Организация и проведение презентаций

Глава 2. Техника организации презентации.

2.1. Организационно-обучающие условия организации презентации.

Для того чтобы деньги не были потрачены впустую, перед началом любой рекламной кампании, необходимо определить целевую аудиторию, на которую рассчитан данный товар или услуга. Этот подход применяется и при подготовке к проведению презентаций. Соответственно, определив целевую аудиторию, мы уже можем достаточно точно предположить наклонности, интересы, читаемую литературу, посещаемые магазины и т.д. Конечно, желательно провести серьезные маркетинговые исследования, потому что ошибки на этом этапе способны привести к бесполезно израсходованным деньгам и времени. [17]

Чем больше организатор сможет узнать об аудитории заранее, тем более удачной будет презентация.

Насколько велика будет аудитория?

Насколько образованы слушатели?

Какие профессиональные группы они представляют?

Какова представленная возрастная группа?

К какой социальной, политической или религиозной группе принадлежат слушатели? [1]

Лучший способ проанализировать аудиторию – лично поговорить с группой. Приемлемая альтернатива – поговорить с несколькими людьми, которые, скорее всего, будут среди аудитории. В случае, когда поговорить с типичным членом аудитории или вообще с кем-либо из аудитории неофициально невозможно, приходится наводить некоторые справки об аудитории, пользуясь доступной информацией.

Чем более сходны между собой слушатели по таким параметрам, как образовательный уровень, род деятельности, возраст и социальный статус, тем легче предсказать их отношение к сообщению. Чем более гетерогенной и разнородной будет аудитория, тем меньше прогнозов можно сделать о поведении слушателей.

Для кого вы готовите выступление? Ответ на этот вопрос может показаться достаточно простым, особенно если вы знаете, кто составляет вашу целевую группу. Но и здесь стоит проверить себя. Знаете ли вы, насколько хорошо приглашенные знакомы с темой вашего выступления? Почему им необходимо знать больше?

Представьте, что вы – один из сидящих в зале людей. Как вы ответите на следующие вопросы:

Почему вы пришли на эту презентацию?

Вы чувствуете, что это было правильным решением?

Что вы рассчитываете получить от этой презентации?

Что изменится в мире, когда вы закончите свое выступление? Каких результатов вы хотите добиться? Это и есть смысл выступления.

Насколько вам удастся повлиять на мнения и поступки тех, кто вас слушал? В чем вы сможете увидеть подтверждение того, что вы добились результата, соответствующего вашим ожиданиям?

Состояние аудитории всегда связано с какой-то ситуацией. Нет состояния вообще – вне времени и места, вне связи с конкретным процессом. [8]

Переменчивость состояний аудитории обязывает учитывать изменяющуюся обстановку и не полагаться полностью на прошлое знание аудитории, каким бы полным оно не было. При общении с аудиторией возникает свой психологический микроклимат, который и отражается в ее состояниях.

Где вы выступаете? Не ограничивайтесь только лишь выяснением, о нахождении помещения. Следует знать о месте выступления как можно больше.

Как расположены акустика, стулья и другая мебель? Можно ли изменить что-то в расстановке мебели, если это потребуется?

Где будете находиться вы? Есть ли там подиум, кафедра?

Какое там будет оборудование? Есть ли там экран? Микрофон? Где находятся электрические розетки?

Насколько хорошо освещение, и как его регулировать?

Как работает отопление и система кондиционирования?

Есть ли в комнате окна? Если есть, то сколько, какого размера и где они расположены? Может ли вид из окна отвлечь внимание присутствующих? Есть ли шторы?

Находится ли ваше помещение в достаточно тихой части здания? Есть ли вероятность, что вас могут потревожить?

Какое время это помещение будет в вашем распоряжении?

Когда вы ответите на все вопросы, связанные с целью презентации, аудиторией, местом ее проведения, результатами, на которые вы рассчитываете, запишите ответы на карточке – кратко и по порядку. Пусть она будет у вас перед глазами, когда вы будете готовиться.

Вывод: Успешность презентации во многом зависит от организационно-педагогических условий. Все их необходимо учитывать при составлении сценария и продумывании общего хода мероприятия. Необходимо четко представлять целевую аудиторию, возможности помещения, возможные результаты презентации.

2.2. Структура презентации.

Презентация – это цепочка пересекающихся событий, а именно:

1. приглашение и встреча [7]

2. пресс-конференция

3. презентационная часть

4. неформальное общение [3]

5. сопровождение (дополнение) общения

6. прощание

Неформальное общение – это коктейль (с напитками и минимум закусок), фуршет ("усиленный коктейль", он может включать горячие блюда, десерт, кофе и т.д.) или обед (с выбором блюд из меню либо без такового).

Чем сопровождается общение? Негромкой фоновой музыкой, лучше "живой" (фортепьяно, джаз, камерный оркестр), возможны ненавязчивые и недлинные вокальные вставки.

Почему в специальный этап выделяется "прощание"? Потому что неплохо, если человек уйдет с презентации с подарком (книгой, бутылкой вина, компакт-диском и проч.). Причем, если вы станете раздавать подарки в начале, они превратятся в некоторую обузу, которую некуда деть, а когда человек уходит – подарок окажется в самый раз.

1. "Открытая" презентация.

Поскольку одной из главных задач в этом случае является привлечение внимание прохожих, которые должны заинтересоваться происходящим, при построении такого рода праздника упор делается на развлекательную программу с конкурсами, викторинами, розыгрышами и выступлениями артистов.

В этом случае план программы выглядит так: [1]

1. Официальная (полуофициальная) часть;

2. Церемония открытия;

3. Развлекательная, конкурсная  программа.

2. "Закрытая" (салонная) презентация.

Обычный ход развития событий для такого мероприятия:

1. Официальная (полуофициальная) часть. Рассказ о процессе постройки, задачах, которые предстоит решать "предмету презентации"; выступления  руководящих сотрудников, представителей  городской администрации и т. п.

2. Церемония открытия (например, разрезание ленточки)

3. Фуршет + небольшая развлекательная  программа. Развлекательная программа  обычно строится из 3-4 эстрадных  номеров и викторин.

Независимо от длительности презентации, она состоит из трех частей. Рекомендуется условно разбить презентацию на введение, основную часть и заключение.

Введение (15% времени) обычно включает:

- приветствие

- представление (тему)

- цель

- основной тезис выступления (основная мысль)

- общий обзор

Основная часть (75% времени)

Заключение (10% времени) включает:

- обобщение материала  основной части

- повторение еще раз  основной идеи выступления.

Вывод: Некоторые элементы структуры презентации зависят от вида и формы презентации. Но существует общая структура презентации, включающая в себя введение, основную часть и заключение.

2.3. Сценарий и  режиссура презентации.

Основа организации любой презентации – оригинальный и разработанный вплоть до мельчайших деталей сценарный план. В сценарии презентации отражаются все нюансы предстоящего мероприятия.

Проведение презентации включает этапы: [6]

1. Определение цели (или  целей и их приоритетов): привлечение  новых клиентов; формирование имиджа  в деловой среде; привлечение  новых партнеров, поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с новой общественностью и/или администрацией.

2. Генерация идеи (основного замысла) презентации и ее концепции; определение места и сроков проведения, состава участников – хозяев и приглашенных; примерного бюджета.

Замысел, задумка – это образное видение, первоначальная модель будущего произведения, эмоциональное и зримое ощущение не только его цели и содержания, определяющее в конечном счете и его художественный образ, но и то, как содержание будет раскрываться, каким приемом будет строиться сквозное действие, порядок построения, характер оформления и т.д. Словом, все, из чего будет складываться будущее произведение.

Лучше проводить презентации после обеда – в 15 часов. Длительность – 1,5-2 часа. После окончания коктейль или фуршет продолжительностью 1-2 часа.

Обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия. В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения (станции метро, транспорт).

3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведет программу  должностное лицо фирмы, представляющее  ее собственной персоной. Это  может быть руководитель службы PR, или службы маркетинга. Ведущий  должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь  вести себя публично.

Последовательность изложения материала презентации может быть разной. Если решение проблемы дано в начале, а потом оно раскрывается и поясняется (кульминация). Если решение проблемы дается и раскрывается в середине, то такой метод называется пирамидальным. [1]

Если выводы делаются в конце презентации, то метод является кульминационным.

Возможный сценарий может строиться по следующей схеме: [5]

1) ведущий представляет  руководителей фирмы присутствующим, и наоборот, присутствующих отдельных наиболее интересных лиц всем –остальным.

2) показывается видеофильм  длительностью 7-12 минут с сюжетами, отражающими полезность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую / технологическую / научную / художественную новизну объекта презентации.

3) ведущий просит представителей  фирмы сделать краткие сообщения (по 2-5 минут) по вопросам, потенциально  интересным для присутствующих  показать (желательно в действии) продукцию фирмы, – если не  в реальном воплощении, то в  макете, на диапозитивах / пленках  с помощью проектора, другой демонстрационный  материал,

4) представители компании-хозяйки  отвечают на вопросы присутствующих,

5) слово предоставляется  гостям для выступления с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями,

6) приглашенным вручаются подарки, сувениры, рекламные листки, памятки, значки,

7) коктейль / банкет / фуршет а также развлекательная, менее формальная часть, предоставляющая приглашенным возможность установления контактов с представителями компании-хозяйки и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать и организаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей. Наиболее широкие возможности для контактов обеспечивает проведение приема со шведским столом, когда участники могут свободно перемещаться и общаться друг с другом. Прием с рассадкой ограничивает контакты участника соседом справа и слева на длительный период, что препятствует широкому и свободному общению участников. [1]

Хорошая презентация получается, когда на успех одновременно работают три элемента: содержание, оформление и стиль выступления. Каждый из них требует внимания ведущего .

Зачем вы выступаете? Отвечая на этот вопрос, следует подумать о двух вещах. Во-первых, это ваша тема. О чем вы будете говорить? Очень важно понять размах и глубину вашего выступления. Наверное, есть вещи, которых следует избегать. Это может быть, например, предложение, которое все еще обсуждается правлением, или же недавняя отставка в департаменте, разрабатывающем новую продукцию.

Второй вопрос – чего вы хотите добиться? Что вы дадите своим слушателям? Новую информацию? Пояснения, которые помогут им разобраться в ситуации? Аргументы в поддержку какого-то решения? Стимул к действиям? Развлечение? Возможно, существует целый ряд причин, делающих ваше выступление актуальным и оправданным. Чем глубже вы их продумаете, тем больше вероятность того, что вы сумеете правильно построить выступление. Это не всегда просто. Иногда приходится уточнять цели и задачи выступления несколько раз, многое приходится угадывать. [2]

Исследования показывают, что многие люди боятся публичных выступлений. Если вы один из них или просто почему-то сейчас нервничаете, попробуйте воспользоваться методикой визуализации. Конечно, она помогает тем лучше, чем яснее вы представляете свои задачи и чем лучше подготовлены. Постарайтесь представить, как вы спокойно начинаете выступление, как по выражению лиц присутствующих вы видите, что произвели хорошее впечатление, что контакт с аудиторией установлен. Вы уверенно управляете ситуацией и готовы к любым неожиданностям. Постарайтесь увидеть себя со стороны – оптимистичного, успешного, приветливого, Войдите в этот образ, и вы почувствуете, что уже не так сильно нервничаете.

Для успешной презентации не нужны горы фактов и умных слов. Лучше ограничиться изложением двух-трех основных вопросов, которые вы досконально знаете и которые можете непринужденно обсуждать. Если же необходимо сделать длинное и сложное сообщение, выступить с лекцией или провести семинар, разбейте свое выступление на отдельные, легко воспринимаемые части, в каждой из которых необходимо сосредоточиться на двух-трех вопросах, а подробности дайте в виде дополнительных материалов.

Какую бы тему презентации вы ни избрали, в каком бы формате не проходило ваше выступление и какой бы ни была ваша аудитория, немного юмора никогда не повредит, кроме разве что сугубо официальных торжественных случаев. От вас не ждут комедийного представления, но небольшая доза юмора заставит людей расслабиться, а это очень важно.

Даже самые элегантные, непринужденные и позволяющие себе экспромты ораторы не жалеют времени на подготовку своих выступлений, планируя и репетируя их. Кажущаяся легкость выступления в большинстве случаев достигается тщательной подготовкой. Материал и способ его изложения скрупулезно выбирают и отрабатывают.