Муниципальное управление

8. Регламентация собственной  деятельности и деятельности  в подведомственной сфере, как  условие для обеспечения нормального  функционирования всей структуры  муниципального управления.

Любая система управления может нормально функционировать, если все ее основные функциональные связи описаны в терминах процедур и операций. Соблюдение данного требования позволяет установить четкие границы между уровнями иерархии управления и горизонтальные связи между подразделениями.

На этом каркасе строится организация документопотоков, распределение  обязанностей, ответственности и  прав, появляется система единых требований к руководителям одного уровня. В  администрациях муниципальных образований  чаще всего нет четкой иерархии управления. Заместители главы, руководители управлений, комитетов и отделов обладают различным уровнем прав и ответственности, выполняют различный набор функций, несмотря на принадлежность определенной управленческой иерархии. Заместитель  главы может выполнять задачи начальника отдела, а начальник отдела - задачи заместителя главы. Распределение  поручений и заданий в системе  управления производится в ориентации на личные качества, а не по формальным признакам, связанным с позицией, занимаемой в структуре управления и содержанием поручения.

9. Система муниципального  заказа, как условие обеспечения  публичности в распоряжении средствами  бюджета, минимизации расходов  и создания конкурентной среды.

Если руководство муниципального образования считает, что бюджет муниципального образования - это собственность  местного сообщества, а не структуры  муниципального управления, то первым условием исполнения расходной части  бюджета является публичность. Если руководство муниципального образования считает необходимым привлекать к исполнению своих задач предприятия различных форм собственности для создания в городе и районе конкурентной среды и повышения качества услуг при одновременном уменьшении их стоимости, снижение накладных расходов, связанных с деятельностью муниципальных учреждений и предприятий, то для достижения этой цели существует одно средство - муниципальный заказ.

10. Публичность деятельности, как условие вовлечения муниципальных  сообществ в решение муниципальных  задач и расширения гражданского  участия.

Принцип публичности деятельности органов местного самоуправления - эффективное средство установления отношений доверия между властью  и населением. Понимание намерений  власти и их поддержка населением - условие реализации муниципальных  программ и проектов. В противном  случае, власть всегда будет наталкиваться  на негативную реакцию населения  на свои инновации, базирующуюся на незнании, боязни потерять что-то, недоверии к  власти как таковой. Информированность  населения о намерениях власти повышает коэффициент реализации программ и  проектов вдвое.

Таким образом, затраты на обеспечение публичности деятельности органов местного самоуправления имеют  вполне конкретный финансовый эквивалент.

 

Глава 2. ПОНЯТИЕ  И ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ СТРУКТУР

                           2.1 Виды организационных структур

 

Структура управления - упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. ОСУ определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей.

 Структура управления - представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

Элементы  Осу - отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), службы либо органы аппарата управления.

Два направления специализации  элементов ОСУ:

а) в зависимости от состава структурных  подразделений организации вычленяются  звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.;

б) исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и  управление, контролирующие все процессы в организации.

      Отношения между  элементами структуры управления  поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять  на горизонтальные и вертикальные.

ВЕРТИКАЛЬНЫЕ СВЯЗИ - это связи руководства и подчинения, например связь между директором предприятия и начальником цеха. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ СВЯЗИ - это связи коопераций равноправных элементов, например связи между начальниками цехов. Носят характер согласования и являются одноуровневыми.

В структуре управления организацией различаются линейные и функциональные связи.

ЛИНЕЙНЫЕ СВЯЗИ - представляют собой схему непосредственного подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. Это система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СВЯЗИ  -  представляют собой схему подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т.п. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако при таких связях иногда возникают проблемы не согласованности действия отдельных функциональных подразделений

Принципы формирования ОСУ:

Организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и  задачи организации. Следует предусматривать  оптимальное разделение труда между  органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также  надлежащую специализацию.

Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого  работника и органа управления, с  установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

         Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.

Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей  существенное влияние на решения  относительно уровня централизации  и детализации.

Факторы воздействия на ОСУ:

Сама организация:

Статус организации (коммерческая и некоммерческая, крупная, средняя  и малая)

Стадия жизненного цикла организации (уровень разделения и специализации  труда, его кооперирования и автоматизации)

Организационная форма.

Уровень развития  информационных технологий.

Это относится, прежде всего, к координации  работы подчиненных звеньев, передаче информации, обобщению результатов  деятельности отдельных сотрудников. Прямым результатом использования  локальных сетей может быть расширение сферы контроля руководителей при  сокращении числа уровней управления на предприятии.

          Термин "организационная структура" сразу же вызывает в нашем воображении двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения.

 Рассмотренные соотношения  ограничены двумя измерениями:  вверх - вниз и поперек, так  как мы оперируем с ограниченным  допущением, согласно которому организационная  структура должна быть представлена  на двумерной схеме, вычерчиваемой  на плоской поверхности. 

При наличии такого ограничения  невозможны решения, обеспечивающие развитие организации с учетом технических  и социальных изменений, темпы которых  все больше и больше растут. Существующая обстановка требует, чтобы организации  были не только готовы к любым изменениям, но и способны им подвергаться. Другими  словами, необходимо динамическое равновесие. Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна иметь  достаточно гибкую структуру.

2.2 Линейная организационная структура

Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация  управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб ("шахта"), пронизывающая всю организацию сверху донизу (Рис 1).

Рис.1 Линейная структура  организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и  задач. Соответственно строится и система  мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность  и качество работы организации в  целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Преимущества  линейной структуры:

четкая система взаимных связей функций и подразделений;

четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает  в своих руках руководство  всей совокупностью процессов, имеющих  общую цель;

ясно выраженная ответственность;

быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Недостатки линейной структуры:

отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически  всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;

тенденция к волоките и  перекладыванию ответственности при  решении проблем, требующих участия  нескольких подразделений;

критерии эффективности  и качества работы подразделений  и организации в целом - разные;

большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;

перегрузка управленцев  верхнего уровня;

повышенная зависимость  результатов работы организации  от квалификации, личных и деловых  качеств высших управленцев.

Вывод: в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества.

2.3 Линейно - функциональная организационная структура

 

Такой вид организационной  структуры является развитием линейной и призван ликвидировать ее важнейший  недостаток, связанный с отсутствием  звеньев стратегического планирования. Линейно - функциональная структура включает в себя специализированные подразделения (штабы), которые не обладают правами принятия решений и руководства какими - либо нижестоящими подразделениями, а лишь помогают соответствующему руководителю в выполнении отдельных функций, прежде всего, функций стратегического планирования и анализа. В остальном, эта структура соответствует линейной (Рис.2).

 

Рис. 2 Линейно-функциональная структура организации

Достоинства линейно - штабной структуры:

более глубокая, чем в  линейной, проработка стратегических вопросов;

некоторая разгрузка высших руководителей;

возможность привлечения  внешних консультантов и экспертов;

при наделении функциональных подразделений правами функционального  руководства такая структура - хороший  первый шаг к более эффективным  органическим структурам управления.

Недостатки линейно - штабной структуры:

недостаточно четкое распределение  ответственности, т. к. лица, готовящие  решение, не участвуют в его выполнении;

тенденции к чрезмерной централизации  управления;

Вывод: линейно - штабная структура может являться хорошей промежуточной ступенью при переходе от линейной структуры к более эффективным. Структура позволяет, правда в ограниченных пределах, воплощать идеи современной философии качества.

 

2.4 Дивизионная структура управления

 

Уже к концу 20-х годов  стала ясна необходимость новых  подходов к организации управления, связанная с резким увеличением  размеров предприятий, диверсификацией  их деятельности (многопрофильностью), усложнением технологических процессов  в условиях динамически меняющегося  окружения.

В дивизиональных структурах часть или даже все «штабные»  функции (финансовое управление, учет, планирование) передаются производственным звеньям. Это позволяет им частично или полностью взять на себя ответственность  за разработку, производство, и сбыт своей продукции. В результате управленческие ресурсы верхнего эшелона компании высвобождаются для решения стратегических задач (Рис.3.).

 

Рис.3 Дивизиональная структура организации

Структуризация по дивизионам, как правило, производится по одному из критериев: