Менеджер в системе управления, его имидж и стили руководства

1.2 Сущность ролевых функций менеджера

 

Работа менеджеров также имеет  много общих характеристик, в  то время как организации, круг обязанностей и ответственности, а также сферы  деятельности могут существенно  различаться. Хотя общие аспекты  управленческой деятельности трудно просматриваются, управленческая деятельность по своей  сути значительно отличается от неуправленческой. Управленческий труд неоднороден. Его  характеризует кратковременность, разнообразие и фрагментарность. Так, например, токарь, овладев техникой изготовления какой-либо детали, может  длительное время заниматься производством  этой детали. Мастер же (менеджер) выполняет 500-600 различных операций вдень, которые  характеризуются неоднородностью  и разнообразием.

Общей чертой управленческой работы является исполнение роли руководителя. Все менеджеры занимают определенные руководящие должности в управленческой иерархии организации и именно это  определяет их служебное поведение (роль), заставляет их вести себя определенным образом. Занявший должность (роль) руководитель не влияет на ее содержание, хотя как  личность может по-разному исполнять  эту роль.

Американский теоретик в области  менеджмента Генри Минцберг определил  десять ролей, которые в зависимости  от уровней управления принимают на себя руководители в разной степени. Он делит их на три больших класса: межличностные роли, информационные роли и роли по принятию решений. Все роли взаимозависимы и взаимодействуют для создания единого целого. Именно из них, взятых вместе, складывается объем и содержание работы менеджера, какой бы характер ни носила организация, в которой он работает. Межличностные роли охватывают сферу взаимодействия менеджера с людьми. Они основаны на его полномочиях в организации и способствуют тому, что к менеджеру стекается множественная информация, обладая которой он, с одной стороны, может выступать в информационной роли, а с другой — в роли центра обработки информации. Выполняя межличностные и информационные роли, менеджер оказывается достаточно подготовленным для выполнения роли, связанной с принятием решений, которая способна оказать прямое влияние на ход производственного процесса и достижение целей организации.

Классификация ролей руководителя по Минцбергу дает представление  о той работе, которую выполняет  менеджер.

Управленческие роли по Минцбергу

 

Роль	Описание	Характер деятельности
Межличностные роли
Главный руководитель	Символический глава, в обязанности  которого входит выполнение обязанностей правового или социального характера	Церемониалы, действия, связанные  с положением
Лидер	Ответственный за мотивацию и активизацию  подчиненных, набор, подготовку работников	Все управленческие действия с участием подчиненных
Связующее звено	Обеспечивает работу саморазвивающейся  сети внешних контактов и источников информации, которые предоставляют  информацию и оказывают услуги	Переписка, участие в совещаниях на стороне, работа с внешними организациями  и лицами
Информационные роли
Приемник информации	Разыскивает и получает разнообразную  информацию (в основном текущую) специализированного  характера, которая используется в  интересах дела; выступает как  нервный центр внешней и внутренней информации, поступающей в организацию	Обработка почты, осуществление контактов, связанных с получением информации (периодические издания, ознакомительные  поездки)
Распространитель информации	Передает информацию, полученную из внешних источников или от других подчиненных, членам организации, часть  этой информации носит чисто фактический  характер, другая требует анализа  отдельных фактов для формирования политики организации	Рассылка почты по организациям с цепью получения информации. Проведение обзоров, бесед
Представитель	Передает информацию для внешних  пользователей, касающуюся планов, политики, действий, результатов работы организации; действует как эксперт по вопросам данной отрасли	Участие в заседаниях, почтовые отправления, устные выступления, включая передачу информации внешним организациям
Роли по принятию решений
Предприниматель	Изыскивает возможности внутри самой организации и за ее пределами, разрабатывает и осуществляет проекты  по совершенствованию деятельности, контролирует разработку отдельных  проектов	Участие в заседаниях с обсуждением  стратегии, обзоры ситуаций, включение  в разработку проектов совершенствования  деятельности
Устраняющий нарушения	Отвечает за. Корректировку действий, когда организация оказывается  перед необходимостью принятия важных и неожиданных решений	Обсуждение стратегических и текущих  вопросов
Распределитель ресурсов	Ответственный за распределение всевозможных ресурсов организации, что фактически сводится к принятию или одобрению  всех значительных решений в организации	Составление графиков, составление  и выполнение бюджетов, программирование работы подчиненных
Ведущий переговоры	Ответственный за представительство  организации на всех значительных и  важных переговорах	Ведение переговоров

1.3 Уровни управления

 

В крупной организации вся управленческая работа строго разделена по горизонтали  и по вертикали. По горизонтали происходит расстановка конкретных руководителей  во главе отдельных подразделений (начальники отделов). Вышестоящие руководители координируют работу нижестоящих руководителей, которые, в свою очередь, также координируют работу руководителей, стоящих ниже их и так, пока не опустятся до уровня руководителя, который координирует работу неуправленческого персонала, т. е. рабочих, которые физически  производят продукцию или оказывают  услуги. Такое вертикальное разделение труда образует уровни управления.

Количество уровней управления может быть различным. Множество  уровней еще не определяет эффективность  управления. Количество уровней иногда определяется величиной организации  и объемами управленческой работы. Иногда же это исторически сложившаяся  структура.

Независимо от количества уровней  управления, всех руководителей делят  на три категории, исходя из функций, которые они выполняют в организации: руководителей низового звена, руководителей  среднего звена и руководителей  высшего звена.

Существует параллельное деление  руководителей на три уровня, введенное  американским социологом Талкоттом  Парсонсом: технический уровень - соответствует  уровню низового звена, управленческий уровень - соответствует уровню руководителей  среднего звена, институционный уровень  — соответствует уровню высшего  звена.

Под институционным уровнем понимается и уровень специальных структур, так называемых институтов, например, государство, акционерное общество и т. п., выполняющих определенные общественные функции.

Руководители низового звена - это младшие начальники. Этот управленческий уровень находится непосредственно над рабочими и другими работниками производства. Они обеспечивают непрерывность производственного процесса и отвечают за использование оборудования, сырья и трудовых ресурсов.

Типичной должностью на этом уровне является мастер, мастер смены, старший  мастер, начальник производственного  участка. Этот уровень руководства  непосредственно соприкасается  с рабочими. Работа здесь характеризуется  большим разнообразием и краткостью задач. Руководители этого звена  затрачивают много времени на общение с подчиненными и мало общаются с вышестоящими руководителями. Работу руководителей низового звена  координируют и контролируют руководители среднего звена. Типичными должностями  этих руководителей являются начальник  смены, сменный инженер, начальник цеха, начальник отдела, директор филиала. Общие признаки, характеризующие работу этих руководителей выделить очень трудно. В основном характер работы руководителе этого звена определяется содержанием работы вверенного ему под разделения. Так, например, работа начальника производственного отдела на промышленном предприятии главным образом сводится к координации и управлению руководителями низового звена. Занимается он также анализом данных о ходе производственного процесса производительности труда, налаживанием связей между производственными подразделениями. Руководители среднего уровня выполняют работу по связи между руководителями низового и высшего звена. Они аккумулируют информацию о ходе производственного процесса, отрабатывают и анализируют ее, придают ей удобную форму для принятия решений руководителями высшего звена, 0т70до 90% рабочего времени руководители среднего звена проводят в устном общении. Относительно малочисленную группу составляют руководители высшего звена. На производстве - это директор завода, генеральный директор объединения, президент и вице-президент корпорации, на Уровне государства - это министры, в университете - ректор, проректор. Это люди, которые принимают самые ответственные решения в организации. На этом уровне ценятся личности, которые своими управленческими качествами могут повлиять на весь облик любой организационной структуры. Руководители высшего звена в течение рабочего дня выполняют огромную по масштабам управленческую работу в напряженном темпе. Они, как правило, живут своей работой. Их рабочий день никогда не кончается. И в домашних условиях их мысли направлены на поиск вариантов повышения эффективности возглавляемой ими организации.¹

 

Глава 2. Имидж менеджера

2.1 Портрет современного  менеджера

 

В работе руководителя много привлекательных  сторон: она предоставляет большие  возможности для развития личности, придает человеку достоинство, является захватывающей и увлекательной.

Менеджеру приходится часто решать сложнейшие задачи в условиях критических  ситуаций и неопределенных перспектив. В прошлом на должность менеджеров старались подобрать людей с ярко выраженным диктаторским характером, поскольку рабочие были в большинстве своем покорной, малообразованной, безликой массой и наилучшим способом обращения с ними считалось принуждение. В этих условиях формула действий была следующей: “бизнес – есть бизнес, работай, не рассуждая”.

С пониманием того, что рабочих  надо не принуждать к труду, а поощрять, изменились требования и к управляющим. Главным их достоинством стала способность  играть роль «главы семьи», который  по-отечески относится к подчиненным, действуя по формуле: “твердость, но справедливость”. Все это, безусловно, помогло снять многие проблемы, особенно антагонизм между рабочими и менеджерами. Кризисные ситуации, все больше и больше потрясавшие западную экономику, потребовали от управляющих новых качеств. Просто уживаться с людьми было уже не достаточно. Взаимодействие нужно было обеспечивать надежной материальной базой, которую, в свою очередь, создавал надежный бесперебойный сбыт товаров. Это дополнительно потребовало от менеджера еще и маклерских способностей. И, наконец, сегодня фирмы выросли настолько, что единоличное управление ими стало практически невозможным. Кроме того, у руководителей добавилось и много внешних функций, в том числе взаимодействие с партнерами, профсоюзом, государственными и политическими деятелями. Каждым направлением занимался самостоятельный управляющий, поэтому глава корпорации становился менеджером-организатором, основная обязанность которого – координировать деятельность группы менеджеров.

Выполняя эту обязанность, современный  менеджер выступает в нескольких лицах.

Во-первых, - это управляющий, облеченный властью, руководящий большим коллективом людей.

Во-вторых, - это лидер, способный вести за собой подчиненных, используя свой авторитет, высокий профессионализм, положительные эмоции.

В-третьих, - это дипломат, устанавливающий контакты с партнерами и властями, успешно преодолевающий внутренние и внешние конфликты.

В-четвертых, - это воспитатель, обладающий высокими нравственными качествами, способный создать коллектив, и направляющий его развитие в нужное русло.

В-пятых, - это инноватор, понимающий роль науки в современных условиях, умеющий оценить и без промедления внедрить в производство то или иное изобретение или рационализаторское предложение.

В-шестых, - это просто человек, обладающий высокими знаниями и способностями, уровнем культуры, честностью, решительностью характера и в то же время рассудительностью, способный быть во всех отношениях образцом для окружающих.

В процессе управления менеджер осуществляет ряд конкретных функций, среди которых:

- организация и планирование  деятельности коллектива и своей  собственной работы;

- распределение заданий и  инструктаж подчиненных; 

- контроль за ними; подготовка  и чтение отчетов; 

- проверка и оценка результатов  работы;

- ознакомление со всеми новинками  в мире бизнеса, техники и  технологии;

- выдвижение и рассмотрение  новых идей и предложений; 

- решение вопросов, выходящих  за пределы компетенции подчиненных; 

- знакомство с текущей корреспонденцией;

- ответы на звонки и прием  посетителей; 

- проведение собраний и представительство; 

- заполнение форм отчетности;

- ведение переговоров; 

- повышение квалификации.

Все эти работы характеризуются  высоким разнообразием (до 200 видов  действий в день), разнообразием  формы самих этих действий и места  их осуществления, широкими контактами и коммуникациями внутри и вне  фирмы, быстрой сменой событий, людей  и действий.

Выполняя свои повседневные обязанности, менеджер общается с различными категориями  лиц. Прежде всего, это - партнеры. Иногда они могут быть весьма неприятными, выдвигающими несуразные требования и даже угрожающими, но в любом случае обращаться с ними нужно корректно, не показывая раздражения. Другая категория людей, с которыми приходится общаться, - руководители различного ранга. В разговорах с ними выражаться следует четко и недвусмысленно, придерживаться только фактов, или собственных соображений, кратко излагать мысли. Ставя какую-то проблему, лучше всего сразу же предложить вариант ее решения, чтобы босс не занимался ею от начала и до конца. Вообще, лучше всего большую часть его работы взять на себя – он этого не забудет. С подчиненными общение должно быть в высшей мере доверительным и доброжелательным – от них, как известно, в решающей степени зависит судьба менеджера. И, наконец, менеджер постоянно общается с коллегами – руководителями других подразделений. Прямого влияния на них он оказать не может и здесь в особой мере нужно уметь вести переговоры, торговаться и убеждать.

В процессе общения менеджеру приходится выполнять три основных роли.

Во-первых, это роль координатора, связывающего одну группу людей с другой и упрощающего диалог между ними. Эту роль может играть номинальный глава фирмы, обеспечивающий ее, вдохновляющий действия людей, направленные на лидерское достижение целей фирмы; коммуникатор, создающий возможность надежных непрерывных контактов между сотрудниками.

Во-вторых, это роль информатора, обеспечивающего прием, передачу и обработку различного рода информации. Эту роль может играть контролер, следящий за работой подчиненных, сравнивающий ее с поставленными целями. Ее может взять на себя распространитель идей, который в курсе всех изменений, влияющих на работу сотрудников, информирующий их об этом, разъясняющий политику фирмы. Это и представитель, разъясняющий значение и характер проблем другим подразделениям или партнерам.

В-третьих, это роль, связанная с принятием решений. Ее играет предприниматель, ищущий новые пути достижения целей и берущий на себя всю ответственность за риск, связанный с ними. Ее играет менеджер, ответственный за распределение ресурсов фирмы. Ее, наконец, играет представитель фирмы, ведущий переговоры с партнерами.

2.2 Имидж менеджера

 

Внешняя привлекательность менеджера оказывает существенное влияние на впечатление, которое возникает у людей в результате зрительного восприятия. Общеизвестно, что во время деловых встреч весьма трудно вести серьезные переговоры с представителем фирмы, который одет небрежно или явился в офис в стоптанных башмаках. И хотя его одежда может быть далеко не дешевой, но неряшливость подсознательно оказывает отрицательное воздействие на восприятие такого предпринимателя.

Рассмотрим внешнюю привлекательность делового человека более подробно, начиная с характеристики ее слагаемых, основными из которых являются: умение выбирать и носить одежду, прическа, постановка элегантных манер, выразительность мимики, жестов и осанки.

2.2.1 Культура  одежды бизнесмена

Хорошо известно выражение: “По  одежке встречают…”. В нем очень  точно подмечена роль одежды в  социальном представлении человека. Благоприятный внешний облик  и вкус в одежде являются немаловажной частью того, как мы включаемся в  деловую обстановку и влияем на настроение и чувства окружающих. Одежда выступает  как своеобразный инструмент общения, как средство воздействия на поведение  и отношение других людей. Стремление к разнообразию, меняющиеся представления  о красоте, нашли свое отражение  в довольно частой смене покроя одежды, ее фасонов, цвета, и т.д. Вспомним описание простой, изящной одежды древних  греков: свободные драпировки ткани, спадающие с плеч, ничем не стесняющие движений; пышные одежды феодальной аристократии; одежды буржуазного общества прошлого века.