Методы контроля использования рабочего времени

Предлагаю на рассмотрение несколько предложений по реализации контроля рабочего времени на предприятии:

 

 

1. Внедрение новых технологий.

Microsoft Outlook — персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office. Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы. Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов.

Благодаря данному пакету мы сможем организовывать процесс в реальном времени, сохраняя большое количество времени. К примеру, чтобы сообщить о срочном совещании всем работникам офиса, нам понадобиться не один час времени. Следует составить план совещания, основные темы, определить докладчиков, время, место. Так как совещание срочное, то на извещения уйдет уйма времени, при этом достаточно будет звонка. Нужно дозвониться до каждого сотрудника, ознакомить его с полным планом. И вероятность что вы дозвонитесь с первого раза достаточна мала. К тому же существуют и другие факторы рисков: не записал время; забыл  о совещании, т.к. множество другой работы; не ознакомился с тематикой, т.к. связь была плохая, и запомнил лишь суть. Все мы люди, и подобные ситуации имеют место быть.

С помощью пакета мы можем тут же составить план, не упустив детали, т.к. программа нам о них «напомнит», и отправить извещении всем работникам о предстоящем семинаре. Через несколько секунд извещение придет к получателю. Каждый участник сможет в спокойной обстановке ознакомиться с каждым пунктом, и сохранить данное извещении в своем плане рабочего времени. При этом сотрудникам достаточно иметь выход в интернет и данный пакет.

Данное приложение помогает не только планировать свое рабочее время, но и распорядок предприятия в целом.

2. Зачастую сотрудники просто не знают, как грамотно распорядиться своим временем и, придерживаясь «старой школой» не успевают реализовать  запланированный рабочий процесс. В этом случае предлагается пройти курсы повышения квалификации сотрудников. Порой подобное обучение – является главным толчком в самореализации персонала.

Занятия на подобных курсах ставят перед собой множество целей, но основной из них является освоение техник, при помощи которых можно использовать временные запасы с максимальной выгодой и рациональностью.

3. Уделяйте больше внимания рабочему персоналу. Правила распорядка знают все, но напоминание не будет лишним. Проведите собрание с начальниками отдела и обсудите все, даже мельчайшие моменты рабочего времени. Перерывы, перекусы, перекуры, обеды – и все это и не по разу за один рабочий день! Напомните начальникам отделов про учет рабочего времени, и нормы его ведения.
4. «Стоит регулярно делать вклады для повышения своих доходов!» Важно поэтапно обновлять технологические ресурсы предприятия, пользуясь лицензионным программным обеспечением. Вы сэкономите время, с помощью новых технологий, в итоге проведете в два раза больше операций. Приобретение высокопроизводительного оборудования довольно скоро окупиться.

Так же на работу персонала  влияет его окружение, его кабинет и даже вид из окна! Стоит произвести ремонт помещений, здания, установить кондиционеры, и просто заняться облагораживанием территории.

 

 

Заключение

 

Рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

Время - одна из форм богатства человека, социальной группы и общества. Научно-технический прогресс ведет к тому, что производительный труд стал требовать меньше по продолжительности затрат времени, вследствие чего растет его социально-экономическая эффективность. Для этого необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее. В связи с этим время, как любая другая форма богатства, требует учета, изучения и контроля за его распределением и использованием.

Одним из важнейших условий выполнения плана производства, увеличения выработки продукции на каждого члена коллектива, а также рационального использования трудовых ресурсов является экономное использование рабочего времени. От того, насколько полно и рационально используется рабочее время, зависят эффективность работы, выполнение всех технико-экономических показателей. Поэтому анализ использования рабочего времени является важной составной частью работы на промышленном предприятии.

Чтобы улучшить конкурентоспособность  предприятия, а так же вывести его технологии на новый уровень достаточно начать с малого. Анализ контроля над использованием рабочего времени на ООО «Территориальные коммунальные системы - Сылва» показывает, что предприятие использует имеющиеся трудовые ресурсы недостаточно полно. Определив явные проблемы, мы отметили необходимость их рассмотрения и выявили несколько простых путей решения. Одним из важнейших источников экономии времени является планирование. На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в вашем распоряжении. Эту закономерность следует учитывать при планировании времени, например при назначении сроков начала и окончания совещаний, деловых встреч, обсуждений проектов и т. п.

Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Для эффективного использования не только рабочего времени, но и своего личного времени существуют объективные организационные законы и принципы. Нужно постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство.

Управлять своим временем может каждый. Научившись этому, человек сможет к лучшему изменить не только собственную карьеру, но и жизнь.

 

 

Список используемых источников

 

1. Управление организацией: Учебник/ Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 735 с. — (Высшее образование).
2. Гудушаури Г.В., Литвак Б.Г. Управление современным предприятием. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», Издательство ЭКМОС, 2005 г., 336 с.
3. Давенков А.С. Управленческие решения - М.: Дело, 2007 г., 262 с.
4. Контроль в менеджменте [Электронный ресурс] - URL: http://psyera.ru/kontrol-v-menedzhmente-1815.htm (дата обращения: 15.12.2013).
5. Система учета и контроля рабочего времени на предприятии [Электронный ресурс]. - URL: http:// http://www.jsoft.ru/index.php?prm=990005 (дата обращения: 15.12.2013).
6. Менеджмент [Электронный ресурс]. -http://www.grandars.ru/college/ekonomika-firmy/menedzhment.html (дата обращения: 15.12.2013).
7. Положение о табельном учете рабочего времени [Электронный ресурс]. - http://hr-portal.ru/pages/poloj/ptu.php (Дата обращения: 15.12.2013).
8. Организация и управление [Электронный ресурс]. -http://www.cfin.ru/management/strategy/org_n_man.shtml (дата обращения: 15.12.2013).
9. Организационное поведение и управление персоналом [Электронный ресурс]. - http://www.bibliotekar.ru/upravlenie-personalom-2/3.htm (дата обращения: 15.12.2013).
10. Новые возможности Microsoft Outlook [Электронный ресурс]. - http://office.microsoft.com/ru-ru/outlook-help/HA102606408.aspx (дата обращения: 15.12.2013).
11. Microsoft Outlook 2010 руководство пользователя [Электронный ресурс]. - http://donadecasa.ucoz.ru/books/Microsoft-Outlook-2010-Product-Guide.pdf  (дата обращения: 15.12.2013).
12. Сайт предприятия «ТКС-Сылва» [Электронный ресурс]. - http://www.tkssylva.ru/ (дата обращения: 15.12.2013).
13. Контроллинг [Электронный ресурс]. - http://www.grandars.ru/student/marketing/kontrolling.html (дата обращения: 15.12.2013).
14. Контроль в организации [Электронный ресурс]. - http://www.pandia.ru/text/77/164/7234.php (дата обращения: 15.12.2013).
15. Структура и содержание внутреннего контроля [Электронный ресурс]. - http://www.vsoldatov.com/2013/03/blog-post.html (дата обращения: 15.12.2013).
16. Костин, В. А. Менеджмент: учебное пособие / В. А. Костин, Т. В. Костина. – Москва : Гардарики, 2008. – 334 с.
17. Менеджмент организации: учебник для высших учебных заведений по экономическим специальностям / А. В. Тебекин, Б. С. Касаев. – Москва: КноРус, 2007. – 407 с.
18. Глухов, В. В. Менеджмент: для экономических специальностей / В. В. Глухов. – Санкт-Петербург: Питер Пресс, 2009. – 600 с.
19. Зиновьев, В. Н. Менеджмент: учебное пособие / В. Н. Зиновьев, И. В. Зиновьева. – Москва: Дашков и Кº, 2010. – 477 с.
20. Костин, В. А. Менеджмент: учебное пособие / В. А. Костин, Т. В. Костина. – Москва : Гардарики, 2008. – 334 с.