Организация эффективного управления формальной группой

СОДЕРЖАНИЕ 

      Введение

      1. Понятие организационных групп  на предприятии

      1.1. Понятие формальных групп

      1.2. Факторы, влияющие на эффективность  формальных групп

      1.3. Управление с помощью комитетов

      2. Совершенствование управления организационными  группами на анализируемом предприятии

      2.1. Характеристика деятельности МУЗ  «Баргузинская ЦРБ»

      2.2. Анализ существующих формальных  групп в МУЗ «Баргузинская  ЦРБ»

      2.3. Практические рекомендации для  совершенствования управления формальными  группами МУЗ «Баргузинской ЦРБ»

      Заключение

      Список  использованных источников 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

      В наше время все больше людей работают в организациях. Российские компании выходят на мировой уровень, а  иностранные компании на российский рынок. Сейчас очень актуальна тема рационального управления организациями, эффективность работы, получение  все большей прибыли, выживание  в среде жесткой конкуренции. Для этого компаниям нужны  образованные кадры, эффективные работники, управляющие, которые будут знать  что и как делать в определенной ситуации. В данном случае имеются  ввиду менеджеры.

      Одним из необходимых условиях эффективности  управления является умение работать в группах, созданных самими руководителями, и умение строить взаимоотношения  со своими непосредственными подчиненными.

      В своей работе я буду рассматривать  важнейшую составляющую любой организации  – формальные группы.

      Существование формальных организаций исчисляется  тысячелетиями, начиная с древнейших государств, таких, как Месопотамия, Египет, Китай, но только в последние  годы они приобрели такой огромный масштаб.

      Современное общество – это сплетение формальных организаций, которые возникают, распадаются, реорганизуются, сливаются и вступают друг с другом в бесчисленные взаимодействия.

      Цель  курсовой работы состоит в обосновании  способов эффективного управления формальными  группами в процессе функционирования организации.

      Исходя  из поставленной цели в работе представлены следующие задачи:

      1) Разобрать понятие «формальная  группа» на основе анализа  теоретических источников;

      2) Провести исследование процесса  управления формальными группами;

      3) Показать возможность более эффективного  использования методов влияния  на формальные группы на примере  МУЗ «Баргузинская ЦРБ» (муниципального  учреждения здравоохранения «Баргузинская  центральная районная больница»).

      Предметом исследования является организация  работы формальных групп на современном  предприятии.

      Объектом  исследования является МУЗ «Баргузинская  центральная районная больница».

      Курсовое  исследование построено на предположении о том, что развитие формальных производственных групп является стратегически важным направлением деятельности по организации эффективного управления на предприятии. 
 
 
 
 
 
 
 

1. ПОНЯТИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ГРУПП НА ПРЕДПРИЯТИИ 

      1.1 Понятие формальных групп

      Исходя  из определения Шоу, можно считать, что организация любого размера  состоит из нескольких групп. Руководство  создает группы по своей воле, когда  производит разделение труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления). В каждом из многочисленных отделов большой организации может существовать десяток уровней управления. Например, производство на заводе можно разделить на более мелкие подразделения – механообработки, окраски, сборки. Эти производства в свою очередь можно делить и дальше. К примеру, производственный персонал, занимающийся механообработкой можно разделить на 3 различных коллектива по 10 – 16 человек, включая мастера. Таким образом, большая организация может состоять буквально из сотен или даже тысяч малых групп.

      Эти группы, созданные по воле руководства для организации производственного процесса, называются формальными группами. Как бы малы они ни были, это – формальные организации, чьей первейшей функцией по отношению к организации в целом является выполнение конкретных задач и достижение определенных, конкретных целей.

      Формальные  группы обычно выделяются как структурные подразделения в организации. Они имеют формально назначенного руководителя, формально определенную структуру ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи.

      В обиходной речи слово «формальный» имеет негативный оттенок, означающий не заинтересованность в результатах, равнодушное отношение к выполнению должностных обязанностей. И действительно, злоупотребление формальностями ведет к различного рода бюрократическим извращениям. Однако формальное имеет ряд достоинств:

• делает общим достоянием полученные знания и, основывающиеся на них, передовые технологии и приемы работ;
• устанавливает единые нормы и правила для всех, чем исключает произвол и способствует объективизации деятельности;
• обеспечивает «прозрачность» постановки дела для контроля и гласность для взаимодействия с общественностью, что, безусловно, важно для демократизации управления.

      Таким образом, формальная группа имеет следующие  особенности:

1. Она рациональна, т.е. в основе ее лежит принцип целесообразности, сознательного движения к известной цели;
2. Она безлична, т.е. рассчитана на индивидов, отношения между которыми устанавливаются по составленной программе.

      В формальной группе предусмотрены только служебные связи между индивидами, и она подчиняется лишь функциональным целям. К формальным группам относятся:

1. Вертикальная (линейная) организация, объединяющая ряд органов и подразделений таким образом, что каждое из них находиться между двумя другими – вышестоящими и нижестоящими, а руководство каждым из органов и подразделений сосредоточено в одном лице;
2. Функциональная организация, в соответствии с которой, руководство распределяется между рядом лиц, специализирующихся на выполнении определенных функций и работ;
3. Штабная организация, характеризующаяся наличием штаба советников, экспертов, помощников, не включенных в систему вертикальной организации.

      Формальные  группы могут быть сформированы для  выполнения регулярной функции, как, например, бухгалтерия, а могут быть созданы  для решения определенной целевой задачи, например комиссия по разработке какого-либо проекта.

      В организации существует три основных типа формальных групп:

• группы руководителей;
• производственные группы;
• комитеты.

      Командная (соподчиненная) группа руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут быть руководителями. Президент компании и старшие вице-президенты – вот типичная командная группа. Другим примером командной соподчиненной группы являются командир авиалайнера, второй пилот и бортинженер.

      Второй  тип формальной группы – это рабочая (целевая) группа. Она обычно состоит из лиц, вместе работающих над одним и тем же заданием. Хотя у них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что у них значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своего труда. Рабочие (целевые) группы имеются в составе таких известных компаний как «Хьюлетт-Паккард», «Моторола», «Техас Инструментс» и «Дженерал Моторс». Более двух третей от общего числа сотрудников компании «Техас Инструментс» (89 с лишним тыс. человек) являются членами целевых групп. За повышение общей эффективности компании они могут получать пятнадцати процентную надбавку к своему бюджету. В этой компании руководство считает, что целевые группы ломают барьеры недоверия между руководителями и рабочими. Кроме того, предоставляя рабочим возможность самим думать о своих производственных проблемах и решать их, они могут удовлетворять потребности рабочих более высокого уровня.

      Третий  тип формальной группы – комитет — формальная группа, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса заданий. Разновидностями комитетов могут быть комиссии, советы. Основное отличие комитета от других формальных групп — это групповое принятие решений. Пример комитета — совет директоров любой крупной компании, при этом он тоже может состоять из комитетов, таких как ревизионная комиссия, финансовая комиссия, исполнительный комитет и др.

      Все командные и рабочие группы, а  также комитеты должны эффективно работать – как единый слаженный коллектив. Эти взаимозависимые группы представляют собой блоки, образующие организацию как систему. Организация в целом сможет эффективно выполнить свои глобальные задачи только при условии, что задачи каждого из ее структурных подразделений определены таким образом, чтобы обеспечивать деятельность друг друга. Кроме того, группа в целом влияет на поведение отдельной личности. Таким образом, чем лучше понимает руководитель, что же представляет собой группа и факторы ее эффективности, и чем лучше он владеет искусством эффективного управления группой, тем больше вероятности, что он сможет повысить производительность труда этого подразделения и организации в целом.

      1.2 Факторы, влияющие на эффективность  формальных групп

          Группа сможет более или менее эффективно идти к достижению своих целей в зависимости от влияния следующих факторов: размера, состава, групповых норм, сплоченности, конфликтности, статуса и функциональной роли ее членов.

      Размер. Теоретики управления посвятили много времени определению идеального размера группы. Авторы школы административного управления считали, что формальная группа должна быть сравнительно небольшой. По мнению Ральфа К. Дэвиса, идеальная группа должна состоять из 3-9 человек. Его мнение склонен разделить Кит Дэвис, современный теоретик, посвятивший много лет исследованию групп. Он полагает, что предпочтительное количество членов группы – 5 человек. Исследования показывают, что фактически на собрания в группу приходят от 5 до 8 человек.

      По  некоторым исследованиям можно  заключить, что группы, насчитывающие  от 5 до 11 членов, обычно принимают более  точные решения, чем те, которые выходят  за пределы этой численности. Исследования также показали, что в группах  из 5 человек ее члены обычно испытывают большую удовлетворенность, чем  в группах большего или меньшего размера. Объяснение этому, по-видимому, заключается в том, что в группах  из 2 или 3 человек ее члены могут  быть обеспокоены тем, что их персональная ответственность за принимаемые  решения слишком очевидна. С другой стороны, в группах, состоящих из более чем 5 человек, ее члены могут испытывать затруднение, робость в высказывании своего мнения перед другими.

      В общем, по мере увеличения размера группы, общение между ее членами усложняется, и становится более трудным достижение согласия по вопросам, связанным с деятельностью группы и выполнением ее задач. Увеличение размера группы также усиливает тенденцию к неформальному разделению групп на подгруппы, что может привести к появлению несогласующихся целей и к образованию клик.

      Состав. Под составом здесь понимается степень сходства личностей и точек зрения, подходов, которые они проявляют при решении проблем. Важной причиной вынесения вопроса на решение группы является использование различных позиций для нахождения оптимального решения. Поэтому неудивительно, что на базе исследований рекомендуется, чтобы группа состояла из непохожих личностей, так как это сулит большую эффективность чем, если бы члены группы имели схожие точки зрения. Некоторые люди обращают больше внимания на важные детали проектов и проблем, а другие хотят взглянуть на картину в целом, некоторые хотят подойти к проблеме с системных позиций и рассмотреть взаимосвязь различных аспектов. По словам Майнера, когда «группы подобраны таким образом, что в них входят либо очень похожие, либо очень разные люди, то группы с различными точками зрения вырабатывают больше качественных решений. Множество точек зрения и восприятия перспектив приносит свои плоды».