Контроллинг, теоретические апекты и методологические основы контроллинга

Во время семинара по контроллингу в Германии один из участников задал вопрос: «С какого года у вас внедрен и функционирует  контроллинг?» Референт ответил, что  их банк последовательно создает  систему контроллинга уже более 10 лет, все время адаптируя ее к изменяющимся условиям окружающей среды. Контроллинг нельзя позаимствовать или купить в готовом виде, чтобы  затем моментально внедрить на фирме. Его нужно создавать, учитывая обобщенный опыт и полученные в результате анализа  практики контроллинга рекомендации.

Ошибки  в выборе целей. Большинство руководителей считают прибыль главной целью деятельности коммерческого предприятия. На практике же многие предприятия ставят соподчиненные цели: высокий уровень ликвидности, доля рынка, рост объемов продаж, сохранение персонала, снижение риска.

Если прибыль выбрана  в качестве основной цели, то нужно  обязательно уточнить временный  аспект: идет ли речь о прибыли в  краткосрочном, либо долгосрочном периоде. Так, предприятие может заметно  улучшить ситуацию с прибылью, если оно откажется от инвестиций в  новое оборудование, прекратит профилактические ремонты, снизит издержки на рекламу. Но это означает, что сегодняшнее благополучие достигнуто за счет перекладывания проблем и трудностей на будущие периоды.

Чрезмерное  увлечение одной  из функций контроллинга. При гиперболизации какой-либо функции система контроллинга получается ограниченной и не дает того эффекта который от нее можно ожидать. Чаще других происходит увлечение учетно-контрольными и аналитическими функциями на основе вторичной информации. Большинство руководителей предприятий, осознав необходимость применения системы контроллинга, начинают его внедрение с построения системы управленческого учета и стараются развивать это направление. Но учет – лишь одна из функций менеджмента. Ему должно предшествовать планирование, как в оперативном, так и в стратегическом разрезе. Далее необходима система контроля, анализа и отчетности, ориентированная на менеджмент. Учет также теряет свой смысл, если на предприятии не будет создана система анализа отклонений и выработки корректирующих мероприятий. Поэтому, принимая решение о внедрении системы контроллинга, следует использовать комплексный, но не островной, подход к реализации рассматриваемого управленческого нововведения.

Избыточное  или недостаточное  количество информации. На многих предприятиях становится практикой ежемесячное предоставление отчета отдела контроллинга правлению. Зачастую эти отчеты носят либо описательный характер (например, результаты за прошедший период ухудшились, так как снизился объем продаж), либо напоминают подробный отчет аудитора или ревизора. Этого не должно быть.

Отчет контроллинга должен ответить на ряд вопросов.

1.  Достигнуты ли поставленные цели? Если нет, то какие причины помешали этому?

2.  Какие существуют возможности для устранения установленных отклонений или повышения степени вероятности достижения цели?

Распространенная  ошибка заключается в избыточности контролируемых показателей. Желая  оперативно и адекватно оценивать  экономическую и финансовую ситуацию на предприятии, руководство требует  от службы контроллинга создания системы  контроля, охватывающей по возможности  большее число показателей с  еженедельной отчетностью об их состоянии. Либо, напротив, желая продемонстрировать значимость подразделения контроллинга в организации, сотрудники этого  отдела перегружают руководителей  избыточной текущей информацией. Это  приводит к тому, что высококвалифицированные  специалисты – и контроллеры, и менеджеры – вынуждены тратить  большую часть своего рабочего времени  на сбор и анализ статистики, а также  подготовку или изучение отчетов. В  таком режиме работы перспективное  мышление специалистов падает вниз, на него просто нет времени.

Ошибки  в выборе источников информации. Во многих организациях проблему источников поступления сигнальной информации, на основании которой судят о степени достижения предприятием поставленных целей, решают достаточно просто – сигналы должны поступать из тех подразделений, которые занимаются вопросами учета, калькуляции, бухгалтерской и статистической отчетности. Против такого подхода есть ряд возражений.

1.  Система бухучета и внешней отчетности регулируется юридическими нормативными актами государства, поэтому задача подразделений финансового учета заключения вовсе не в том, чтобы отразить реальную прибыль или рентабельность предприятия. Главное – своевременно и в соответствии с их требованиями отчитаться перед налоговой инспекцией, различными фондами и акционерами.

2.  Зафиксированные в бухгалтерском учете факты не всегда соответствуют реальным событиям (амортизационные отчисления, переоценка средств, начисленные, но не полученные проценты и т.д.)

3.  Главное в финансовом учете – информация о процессах, происшедших на предприятии в прошлом, и ее практически невозможно прямо использовать для перспективного управления.

4.  Существует опасность, что всеобъемлющая система бухучета будет сигнализировать о значительных отклонениях плановых и фактических величин по малосущественным показателям. Конечно, увеличение в два раза затрат на телефонные разговоры – факт примечательный, однако если в себестоимости производства эта величина составляет сотые доли процента, то вряд ли стоит сообщать об этом на очередном заседании правления.

Прочие  ошибки. Среди прочих ошибок как наиболее распространенные можно отметить:

·     фокусирование внимания на затратах и жесткий контроль бюджетов;

·     отсутствие анализа доходов и рисков;

·     внедрение контроллинга без предварительного анализа достоверности нормативной базы предприятия и организационно-технологической службы предприятия;

·     встраивание контроллинга в структуру финансовой или планово-экономической службы предприятия;

·     попытка внедрить контроллинг снизу вверх. 

ГЛАВА 3. Внедрение контроллинга на предприятии на примере ОАО «АвтоВАЗ»

3.1 Общая характеристика  предприятия

На 2010 год ОАО «АвтоВАЗ»  производит 70% российских легковых автомобилей  и контролирует 42% рынка легковых автомобилей РФ. В 2008 году завод произвел 717 981 тыс. автомобилей, в первом полугодии 2009 года – 335 тыс. автомобилей. Выручка компании в 2008 г. по МСФО (Международная система финансовой отчетности) составила 160,54 млрд руб., чистая прибыль – 4,5 млрд руб.

ОАО «АвтоВАЗ» производит легковые автомобили В, С классов («Калина», семейство «2110», семейство «Самара-2»  и др.) и полноприводные легковые автомобили «Нива».

Все производственные мощности сосредоточены на одном  заводе в городе Тольятти Самарской  области. На этом заводе выполняются  все этапы изготовления автомобиля – начиная с получения заготовок (металлургическое производство) и  заканчивая сборкой.

Также в состав ОАО  «АвтоВАЗ» входят подразделения, обеспечивающие разработку новых моделей автомобилей (департамент технического развития) и подразделения, которые занимаются сбытом и техническим обслуживанием  автомобилей.

Впервые о контроллинге заговорили на «АвтоВАЗ» в департаменте технического развития в 2005 году.

Когда было проанализировано состояние проекта «Калина», стало  ясно, что без применения новых  методов работы его не удастся  завершить в 2007 году. Разработка конструкций  была далека от завершения, подготовка производства практически не была начата. Даже на «АвтоВАЗ» немногие верили, что проект будет завершен в установленные  сроки. Однако успешный запуск автомобиля ВАЗ-1118 «Калина», который состоялся 18 ноября 2007 г. показал, что применение новых методов управления дает значительные и очевидные преимущества.

Под контроллингом  в научно-техническом центре ОАО  «АвтоВАЗ» понимают систему управления проектом на основе единого информационного  пространства для проектной команды. Эта система выполняет следующие  основные функции по направлениям:

·     получение необходимых данных из единого информационного центра для всех участников проекта;

·     подготовка информации для участников проектной команды, которая дает достоверные исходные данные для быстрого принятия решения;

·     оперативное и стратегическое планирование работ;

·     контроль выполнения планов и решений в реальном режиме времени;

·     подготовка предложений для членов команды по изменению организационных методов работ для сокращения сроков и затрат.

Необходимость в  выполнении таких функций есть всегда на любом крупном предприятии. Особенно сильно она проявляется при разработке крупных проектов, которые имеют  установленные сроки и бюджет. Таким образом, конечно, является разработка конструкций и подготовка нового легкового автомобиля.

На всех этапах проекта  указанные выше функции контроллинга остаются неизменными, меняются состав информации и способы ее получения.

Так, например, в 2006-2007 гг. основное внимание было направлено на разработку конструкторской документации ( выдача КД), изготовление прототипов автомобиля ВАЗ-1118, их испытания. Затем  постепенно, с началом выпуска  быстрых партий, все большее значение стала приобретать подготовка производства – освоение штампованных деталей  и других изделий, выдача заключений на внешние комплектующие изделия  и тд.

В 2008-2009 гг. акценты  сместились в сторону формирования и реализации плана корректирующих действий, бальной оценки качества автомобилей установочной партии. В  ходе этих работ исключаются дефекты, выявленные при сборке и приемке  автомобилей пилотных партий и установочной партии. Также повышенное внимание было направлено на завершение пусконаладочных  работ в комплексе окраски.

Работа ведется  по всем направлениям одновременно, но на каждом из этапов развития проекта  на приоритетное направление выходит  именно та задача, которая определяет успех проекта в целом.

Информация, подготовленная группой контроллинга, позволяет  руководителям принимать решения  по сокращению сроков или затрат по проекту или, наоборот, по привлечению  дополнительных ресурсов для выполнения плана в намеченные сроки. Таким  образом, решались проблемы по сокращению сроков испытаний прототипов, сокращению дефицита поставок для изготовления, отставания от плана поставок комплектующих  и т.д.

3.2 Анализ системы  контроллинга на  предприятии

Для реализации задач  и функций контроллинга была создана  группа, участники которой были отозваны из различных подразделений по приказам, без формирования отдельного структурного подразделения. Это связано со спецификой проектной работы, потому что проект по определению не может продолжаться 10-20 лет, т.е. все работники группы контроллинга проекта «Калина» работают в ней временно.

Поскольку группа контроллинга работает по проекту, то и подчиняется  она непосредственно руководителю проекта. Структура проектной команды  и группы контроллинга периодически измеряется и утверждается приказами  руководителей департамента.

Группа контроллинга собирает информацию и проводит анализ по нескольким показателям работы по проекту.

Первый показатель – соответствие плановых и фактических  сроков выполнения определенных этапов работ: начало сборки и главном конвейере, начало сборки пилотных партий в опытно-промышленном производстве и т.д.

Второй показатель – качество собранного автомобиля или прототипа, степень соответствия его узлов и комплектующих  выданной КД, соответствие автомобиля требованиям технического задания, российских и международных стандартов.

Третий показатель – себестоимость автомобиля ( плановое значение и фактическое), а также  затраты на проект.

Это основные показатели, они должны быть углублены и детализированы. В общей сложности для проекта  требуется проводить мониторинг около 30-40 показателей.

Показатели определяются с учетом укрупненных этапов работ  по проекту..

Разработка конструкций  ведется циклически. Сначала разрабатывается  конструкторская документация с  литерой Д1, потом изготавливаются  прототипы автомобиля, затем проводятся испытания. Как правило, в ходе испытаний  выявляется много недостатков конструкции. На следующем цикле (разработка КД с  литерой Д2) недостатки устраняются  и цикл повторяется еще раз. Всего  бывает три или четыре цикла в  зависимости от новизны конструкции.

После разработки КД Д3 начинается работа технологов, а  работа конструкторов продолжается. Такая совместная работа называется «параллейный инжиринг».

Технологическая подготовка производства делится на два крупных  направления _ внутреннее производство и внешние поставки комплектующих  изделий. Одним из важнейших этапов поставок является заключение договоров  на подготовку производства. Каждое комплектующие  изделие проходит полный цикл испытаний  в НТЦ «АвтоВАЗ», после получения  положительного результата на него выдается заключение о пригодности к поставке на сборку основного производства.