Методы контроля использования рабочего времени

В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80:20.Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В - в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.Последовательно применяя в практике работы метод АБВ, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

 

3. Управление рабочим временем

 

Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. Time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов [4].

Время - это единственный невосполнимый ресурс в жизни каждого человека, это один из основных организационных ресурсов.Менеджеры разного уровня несут ответственность за то, как они сами используют рабочее время, и за то, как используют рабочее время их подчиненные.

Тайм-менеджмент помогает более эффективно использовать не только рабочее время, но и время отдыха. В частности, рекомендуется не брать работу домой, организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени, заранее тщательно планировать свободное время и следовать этим планам. В американских компаниях если рядовой сотрудник остаётся на работе дольше чем это установлено у него в трудовом договоре, данный факт может послужить причиной увольнения, так как это свидетельствует о том, что сотрудник не успевает сделать свои задачи в свое рабочее время.

«Десять заповедей тайм-менеджмента»:

1. Материализованность и обозримость задач и информации. Материализуйте мысли и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемы.
2. Измеримость результатов, времени и эффективности. Хотите управлять — измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений.
3. Системность, согласованность, скоординированность работы. Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы — нет результата
4. Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования. Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения.
5. Целеориентированность, определенность направления. Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей.
6. Приоритет, сфокусированность на главном. Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы.
7. Инвестиционность, ориентация на развитие. Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается.
8. Своевременность исполнения. Ловите удачные возможности. План — средство это делать, но не самоцель.
9. Контролируемость исполнения. Создавайте обзор делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего.
10. Легкость работы. Управляйте рабочей нагрузкой; работайте «меньше, но умнее». Загнанный как лошадь менеджер — профнепригоден.

Внимание к эффективности! Выработайте «чувство времени» и «чувство эффективности». Остальное — приложится.

Важное направление в использовании технологии управления времени — оценка экономической эффективности внедрения тайм-менеджмента. Например, в подразделениях, непосредственно «продающих время» сотрудников (аудитора, консультанта, юриста), экономия времени, напрямую выражается в деньгах в зависимости от размера стоимости часа этого специалиста для клиента.

Решение задач оценки экономической эффективности внедрения корпоративного тайм-менеджмента является одним из приоритетных направлений развития научной школы тайм-менеджмента. Их решение будет существенным вкладом как в развитие научной дисциплины тайм-менеджмента, так и в практику управленческого консультирования, и соответственно, в повышение эффективности и конкурентоспособности предприятий.

 

1.4  Стимулирование рабочего персонала

 

Современный менеджер по персоналу должен искать эффективные пути повышения стимулирования к труду, в том числе и с помощью использования нестандартного режима рабочего времени.Свободное время - несомненная потребность каждого человека. Учитывая этот факт, можно существенно усилить систему стимулирования труда, сделать ее привлекательной.

Укажем на три возможности применения фактора свободного времени в качестве стимула к труду.

1. Предоставление дополнительного свободного времени.

Реализуется посредством изменения продолжительности времени отдыха и отпусков, их дробления на части (предоставления, например, летом и зимой), сокращения рабочего периода, предоставления права работать неполный рабочий день или неполную рабочую неделю и т.д.Такая форма привлекательна для семей, имеющих детей школьного возраста или детей-студентов.

1. Значительным стимулом обладают дополнительные отпуска.

К примеру, за специфический труд или за результаты труда, существенно отличающиеся от нормативных (для занятых на работах с вредными условиями труда, с ненормированным рабочим днем, имеющим продолжительный стаж работы на одном предприятии и т.д.).Все эти отпуска призваны компенсировать повышенную физическую и психологическую нагрузку работника в процессе труда.

2. Перераспределение рабочего времени.

В данном случае работнику предоставляется возможность самому определить время начала, окончания и продолжительности рабочего дня, но при условии обязательного выполнения установленных трудовых норм и при соблюдении нормального хода производственного процесса.

Данный подход позволяет достигать максимального сочетания интересов работника с интересами производства. Наиболее распространенной формой подобного стимулирования является гибкий, или скользящий, график.

Еще одной немаловажной формой стимуляции персонала через нестандартную организацию режима работы является сокращение продолжительности рабочего времени. Эта возможность осуществляется за счет сэкономленного в результате высокопроизводительного труда времени. Использование данного приема ведет к сокращению непроизводственных затрат, росту заинтересованности персонала в повышении качества продукции и снижении потерь рабочего времени.

В последние несколько лет популярной стала идея создания «плавающего» графика, подразумевающая введение различных шкал занятости сотрудников: часть сотрудников рано начинает работу и рано ее заканчивает, а другая часть поздно начинает и поздно заканчивает с сохранением примерно шести часов времени в середине рабочего дня, когда присутствуют все сотрудники. «Плавающий» график в компании очень важен для семей, в которых работают оба родителя: они могут спланировать свою работу так, что хотя бы один из них будет дома в тот момент, когда у детей есть свободное время.

Рассмотримэффективность метода организации нестандартного режима рабочего времени как стимул для повышения отдачи, или КПД, сотрудников.

Эффективность использования каждого отдельного работника зависит от его способности выполнять требуемые функции и от мотивации, с которой эти функции выполняются. А так же наличие у сотрудника необходимых для выполнения своих функций профессиональных навыков, достаточной физической силы и выносливости, сообразительности, общей культуры и т.д.

Только сочетание сильной трудовой мотивации и профессионального мастерства обеспечивают достижение результата.

На мотивацию человека влияют многие факторы: вознаграждение, оценка, профессиональное развитие и перспективы профессионального роста, уровень общей культуры. Способность работника выполнять профессиональные обязанности определяется:

- потенциалом, которым он  располагает, приходя в организацию;

- профессиональным обучением, которое он получает в организации;

- его физическим и моральным  состоянием, которое зависит от  целого ряда факторов, в том  числе от режима рабочего времени  и величины материального вознаграждения;

- оценкой, получаемой сотрудником  от организации, будь то формальная  аттестация или ежедневные наставления  руководителя.

 

 

 

 

 

 

Глава 2.Методы контроля использования рабочего времени на предприятии ООО «Территориальные коммунальные системы - Сылва»

 

Рассмотрим методы контроля использования рабочего времени на предприятии ООО «ТКС – Сылва».

Общество с ограниченной ответственностью «Территориальные коммунальные системы – Сылва», является юридическим лицом и действует на основании Устава и законодательства РФ (Рис.1). ТКС-Сылва обслуживает территорию пос.Сылва, пос.Ляды и с.Троица. Основными видами деятельности общества являются: производство пара и горячей воды (тепловой энергии) котельными; управление эксплуатацией жилого фонда; производство общестроительных работ; производство столярных и плотничных работ; устройство покрытий полов и облицовка стен; деятельность агентов по оптовой торговле универсальным ассортиментом товаров; деятельность в области права; производство санитарно-технических работ; производство электромонтажных работ.

Структура управления подразделениями

ООО «ТКС-Сылва».

 

Количество сотрудников в организации на данный момент составляет 46 человек работающего персонала, из них 18 – имеет высшее образование, 21 – среднее специальное, 9 – начальное специальное. Так же стоит отметить что 60% специалистов работают на предприятии более 10 лет, и зарекомендовали себя как профессионалов своего дела.

На данный момент контроль над рабочим временем персонала осуществляется на низком уровне. Не ведется табель учета рабочего времени, а так же не установлена система контроля доступа. Установлено видеонаблюдение.

Средняя возрастная категория персонала составляет 38 лет. Специалисты офиса отталкиваются от проделанной работы за день: Чем больше сделаешь за рабочий день, тем быстрее закончишь! Чем быстрее закончишь, тем больше успеешь за месяц! В итоге получишь премию за переработку.

На предприятии часто используется процесс поощрения. Повышение квалификации, отгул, премии, повышении по карьерному росту, ну и при этом повышение заработной платы. ТКС – Сылва уже много лет существует и работает на благо Пермского края, каждый сотрудник заинтересован в том, что бы в нем закрепиться.

При этом, на мой взгляд, развитие предприятия сильно заторможено. Старая техника; информационный отдел использует устаревшие версии компьютеров и программного обеспечения; до настоящего времени оптимальны методы анализа управления эксплуатацией жилого фонда и водоснабжения, когда возможно использование новейших оборудований. Такими темпами предприятие однажды может разориться под влиянием конкурентоспособных организаций, чьи технологии шагают в ногу со временем.

 

Глава 3.  Пути оптимизации рабочего времени

 

Порой, чтобы улучшить конкурентоспособность  предприятия, а так же вывести его технологии на новый уровень достаточно начать с малого. Но при этом большого шага для рабочего персонала и руководства в целом.

В последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий «тайм-менеджмента».

Потребность в корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловлена следующими факторами:

1. Растущие темпы изменений  экономической среды требуют  передачи сотрудникам организации  больших полномочий, оперативного  принятия ими самостоятельных  решений и самостоятельной организации  и планирования своей работы.

2. Возрастает удельный  вес нематериальных активов в  стоимости организации; эффективность работы специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

3. Для организаций становятся  нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения  деятельности — разработка новых  продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов  и систем управления. Для специалистов  организации, соответственно, становится  нормой постоянное увеличение  количества и объема решаемых  задач, необходимость постоянно  изыскивать резервы времени для  осуществления проектов, позволяющих  организации непрерывно развиваться.