Организация деловых собраний и совещаний

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Кроме деловых бесед  и коммерческих переговоров в  предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Чаще всего деловые  совещания проводятся: при необходимости  принятия коллективного решения  на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы, если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.

Рассмотрим подробнее вопросы  общей организации деловых совещаний  и совещаний.

 

 

 

 

 

 

 

 

Задачи и  классификация деловых совещаний

 

Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

- сбор и переработка  информации;

- координация деятельности  всех служб фирмы и всех  сотрудников;

- принятие решения.

Кроме своего прямого  назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих  задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников  пребывание на деловом совещании  — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются  коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые  вопросы и проблемы.

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.

По назначению:

- вырабатывающие и  принимающие решения;

- разъясняющие и уточняющие  задачи по реализации ранее принятых решений;

- подводящие итоги  и дающие оценку принятым ранее  решениям;

- оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

- разовые;

- регулярные;

- периодические.

По количеству участников:

- узкий состав (до пяти  человек);

- расширенные (до двадцати человек);

- представительные (свыше  двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

- с фиксированным составом;

- с приглашаемыми по  списку, составленному для каждого  совещания;

- комбинированные.

По принадлежности:

- партийные (и других  общественных организаций);

- административные;

- научные и научно-технические;

- объединенные.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Преимущества и недостатки совещания

 

Совещание как форма  принятия коллективного решения  имеет положительные стороны  и недостатки.

Преимущества совещания:

Коллективное решение  учитывает различные точки зрения и позиции, имеющиеся в среде  сотрудников.

Устраняются индивидуальные решения, и у многих появляется чувство, что принято справедливое решение.

Принятие коллективного  решения значительно уменьшает риск формулирования неправильного или ошибочного решения.

Коллективное решение  — это решение публичное; а  значит, ориентированное на принятые юридические нормы и имеющиеся  инструкции.

 Коллективное решение,  как правило, это решение рациональное, аргументированное.

Недостатки совещания:

При коллективном решении  тратится больше времени, нежели этого  требует принятие индивидуального  решения «сверху».

Если на совещании  присутствует большое количество людей, решение вообще может быть не принято.

На совещании появляется реальная опасность «заговорить» решение.

При коллективном решении  отсутствует авторство и ослабевает ответственность за возможные последствия.

Коллективное решение  может быть излишне компромиссным.

Решение, принятое на совещании, часто ориентировано на поддержание функционирования фирмы и редко направлено на принципиальное изменение ее деятельности и развитие.

 

 

 

 

 

Ведение делового совещания                               

 Объявите, что совещание начнется в 14:00, и оно начнется не раньше 14:10. Назначьте заседание на 10:13, и служащие поймут вас буквально.

Сирил Норткот  Паркинсон

 

Правила поведения  руководителя и участников делового совещания 

 

Начинать совещание  нужно точно вовремя и сразу  согласовать с участниками правила совместной работы, например, регламент выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола. Психологи предлагают перед открытием совещания приготовить 2-3 комплимента участникам. При этом они ссылаются на так называемый «закон края»: начало делового разговора создает фон для основной части, или установку, а концовка разговора оставляет в памяти отношение к этому разговору. Удачно и такое начало, когда секретарь напоминает присутствующим, какие решения были приняты на предыдущем совещании, какие их них еще не выполнены, хотя сроки истекли, и кто персонально за это отвечает. Такое начало сразу настраивает присутствующих на деловой лад и дисциплинирует. Ведущему совещания следует владеть техникой вступительного слова, которое занимает обычно 3-4 минуты. За это время ведущий должен сообщить: цель совещания, повестку дня, возможные решения и условия их принятия, порядок ведения и оформления протокола.

Затем следует решить, в какой последовательности будут обсуждаться вопросы повестки дня. Обычно считают, что они должны быть рассмотрены по степени своей важности и сложности. Этот подход считается наиболее целесообразным. Однако психологи утверждают, что первым следует обсуждать вопрос интересный и недискуссионный. На него, как правило, уходит немного времени, но при этом у участников совещания возникает благоприятный психологический настрой: успешно покончив с одним вопросом, они готовы также быстро и эффективно решить остальные.

 

Дипломатический и авторитарный стили ведения делового совещания

 

Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или  авторитарный. Дипломатический стиль  предполагает учет мнения всех участников совещания. При этом неизбежны компромиссы. Присутствующие на совещании убеждаются, что есть и их вклад в принятие решения, что их сотрудничество вам как руководителю небезразлично. При авторитарном стиле руководства некоторые участники стремятся «протащить» свои проекты, действуют напористо. Партнерам на совещании редко выпадает возможность высказаться. При таком ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления в своих руках, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений, не добивается общего согласия, не ищет поддержки, необходимой для реализации решений.

Выбор способа поведения  зависит от поставленных целей, а  также от конкретной ситуации, в  которой вы будете проводить то или  иное совещание. Дипломатия в общении  здесь уместна в следующих случаях:

- когда достаточно  времени, чтобы обсудить все  доводы;

- решение будет успешно  внедрено только тогда, когда  его признают все участники  обсуждения;

- участники совещания  понимают проблему и знают  варианты ее  разрешения;

- возникли большие разногласия, и необходимо убедить несогласных в

правильности принимаемого решения.

Авторитарное поведение  допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это бывает в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение. Психологи утверждают, что оба стиля поведения — дипломатический и авторитарный — могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если его участникам придется работать и дальше. Поэтому есть смысл подробно рассмотреть лишь дипломатический стиль ведения делового совещания как предпочтительный в новых условиях, когда административно-командная система осталась в прошлом.

Техника делового общения при дипломатическом  стиле ведения совещания: использование открытых вопросов, при выслушивании – поощрение вербальное и невербальное, обратная связь, отражение чувств говорящего, резюме

 

Одна из основных задач  менеджера, ведущего деловое совещание  в своей группе в демократическом  стиле, — привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс ее решения. Как утверждает известный американский психолог Алан Е. Айви, чьи рекомендации приводятся ниже, ведущий совещание менеджер должен, прежде всего, выяснить: 1) каковы факты? и 2) как их оценивают присутствующие? Конечно, у менеджера должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, а иначе не понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, менеджер может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или пропускают что-то существенное, менеджер может сообщить недостающие факты. В любом случае всегда важно знать, что думают и что могут сделать другие люди. Факты и то, как присутствующие на совещании специалисты их оценивают—вот основа для принятия решения. Легче и быстрее получить необходимые для этого данные через правильно поставленные вопросы. С помощью таких вопросов можно успешно передать свои мысли и построить цепочку умозаключений, приводящую к нужным выводам.

Вопросы — прекрасный инструмент для того, чтобы направить  совещание в желательное для  вас русло. Все разнообразие вопросов, применяемых в процессе любого делового совещания, можно разделить на два типа: закрытые и открытые вопросы.

Закрытые вопросы —  это наводящие вопросы, на которые  можно ответить очень коротко. Чаще всего на них отвечают «да» или  «нет». Ответы могут быть «правильные» и «неправильные». Это определяет ведущий совещания. Слишком часто применять закрытые вопросы нецелесообразно: некоторые сотрудники любят отвечать так, как мы от них ожидаем. Но ведущий совещание менеджер может поставить вопрос очень узко, чтобы не пропустить какой-то важный аспект проблемы. Легче и быстрее получить необходимые данные через вопросы открытого типа. Используя открытые вопросы «что» и «как», вы получите полную картину того как говорящий воспринимает ситуацию. Они позволяют приглашенным высказывать свои точки зрения на обсуждаемую ситуацию. Опрашивая других и добавляя собственный опыт, вы сможете систематизировать проблему. Прежде чем действовать, необходимо понять, что человек чувствует и думает и почему именно так, а не иначе. Причины также важны для принятия решения, а они узнаются через классический вопрос «почему?» Задавая вопрос «почему?», мы подталкиваем, заставляем присутствующих искать ближние или отдаленные причины ситуации. Но из-за принудительного характера этого вопроса не следует слишком часто им пользоваться.