Организация рабочего места

Недостаточную эффективность вертикальных (как восходящих, так и нисходящих) коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30 % информации, а начальник цеха – около 40 %. Коммуникации снизу вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10 % информации. Это убедительно свидетельствует о том, что не используются все возможности в организации коммуникаций .

Эффективная коммуникация очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей  в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций. Повышение эффективности возможно на основе детального анализа используемой технологии коммуникаций и видении разрывов, нестыковок или провалов в коммуникационном процессе. Почти для всех организаций регулирование информационных потоков остается достаточно проблематичным явлением: информация не всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а если и к тому, то не всегда своевременно.

Кроме того, в ряде организаций существует проблема неравномерной информационной нагрузки: кто-то страдает от ее избытка, а кто-то испытывает «информационный голод». Весьма важным и наиболее часто используемым направлением в совершенствовании коммуникационного процесса выступает оптимизация системы обратной связи, устранение коммуникационных барьеров, повышение точности передаваемой информации.

В качестве путей улучшения коммуникации можно выделить следующие методы.

1. Управленческое регулирование, которое включает в себя  четкое определение и формулирование задач, формирование четкого представления о потребностях в информации начальника и подчиненных, планирование, реализацию и контроль в направлении улучшения информационного обмена, а также обсуждения планов, задач, путей их решения.

2. Совершенствование системы  обратной связи, которое подразумевает  перемещение людей из одного подразделения организации в другое с целью обсуждения; опрос работников, в среде которых необходимо выявить: четко ли доведены до них цели их деятельности, информированы ли они, с какими потенциальными и реальными проблемами сталкиваются или могут столкнуться; стратегии перемен, получает ли их руководитель для предложений.

3. Совершенствование системы  сбора информации с целью снижения  тенденции фильтрации идей или  их игнорирования на пути снизу  вверх.

4. Создание каналов информационных  сообщений (стенная печать, статьи, радио и т. п.)

5. Внедрение современных  информационных технологий (электронная  почта, видеоконференция и др.).

Точные коммуникации снизу вверх оповещают менеджера о состоянии подчиненных, помогают ему правильно определить качества работников и открывают путь для более эффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время существует проблема искажения коммуникаций, поступающих снизу вверх, потому что работники чаще будут говорить начальнику то, что он хочет услышать, а не то, что есть на самом деле.

Для улучшения восходящих потоков можно использовать ряд вспомогательных систем:

1. Система действий, обозначаемая термином «политика открытых дверей», представляет собой готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников.

2. Система действий, называемая «выведение управления за пределы кабинета». Обход руководителем предприятия – хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не рекомендуется делать это слишком часто.

Неформальные коммуникации связаны с неформальными группами и неслужебными вопросами, а также распространением слухов. Система слухов хорошо работает, так как использует многие каналы. Информация может дойти до огромного числа людей за короткий промежуток времени. Необходимо научиться пользоваться системой слухов и не препятствовать неформальной коммуникационной сети. Неформальные коммуникации могут возникать не только между членами неформальных групп. Хорошие личные взаимоотношения между теми или иными работниками облегчают неформальную передачу информации. Главное преимущество системы неформальных коммуникаций – в ее большей гибкости, что нередко благоприятствует скорейшему распространению информации.

Итак, общение является неотъемлемой чертой организационного бытия. Каждый член организации участвует в коммуникационном процессе. Однако интенсивность этого участия и его цели неодинаковы у различных членов организации. Сотрудники общаются для того, чтобы:

– выразить свои чувства и эмоции (социальная цель);

 

 – получить или предоставить информацию (профессиональная цель);

 

 – оказать влияние на поведение других членов организации.

Последняя цель полностью совпадает с целью управления персоналом организации – добиться необходимого для компании производственного поведения своих сотрудников, что позволит реализовать организационные цели. Следовательно, коммуникация может и должна являться элементом системы управления персоналом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2: Проектирование рабочего места

2.1 Организация  офисного пространства.

Офис — искусственная среда, где люди проводят больше половины своей сознательной жизни. И хотя некоторые компании все еще продолжают экономить на офисном пространстве, большинство уже понимает, что среда оказывает сильное воздействие на производительность труда. Удовольствие от работы и рациональность оборудования рабочих мест становятся основными условиями охраны здоровья. Грамотная планировка и размещение рабочих мест приводит к ускорению рабочих процессов и способствует самоидентификации сотрудников с компанией. Офисное пространство и его интерьер оказывают также существенное влияние на восприятие имиджа компании.

Эргономичность офисного пространства строится из различных элементов — от удобной клавиатуры до мер по контролю чистоты воздуха. Большое значение имеет и планировка помещений.

Каждый офис является комбинацией помещений, предназначенных для двух типов деятельности5: для индивидуальной работы, требующей тишины и концентрации, и для коллективной, требующей общения. Основной сложностью в проектировании офисов является поиск равновесия между двумя этими видами деятельности и выявление того варианта планировки, который наиболее бы соответствовал профилю данной компании. Как правильно подобрать тип планировки, соответствующий роду деятельности компании?

При оборудовании офиса в процессе перепланировки существующего или строительстве нового помещения приходится сталкиваться с целым комплексом вопросов, связанных с его проектированием. Основное требование к офисному помещению — утилитарность, т.е. пространство должно быть удобным для деятельности каждого из сотрудников, не затруднять коммуникации, но и не препятствовать индивидуальной работе.

Каждый офис является комбинацией помещений, предназначенных для двух типов деятельности: для индивидуальной работы, требующей тишины и концентрации, и для коллективной, требующей общения. Основной сложностью в проектировании офисов является поиск равновесия между двумя этими видами деятельности, и выявление того варианта планировки, который наиболее бы соответствовал профилю данной компании. И для этого в проектировании офиса должны принимать участие не только архитекторы, дизайнеры и специалист-технолог, но и административные работники компании-заказчика.

В процессе его создания участвуют много людей различных профессий, и исход зависит от того, насколько ясно каждый из них понимает достоинства качественного офиса. Цель каждого из них — создать оптимальные условия для функционирования компании в течение всего времени использования офисного пространства.

Процесс проектирования — всегда поиск равновесия между различными составляющими. С одной стороны, это требования заказчика по площади помещений, стандартам рабочих мест, организации хранения документов, административное устройство компании и ее техническое обеспечение. С другой — совершенно определенная форма здания, планировочная сетка, площадь этажей и их количество. Кроме того, существуют эстетические соображения, немаловажные для всего процесса проектирования, но их мы не будем здесь рассматривать, поскольку наша основная задача — представить взгляд на офис с точки зрения его функциональности. И конечно, при принятии любого решения существенным является вопрос стоимости, которая складывается из стоимости строительства и дальнейших эксплуатационных расходов.В целом, лучшим решением для сосредоточенной работы является отдельный кабинет, в то время как для общения больше подходит открытое пространство.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Проектирование  рабочего места.

В системе «человек-техника-среда» рабочее место является одним из центральных направлений исследования и проектирования при организации трудовой деятельности человека. 
 
Рабочее место представляет собой наименьшую целостную единицу производства, где взаимодействуют три основных элемента труда — предмет, средства и субъект труда. Определяют рабочее место и как систему функционально и пространственно организованных средств труда, обеспечивающую работающему условия для успешного и безопасного протекания трудовой деятельности. 
 
Организация рабочего места6 — это результат проведения системы мероприятий по функционированию и пространственному размещению основных и вспомогательных средств труда для обеспечения оптимальных условий трудового процесса. Оснащение рабочего места включает все элементы, необходимые работающим для решения поставленных производственных задач. К ним относятся основные и вспомогательные средства труда и техническая документация. 

Основные средства труда — это основное оборудование, с помощью которого человек выполняет трудовые операции (станки, стенды, промышленные роботы и т.д.). 
 
Вспомогательные средства труда делятся по назначению на технологическую и организационную оснастку.

 Технологическая  оснастка обеспечивает эффективную эксплуатацию основного производственного оборудования на рабочих местах (средства заточки, ремонта, наладки, контроля и т.д.). 

Организационная оснастка обеспечивает эффективную организацию труда человека путем создания удобств и безопасности в эксплуатации и обслуживании основного производственного оборудования. В состав организационной оснастки входит: рабочая мебель (верстаки, инструментальные тумбочки, сиденья и т.д.); устройства и приспособления для транспортировки и хранения предметов труда (лифты, поддоны и т.д.); средства сигнализации, связи, освещения, тара, предметы для уборки рабочего места и т.д. 
 
Перечень элементов технологической и организационной оснастки должен быть указан для каждого рабочего места в технической документации к основному производственному оборудованию. 
 
Пространственная организация рабочего места — это размещение в определенном порядке элементов основного и вспомогательного производственного оборудования относительно работающего человека в заданных пространственных границах. 
 
Для удобства эргономического анализа и проектирования рабочие места классифицируют в зависимости от характера выполняемых на них трудовых операций и по ряду других признаков. 
 
По особенностям трудовой деятельности человека различают следующие группы рабочих мест:

1.  
   по отношению в создании продукта — основные, вспомогательные и обслуживающие;

2.  
   по категориям работающих в системе организации производства — рабочие места рабочих, служащих, специалистов и руководителей;

3.  
   по взаимоотношениям в трудовом процессе — индивидуальные и коллективные;

4.  
   по характеру размещения и степени изоляции — изолированные и неизолированные;

5.  
   по степени ограждения — огражденные и не огражденные;

6.  
   по характеру к внешней среде и т.д.

 

 
В зависимости от характеристик средств труда рабочие места различают по уровню механизации, по степени специализации средств труда. 
 
Специфика взаимодействия человека со средствами труда позволяет различать группы рабочих мест по количеству обслуживаемого оборудования и по степени подвижности рабочего места относительно средств труда.

 
Пространственная организация рабочего места должна обеспечивать7: 

•  
  соответствие планировки рабочего места санитарным и противопожарным нормам и требованиям;

•  
  безопасность работающим;

•  
  соответствие пространственных соотношений между элементами рабочего места, антропометрическими, биомеханическими, физиологическими, психофизиологическими и психическими возможностями работающего человека;

•  
  возможность выполнения основных и вспомогательных операций в рабочем положении, соответствующем специфике трудового процесса, в рациональной рабочей позе и с применением наиболее эффективных приемов труда;

•  
  свободное перемещение рабочего по оптимальным траекториям;

•  
  достаточную площадь для размещения оборудования, инструмента, средств контроля, деталей и т.д.

 
Пространственные и размерные соотношения между элементами рабочего места должны позволять: