Контрольная работа по «Менеджменту»

Горизонтальные  коммуникации - это процесс обмена информацией между сотрудниками одного уровня (линейными руководителями, которые не подчиняются друг другу). Горизонтальные коммуникации происходят с целью обмена результатами работ, опытом и личной информацией.

Коммуникации в пределах организации подразделяют на два  типа: формальные (официально установленные или одобренные руководством) и неформальные (неофициальные и незапланированные). Формальные коммуникации являются самым действенным способом доведения информации до персонала организации и могут быть вертикальными и горизонтальными в зависимости от характера выполняемых задач и структур власти. В формальных коммуникациях преобладает написанное или сказанное слово, неформальные коммуникации могут включать также мимику, жесты, слухи. Большинство формальных коммуникаций являются нисходящими, тогда как неформальные коммуникации в основном восходящие или горизонтальные. Отсутствие восходящих и горизонтальных формальных коммуникаций во многих организациях затрудняет руководство и координацию деятельности и лишает менеджмент компании возможности узнать мнение персонала.

Формальные коммуникации. Формальные коммуникации подразделяются на нисходящие, восходящие и горизонтальные.

Нисходящие коммуникации состоят из информации и сообщений, отправленных с более высоких уровней на более низкие. Коммуникации «сверху вниз», как правило, затрагивают вопросы, связанные с целями и стратегией компании, должностными инструкциями и приказами, правилами и процедурами, обратной связью по результатам деятельности, внушением персоналу различных идей. Нисходящие коммуникации могут осуществляться с помощью: речей на общих собраниях коллектива, информационных листков, сообщений в корпоративных изданиях и на доске объявлений, по электронной почте, руководств по выполнению различных процедур, писем, непосредственно адресованных тому или иному сотруднику, сообщений по системе общественного оповещения.

Основной проблемой нисходящих формальных коммуникаций является рассеивание, а иногда полное искажение или исчезновение исходного смысла сообщений.

Восходящие  коммуникации - поток формальных коммуникаций, содержащий сообщения, передаваемые с низшего уровня на высшие уровни иерархии. Восходящие коммуникации обычно охватывают следующие вопросы: проблемы, возникающие у персонала, предложения работников, связанные с улучшением деятельности организации, отчеты о результатах деятельности, жалобы и споры, финансовую и бухгалтерскую информацию. С помощью восходящих коммуникаций осуществляется обратная связь. Методами реализации этого вида коммуникаций являются отчеты, справки, докладные записки

Главная проблема восходящих формальных коммуникаций заключается в том, что, с одной стороны, менеджеры не всегда готовы вникнуть в различные проблемы, связанные с персоналом, с другой стороны, работники, как правило, не горят желанием добровольно делиться информацией с руководством. Поскольку успех любой компании в значительной мере зависит от персонала на низших уровнях и именно восходящие информационные потоки должны формировать у руководителей объективную картину состояния дел в организации, то отделы по управлению человеческими ресурсами разрабатывают специальные коммуникационные программы, направленные на получение необходимой и оперативной информации и предоставление ее менеджменту организации.

Горизонтальные  коммуникации представляют собой обмен сообщениями между подразделениями, между коллегами как внутри отделов, так и между подразделениями. Горизонтальные коммуникации между структурными подразделениями способствуют их объединению в единое целое и согласованному координированию работы. Основные цели формальных горизонтальных коммуникаций - просьба о поддержке или координации действий, информирование о чем-либо. Горизонтальные коммуникации связаны с разрешением проблем внутри отделов, координацией деятельности и консультациями специалистов с линейными менеджерами.

Большое значение горизонтальные коммуникации приобретают в организациях, использующих новые информационные технологии.

С целью улучшения  координации с помощью горизонтальных коммуникаций во многих организациях создаются рабочие группы, различные комитеты, матричные структуры.

Организационные коммуникации также можно разделить на односторонние, когда отправитель не рассчитывает на реакцию адресата, и двусторонние коммуникации, организованные таким образом, чтобы был обеспечен и стимулирован отклик получателя. Односторонние коммуникации быстрые и являются прерогативой руководства, двусторонние коммуникации медленные и показывают участие работников в принятии решений.

Неформальные  коммуникации. Неформальные коммуникации внутри организации существуют параллельно с формальными, но при этом не зависят от уровней иерархии и соединяют всех работников организации. Неформальные коммуникации дополняют формальные, а в ряде случаев оказываются даже более эффективными. Методами осуществления неформальных коммуникаций являются: разговоры между работниками разных уровней организации; частные телефонные или личные контакты работников с представителями других подразделений, основанные на дружбе и симпатии, для обеспечения более быстрого выполнения рабочих заданий или иных просьб, чем это возможно при использовании формальных методов коммуникации; «тайные» письменные материалы, циркулирующие между сотрудниками, например, карикатуры на руководителей, сатирические стихи; слухи, основанные на разных домыслах, догадках и информации, полученной из самых разных источников, тайные знаки и жесты, которыми обмениваются сотрудники, например, с целью предупреждения о появлении начальства.

В лучших компаниях руководство  прикладывает огромные усилия и затрачивает  большие материальные средства для создания эффективных систем коммуникаций, которые основываются на современных технологиях информационного обмена и культивировании неформального общения.⁵

Некоторые организации  для расширения неформального общения  создают дополнительные условия, например, проводится политика открытых дверей, делающая доступным для общения любого руководителя. Для обеспечения пребывания персонала в постоянном информационном контакте в столовых специально устанавливаются большие столы, ежемесячно организуются совместные ланчи для менеджеров и персонала. По-новому обустраиваются помещения и рабочие места, убираются стены, так как отдельные кабинеты не способствуют открытому дружескому общению. Организуются клубы по интересам, открываются фитнес-центры. Перестраивается работа менеджеров по принципу «хождение в народ».

Практику «выходов в  народ» могут использовать руководители всех уровней. Общение с рядовыми работниками создает почву для  позитивных отношений, менеджер из первых уст узнает, как живет тот или иной сотрудник, отдел, организация в целом. «Хождение в народ» способствует улучшению как восходящих, так и нисходящих организационных коммуникаций. Менеджеры, не общающиеся с работниками, чувствуют себя в стенах организации изолированными и отчужденными от персонала.⁶

Общественные  или массовые коммуникации представляют собой процесс передачи информации с помощью технических средств или средств массовой коммуникации: печать, радио, телевидение. Информация передается численно большим группам людей, при этом возможности обратной связи ограничены.

 

 

2. Представьте в виде схемы структуру управления конкретной организации. Покажите иерархию управления, выявите недостатки этой структуры и дайте рекомендации по ее совершенствованию. В случае значительных изменений представьте новую структуру управления с учетом рекомендаций по ее совершенствованию.

На  текущий момент организационная  структура ООО «А-маркет», выглядит следующим образом:

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 5. Существующая организационная структура

 

Основываясь на анализе системы управления ООО «А-маркет», отметим, что она не удовлетворяет потребностям и целям организации (слишком малый ассортимент продукции, слабый охват возможных рынков сбыта, а также, малый рост объема продаж), вследствие чего структура подлежит усовершенствованию.

Для решения проблем предлагаем внести в штатное расписание одного менеджера  по развитию территории и подчинить  обоих менеджеров коммерческому  директору, т.е. создать в организации  коммерческий отдел. Это позволит фирме  быстрее реагировать на изменения рынка, увеличить долю занимаемого рынка в других регионах и решить проблему с недостатком ассортимента продукции.

Также, для уменьшения штата сотрудников, необходимо сократить должность инспектора кадров, и перепоручить полномочия секретарю – делопроизводителю.

Для этих изменений должно быть утверждено новое штатное расписание (табл.1), в котором на секретаря - делопроизводителя  дополнительно будут возложены  обязанности инспектора по кадрам, в связи с чем, будет увеличен должностной оклад, а так же разработано положение о вновь созданном коммерческом отделе (Приложение 1) и должностная инструкция менеджера по развитию территории (Приложение 2).

 

Таблица 1

Штат головного офиса ООО  «А-маркет» с 01.01.2009

№	Наименование должностей	Количество  штатных единиц	Оклад
1	Директор	1	11000
2	Технический директор	1	9500
3	Коммерческий  директор	1	8700
4	Главный бухгалтер	1	8500
5	Менеджер  по продажам	1	6000
6	Производственные  рабочие	7	5500
7	Инженер-программист	1	5800
8	Бухгалтер	1	5500
9	Бухгалтер-кассир	1	5000
10	Инспектор по кадрам	1	4000
11	Секретарь-делопроизводитель	1	3800

Итого 106 300 руб.

 

Таблица 2

Дополнение к штату с 01.06.2009

№	Наименование  должностей	Количество  штатных единиц	Оклад
	ИСКЛЮЧАЮТСЯ:
1	Инспектор по кадрам	1	4000
	ДОБАВЛЯЮТСЯ:
2	Менеджер  по развитию территории	1	6000

 

Таблица 3

Предлагаемый штат предприятия  ООО «А-маркет»

№	Наименование  должностей	Кол-во штатных единиц	Оклад
1	Директор	1	11000
2	Технический директор	1	9500
3	Коммерческий  директор	1	8700
4	Главный бухгалтер	1	8500
5	Менеджер  по продажам	1	6000
6	Менеджер  по развитию территории	1	6000
6	Производственные  рабочие	7	38500
7	Инженер-программист	1	5800
8	Бухгалтер	1	5500
9	Бухгалтер-кассир	1	5000
10	Секретарь-делопроизводитель	1	4800

Итого 109300

 

Как видно из штатного расписания, введение новой должности менеджера и  повышение заработной платы сотруднику (секретарю - делопроизводителю) влечет за собой повышение расходов для  организации на заработную плату  в размере 3000 рублей. Но вместе с тем эти расходы на реорганизацию оправданы, так как данное решение поможет фирме решить существующие проблемы с ассортиментом продукции, а более высокая оплата труда является мотивацией для более эффективной работы сотрудников, что сказывается на повышении качества оказываемых услуг, и вследствие этого, у предприятия будут более эффективные продажи и удовлетворение покупательского спроса. Тем самым данное решение поможет организации достичь поставленных целей.

Введя новое штатное расписание, перестроим организациионую структуру следующим образом:

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 6. Предлагаемая организационная структура

 

Из  реорганизованной структуры видно, что новая введенная должность  менеджера будет ориентирована  на определенную продукцию, что, в свою очередь, должно привести к решению проблемы – устранению дефицита ассортимента и расширению рынка сбыта. А организованный коммерческий отдел позволит оперативнее решать все вопросы, связанные со сбытовой и закупочной деятельностью. Данные преобразования позволяют фирме достичь поставленных целей, таких как увеличение объёма продаж, повышение качества оказываемых услуг и продвижения на рынок новинок и увеличение доли рынка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задача. Составить таблицу принятия решений руководителями, работниками на примере конкретной организации по предложенной схеме.

№ п/п	Перечень решений	Кто подготовил	С кем согласовы-валось	Кто принимает решения
				Директор	Зам.по производству	Зам. по экономике	Отдел кадров

 

Выявить недостатки в  таблице и наметить конкретные и  обоснованные предложения по ее совершенствованию.

 

РЕШЕНИЕ:

 

Таблица принятия решений  ООО «Б-маркет»

№ п/п	Перечень решений	Кто подготовил	С кем согласовы-валось	Кто принимает решения
				Директор	Зам.по производству	Зам. по экономике	Отдел кадров
1	Ввести в штат единицу менеджера по развитию	Зам по экономике	Отдел кадров	Директор
2	Повысить оклад гл.бух.	Зам по экономике	Директор	Директор
3	Модернизация оборудования	Зам.по производству	Зам. по экономике	Директор
4	Премирование работников к празднику	Зам по экономике	Гл.бухгалтер	Директор
5	Провести аттестацию сотрудников бухгалтерии	Гл.бухгалтер	Зам. по экономике	Директор