Новые информационные технологии и их влияние на менеджмент

Сотрудники компании «Бука» — это молодой профессиональный коллектив. Компания работает на динамичном, постоянно изменяющемся рынке. Любая идея, высказанная сотрудниками, может стать фундаментом будущего успеха всей компании.

Павел Равун

ИТ-директор компании «Бука»:

«	Мы — молодая компания. Средний  возраст сотрудников от 24 до 26 лет. Наш бизнес каждый день требует свежих идей, т.е. креатива. Однако далеко не каждый сотрудник готов проходить через этапы бюрократии, оформляя свои идеи в формальные записки для рассмотрения начальством. Мы считаем важным поддержку неформального общения внутри компании, и нам нужен был инструмент, благодаря которому сотрудники могли бы излагать свои мысли по текущим событиям и дальнейшему развитию компании или по работе направлений.	»

Необходимо было в ИТ-среде компании создать механизмы, максимально способствующие общению сотрудников и накоплению знаний о компании и проектах. Любая полезная информация, полученная от сотрудников или выработанная в рамках проектов, должна сохраняться в единой базе знаний для дальнейшего использования. В едином хранилище могла бы собираться актуальная информация обо всех проектах и процессах, проходящих в компании. Хранилище должно было содержать документы, инструкции, шаблоны и материалы, которые могут понадобиться в работе, и обеспечивать легкий доступ к собранной информации.

Необходимые возможности могли  быть реализованы на внутреннем портале  компании. Решение должно было создать  «единую точку входа» сотрудников  в ИТ-среду.

 

Павел Равун

ИТ-директор компании «Бука»:

Одной из наиболее важных задач  проекта стало обеспечение заинтересованности сотрудников в работе портала.

«	Создаваемый портал должен был отвечать корпоративному духу. Без интереса сотрудников к работе с новым  порталом решение оказалось бы неработающим. Несколько лет назад у нас  уже был опыт неудачного внедрения  системы, когда молодые сотрудники просто саботировали использование  формализованных процедур. Тогда  не был учтен фактор заинтересованности.	»

В качестве базового продукта для создания портала в компании «Бука» был выбран Microsoft SharePoint Portal Server 2007, обеспечивающий максимальную интеграцию нового решения с существующей информационной системой.

Павел Равун

ИТ-директор компании «Бука»:

Для реализации проекта  руководство обратилось к компании «ИТТИЛАН».

«	Мы вышли на „ИТТИЛАН“, рассматривая различные решения для построения базы знаний. Разработанное „ИТТИЛАН“  решение на платформе SharePoint показалось нам очень интересным, особенно учитывая то, что в рамках их базы знаний можно было поощрять сотрудников за то, что они делятся своей информацией.	»

В процессе реализации проекта  было создано гибкое техническое  задание. Несмотря на ряд технологических нюансов, которые необходимо было учесть, внедрение портала прошло весьма мягко.

Дмитрий Кузнецов

директор компании «ИТТИЛАН»:  

«	В разработанном техническом задании  основной акцент был сделан именно на взаимодействие сотрудников между  собой, поддержку корпоративной  культуры и вовлеченность сотрудников  во внутреннюю жизнь компании.	»

Важным элементом созданного портала является его дизайн, разработанный  с учетом эргономичности интерфейса и простоты доступа к основным функциям. Уникальный дизайн стал одной  из причин популярности портала среди  сотрудников компании «Бука».

Павел Равун

ИТ-директор компании «Бука»

«	Спроектированный портал — это  набор оптимизированных решений  на базе Microsoft SharePoint Portal Server 2007. Концепция строится на принципе всеобщего обсуждения, в портал интегрирована множественная возможность комментирование различных элементов. Многие вещи здесь излагаются в виде комментариев. Кроме того, был включен и ряд стандартных сервисов, в частности, новостная лента и некая база знаний, в рамках которой планируется накапливать шаблоны, отчеты и другую полезную информацию. Предполагается, что созданное хранилище будет помогать перенимать знания вновь приходящим сотрудникам, новичкам и людям, перешедшим с других должностей.	»

На данный момент на внутреннем портале компании «Бука» реализованы  следующие разделы:

—	Главная страница;
—	Сотрудники;
—	Словарик;
—	Есть идея;
—	Разбор полетов;
—	Общение;
—	FAQ.

 

Главная страница включает новости компании, где публикуется  информация обо всех изменениях и  нововведениях. В разделе «Новости»  реализована возможность для  любого сотрудника оставлять комментарии; для руководства компании это  способ получить мгновенную обратную связь от сотрудников на любое  событие.

Павел Равун

ИТ-директор компании «Бука»:

«	Новости — это „глас“ компании, они  укрепляют нашу корпоративную культуру. Это возможность сформировать у  сотрудников общее представление  о стратегии, целях, конкурентах  и людях компании.	»

Сразу же после внедрения  раздел «Новости» заинтересовал  практически всех сотрудников компании, о чем свидетельствуют количественные показатели оставленных комментариев.

Павел Равун

ИТ-директор компании «Бука»:

«	Через некоторое время после запуска  портала у нас на новость о  разработке нового корпоративного стиля  в течение двух часов было подано 140 комментариев. Наблюдался поток сообщений  от сотрудников о том, что им нравится, а что — не нравится. Следует  учесть, что всего сотрудников, имеющих  компьютеры, — около 138; кроме того, кого-то не было, кто-то не комментировал. В итоге за 2 дня мы получили около 380 комментариев на одну новость. Я думаю, такой популярности позавидовали бы ведущие новостные ленты „рунета“.	»

Главная страница отражает информацию о компании в целом; все  остальные разделы портала —  это доступ к тем или иным знаниям, связанным с ее деятельностью. В  частности, раздел «Сотрудники» содержит подробную информацию о персонале  компании, отражая тем самым ее организационную структуру.

Раздел «Словарик», реализованный  на основе стандартного wiki веб-парта, оказался необходимым из-за особенностей бизнеса компании, а также ее молодого персонала. Здесь планируется собирать все специфические термины, принятые в обиходе компании «Бука». Любой сотрудник может внести свой вклад в формирование итоговой «энциклопедии».

Павел Равун

ИТ-директор компании «Бука»:

«	В компании принято очень много  жаргонных слов и их количество постоянно  растет. Для того чтобы все однозначно понимали эти термины, было принято  решение сделать такой словарик. Это тоже своего рода концептуальное решение: сотрудники читают существующие и добавляют собственные высказывания, которые входят в обиход компании.	»

Раздел «Есть идея»  — это способ стимулировать инновации  в компании. Он помогает находить и  использовать в дальнейшей работе лучшие идеи сотрудников компании «Бука». Раздел функционирует следующим  образом: каждый сотрудник имеет  возможность опубликовать собственную  идею, определив ее принадлежность к определенному направлению. Назначаемые  эксперты, отвечающие за направления, рассматривают и оценивают поданную идею. Наиболее удачные предложения  принимаются в работу, а остальные  сохраняются в базе данных со своей  системой классификации. В разделе  поддерживаются такие роли как «Менеджеры идей», «Заказчики идей» и «Авторы  идей». Также присутствует система  премирования сотрудников за удачные  идеи, предложенная компанией «ИТТИЛАН».

Павел Равун

ИТ-директор компании «Бука»:

«	В рамках созданной базы знаний каждый сотрудник, читающий чье-то предложение, может сказать: „мне понравилось, как  этот человек поделился знаниями“ и наградить его так называемой „фришкой“. „Фришки“ — это способ премирования идей; количество „фришек“ позже может быть учтено, например, при выплате премий или распределении отпусков.	»

Еще один раздел базы знаний, «Разбор полетов», создан для накопления и сохранения опыта компании. Здесь  рассматриваются все аспекты  ее деятельности. Раздел позволяет  накапливать опыт об удачных и  неудачных проектах, анализировать  причины успехов и провалов, а  также получать обратную связь от коллег и руководства в виде комментариев.

Павел Равун

ИТ-директор компании «Бука»:

«	Разбор полетов — это пункт, в котором разбираются определенные ситуации с удачами или неудачами  в рамках каких-то проектов (как больших, так и маленьких). Тут речь идет не только об основной деятельности, которую  мы ведем; в разделе проводится полный „разбор полетов“ — вплоть до плюсов, минусов и ошибок участия в  выставках.	»

Безусловно, на портале  поддерживается общение не только в  формате комментариев к новостям и документам. В разделе «Общение»  создан форум для обсуждения любых  насущных вопросов.

Помимо перечисленных разделов на портале ведется разработка страниц, посвященных отдельным подразделениям, где планируется накапливать  документы, имеющие хождение в рамках подразделения. Требования по документации, которая должна быть размещена, были выработаны индивидуально для каждого  подразделения.

Павел Равун

ИТ-директор компании «Бука»:

«	Узлы подразделений — это, своего рода, база знаний в рамках отдельных  департаментов. Кроме того, это еще  и взаимосвязь между подразделениями. К примеру, в рамках отдела разработок у нас были выложены все необходимые шаблоны проектов: акты, шаблоны бизнес-планов и технических заданий, шаблон задания визуализации и т.п., т.е. документы, которые постоянно используются для контакта с разработчиками. При этом мы не стараемся хранить все: бизнес-планы всех проектов, которых безумное количество, скриншоты и тест-отчеты по всем играм… Для этого существуют отдельные системы, которые не завязаны на портал. На данный момент мы ограничились самым необходимым, т.к. боимся перегрузить себя информацией и запутаться в том, что мы в итоге хотим получить.	»

Таким образом, на данный момент внутренний портал компании «Бука» используется как хранилище информации, необходимой  для работы, включающее в себя средства неформального общения как между  сотрудниками, так и сотрудников  с руководством. Кроме того, на портале  настроена система поиска любой  информации, в частности, страниц  по метаданным и людей по контактным данным, навыкам и другим характеристикам. Доступ к порталу сотрудников  филиалов, расположенных в других городах, организован при помощи терминального сервера. Таким образом, решение стало действительно  всеобъемлющим в рамках компании «Бука».

Дмитрий Кузнецов

директор компании «ИТТИЛАН»:

«	Практически весь спектр функций портала, созданного для компании „Бука“,- это  стандартные возможности SharePoint. Подобное стало возможным на платформе Microsoft SharePoint Portal Server 2007, обеспечивающей широкую функциональность решения и огромные возможности для дизайна.	»

Преимущества:

Решение на основе Microsoft SharePoint Portal Server 2007 обеспечило необходимую коммуникацию внутри компании «Бука». Сотрудники получили оперативный доступ ко всей информации, необходимой для жизни компании; теперь они имеют возможность высказывать свое мнение относительно деятельности компании «Бука». С другой стороны, руководство компании получило инструмент обратной связи с сотрудниками, который пользуется популярностью у молодого персонала.