ВымпелКом» Алексей Огоньков.