Организация рабочего места менеджера

 Набережночелнинский  филиал института экономики, управления  и права – является филиалом одного из первых и ведущих негосударственных вузов республики Татарстан.

Созданный в 1994 году, вуз  добился высоких результатов  в качестве подготовки специалистов, научно-исследовательской и воспитательной работе, стал крупным образовательным  и научным центром с сетью филиалов в крупных городах Республики Татарстан и за его пределами.

Сегодня ИЭУП называют образовательной  империей, по степени признанности Институт Экономики, Управления и Права ставят в ряд со многими передовыми вузами России. Он входит в число 100 лучших высших учебных заведений страны. Вуз удостоен золотой медали «Европейское качество» и ордена Михаила Ломоносова – за выдающиеся заслуги и большой вклад в развитие отечественного образования. Вот уже три года подряд по итогам опроса читателей газеты «Аргументы и факты» Институт экономики, управления и права признается лучшим вузом Республики Татарстан.

В институте работают настоящие профессионалы. Обучение в филиале ведут 235 преподавателей, из них более 150 – кандидаты и доктора наук.

Институт осуществляет подготовку, переподготовку и повышение квалификации специалистов в области экономики, юриспруденции, менеджмента, информатики, психологии и педагогики, иностранных языков по программам довузовского, среднего, высшего и послевузовского профессионального, а также дополнительного профессионального образования.

В Набережночелнинском  филиале Института Экономики, Управления и Права обучается 3500 тысяч студентов.

Четыре факультета – экономический, юридический, психологический, менеджмента и маркетинга, готовят специалистов востребованных на рынке труда, причем с учетом запросов не только сегодняшнего, но и завтрашнего дня. Обучение в институте производится по очной и заочной форме, широкое развитие получило и обучение с применением дистанционных технологий.

Так же при институте  действует экономико-правовой колледж, который осуществляет подготовку студентов по следующим квалификациям: бухгалтер, техник-программист, воспитатель детей дошкольного возраста, юрист, а так же коммерсант. В среднем обучение в колледже составляет от 1 года 10 месяцев, до 3 лет 10 месяцев, в зависимости предыдущей базы образования.

Вуз обладает прекрасной материально-технической базой. Набережночелнинский филиал имеет два собственных здания. В распоряжении студентов – библиотека, современные компьютерные классы с выходом в интернет, лингафонные кабинеты.

Официальными документами, подтверждающими работу института  являются:

1. Лицензия № 2974 серия АА № 002985, действительна до 31 августа 2014 года. Выдана на основании Приказа Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки № 450 от 12 марта 2010 года;
2. Свидетельство о государственной аккредитации 0114 серия ВВ № 000116, действительно до 15 декабря 2014 года. Выдано на основании Приказа Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки № 2341 от 15 декабря 2009 года. Данные документы представлены в приложении №1, №2.

Исследование  существующих проблем организации  рабочего места в Набережночелнинском  филиале Института Экономики, Управления и Права

Для исследования организации рабочего места менеджера автором был составлен опросник. В данном опроснике наряду с общими вопросами (пол, возраст, образование, стаж работы на данной должности), были вопросы организационного характера. Особую роль заняла группа вопросов, относящаяся к комфортабельности организации рабочих мест. Наряду с анкетированием был использован метод наблюдения.

Опрос проводился на факультете менеджмента и маркетинга, и на экономическом факультете. В ходе исследования было опрошено 6 менеджеров. У всех опрошенных имеется высшее образование. Стаж работы на данной должности от 2 месяцев до 3 лет.

В ходе наблюдения было отмечено, площадь кабинета деканата менеджмента  и маркетинга составляет 23 м2, на которых  размещены 4 рабочих стола, 3 компьютерных, 4 шкафа для документов. Площадь кабинета в деканате экономического факультета равна 38 м2, там расположены пристенные шкафы для документов, 7 рабочих и 4 компьютерных стола.

Размеры офиса должны соответствовать размерам и количеству предполагаемых к размещению предметов. В случае, рассмотренном на примере Набережночелнинского филиала Института Экономики, Управления и Права размер кабинета не соответствует количеству менеджеров занимающих это помещение. Создается впечатление загроможденности кабинета, что визуально еще больше уменьшает пространство и влияет на эффективность работы. Для положенных по нормативу 4м , на работника отводится, на взгляд автора лишь половина норматива, так как наряду с менеджерами в данном помещении работают сотрудники других специальностей, которые не были привлечены к опросу.

Очевидно, что для того чтобы учесть многие варианты и нежелательные  аспекты поведения сотрудников  во время работы, нужно продумать  и предугадать много нюансов  и тонкостей. Однако есть и общие моменты, которые неплохо было бы соблюдать каждому, чтобы чувствовать себя на работе уверенно и свободно:

• нельзя сидеть спиной к двери;
• не стоит располагать столы так, чтобы два сотрудника сидели лицом к лицу;
• нежелательно сидеть спиной к окну;
• очень важно следить за порядком на рабочем месте.

 Кроме того, на работоспособность  человека, на утомление, ориентировку, реакцию также оказывает влияние  цвет. Холодные цвета (голубой,  зеленый, желтый) действуют успокаивающе; теплые цвета (красный, оранжевый) - возбуждающе. Темные цвета оказывают угнетающее воздействие на психику.

В связи с этим следует  отметить, что расположение рабочих  столов в деканате  факультета менеджмента  неправильное, столы расположены  так, что сотрудники сидят лицом  к лицу, что исключительно негативно сказывается на психологическом состоянии работника и эффективности труда. Так же в деканате факультета экономики имеются столы расположенные так что менеджер сидит спиной к окну.

Как говорилось ранее, мебель, оргтехника, осветительные приборы и даже канцелярские принадлежности должны быть выдержаны в одном стиле. Даная норма не нашла своего подтверждения, наряду с деревянной мебелью в кабинете находит место мебель из металла, что может иметь негативное влияние на психологическое состояние работника. Так же неоднозначны и цветовые решения столы и пристенные шкафы в разных цветовых гаммах.

Из-за нагромождения на рабочем столе оргтехники и документации, на взгляд автора отсутствует свободное место для размещения местного освещения. Общее освещение так же не соответствует стандартам. Факторами или причинами, снижающими эффективность работы являются несоответствующие стандартам санитарные нормы, так например, столы менеджеров располагаются справа относительна окна, то есть естественное освещение падает на рабочую поверхность справа налево, тем самым, загораживая рабочую поверхность стола и создавая тень, что пагубно влияет на здоровье работника.

Так как окна кабинета выходят на задний двор помещение в дополнительной внешней шумоизоляции не нуждается, однако следует обратить внимание на звуки, доносящиеся из коридора здания. Что существенно рассеивает внимание сотрудников.

В распоряжении каждого  менеджера есть компьютер, оснащенный всеми необходимыми для работы программами. Так же имеется многофункциональное устройство (принтер, сканер, ксерокс), и средства для вычислительных операций, телефон.

На рабочем столе  находится корзина для бумаг, благодаря чему бумажные средства находятся  под рукой, что экономит рабочее время менеджера, однако нет шредера (средство для уничтожения бумаг).

Компьютерные столы совмещены с рабочим столом и находятся справа от него, но на взгляд автора они крайне неудобны, так как имеют маленькую рабочую площадь. Шкафы для документов расположены за спиной менеджера, и занимают большую часть полезного пространства. В кабинете нет шкафов для одежды, так как этом нет необходимости, на территории Набережночелнинского филиала Института Экономики, Управления и Права работает гардероб.

Основным инструментарием менеджера являются канцелярские принадлежности: по результатам исследования автор сделал вывод, что менеджеры оснащены всем необходимым инвентарем.

Таким образом, главным отклонением от нормы является отсутствие личного кабинета на каждого работника, но по результатам исследования респонденты не считают это недостатком. Не соблюдены нормы и по расположению оргтехники и периферийных устройств на рабочем месте, оргтехника словно нагромождена на рабочую поверхность. Расположение оргтехники на рабочем столе играет немаловажную роль в организации рабочего места, так как на сегодняшний день оргтехника занимает неотъемлемую часть в работе менеджера, а неправильное ее расположение негативно влияет на психологическое и физическое состояние здоровья пользователя.

Предложения по организации рабочего места менеджера в Набережночелнинском филиале Института Экономики, Управления и Права

Автор проанализировал имеющиеся недостатки в организации рабочих мест менеджеров в Набережночелнинском филиале  Института Экономики, Управления и  Права, и разработал предложения по совершенствованию системы  по существующим проблемам.

В соответствии с анализом, проведенном  во второй главе, целесообразно будет  предложить следующий комплекс мероприятий  для повышения эффективности  рабочих, в связи с недостаточно правильной организованностью их рабочих мест.

Автор понимает, что выделить отдельный кабинет каждому сотруднику невозможно, в таком случае необходимо обеспечить звуковую и визуальную изоляцию рабочих мест, тем самым, отделив рабочую зону каждого менеджера светопрозрачными перегородками, так чтобы коллеги не мешали работе, а так же увеличить рабочую площадь и сократить количество человек в одном кабинете, до 2 человек.

Так же расположение деканата факультета менеджмента не соответствует  мерам техники безопасности, в связи с тем, что кабинет находится напротив лестничного пролета, где катастрофически мало места, не только для того, что бы пройти, а даже просто для ожидания. Таким образом, целесообразно было бы перенести деканат факультета менеджмента в кабинет, перед которым есть достаточная площадь для ожидания и при этом не загромождения прохода, во избежание помех остальным людям, а так же расположить неподалеку от входа в кабинет стулья, скамейки или даже кресла для ожидания с «комфортом», что бы не создавать беспорядочные толпы, мешающие прохожим.

Совершенствование организации рабочих мест менеджеров должно предусматривать улучшение  микроклиматических условий, в зависимости от времени года проблема решается распахнутыми форточками, правда, вместе с чистым воздухом в офис проникают внешние шумы, запахи и городская пыль. В данном случае оптимальным решением будет система центрального кондиционирования, выполняющая работы по очистке, охлаждению/подогреву, увлажнению/осушению подаваемого воздуха. Благодаря этому, офис в любое время года будет иметь оптимальный микроклимат и постоянный приток свежего чистого воздуха.

Так же необходима установка  дополнительного освещения, в связи  с недостаточной общей освещенностью, имеет место установка местного освещения, то есть настольных ламп.

Есть  необходимость в установке жалюзи или рассеивающих солнечный свет, штор.

Все технические средства для ручных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скоросшиватели, линейки, ножницы и др.) лучше всего  хранить в специально приспособленном месте на столе или в компьютере — органайзере. Это экономит много времени по сравнению с традиционным хранением средств труда в ящике. Иначе говоря, следует оснастить рабочее место, а так же компьютер органайзером.

Безусловно, компоненты рабочего места влияют друг на друга. Для полноты картины следует проводить комплексное изучение всех составляющих. Мало подобрать идеальное кресло, если рабочая поверхность стола не выдерживает никакой критики. В комплекс мероприятий по улучшению организации рабочего места менеджера включить, замену старой несоответствующей стандартам мебели на новую, в связи с  тем что старая мебель имеет непрезентабельный вид, а так же она выполнена в разных цветовых гаммах, что визуально перегружает обстановку в помещении, а так же не соответствует стилю учреждения. Заменить рабочие кресла на ортопедические, данный фактор положительно скажется на эффективности работы менеджеров, так как обычные рабочие кресла не дают чувства комфорта и не регулируются под их обладателя.

Недостаточное расстояние между рабочими столами коллег, так  же доставляет массу хлопот и  дискомфорт для работника, в связи с этим надо расположить столы менеджеров таким образом, что бы между столами  коллег было минимум 2 метра с тыльной  стороны и 1,2 м — между боковыми поверхностями мониторов. В связи с тем, что на сегодняшний день деятельность каждого офисного работника напрямую связана с компьютером, необходимо принять меры по выдержке оптимальной площади для работника. таким образом, если работник трудится на компьютере со старым (не ЖК) монитором, «его» площадь увеличить до 6 кв. м.