Организация и проведение презентаций

Как считает Ронни Клайм [12], в фундаменте любой успешной презентации лежат четыре "краеугольных камня". Вы должны уметь:

1. Держать себя в руках

2. Заинтересовать любую  аудиторию

3. Наладить психологический  контакт со слушателями

4. Вести себя спокойно  и уверенно, отвечая на вопросы

Презентация может происходить на собрании рабочей группы, на заседании комитета, она может понадобиться в связи в выведением товара на рынок, в ходе собраний совета директоров, на встречах с общественностью, на семинарах, при соискании вакансий, в ходе интервью средствам массовой информации, на пресс-конференциях. [1]

Оформление презентации обычно включает в себя стенды, баннеры, плакаты и т.п. визуальные материалы, связанные с деятельностью фирмы.

Наглядные материалы помогают как ведущему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных слов и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

Они нравятся как и профессиональным ораторам поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

1. Текстовые.

Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

2. Графические. Иллюстрируют  главные пункты выступления, создают  образы, влияют морально и создают  более глубокое и основательно  впечатление от презентации. Помогают  в запоминании.

Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные визуальные образы.

Текстовые - должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с пользованием пустого пространства между ними.

Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документации. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть в ней изложен. Например, текстовая заметка возле диаграммы: "Темп прироста равен 18%"

Когда представляются наглядные материалы публике, нужно, чтобы слушатели одновременно и слушали оратора и извлекали смысл из материалов.

Как достичь этого?  
Несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

1. Удостоверьтесь, что все  видят демонстрируемые материалы.

2. Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл  прежде, чем им предстоит продолжить  слушать речь.

3. Одно наглядное пособие  должно выражать одну идею.

4. Иллюстрируйте только  главные пункты, а не всю презентацию.

5. Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с  тем, что вы презентуете. [6]

6. Не читайте то, что  написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте  и дополните.

7. Когда вы закончили  дискуссию по вопросу, который  иллюстрируется, уберите материалы  с глаз аудитории.

Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.

Визуальная помощь для документов ограничена бумагой, но когда вы делаете презентацию, выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.

Вот некоторые из них: [1]

1. Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике программу вашего выступления, чтобы она следила за ходом событий презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Они должны быть короткими, что бы не вовлекать слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи, теряя основную идею выступления, снижая результативность представления.

2. Доски. Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотите нарисовать главную мысль, то доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от вашего выступления.

3. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.

4. Видео-проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать речь. Кроме того, вам не надо гасить свет, таким образом вы не теряете связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода – простота в подготовке материалов: достаточно только подключить компьютер к проектору, именно поэтому проекторы получили широкое распространение и в настоящее время наиболее актуальны.

Другие средства иллюстрирования речи: аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, и другие средства электроники, тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной подготовки материалов.

Оформление презентации обычно включает в себя стенды, плакаты и т.п., связанные с деятельностью фирмы.

Если презентация сопровождает открытие фирмы, то обычно размещают билборды (растяжки) и большие воздушные шары с названием и надписью "Мы открылись!", «Открытие в августе 2013» и т.д.. Оформление воздушными шарами залов и фасада создаст праздничную атмосферу.

Если презентация проводится для журналистов, дилеров, партнеров, корпоративных клиентов, например, в конференц-зале, то целесообразно оформить зал баннерами и воздушными шарами в цветах фирмы, президиум – корзинами живых цветов. Организуется раздача рекламно-сувенирных материалов, выступление артистов.

Презентация в виде выставки или дней фирмы во многом похожа на предыдущую, но обычно проводится в павильоне. Ее особенности – продолжительность, оригинальные стенды-декорации, широкое освещение в прессе, средствах массовой информации, наружной рекламе.

Один из важных элементов культурно-досуговой программы – музыка. Ее роль в художественно-образном решении того или иного мероприятия поистине велика. [1]

Музыка как один из видов искусства способна с большой силой и всеобъемлющей полнотой передать чувства и мысли, различные эмоциональные состояния человека.

Музыкальное оформление – включение в досуговое мероприятие музыки всех жанров и форм: вокальной, инструментальной, хоровой, фрагментов симфонических произведений, народной, духовой, эстрадной – в живом звучании и в виде музыкальных фонограмм.

Музыкальное сопровождение в культурно-досуговых мероприятиях можно представить следующим образом:

1. Пролог

2. Эпизод

3. Музыкальный номер

4. Антракт

5. музыкальный финал

6. фоновая музыка по ходу действия

Музыкальный пролог – начальный раздел, фрагмент песни или пьесы, произведения, музыкальная фантазия, имеющий целью подготовить развитие основных эпизодов программные продукты, написанный в характере всего мероприятия, или контрастный ему.

По своему функциональному значению музыкальный пролог выполняет роль вступления. Основная задача пролога-вступления – собрать внимание зрителей и ввести в общую атмосферу мероприятия, в определенную эпоху, среду, подготовить к эмоциональному восприятию содержания основного раздела.

Особенность музыкального пролога-экспозиции – он представляет собой лаконичный и емкий рассказ о событиях, которые будут раскрываться в основной части мероприятия с помощью произведений музыкального искусства или сочетания музыки с другими средствами художественного воздействия (слово, хореография, кино, пантомима и т.д.) Пролог имеет четкое строение и сюжетное построение: вступление, изложение основных тем или темы, заключительная часть, которая нередко служит переходом к первой части мероприятия.

Музыкальный эпизод – относительно самостоятельный фрагмент или раздел программные продукты, содержание которого раскрывается с помощью выразительных средств музыкального языка. Специфика музыкального эпизода заключается в том, что он обладает внутренней логикой построения и должен быть обязательно закончен. Тщательно разрабатывается одна из тем или отдельный аспект главной темы.

Музыкальный эпизод представляет собой синтез готовых музыкальных произведений, принадлежащих одному или разным композиторам.

Встроенный музыкальный номер – музыкальное произведение, предназначенное для самостоятельного исполнения: песня, романс, инструментальная пьеса, хореографическая композиция, фрагменты из музыкального фильма, оперетты и т.д. Как правило, встроенный музыкальный номер бывает не связан с сюжетом.

Музыкальный антракт представляет собой миниатюрную увертюру к действию, которое будет развиваться в последующем фрагменте программы. Антракт не только введение, но и заключение предыдущего эпизода, т.е. выступает в качестве связующего звена между двумя эпизодами. Музыка антракта имеет место держать ритм, организовывать мысль и фантазию аудитории, сделать ее соучастником действия, развивающегося в музыкальных образах во время перестановок, пауз, смен декораций.

Музыкальный финал – значительная часть досуговой программы. Отделен от предыдущих эпизодов, но органично с ними связан. Несет особую смысловую нагрузку, подводя итог мыслям и чувствам, которые возникли у аудитории.

Функции музыки в презентации:

1. Эмоциональная и смысловая  характеристика всей презентации, отдельных ее фрагментов.

2. Создание атмосферы  презентации.

3. Конструктивно-композиционная  функция.

Музыка способна придать презентации композиционную стройность и завершенность.

4. Организация темпо-ритма  презентации.

Темп музыки позволяет создать движение, действие – ускорить его развитие или замедлить.

Чтобы презентации стали более успешными, т.е. запоминающимися и результативными, следует соблюдать три правила:

1. Используйте весь потенциал  своего интеллекта.

2. Старайтесь донести  свою мысль до людей с разными  типами мышления.

3. Пробуждайте чувства.

В ходе презентации вы должны попытаться добиться от слушателей, чтобы они услышали, увидели, сказали и что-нибудь сделали.

Вывод: Сценарий и режиссура презентации имеют специфические особенности: сценарий должен быть мобильным и достаточно легко изменяться, режиссура требует высокого уровня профессионализма, поскольку специальные мероприятия не всегда можно отрепетировать полностью.

Заключение

В ходе работы изучена роль презентации в современном досуговом мероприятии. 
Изучена литература по данному направлению. 
Большим плюсом для работы было проведение презентации приуроченной к разгрому немецких войск под Москвой 1941 г., которая проводилась в Центре Социальной Поддержки Бутырского района для представителей департамента образования г. Москвы в декабре 2012 г.

 Можно сделать следующие выводы:

1. Презентация является  специальным мероприятием, направленным  на представление фирмы, нового  товара, новой услуги и т.д. Презентация  выполняет ряд важных функций  таких, как информационная, убеждающая, позиционирование новой продукции  на рынке и развлекательная.

2. Презентация имеет огромные  возможности в создании имиджа  компании, кроме того, презентация  на сегодняшний день является "модным" мероприятием, т.е. она  создает имидж и людям, которые  идут на нее.

3. Существуют различные  виды презентаций, каждый из которых  имеет свою специфику организации. Презентация может проводиться  в двух формах: открытой и закрытой.

4. Успешность презентации  во многом зависит от организационно-педагогических  условий. Все их необходимо учитывать  при составлении сценария и  продумывании общего хода мероприятия. Необходимо четко представлять  целевую аудиторию, возможности  помещения, возможные результаты  презентации.

5. Структура презентации  зависит от вида и формы  презентации.

6. Сценарий и режиссура  презентации имеют специфические  особенности: сценарий должен быть  мобильным и достаточно легко  изменяться, режиссура требует высокого  уровня профессионализма, поскольку  специальные мероприятия не всегда  можно отрепетировать полностью.

В заключение можно сказать, что презентации уже стали неотъемлемой частью нашей жизни.

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиография

1. Мазилкина Е. И. Искусство успешной презентации ГроссМедиа РОСБУХ 2008 г., 248 стр. 
   
2. Валентин Ковалёв – «Искусство презентации» Бизнес – тренинг 2009 г. 
   90 минут видео
3. Мерилин Аткинсон - Искусство успешной презентации 1998 г. 9 часов видео
4. Адамс С. Профессиональные продажи и коммерческие переговоры. /Интернет

 

5. Ардентов В.К. Ловкость слов: коммуникация между продавцом и покупателем. Интернет 
   
6. Лазарев Д. Продающая презентация: Альпина Паблишер 2010, 166 стр. 
   ISBN:978-5-9614-1253-6

 

7. Лазарев Д. Презентация. Лучше один раз увидеть!. – Москва: Альпина Паблишер, 2011/ 142 стр. ISBN 978-5-9614-1445-5

 

8. Деревицкий А. Переговоры особого назначения. – СПб.: Питер, 2006.

 

9. Джей Д. Эффективная презентация. Пер. с англ. – Минск: Амалфея, 1997.

 

10. Кановская М.Б. Деловой этикет для успешных людей. – М.: АСТ; СПб.: Сова, 2005.