Комплектование и экспертиза ценностей документов

1) с указанием сроков  хранения;

2) подлежащих постоянному  хранению

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входят составной частью во все ведомственные перечни.

До 1990-х гг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида - типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г.

В 1990-е гг. с появлением организацией разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наиболее современным является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989г.

Заключение

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

? Из установления профиля  архива;

? Определения источников  комплектования;

? Определения состава  документов, подлежащих хранению  в архиве;

? Организации комплектования.

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Список использованных источников и литературы

Источники

1. Федеральный закон «Об  архивном деле в Российской  Федерации» (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г. Вступил  в силу 27 октября 2004 г.). - М.: Смарт, 2004

2. Положение об Архивном  фонде Российской Федерации (утверждено  Указом Президента Российской  Федерации) - М.: Смарт, 2004

3. Положение о Федеральном  архивном агентстве (утверждено  Постановлением Правительства Российской  Федерации N 290) - М.:, 2004

4. Положения о постоянно  действующей экспертной комиссии  учреждения, организации, предприятия  от 19.01.1995 г. N 2 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. - М., 1998.

5. Правила организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов в  государственных и муниципальных  архивах, музеях и библиотеках, организациях  Российской академии наук (утверждены  приказом Министерства культуры  и массовых коммуникаций Российской  Федерации от 18 января 2007 г. № 19, зарегистрированым  в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный  № 9059). - М.: Смарт, 2004

6. Основные правила работы  архивов организаций, одобр. решением  коллегии Росархива от 06.02.2002 - М., 2002.

7. Статья Разореновой  Г.В., Шишкиной Н.В. «Организация экспертизы  ценности документов учреждения»  Подписано в печать 04.08.2008.

Литература

1. Алексеева Е.В., Афанасьева  Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Комплектование  архива в современных условиях // Делопроизводство. 2002. № 4.

2. Еремченко В.А. Современные  проблемы комплектования государственных  архивов РФ // Вестник архивиста. 2002. № 6 (72)

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) : 5-е издание, испр. и дополн. - М.: ООО  «Журнал Управление персоналом», 2009. - 528 с.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного  обеспечения управления): учебник  для вузов / Т.В. Кузнецова Л.В. Санкина  Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. - 359 с.

5. Спивак В.А. Делопроизводство : учебное пособие / В.А. Спивак. - СПб.: Питер, 2008. - 208 с.: ил.

6. Разоренова Г.В., Шишкина  Н.В. Организация экспертизы ценности  документов учреждения в ходе  их упорядочения [Текст] / Г.В. Разоренова, Н.В. Шишкина // Делопроизводство. - 2009. - № 3. - с. 75 - 84.