Методы контроля использования рабочего времени

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Московский государственный университетэкономики, статистики и информатики (МЭСИ)»

Пермский филиал МЭСИ

 

 

 

Специальность:230103                  

 

 

 

 

 

 

  

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: Методы контроля использования рабочего времени

 

 

 

 

 

 

 

 

Студент гр. Пр-ДЛА-001:

                 Быкова Дарья Дмитриевна

Руководитель: Власенко Ю.В.

 

 

 

 

 

 

  

 

Пермь 2013 г.

Оглавление

 

 

 

 

Введение

 

Время это один из самых ценных ресурсов. Любой здравомыслящий предприниматель дорожит своим временем больше всего на свете, так как понимает время это основа всего, нет времени, нет возможностей получить желаемый результат. При этом, чем больше у человека свободного времени или денег, тем более он склонен расходовать эти ресурсы наихудшим для своего благополучия образом.

Актуальность исследования. Резервы времени сильно ограниченны, поэтому встаёт вопрос о его рациональном использовании и экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника и руководителя. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо изучение затрат рабочего времени. В следствии мы решаеммножество задач, связанных с организацией труда и его нормированием.

Трудовые отношения охватывают широкий круг вопросов, связанных с организацией трудовых процессов, подготовкой и набором кадров, выбором оптимальной системы оплаты, созданием социального партнерства на предприятии. Настройки данной системы одна из важнейших задач экономического анализа, что особенно важно в условиях рынка. Так как выживание предприятия в конкурентной борьбе зависит от возможности быстрой перенастройки производства, в которой важнейшую роль играют трудовые ресурсы предприятия.

Рассмотрение трудового процесса предполагает анализ всех его характеристик, которые влияют на затраты труда и эффективность использования производственных ресурсов. Структура затрат рабочего времени используется при разработке нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, оценке эффективности использования рабочего времени, анализе существующей организации труда.

Цель исследования- изучение методов контроля заиспользованием рабочего времени, определения структуры операций, выявления причин нерациональных затрат и потерь рабочего времени, оценки качества норм и нормативов.

Задачи исследования:

1. Изучить системы учета рабочего времени.
2. Ознакомиться с планирование и распределение рабочего времени руководителем.
3. Раскрыть контроль за управлением и использованием рабочего времени.
4. Рассмотреть управление рабочим временем.

Объект исследования - использование рабочего времени.

Предмет исследования – методы контроля за использованием рабочего времени.

Структура работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников.

 

Глава 1. Использование рабочего времени

1.  Учет рабочего времени

 

Любой грамотный руководитель знает, что целиком отдаваться работе на протяжении всего рабочего времени не может ни один живой человек, однако нельзя допускать случаев злоупотребления опозданиями, затянувшимися обедами, перекурами, чаепитиями и т.п. Для руководителя каждый сотрудник – это наиболее ценный интеллектуальный ресурс в процессе производства товаров или услуг. И если этот ресурс становится систематически недоступен или находится в ненадлежащем состоянии, это незамедлительно сказывается на показателях деятельности компании.

Согласно ст.91 ТК РФ под рабочим временем понимается время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять свои трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с действующим законодательством относятся к рабочему времени.Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Она сокращается для отдельных категорий персонала (несовершеннолетних, инвалидов, а также лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, педагогических, медицинских и некоторых других категорий работников).

В экономическом аспекте рабочее время определяется как законодательно установленная мера продолжительности участия работника в трудовой деятельности и состоит из двух частей:

1. времени производительной работы;
2. времени перерывов в работе (потерь рабочего времени из-за производственных неполадок и потерь, которые зависят от самого работника).

Рабочее время измеряется в тех же единицах, что и время вообще, т.е. в часах, днях и т.д. Законодательство чаще всего использует такие измерители, как рабочий день (смена) и рабочая неделя. Стороны трудовых отношений вправе определять границы рабочего времени, устанавливать начало рабочего дня, его окончание, время на обеденный перерыв, а также режим рабочего времени, чтобы обеспечить отработку установленной действующим законодательством нормы рабочего времени.

Так же включаются и другие периоды в пределах нормы рабочего времени, когда работа фактически не выполнялась. Например, оплачиваемые перерывы в течение рабочего дня (смены), простой не по вине работника. Почти половина временных потерь происходит по причине неграмотного планирования, а еще примерно треть – от слабого надзора за сотрудниками. Установленная в организации система учета рабочего времени помогает сразу же дисциплинировать сотрудника – ведь если сотрудник при приеме на работу знает, что время его прихода и ухода фиксируется автоматически, и за все опоздания и отлучки ему придется нести ответственность, он внимательнее относится к своему рабочему времени.

Учет рабочего времени - важный аспект в деятельности любого предприятия. Только таким образом можно узнать, когда и сколько времени сотрудник находился на работе.

Задачи, которые позволяет решить система учета рабочего времени:

- автоматическая регистрация  времени прихода и ухода персонала;

- возможность формирования  отчета по каждому отдельному  сотруднику;

- формирование отчетов  по различным параметрам;

- справедливое начисление  заработной платы;

- упрощенное ведение отчетности  и планирования трудоемкости.

Чтобы оправдать затраты на установку системы учета рабочего времени, надо оценить потери вашей компании из-за нарушений трудовой дисциплины.

Основным документом, контролирующим использование рабочего времени, является табель учета рабочего времени.Существуют следующие виды учета рабочего времени: несуммированный (поденный, еженедельный) и суммированный. Поденный учет применяется в случаях, когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно. Еженедельный учет устанавливается, если продолжительность ежедневной работы работника может быть различной, но за неделю он вырабатывает одинаковую норму рабочего времени (36 часов, 24 часа и т. д., но не более установленной — 40 часов). Суммированный учет используется в случаях, когда продолжительность рабочего времени вдень, в неделю может быть различной. Переработка в одни дни компенсируются недоработкой в другие. При этом за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов.Отклонения от производительного использования рабочего времени проставляются как прогулы, несанкционированное отсутствие на рабочем месте, использование рабочего времени, оборудования, средств производства для решения личных вопросов.

Так же одним из методов учета рабочего времени является видеонаблюдение. Видеокамеры фиксируют почти все происходящее. Для того чтобы сотрудники лояльно относились к такому методу контроля, руководство мотивирует наличие видеонаблюдения потребностью в сохранении материальных ценностей, наблюдением за клиентами и т.д.

Более строгий и при этом затратный метод: системы контроля доступа. Специальные системы безопасности, которые автоматизируют этот процесс путем фиксации входа-выхода из кабинетов. С системой контроля доступа двери открываются только с помощью специальных проксими-карт, на которые нанесен идентификационный номер каждой карты. Благодаря этой функции можно с помощью программного обеспечения проследить сколько раз за день и в какое время каждый из сотрудников вышел из того или иного помещения или зашел в него, и сделать соответствующие выводы.

Самые непопулярные методы учета рабочего времени:

- «Надзирающее лицо». Это может быть охранник, администратор или даже главный руководитель, если компания небольшая. Ощущение того, что контролирующий сотрудник не столько работает, сколько наблюдает за всеми остальными, или нанят для этих целей, угнетает.

- Ежедневные отчеты с  детальной хронологией.

Без сомнения, отчетность – это очень полезно в рабочем процессе, но не в том случае, когда каждое малейшее действие надо записывать с указанием времени его начала и окончания, или ежедневно тратить время для отчетности о текущих делах, в которых пока не видно результата.

Без учета не будет дисциплины и эффективного рабочего процесса, но в контроле главное – это знать границы разумного.

 

2. Планирование и распределение рабочего времени руководителя

 

Рабочее время — это важнейший фактор производства, бережное использование которого может дать огромный эффект. Но в основе такого отношения к рабочему времени лежит глубокое изучение структуры его затрат и выявление неиспользованных резервов.Большая роль в улучшении использования рабочего времени отводится его планированию, что является одной из главных задач руководителя. Именно планирование рабочего времени позволяет руководителю сконцентрироваться на решении основных задач. Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и руководителей значительно повышает эффективность его использования и наилучшим образом сказывается на конечных результатах деятельности подразделений.

Планирование – это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации в целом, ее подразделений, функциональных подсистем, отделов, служб и работников.

Планы являются основой организационной деятельности, так как без них невозможно обеспечить согласованность в работе всех составных частей организации, взаимосвязи с рыночной инфраструктурой; контролировать процессы; определять потребность в ресурсах; стимулировать трудовую активность работающих на предприятии. И еще одна важная роль планирования в современных условиях состоит в том, что  оно представляет собой непрерывный процесс разработки и использования новых путей и способов совершенствования работы за счет выявленных возможностей окружающей среды и сильных сторон организации, новых условий и факторов [1,82].

Выбор цели является одним из наиболее ответственных моментов в процессе выработки и принятия управленческих решений. В соответствии с выбранной целью формируется стратегия развития предприятия, тактика, разрабатываются прогнозы и планы действий, оцениваются результаты принятых решений и предпринятых действий.

Иными словами, цель является тем стержнем, вокруг которого формируется управленческая деятельность [2,172].

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:реалистичными и конкретными;ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени. Немецкий специалист в области менеджмента Л.Зайверт разработал определенные правила планирования рабочего времени:

1. Планировать рабочий день на 60%, оставляя 20% на решение непредвиденных задач и 20 % на творческую деятельность (например, повышение квалификации).
2. Тщательно документировать и контролировать расход времени, что позволяет иметь о нем четкое представление, определяя будущие потребности в нем и правильное его распределение.
3. Разделять задачи предстоящего периода на долго-, средне- и краткосрочные, устанавливая приоритет действий по их решению.
4. Всегда последовательно до конца доводить начатое дело.
5. Составлять гибкие планы.
6. Планировать реальный объем задач, рассчитанных в соответствии с возможностями коллектива.
7. Переносить невыполненные задачи автоматически в планы следующего периода.
8. Отражать в планах не только сами действия, но и ожидаемые результаты.
9. Задавать точные временные нормы и предусматривать на то или иное дело ровно столько времени, сколько на него действительно требуется.
10. Реализовать принцип самодисциплины, устанавливающий точные сроки выполнения всех видов работ.
11. Определять приоритеты в делах.