Конспект лекций по дисциплине ”Информационный менеджмент”

• свободу выбора оформительских средств представления информации;

• отсутствие необходимости следовать стандартам и правила 
  оформления документов (в технологическом смысле);

возможность представления любых данных, насколько  
позволяют современные программные средства.

Вместе с тем нерегламентированные форматы компонентов информационного ресурса обладают рядом существенных недостатков:

• невозможностью применения унифицированных форм и способов хранения информации;

• невозможностью применения унифицированных способов 
представления информации потребителю; в частности, если 
документ создан с помощью некоторой специализированной программы, не входящей в базовый состав программного обеспечения КАИС, то нет гарантии, что другой пользователь сможет ознакомиться с этим документом;

 • невозможностью (в общем  случае) автоматизированной или автоматической обработки данных основными подсистемами КАИС ФСЗН.

 Учитывая перечисленные недостатки, следует рекомендовать создание  в нерегламентированной форме  таких документов, которые имеют короткий жизненный цикл и не предназначены для потребления многими пользователями и для различных целей.

В то же время нужно отметить, что в нерегламентированной форме уже существует значительная часть информационных ресурсов ФСЗН. При проектировании КАИС следует учитывать этот фактор и стремиться включить существующие документы в единое информационное пространство, предусматривая для этого соответствующие программные компоненты. Однако для целей будущего использования желательно перевести значимые информационные ресурсы в форму, обеспечивающую их высокотехнологичное многоцелевое использование, а именно в одну из рассматриваемых далее групп.

Строго регламентированная форма с жесткой регулярной структурой целесообразна для создания таких информационных ресурсов, как сведения о плательщиках, данные персонифицированного Учета и другие данные, для которых определены и неизменны четкие состав и порядок следования элементов.

Для хранения таких данных наиболее удобно и эффективно применение форматов баз данных. Ввод и редактирование информации Несообразно осуществлять посредством интерфейсов специализированных приложений в составе функциональных подсистем КАИС.

Регламентированная форма с гибкой структурой предназначена для хранения данных, структура и порядок которых могут изменяться от документа к документу.

Для хранения элементов документа данной категории невозможно или нерационально использовать формат записей базы данных'.

В то же время чрезвычайно важно обеспечить хранение многих документов данной категории в форме, обеспечивающей унифицированный доступ (в том числе к отдельным компонентам документов) и высокотехнологичное многоцелевое использование (например, показ с помощью системы визуализации или публикацию с помощью системы публикации документов).

Для решения этой проблемы целесообразно использовать технологии, основанные на логической разметке документов.

Единое информационное пространство и информационные хранилища. Для эффективного информационного обеспечения решения основных задач Фонда и задач управления Фондом в КАИС должно быть реализовано единое информационное пространство ФСЗН с обеспечением надежного оперативного доступа сотрудников и клиентов Фонда к любой информации, которая определена для него (сотрудника или клиента) как разрешенная путем установления соответствующих прав доступа и полномочий.

Единое информационное пространство ФСЗН:

• система информационных хранилищ;
• единая система классификации и кодирования информации 
  (лингвистическое обеспечение);
• средства (инструментальные, технологические, организационные) помещения информации в хранилища (интерфейсы ввода);
• средства доступа к информации хранилищ (интерфейсы вывода);
• средства обмена данными между хранилищами;
• средства контроля и верификации;
• средства авторизации и обеспечения безопасности, включая 
  средства резервного копирования.

Систему хранилищ образуют централизованное хранилище» расположенное в Центральном аппарате Фонда и поддержанное всеми видами обеспечения (техническое, организационное и др.) и локальные хранилища, расположенные в структурных и территориальных подразделениях Фонда.

Распределение информационных ресурсов по отдельным хранилищам определяется потребностью в информации структурных (территориальных) подразделений, а также характеристиками коммуникационной среды и может изменяться с течением времени на основе данных статистического анализа частоты обращений к элементам данных хранилищ.

3. Компоненты (электронного) информационного хранилища.

 Компонентами (электронного) информационного хранилища могут являться:

• база данных;
• совокупность файлов в файловой структуре.

Кроме того, в системе информационных хранилищ функционируют архивы бумажных документов, для которых в составе электронных хранилищ целесообразно предусмотреть систему каталогов. В построении и использовании информационных хранилищ один из центральных — вопрос о логической структуре информации.

Наиболее распространен на практике подход, основанный на жесткой фиксации логической структуры информационного ресурса в соответствии с выбранным порядком критериев структурирования (например, по тематике документов или их источникам). Такая схема работоспособна и эффективна, если состав и порядок критериев структурирования информации потребителями совпадает с составом и упорядочением критериев структурирования, применявшимися на этапе проектирования логической структуры хранилища и его независимых элементов. Практика показывает, что такое соответствие достигается далеко не всегда. Потребность пользователя зачастую состоит в том, чтобы получить информацию из хранилища, интегрированную и структурированную в соответствии с его системой критериев, которая может не совпадать (иногда кардинально) с системой структурирования, использованной при создании информационного ресурса. Одно из решений проблемы состоит в том, чтобы хранить информацию в виде однородных массивов, структурирование которых выполняется непосредственно в момент запроса потребителя предназначенными для этого программными средствами.

Технически хранилища обеспечиваются выделением серверов (серверы баз данных, файл-серверы, Web-серверы), подключения к сетям, установкой необходимого программного обеспечения. Организационно хранилища обеспечиваются путем определения и, ответственных за поддержание хранилищ на должном уровне регламентированием всех процессов создания, сопровождения использования информации хранилищ.

Одно из наиболее важных — лингвистическое обеспечение хранилищ, а именно система классификации и кодирования информации. В идеале каждый значимый элемент информационного хранилища должен быть поименован и доступен для обработки компьютерными программами.

Проблема многоцелевого использования информационного ресурса. В процессе осуществления основной деятельности ФСЗН и управления Фондом документы и другие данные существуют и используются в различных формах: в виде записей баз данных, в виде электронных документов в БД и файловых структурах, в виде бумажных документов, как одиночных, так и сборников, и т.д.  

В разные моменты времени элементы данных должны существовать в различных формах и образовывать различные логические конструкции и физические формы, которые будут использоваться для различных целей. К числу основных из этих целей следует отнести:

• отображение данных на экране компьютера в форме, удобной для пользователя;
• печать документа на бумажный носитель;
• публикацию документа в. форме гипертекста в Internet или 
  на CD;
• поиск информации;
• реструктурирование информации по заданным критериям;
• интеграцию данных и необходимую их обработку (например, статистическую).

В настоящее время для реализации каждой из этих целей существуют эффективные программные и технологические средства. Вместе с тем каждая из них реализуется с помощью этих средств как правило, по отдельности. В результате один и тот же документ обрабатывается в различных технологических цепочках, разными людьми и с помощью разных инструментальных средств. Суммарные затраты ресурсов при таком подходе велики, что зачастую заставляет отказываться от реализации части функций либо привлекать дополнительные людские и (или) финансовые pecypcы. Например, для издания сборников нормативных документов ФСЗН привлекает сторонние организации, поскольку та форма, в которой эти документы существуют в ФСЗН, не позволяет оперативно подготовить оригинал-макет сборника без дополнительных (и довольно значительных) трудовых затрат. С другой стороны, эта  форма (как правило, это документы в формате Word или кетовых форматах) не позволяет осуществить Web-публикацию документов опять же без дополнительных затрат. Что касается реализации реструктурирования информации или автоматической обработки компонентов документов, то возможности выполнения этих процедур весьма невелики, что также обусловлено неприспособленностью для этого форматов документов и их разнородностью. Таким образом, удобный для создателей документов формат файлов оказывается малопригодным для эффективного достижения других целей в обработке и использовании данных.

Анализ показывает, что одна из главных причин трудностей в обеспечении автоматизированной многоцелевой обработки документов состоит в том, что отдельные компоненты документа могут надежно выделяться и интерпретироваться только человеком. Если компонент документа идентифицирован, необходимая его обработка во многих случаях выполняется компьютерной программой. В различных технологических цепочках обработки документа одна из главных функций оператора как раз состоит в том, чтобы идентифицировать объект документа и применить к нему предопределенную технологическую операцию. Невозможность автоматической идентификации объектов приводит к тому, что значительная часть технологических операций обработки документов выполняется вручную, а одна и та же подоперация — идентификация объекта — выполняется человеком практически во всех технологических операциях, а значит, многократно для одного и того же документа.

Одно из ключевых предложений настоящей Концепции состоит в применении для обработки части документов, входящих в информационные ресурсы ФСЗН, технологий, основанных на логической разметке данных.

4.Лингвистическое обеспечение ИМ.

Информационные объекты и модели. Информационные ресурсы ФСЗН могут быть представлены в виде иерархической совокупности объектов определенного типа. Число типов данных достаточно велико, но конечно. Это дает возможность перечислить все информационные объекты, классифицировать и описать их. Любой документ или другая структурированная единица данных представима в виде спецификации (часто также иерархической), где указываются типы данных, которые могут составлять данный объект. Такая спецификация образует информационную модель» документа (или другой структурированной совокупности данных).

Можно выделить две главные роли информационной модели документа.

С организационной точки зрения так или иначе представленная информационная модель регламентирует форму документа. Например, для многих документов состав и порядок входящих в них реквизитов определены ГОСТом и другими нормативными документами.

С технологической точки зрения информационные модели необходимы для проектирования автоматизированных средств обработки документов и разработки структур и форматов их хранения.

Для создания системы информационных ресурсов ФСЗН в форме, удовлетворяющей требованиям единого информационного пространства, необходимо построить единую целостную информационную модель этих ресурсов.

В числе различных назначений этой информационной модели следует отметить, что она создаст необходимые условия, для того, чтобы программные компоненты КАИС могли обращаться к компонентам информационного ресурса по их логическим именам обеспечивая, тем самым гибкость организации физическим формам хранения данных, простоту и унификацию процедур доступа для компьютерных программ.

5.Метаданные.

В совокупности данных информационных хранилищ можно выделить два их основных типа:

• содержательные;
• служебные.

Содержательные данные — это те данные, ради которых создаются документы и другие информационные единицы, т.е. конкретные значения всех реквизитов документа (включая текст), значения полей баз данных.

Служебные данные необходимы для компьютерных программ (а иногда и для человека), чтобы правильно сформировать, обработать и отобразить содержательные данные.

Часть служебных данных конкретные программы используй для собственных целей, и они (данные), вообще говоря, не представляют интереса для проектировщиков подсистем КАИС.